SAKSLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste Sak 33/07 og 34/07 ble behandlet først i møtet. Vedtak: Innkalling og saksliste godkjennes.

Transkript

1 UNIVERSITETS- OG HØGSKOLERÅDET ADMINISTRASJONSUTVALGET Referat fra møte i i UHRs administrasjonsutvalg 22. juni 2007 Tid: fra kl Sted: Høgskolen i Agder, Kristiansand Tilstede Medlemmer: Høgskoledirektør Tor A. Aagedal (leder), Høgskolen i Agder Administrerende direktør Baard Wist, Norges idrettshøgskole Høgskoledirektør Birgitta Rødstøl Næss, Høgskolen i Østfold Andre: Daglig leder Alf Hansen, UNINETT FAS deltok på telefon under sak 33/07 Forfall: Administrerende direktør Nils Dugstad, Universitetet for Miljø- og biovitenskap Universitetsdirektør Per Ramvi UHR A 28/07 UHR A 29/07 SAKSLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste Sak 33/07 og 34/07 ble behandlet først i møtet. Innkalling og saksliste godkjennes. Godkjenning av referat fra forrige møte Referat fra møte , godkjent ved sirkulasjon, se Referatet tas til orientering. UHR A 30/07 Referatsaker Ingen saker. UHR A 31/07 Orienteringssaker 1. Statsbygg og leieavtalene med høgskolene. Status. Høgskolen avventer fortsatt utspill fra Statsbygg ang. endringer i premissene for beregningen av husleien. Det er ikke gitt noen signaler fra verken Statsbygg eller KD som indikerer noe om hva disse endringene vil bestå av. 2. Informasjon om prosessen om anskaffelsesstøttesystem. Sekretariatet sendte 18. mai 2007 informasjon om prosessen til UHRs medlemmer med kopi til KD.

2 Sakene tas til orientering. UHR A 32/07 Særavtalen-Arbeidsgruppe for vurdering av konsekvenser for UHsektoren. Rapport avleveres til Administrasjonsutvalget Innledning v/ leder av utvalget Birgitta Rødstøl Næss. Arbeidsgruppen la med dette frem sitt forslag til rapport. Rapport fra Arbeidsgruppe for vurdering av konsekvenser for UHsektoren (vedlagt innkallingen) 1. Administrasjonsutvalget takker arbeidsgruppen for solid arbeid. UHRs sekretariat bes videreformidle rapporten til UHRs medlemsinstitusjoner internt slik det ble varslet på UHRs representantskapsmøte 22. mai Administrasjonsutvalget oppfordrer KD til å gå i dialog med foreningene med sikte på å avklare om det er grunnlag for reelle forhandlinger om en ny særavtale. 3. Dersom det er grunnlag for forhandlinger, tilrår administrasjonsutvalget at partene arbeider for en avtale som gir rom for utbetaling av mertimer/ ekstratimer. 4. Det er også viktig å avklare punktet om særlig uavhengig stilling. Dette bør enten avklares som del av en ny særavtale, eller særskilt dersom det ikke er grunnlag for ny avtale. 5. Administrasjonsutvalget legger til grunn at dagens praksis i forhold til tidsregistrering kan videreføres. 6. Hvis det er grunnlag for forhandlinger, vil administrasjonsutvalget anbefale at dagens ordning prolongeres inntil en ny avtale er forhandlet frem. UHR A 33/07 Prosjekt for vurdering av ny undergruppe for felles administrative systemer i UHR. UNINETT FAS v/ Alf Hansen deltok på telefon. Det vises til tidligere behandling i administrasjonsutvalget, og senest på møtet der administrasjonsutvalget fattet følgende vedtak: Administrasjonsutvalget går inn for å opprette et prosjekt som kan utrede hvordan en eventuell ny undergruppe under UHRs administrasjonsutvalg kan bidra til forbedret kontakt og kommunikasjon mellom UNINETT FAS og sektoren. Prosjektet bør ha 1 års varighet med oppstart høsten 2007, og prosjektgruppen bør også kunne fungere som kontakten til UNINETT i prosjektperioden i samarbeid med administrasjonsutvalget. Prosjektet bør kartlegge

3 behovene for fellestjenester i sektoren, se på policy og også vurdere hvor ressurskrevende driften av en slik undergruppe er. Prosjektgruppen kan eventuelt også få mandat til å fungere operativt i prosjektfasen og anbefale aktiviteter. Sekretariatet informerer UNINETT FAS og Kunnskapsdepartementet om planene og inviterer til samarbeid. Mandat og prosjektskisse skal foreligge til neste møte i administrasjonsutvalget 22. juni Sekretariatet har informert UNINETT FAS som er positiv til å delta i et samarbeid. De har også meldt at de kan stille med ressurser slik at arbeidet kan komme i gang. Kunnskapsdepartementet har meldt intersse for prosjektet og vil delta som observatør. Vedr. midler, så er situasjonen den at Arbeidsgruppen for vurdering av mal for rapportering av studiepoeng ikke har brukt hele budsjettet de fikk tildelt og sekretariatet undersøker nå med KD om Administrasjonsutvalget kan få omdisponere disse midlene og bruke dem i dette prosjektet. Det foreslås at UNINETT bidrar med inntil ½ årsverk i sekretærbistand (utredning, skrivearbeid, f.eks kartlegging av alle felles systemer pr i dag). Forutsatt at KD tillater at midlene fra Arbeidsgruppen for vurdering av mal for rapportering av studiepoeng omdisponeres, benytter UHR disse midlene som ½ årsverk som går inn som sekretær. Sekretæren hentes fra sektoren. Mandat og prosjektskisse (vedlagt innkallingen) Kommentar fra Kunnskapsdepartementet (vedlagt innkallingen) Epost fra Alf Hansen av 4. juni 2007 Administrasjonsutvalget tilrår at det nedsettes en prosjektgruppe med følgende mandat: Prosjektgruppen skal: - utarbeide forslag til en overordnet strategi for utvikling og bruk av fellesadministrative systemer i UH-sektoren. Som en del av den overordnede strategi må prosjektet vurdere mer spesifikke delstrategier på enkeltområder, eks sikkerhet, teknologisk plattform osv. Strategien må også ivareta integrasjonsaspektet og peke på hvilke krav det bør stilles til systemene for at de skal kunne fungere i et samspill. - utarbeide en oversikt over aktuelle områder for fellesløsninger og vurdere potensiale i disse, og eventuelt gi begrunnede råd om hvilke delprosjekt som bør iverksettes. Som del av denne gjennomgangen skal prosjektet kartlegge eksisterende samarbeid om fellesadministrative systemer i sektoren, vurdere status og utviklingspotensialet i disse. - foreslå en organisasjonsmodell for fellestiltak som har forankring i sektoren. Modellen må sikre nødvendig handlekraft for å gjennomføre et fellestiltak i sektoren. Som del av denne organiseringen vurderes spesielt rollefordeling og forankring i forhold til Kunnskapsdepartementet og

