MØTEPROTOKOLL. Schweigaardsgate møterom hos Akershus fylkeskommune. Inger-Christin Torp (leder) Gunn Randi Fjæstad (etter fullmakt)

Transkript

1 1 MØTEPROTOKOLL UTVALG MØTESTED Representantskap for TKØ Schweigaardsgate møterom hos Akershus fylkeskommune DATO 18. oktober 2013 TID Kl TILSTEDE: Inger-Christin Torp (leder) Ola Selvaag Beate Børja Gunn Randi Fjæstad (etter fullmakt) Peter Martin Østfold Oppland Akershus Hedmark Oslo FRA ADMINISTRASJON Hilde Vogt Toven Bjørn Ellingsæter Direktør Styreleder Tid: FREDAG 18. oktober fra Sted: Akershus fylkeskommunes lokaler - rom 212 i Galleriet.

2 2 SAKER 1. Protokoll fra representantskapsmøtet 6.mai Orientering om siste saker og aktiviteter 3. Nye medlemmer i styret for TKØ 4. Ny organisasjonsform for TKØ 5. Utvidelse til klinisk drift a. Føringer fra HOD b. Budsjett c. Prosess d. Lokaler - arbeidsgruppe 6. Eventuelt Representantskapets deltakere Fra Hedmark, Oslo og Akershus stiller vararepresentanter på møtet. Representantskapet skal bestå at medlemmer som fylkeskommunenes/oslo kommunes fylkesting/bystyre har vedtatt. Ved annen representasjon i TKØs representantskap må det formeldt foreligge en fullmakt. Hedmark fk har levert fullmakt på at Gunn Randi Fjæstad stiller på vegne av Aasa Gjestvang. De øvrige fylkeskommunene/oslo kommune må sikre nødvendig fullmakt/vedtak for sine representanter. 1. Protokoll fra representantskapsmøtet Protokollen er sendt ut tidligere. Vedtak: Protokollen fra 6. mai 2013 godkjennes. 2. Orientering om siste saker og aktiviteter Det ble gitt en muntlig orientering om følgende saker. Forskningsaktiviteter gjennomgang av pågående forskningsaktiviteter, flere gjøres i samarbeid med eierfylkene. Prosjektet TOO (tortur/overgrep/odontofobiprosjektet) status om TOO-tilbudet, samt forskning og fagutvikling på området. TKØs nettsider antall brukere - utviklingsområder Samarbeid med bl.a. Odontologisk fakultet, Høyskolen i Hedmark, NIOM Vedtak: Representantskapet tar saken til orientering.

3 3 3. Nye medlemmer i styret Hanne Christine Lundemo fra Østfold fylkeskommune har trukket seg fra styret da hun slutter i Østfold fylkeskommune. Per David Clee Søhoel, vararepresentant fra Østfold, vil fungere som styremedlem fram til styret konstitueres på nytt. Vedtak: Per David Clee Søhoel funger som nytt styremedlem ut styrets funksjonsperiode. Representantskapet ønsker kandidater til styret av begge kjønn. Det er ønskelig med et styre som har bredest mulig kompetanse. Det er ønskelig at styret ikke bare innehar tannhelsekompetanse hos dem som sitter i styret. Hilde Vogt Toven sender brev til fylkeskommunene/oslo kommune ved fylkesrådmann/kommunaldirektør hvor vi ber om kandidat til styret i TKØ. Tilbakemelding fra fylkeskommunene/oslo kommune ønskes innen 1. januar Forslaget skal inneholde navn og CV på kandidaten. Representantskapet beslutter å nedsette en valgkomite. Valgkomiteen består av leder og nestleder; Inger- Christin Torp og Ola Selvaag. Frist for valgkomiteens innstilling er 15. februar. Oversikten over kandidater sendes ut før generalforsamlingen. Fylkeskommunene/Oslo kommune oppfordres til å oppnevne fast varamedlem til representantskapet. Alle saksdokumenter til representantskapet sendes også varaene. Dette for å få kontinuitet i representantskapets arbeid. Bjørg Månum Andersson slutter i Oslo kommune og trer ut av representantskapet i TKØ. Oslo kommune/bystyret må oppnevne hennes etterfølger. 4. Ny organisasjonsform for TKØ TKØ har mottatt utredning fra Kommuneadvokaten i Oslo om mulig nye organisasjonsformer for TKØ, jfr vedlegg 1. TKØ har bedt om en tilleggsuttalelse fra Kommuneadvokaten bl.a. angående prosess ved endring av organisasjonsform, innkjøpsavtaler og omsettningsvilkåret, vedlegg 2. Ola Selvaag har gjennomgått rapporten fra Kommuneadvokaten. Han har bistått styret med en gjennomgang og mulige konsekvenser ved en organisasjonsendring. Styret behandlet saken i september og det har gjort følgende vedtak: Styret vedtar å utsette beslutning og evt endring om ny selskapsform inntil ny lov om tannhelsetjenesten er lagt frem og/eller vurdere organisasjonsformen på nytt når TKØ har blitt større (flere ansatte). Styret ønsker at TKØ foreløpig skal være et IS i den form det har i dag. Styret ønsker å avvente felles seminar for styre og representantskap om eierskapsformen. TKØ må gå opp rutiner rundt personal/økonomi og avklare roller i forhold til fylkeskommunene. Det etableres samarbeidsavtaler med Oslo og Østfold i første om gang. Vedtak: Representantskapet påpeker at det ikke ligger til styrets mandat å vedta organisasjonsendringer for TKØ. Dette vil være eiernes oppgave. Styrets behandling av organisasjonsform tar representantskapet til orientering.

