Godkjent referat fra møte i innkjøpsutvalget. fredag 8. mai 2015 kl UHRs lokaler, Stortorvet 2

Transkript

1 Godkjent referat fra møte i innkjøpsutvalget fredag 8. mai 2015 kl UHRs lokaler, Stortorvet 2 Medlemmer Innkjøpssjef Lisbeth Gussiås, NTNU (leder) Innkjøpssjef Merete Berger Håkonsen, UiT Innkjøpssjef Kjetil Skog, UiB (forfall) Rådgiver Cecilie Wold, HiM Økonomi- og driftsdirektør Jan Aasen, HiL Lars Skogan, Uninett Kontorsjef Nina Widding, UHRs sekretariat Avdelingsdirektør Arne Lunde, Kunnskapsdepartementet deltok på sak 15/15 Sakliste: 13/15 Godkjenning av innkalling og saksliste 14/15 Flere felles rammeavtaler for uh-sektoren? 15/15 Avslutning av SAK-prosjektet innenfor innkjøp 16/15 Møteplan for høsten /15 Orienteringssaker 18/15 Eventuelt 1

2 Saksnr. 13/15 Godkjenning av innkalling og sakliste Det ble meldt inn to saker til eventuelt. Innkalling og saksliste godkjennes. Saksnr. 14/15 Flere felles rammeavtaler i uh-sektoren? I følge innkjøpsutvalgets mandat skal utvalget «ha en aktiv rolle med å identifisere anskaffelsesområder hvor UH-sektoren kan oppnå fordelaktige innkjøpsavtaler ved å opptre samlet». Et av punktene utvalget diskuterte i sitt møte 24. mars dreide seg om vurdering av hvorvidt det bør utarbeides flere felles rammeavtaler for uh-sektoren, og om avtalene i så fall bør være nasjonale eller regionale. Tidsskrift og reisebyrå ble nevnte spesielt som områder det kan være aktuelt å utarbeide felles rammeavtaler innenfor. Innkjøpsutvalget er i tvil om hvilken rolle utvalget skal ha med tanke på å anbefale felles rammeavtaler. Utvalget har ingen myndighet over institusjonene. De rammeavtalene som er forhandlet for sektoren i dag, f eks hotellavtalen, har vært avhengig av at enkeltpersoner/ildsjeler har påtatt seg oppgaven på vegne av sektoren. UH-institusjonene er i tillegg svært ulike både med tanke på størrelse, men også behov og tekniske muligheter. Dette vil komplisere arbeidet med slike rammeavtaler ytterligere. Innkjøpsutvalget mener derfor at fremforhandling av slike avtaler må være opp til de institusjoner som har felles behov, er interessert i å samarbeide og vil forplikte seg økonomisk og ressursmessig. Det ble også vist til resultat og erfaringer fra SAK-Innkjøpsprosjektet, som viste at det er potensiale for å utnytte den samlede innkjøpskompetansen på en bedre måte enn hva som er tilfelle i vår sektor i dag. Samtidig er det kartlagt at det er knyttet utfordringer til implementering av gode modeller som ivaretar forskjellige behov samt sikrer gode ressursmodeller som ivaretar kostnadssiden ved gjennomføring og drifting av avtalene. Innkjøpsutvalget oppfordrer til frivillig samarbeid mellom institusjonene på områder det er naturlig. Utover dette kan ikke utvalget ha en aktiv rolle. 2

3 Saksnr. 15/15 Avslutning av SAK-prosjektet innenfor innkjøp Målet med innkjøpsprosjektet har vært å utvikle en nettverksmodell for kompetansebaser for innkjøp (KBI) i sektoren. Det er en forutsetning av alle institusjoner har en minimumskompetanse innen anskaffelser i egen organisasjon og de foreslåtte kompetansebasene for innkjøp skal ikke overta ansvar for anskaffelsesområdet ved institusjonene. Universitetet i Bergen og NTNU har utviklet en nettverksmodell som støtte for øvrige institusjoner i regionen. Kunnskapsdepartementet v/arne Lunde deltok under behandlingen av denne saken. Riksrevisjonen har gjentatte påpekt svakheter på dette området. Det vil derfor komme tydeligere krav knyttet til rapportering av styring og kontroll fra Kunnskapsdepartementet. Departementet vil lage en oppsummering av tiltak som gjøres. Det er tre områder som peker seg ut. Struktur små institusjoner har flest utfordringer knyttet til blant annet oppfølging av interne rutiner for anskaffelser og tilgang til kompetanse. Dette fremkommer også i Strukturmelding. Digitalisering innkjøpsprosessen får best kvalitet og kontroll ved bruk av e-handel. Det skal settes ned en arbeidsgruppe som skal se på framtidig digitalisering. Sammen med standardisering er dette svært interessant. Internkontroll departementet kunne rettet opp mer ved bedre kontroll av institusjonene. Universitetet i Oslo trekkes frem som et eksempel på beste praksis på internstyring ved egen institusjon. Å få tak i kompetent arbeidskraft er utfordrende. Dette gjelder uavhengig av institusjonsstørrelse. Tett operativt samarbeid kan avhjelpe mye. KD vil peke på fellesløsninger for å kompensere for manglende kompetanse. Når det gjelder UNINETTs rolle, ser departementet for seg færre og større institusjoner med mer helhetlig og enhetlige plattformer innenfor blant annet innkjøp, personal/lønn, Økonomi og HR. Så langt har Uninett først og fremst vært rettet inn mot høyskolene mens universitetene har jobbet selvstendig. Hvordan dette blir fremover er noe departementets arbeidsgruppe skal se på. Uninett er først og fremst inne på IT-siden. Men Strukturmeldingen tilsier at departementet skal gjennomgå alle randsoner (FSAT, Christin, Uninett m fl). Dette arbeidet vil bli inkorporert i oppfølgingen av meldingen. Innkjøpsutvalget avventer departementets oppfølging av saken. 3