4 UNINETT/UNINETT FAS. - gi uttalelser underveis om løpende eller nye fellesprosjekt og eventuelt fungere som styringsgruppe for slike prosjekter Prosjektgruppen gis en bred sammensetting med fem personer fra UHsektoren, hvorav minimum en administrerende direktør og en IT-sjef inngår. I tillegg deltar Kunnskapsdeptartementet, UHRs sekretariat og UNINETT/UNINETT FAS med en fast observatør i prosjektet. Administrasjonsutvalget ser at det er behov for sekretærbistand i størrelsesorden 1 årsverk, som eventuelt kan fordeles på fast prosjektsekretær, samt kjøp av bistand. Prosjektperiode settes til 1 år. Administrasjonsutvalget ber UHRs sekretariat forestå videre oppfølging av saken, herunder avklare finansiering og avklare forhold til Kunnskapsdepartementet. I tillegg foreslås at saken forelegges UHRs styre som forestår oppnevning, men at prosjektet rapporterer til Administrasjonsutvalget. UHR A 34/07 Henvendelse fra UNINETT FAS vedr. forespørsel om tidspunkt for administrativ konferanse Bjørn-Are Lyngstad, UNINETT FAS henvendte seg til sekretariatet 11. mai 2007 med forespørsel om administrativ konferanse høsten UNINETT FAS ønsker å se denne konferansen i sammenheng med prosjektet om felles administrative systemer og det trolig er mer hensiktsmessig å avvikle et slags kick-off for prosjektet framfor å legge opp til en egen konferanse. Det vises til behandling under sak UHR A 33/07. Dato for startseminar vurderes i samarbeid med prosjektgruppen, sannsynlige datoer vil trolig være rundt oktober/november UHR A 35/07 Ekstern evaluering av administrasjonen HiO har laget et konkret opplegg for evaluering av administrasjonen som etter initiativ fra Åsulv Frøysnes. Mye tyder på at andre høgskoler også synes at et slikt opplegg kunne være tjenlig for mange høgskoler og andre UH-institusjoner (HiO refererer til HiB, HIST og HiTø). Det er forslag om at et evalueringsopplegg vurderes av administrasjonsutvalget med sikte på evt. henvendelse til KD om bidrag til en evaluering. Fremlegg til styremøte ved HiO 10. mai som styret var positiv til (vedlagt innkallingen). Notat om evaluering av administrasjonen (vedlagt innkallingen).

5 Administrasjonsutvalget vurderer dette som et spennende initiativ fra HiO. Utvalget mener imidlertid at den videre oppfølging bør være basert på direkte samarbeidsavtaler mellom institusjonene, uavhengig av administrasjonsutvalget. UHRs administrasjonsutvalg vil foreslå at saken legges frem for sektorens direktører på den kommende direktørsamlingen 5-6.nov Administrasjonsutvalget og UHRs sekretariat kan bidra med utsending av informasjon om prosjektet. UHR A 36/07 Status forhandlingene med Kopinor. Informasjon om status v/sigrid Tollefsen UHR får forespørsler om pris for neste periode fra institusjonene. Flere melder at de ønsker å gjøre klar faktura for semesteravgift i løpet av sommeren. Prisene skal forhandles mellom Kopinor og UHR og blir ikke klare før 1. oktober. Administrasjonsutvalget ber UHRs forhandlingsutvalg om å vurdere spørsmålet. UHR A 37/07 Økonomirapportering - brev av fra Kunnskapsdepartementet Det vises til brev til institusjonene av fra KD om rapportering. Flere høgskoler stiller spørsmål ved dette brevet og ønsker at administrasjonsutvalget behandler saken. Notat fra Seunn Smith-Tønnessen, HiA (vedlagt innkallingen) Administrasjonsutvalget vil ta et initiativ overfor KD overfor regnskapsstandard og økonomirapportering høsten Dette utformes i samråd med UHRs økonomigruppe. UHR A 38/07 Møter høst 2007 Administrasjonsutvalget pleier å ha sitt første møte i oktober samtidig som fremleggelsen av statsbudsjettet. Neste møte i administrasjonsutvalget blir i oktober, samme dato som fremleggelsen av statsbudsjettet for 2008, fredag 5. oktober UHR A 39/07 Eventuelt

6 Oslo Tor Aagedal leder Sigrid Tollefsen sekretær