4 4 Representantskapet vedtar å utsette vurdering og beslutning om evt endring av ny selskapsform inntil ny lov om tannhelsetjenesten er lagt frem. Spørsmålet om organisasjonsformen tars opp på nytt når TKØ har blitt større (flere ansatte). TKØ må gå opp rutiner rundt personal/økonomi og avklare roller i forhold til alle fylkeskommunene. Det etableres samarbeidsavtaler med alle fylkeskommunene, det startes med Oslo og Østfold. 5. Utvidelse til klinisk drift a. Føringer fra HOD b. Budsjett c. Prosess d. Lokaler - arbeidsgruppe a) I møte mellom TKØ og HOD i desember gjorde departementet det klart at TKØ bør finne egnede lokaler for klinisk drift med realisering i I TKØ bør derfor finne midlertidige lokaler til klinisk drift fra Styret har vedtatt at det nedsettes en prosjektgruppe som arbeider med dette i 2013/2014. TKØ har skrevet til Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) og bedt om en tilbakemelding på statens bidrag og forpliktelser ved en utvidelse av TKØ til å omfatte klinisk drift, jfr vedlegg 3 og 4. Både HOD og Hdir har tidligere gitt klare signaler om at det er ønskelig at TKØ utvider sin virksomhet. TKØ har utarbeidet et foreløpig areal- og kostnadsplan ved utvidelse. Med dette som utgangspunkt hadde styreleder og direktør møte med HOD i august. Tilbakemeldingen på møtet var utelukkende positiv. HOD har også gitt en skriftlig tilbakemelding på vår henvendelse, jfr vedlegg 5. HOD forplikter seg til videre finansiering ved utvidelse av TKØ. b) Budsjett. Saken om etablering i midlertidige lokaler er tatt opp på representantskapsmøtet 6. mai 2013 med positive tilbakemeldinger. Eierne/fylkeskommunene har skrevet under en intensjonsavtale om etablering av TKØ. Det innebærer også økonomisk forpliktelser. Hvordan fylkeskommunene håndterer de økonomiske forpliktelsene er ulikt. TKØ har gjort en foreløpig beregning av de fylkeskommunale kostnadene i 2014, 2015, 2016 og 2017 ved en utvidelse, jfr vedlegg 6. Beløpene er foreløpige. Budsjettallene er sendt styremedlemmene i september. Foreløpige tilbakemeldinger fra styremedlemmene viser nettopp hvor forskjellig prosessen er. Foreløpig er det et styremedlem som har signalisert at saken må opp til ny politisk behandling grunnet de økte kostnadene. c) Prosess. Representantskapet står for eierinteressene og må inn i denne prosessen. Det er også en kjensgjerning av TKØ har fem eiere som kanskje vurder dette ulik. Det er derfor viktig at beslutningen løftes opp på nødvendig fylkeskommunalt beslutningsnivå. Representantskapet bør legge en strategi for nødvendig forankring i fylkeskommunen. d) Lokaler arbeidsgruppe. Arbeidsgruppen som skal arbeide videre med areal, kostnader og finne egnede lokaler starter sitt arbeid i november. Gruppa består av: a. Deltaker fra Oslo: Helge Bakkan b. Deltaker fra Akershus: Kirsten Ahlsen c. Deltaker fra Hedmark: Claes Næsheim d. Deltaker fra Østfold: En fra innkjøpsavdelingen (Hanne formidler kontakt) e. Deltaker fra Oppland: Ola Selvaag (kvalitet sikrer avtalen)

5 5 Hilde Vogt Toven skal være sekretær for gruppa. Mandat for arbeidsgruppen som skal arbeide med lokaler ligger vedlagt, vedlegg 7. Prosjektet med kravspesifikasjon bør være ferdig mars Det vurderes å innhente ekstern prosjektleder for lokalgruppa. HOD er forespurt om å delta i arbeidsgruppen, men de ønsker ikke det. Oppfølging fra deres side vil være gjennom statusmøter. TKØ vil gå i dialog med UiO- odontologisk fakultet og HOD for å se på samarbeid om spesialistutdanning av pedodontister ved TKØ etter utvidelse. Vedtak: Arbeidsgruppa for lokaler utarbeider endelig kravspesifikasjon for et utvidet TKØ. Kravspesifikasjon med endelig økonomiske beregninger ferdigstilles før mars Representantskapet ønsker en orientering ferdig til 1. mars. Samarbeidsavtalen mellom fylkeskommunene og staten er forpliktende. Fylkeskommunene/Oslo kommune må avklare hvilke prosesser som er nødvendig for å sikre nødvendig forankring i sine fylkeskommuner/oslo kommune. Foreløpig har Akershus fk signalisert at det er nødvendig med ny politisk behandling grunnet vedtaket som er gjort forrige gang i Akershus om bidragets størrelse. Beate Børja undersøker hvilken prosess som er nødvendig i Akershus fk etter at budsjett 2014/økonomiplan er lagt frem (18/11 eller 11/12) Et evt nytt saksfremlegg må være klart før jul. Evt sak i Akershus fk må opp senest i februar for å følge planlagt fremdrift. Når kravspesifikasjonen er klar engasjeres utleiemegler. Revidert økonomiplan behandles i juni her sikres at TKØ er med. Endelige tall for utvidelse må senest være klart i mars Eventuelt Vara til representantskapet må velges, se punkt 3. Seminar for representantskap og styret, samt generalforsamling avholdes, 18. mars Start til Seminaret holdes i lokalene til Akershus fylkeskommune. Sakspapirer sendes ut tre uker før.

6 6 Inger-Christin Torp (sign) Leder representantskapet TKØ Hilde Vogt Toven (sign) Direktør TKØ