Referat. Felles StudieAdministrativt Tjenestesenter - FSAT. Møte i styret for FSAT 15. september 2014 FSAT Til stede:

Transkript

1 Felles StudieAdministrativt Tjenestesenter - FSAT Referat Møte i styret for FSAT 15. september 2014 Til stede: Styremedlemmer: Christen Soleim, UiB Heidi Adolfsen, UiT Marianne Øhrn Johannesen, UiA Kjetil Solvik, NMH Gunnar Bendheim, HiST Richard Borge, FSAT Hogne Ulla, NSO Observatør: Joar Nybo, KD Vertsorganisasjonen: Monica Bakken, UiO Felles studieadministrativ tjenestesenter FSAT: Bente Ringlund Bunæs Tina Lingjærde Royne Skaarer Kreutz (under sak 8) Universitetet i Oslo: John Skogen, Eiendomsavdelingen (under sak 4) Forfall: Møteleder: Referent: Christen Soleim, UiB Tina Lingjærde Dato: Sist endret:

2 Dagsorden 1. Orienteringer 2. Referat fra møte Observatørroller i styret 4. Samlokalisering 5. Skisse til budsjett 2015 for FSAT 6. Organisering av FSAT 7. Omstillingsmidler 8. Eventuelt 9. Rekruttering av daglig leder Side 2

3 Det var ingen merknader til innkalling og dagsorden. 1 sak ble meldt til eventuelt: SO 3.0 v/bente Ringlund Bunæs, SO 1. Orienteringer a. Møte FSAT, UiO og KD 15. september vedrørende bevilgninger fra UiO til FSAT. Tina refererte muntlig fra møtet. Hovedformålet med møtet var å klargjøre og få en felles forståelse for finansieringsgrunnlaget for FSAT. Videre ønsket KD en avklaring på om det er nødvendig å flytte noe av UiO sin bevilgning til fordel for FSAT. På møte ble det klargjort at FSAT vil få en direkte bevilgning fra KD for SO og samarbeidstiltaket FS slik som tidligere. Samtidig vil det være brukerbetaling direkte fra institusjonene (FS-kontingenten). Brukerbetalingen bør oppleves som rimelig av institusjonene i forhold til leveransene. Det blir nødvendigvis ikke like enkelt som tidligere å knytte sammen finansieringsmodell, leveranser og brukerbetaling. UiO klargjorde at SUN sin virksomhet hadde vært finansiert som oppdragsvirksomhet, og SUN har ikke fått noe av UiOs rammebevilgning. Direkte kostnader er greit, men de indirekte kostnader må en få oversikt over. Beregninger av internkostnader ble diskutert. UiO bruker PDAT, og mer spesifikk TDI-modellen til dette. Modellen er i utgangspunktet brukt til å beregne kostnader for vitenskapelige ansatte. Internutgifter i forbindelse med utviklingsarbeidet er ikke beregnet ferdig ennå. Det er viktig å få dette på plass slik at man får laget et budsjett for KD ser for seg at aktivitetene i FSAT vil øke med tiden. KD ønsket en oversikt over engangskostnader i KD kommer tilbake med en presisering av bestillingen til FSAT. b. Utkast til avtale mellom UiO og KD om drift av Felles studieadministrativt tjenestesenter Styreleder orienterte om utkastet til avtale som nå forelå. Følgende punker er omtalt i avtalen: - formålet til FSAT - vedtekter og styre - personalet - økonomi - lokaler - infrastruktur og utstyr - prinsipper for godtgjøring og oppsigelsesfrist - endringer av avtalen c. Møte i planleggingsgruppen september i Tromsø Tina orienterte muntlig fra FS planleggingsgruppemøte i Tromsø. Saker som ble behandlet, var blant annet: orienteringer fra arbeidet i de ulike ekspertgruppene, program til FS-kontaktforum høsten 2014, resultatutveksling, digital eksamen, semesterkvitteringsapplikasjonen og behandling og prioritering av ønsker. Side 3

4 d. Oppsummeringsseminaret vedørende opptaket september i Bodø Bente orienterte muntlig om det kommende SO seminaret. SO pleier å ha to seminarer i løpet av året for brukerinstitusjonene -ett oppstartsseminar og ett oppsummeringsseminar. På neste styremøte vil Bente gi en orientering om opptaket e. Vara for NSO Hogne informerte om at vara for NSO vil bli oppnevnt innen 1. oktober. 2. Referat fra møte i styret for FSAT Det var ingen merknader til referatet. Referatet ble godkjent. 3. Diskusjon rundt de ulike observatørrollene i styret Notat om observatørroller dannet grunnlag for diskusjoner. Vedtak: Observatøren deltar i diskusjoner om samhandling med den organisasjonen observatøren representerer. I tillegg kan observatøren bidra med sin faglige kompetanse. Rollen til observatøren vurderes fortløpende. Innspill kan gis til styreleder der det kan være interessekonflikt. Videre kan observatører bli bedt om å forlate styremøtet under enkelte saker. Styret avventer å invitere andre observatører til styret får satt seg og man får jobbet fram en samlet organisasjon. Ny diskusjon angående observatører er planlagt i løpet av Samlokalisering Direktør John Skogen v/eiendomsavdelingen, UiO, deltok på møtet under dette punktet for å redegjøre for status for arbeidet med nye lokaler til FSAT. Skogen redegjorde for prosessen og fremdriftsplanen med samlokalisering. Ut fra behovene som er meldt, har Eiendomsavdelingen gjort følgende foreløpig vurdering: - Beregnet arealbehov m2 - Leiekostnad stipulert til 6,75 8,25 mill. pr. år - Planlagt samlokalisering Det må tas stilling til avtalens lengde. Vedtak Styret understreker at det er viktig at vi får til en samlokalisering Styret er tilfreds med at eiendomsavdelingen legger til rette for dette. Styret ber om at det utarbeides en konkret prioriteringsliste for de ulike behovene. Denne sendes eiendomsavdelingen så raskt som mulig. Budsjettmessige konsekvenser av flyttingen for 2015 og 2016 skal synliggjøres. Side 4