4 Saksnr. 16/15 Møteplan for høsten 2015 Møtene høsten 2015 avholdes kl onsdag 23. september og onsdag 11. november. Møtene legges til Radisson Park Hotell. Uninett inviteres til å delta kl begge møtene. Dersom administrasjonsutvalget ikke avholder møte før 23. september, inviteres administrasjonsutvalgets leder til å diskutere innkjøpsutvalgets mandat og oppgaver på møtet 23. september. Innkjøpsutvalget vedtar følgende møteplan for høsten 2015: Onsdag 23. september kl på Radisson Park Hotel, Gardermoen Onsdag 11. november kl på Radisson Park Hotel, Gardermoen Saksnr. 17/15 Orienteringssaker UHRs høringsnotat til Mld. St. 18 ( ) Konsentrasjon for kvalitet Strukturreform i universitets- og høyskolesektoren Høringsnotatet er vedlagt. Innkjøpsutvalgets mandat fra behandlingen i administrasjonsutvalget Administrasjonsutvalget behandlet foreslåtte endringer i innkjøpsutvalgets og økonomiutvalgets mandat i sitt møte 21. april. I referatet fra møtet heter det: Administrasjonsutvalget synes det er mange gode ambisjoner som kommer frem fra utvalgene. Det er uklart om flere av endringene som fremkommer er deler av et mandat eller om det er oppgaver som utvalget skal gjennomføre. Dette er det viktig å rydde opp i. Økonomi- og innkjøpsutvalg er begge utvalg under Administrasjonsutvalget. Det er et ønske fra administrasjonsutvalget å møte leder fra begge utvalg for å diskutere mandat og oppgaver videre fremover. Administrasjonsutvalget vedtok at mandat og oppgaver for innkjøpsutvalget og økonomiutvalget drøftes på første møtet til høsten, administrasjonsutvalget inviterer lederne av begge utvalg til neste møte. Innkjøpsutvalget tar informasjonen til orientering. 4

5 Saksnr. 18/15 Eventuelt Informasjon fra og dialog/samarbeid med UNINETT Økonomisjef ved UNINETT, Lars Skogan, deltok under denne saken. UNINETT har rammeavtaler innenfor mange områder innen IT (primært for programvare og maskinvare) i tillegg til avtaler for systemanskaffelser. De overordnede målene både for virksomhetene og for fellesskapet er økt samarbeid og standardisering, effektivisering og økonomiske besparelser. Uninett ønsker å håndtere administrative utfordringer sentralt, tilrettelegge bedre for effektiv bruk av avtalene, og bistå i minikonkurranser. Uninett har også dialog med leverandører om fornuftig praktisering av avtalene. Innkjøpsutvalget ba spesielt om at UNINETT følger opp følgende punkter: Sende påminnelse til sektoren om forlenging av avropsavtaler når en rammeavtale forlenges Varighet på avropsavtaler hvor lang varighet kan en avropsavtale ha? KGV for sektoren koordinering og oppfølging av Amesto Pålegg om elektronisk tilbudsmottak fra 1. januar 2016 gjelder også for UNINETT Plagiatkontroll her er det mye uro og usikkerhet ved institusjonene i forbindelse med at eksisterende avtale går ut. UNINETT må avklare og informere om dette. Kontaktinformasjon de miljøene som har felles e-postadresse for innkjøp bør oppgi denne, så vil all informasjon fra UNINETTs innkjøpsavtaler komme via denne. Innkjøpsutvalget ønsker å sette av en time til dialog med UNINETT på hvert møte. Innkjøpssamarbeid i innlandet Høgskolen i Lillehammer orienterte om arbeid med et prosjekt for å videreutvikle innkjøpssamarbeidet i innlandet. 5