5 5. Skisse til budsjett 2015 for FSAT Styret ønsker å få en oversikt over økonomien hvor både inntekter og kostnader er synliggjort. Det var utarbeidet en enkel oversikt over budsjettressurser med utgangspunkt i budsjettrammene for I forkant av styremøtet var det det et møte vedrørende finansiering mellom KD, FSAT og UiO. Fra KD ble følgende oppsummeringer og presiseringer da gitt: FSAT utfører virksomhetskritiske oppgaver for institusjonene i UHsektoren som forutsetter tett og godt samarbeid mellom senteret og UiO. Finansiering av FSAT skjer både gjennom bevilgning fra KD og betaling fra brukere av FSAT. Dersom det er behov for økte bevilgninger fra KD, må FSAT selv søke om dette innen ordinære frister. Frist for søkning til Statsbudsjettet 2016 er den 1. november Evt. økt brukerbetaling besluttes av styret for FSAT. Kjøp og salg av tjenester mellom FSAT og UiO skjer etter omforente kalkyler og priser. Det forutsettes at FSAT driver sin aktivitet innenfor den årlige budsjettrammen og i henhold til de føringer som er gitt i tildelingsbrevet til FSAT og UiO. Styret påpekte at det er viktig at tidsplan synliggjøres i forhold til budsjettarbeidet, slik at diverse frister og avklaringspunkter hensynstas. I diskusjonen om budsjett i styret ble følgende relevante frister nevnt: 1. oktober 2014 for varsling av prisstigning og endret timepris til brukerinstitusjonene 1. november 2014 for søkning til statsbudsjettet i desember 2014 for innlegging i budsjettsystemet til UiO Styret diskuterte også mulig økning av kontingenten og de signaler det vil gi utad. Realisering av gevinster er forventet og samtidig var det ønske om at det nåværende aktivitetsnivå opprettholdes. Til neste møte må det utarbeides et dokument som viser endelig oversikt over forventede inntekter og forventede kostnader. Dokumentet bør synliggjøre FSAT sitt økonomiske handlingsrom i forhold til arbeidsoppgaver. Det er ønskelig at excel-filene vedlegges som grunnlagsmateriale til budsjettet. I arbeidet med budsjett må også følgende avklares: - Flytteutgifter - Timepris USIT - Administrasjonskostnader Vedtak: Til styremøtet i oktober skal det legges frem et budsjettforslag for 2015 som gir et godt innsyn i forventede inntekter og forventede kostnader og som ses i sammenheng med arbeidsoppgaver i Oversikten må også synliggjøre viktige frister i 2015 og 2016 for budsjettarbeidet Side 5

6 6. Organisering av FSAT Prosjektplan og fremdriftsplan for FSAT var sendt til styret. Følgende kom frem under diskusjonen: - Visjoner bør utrykkes bedre i prosjektplanen, slik de blant annet fremkom i presentasjonen til styreleder fra møtet med de ansatte. - Noe mer koblingen om mål, innovasjon og nyskapning - Effekter av sammenslåingen bør synliggjøres. Det bør utarbeides konkrete effektmål. Målene bør formuleres slik at det i ettertid er mulig å vurdere om de er innfridd - Det bør foretas en risikovurdering av prosjektet i forhold til måloppnåelse. - Samhandling, informasjon og arbeidsprosesser mellom de ulike enhetene/seksjonene i organisasjonskartet er viktig. Dette må tydeliggjøres i prosjektplanen - Prosjektet må involvere de ansatte i forslaget til navn. Mins tre navn bør foreslås som styret kan vurdere. Vedtak: Styret godkjenner prosjektplanen med de endringer som fremkom i diskusjonen. 7. Omstillingsmidler En oversikt over omstillingsmidler og kostnader ble presentert. Det var bevilget 1 million kroner i omstillingsmidler. Det ligger an til et overforbruk på ca. kr Vi vil omdisponere driftsmidler for å dekke dette. 8. Eventuelt a. SO 3.0 Prosjektleder Royne Skaarer Kreutz orienterte. Test og drift har vært et risikoområde på grunn av manglende ressurser hos USIT. Produksjonssetting av ny nettsøknad utsettes til Tidligere prosjektrapporter legges ut på hjemmesiden til FSAT. 9. Rekruttering av daglig leder Fungerende daglig leder for FSAT og daglig leder for SO deltok ikke under behandlingen av denne saken. Neste møte: Onsdag 22. oktober, Forskningsveien 3b, Oslo Side 6