Reglement for Ungdommens bystyre

Transkript

1 Fagområde: Administrasjon Dok. type: Reglement Dok. nr.: BKDOK Rev. dato: Side 1 av 6 Reglement for Ungdommens bystyre Formålet med Ungdommens bystyre Ungdommens bystyre bygger på en erkjennelse av at det er barn og unge som vet best hvordan det er å være ung, og hva barn og unge trenger. Ungdommens bystyres medvirkning i kommunens beslutningsprosesser gir unge en reell mulighet for å bli hørt og en mulighet til å påvirke hva som blir bestemt. Ungdommens bystyre skal bidra til en generell bevisstgjøring blant andre barn og unge om mulighetene deres for å påvirke den verden de lever i. Ungdommens bystyre skal representere alle barn og unge i Bergen kommune og tilstrebe at barn og unge i Bergen blir hørt og ivaretatt i forhold til saker som berører dem. Sammensetning og valg av representanter a. Det skal tilstrebes at hver ungdomsskole og hver videregående skole i Bergen kommune, offentlig som privat, har en representant og en vararepresentant i Ungdommens bystyre. Dersom en skole har mer enn 800 elever, kan skolen stille med 2 representanter i UB b. Representantene skal velges gjennom demokratiske prosesser og alle elevene på skolene skal få informasjon om UB og anledning til å stille som representant. Hver skole velger en representant fra skolens elevråd eller ved å foreta personvalg blant alle elevene på skolen. c. Alle representanter i Ungdommens bystyre velges for et kalenderår av gangen, med skifte av periode i januar. Alle representanter kan stille til gjenvalg, såfremt de fortsatt går på skolen. Elever som går i 10. klasse og 3Vgs er dermed valgbare. d. Når et fast medlem fratrer i løpet av valgperioden, trer vararepresentant inn som fast medlem ut perioden. Det er skolens ansvar å gi Bystyrets kontor beskjed om fratreden av faste representanter og informere vara. Valg til verv a. Valg av ordfører, varaordfører, komiteleder og nestleder, samt sammensetning av komiteene foretas på det årlige oppstartsmøtet. Dersom en representant med lederverv slutter i UB i løpet av året, foretas suppleringsvalg. Ledergruppen innstiller, og valg av ny representant til lederverv foretas på førstkommende plenumsmøte. b. I forkant av hvert oppstartsmøte nedsettes det en valgkomite bestående av representanter fra Ungdommens bystyre. Valgkomiteen skal fremme forslag til ordfører, varaordfører, komiteledere og nestledere, samt sammensetning av komiteene. c. Medlemmer som ønsker å stille til valg som ordfører, varaordfører, komiteleder eller nestleder, men som ikke innstilles av valgkomiteen, kan fremme sitt kandidatur i møtet. d. Komitesammensetningen i UB skal følge følgende kriterier: 1. Interesse Representantene skal plasseres ut fra ønsker og interesser.

2 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 2 av 6 2. Bydel/skole Så mange bydeler som mulig bør være representert i hver komite. 3. Kjønn Sammensetningen av komiteer og ledergruppe skal avspeile kjønnssammensetningen i UB 1 4. Alder Hver komite skal bestå av representanter fra både ungdomsskole og videregående skole. Oppgaver a. Ungdommens bystyre har status som uttaleorgan for Bergen bystyre og bystyrekomiteer. Ungdommens bystyre kan avgi uttalelser i saker som hører inn under Ungdommens bystyres interesseområde, og som kan vurderes å ha direkte eller indirekte betydning for barn og unge. Ungdommens bystyre avgir uttalelse til innstillende bystyrekomite. En eller flere representanter fra Ungdommens bystyre kan redegjøre for sine synspunkter i innstillende bystyrekomite i starten av møtet, eller i en innlagt pause i møtet. 2 b. Ungdommens bystyre bør involveres i utredningen av særlig relevante saker og i arbeid med saksfelt på et tidlig tidspunkt. Ungdommens bystyre kan ved behov gi uttale i saker som ligger innenfor byrådet sine fullmakter. c. Komiteene kan utarbeide egne satsningsområder. d. Ungdommens bystyre bør informere barneskolenes elevråd om Ungdommens bystyres arbeid. e. UB kan avgi uttalelser til relevante høringssaker på nasjonalt og fylkeskommunalt nivå. Organisering a. Organisering av arbeidet Ungdommens bystyre kan opprette komiteer. Komiteene innstiller til Ungdommens bystyre. Ungdommens bystyre beslutter i alle saker som er til behandling i UBs organer. Komiteene kan samarbeide og danne prosjektgrupper på tvers av komiteene. Det kan også dannes prosjektgrupper internt i komiteene. b. Ordfører og varaordfører Ordfører skal forberede og lede møter i Ungdommens bystyre og lederutvalget. Varaordfører trer inn når ordfører er forhindret fra å møte. Dersom begge er forhindret fra å møte, må Ungdommens bystyre velge en møteleder. Ordfører og varaordfører sitter også som vanlige medlemmer i en av UBs komiteer. c. Komitéledere og nestledere Komitéleder skal forberede og lede møter i sin komité. Komiténestleder trer inn når komitéleder er forhindret fra å møte. Dersom begge er forhindret fra å møte, må komiteen velge en møteleder. d. Ledergruppen Ledergruppen skal bestå av ordfører, varaordfører, komitéledere og nestledere. Gruppen har 1 Jfr. kommunelovens 38, 2 hvor det heter at begge kjønn skal være representert med minst 40 %. 2 Jf. kommentarene til kommunelovens 30, punkt 1, side 222

3 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 3 av 6 ansvar for å koordinere arbeidet i Ungdommens bystyre. Ledergruppen er informasjonsansvarlig. Møter Ordinære møter a. Ungdommens bystyre vedtar selv egne aktivitets- og møteplaner. b. Ungdommens bystyre skal møtes minst seks ganger i året. Møteplan for Ungdommens bystyre tilpasses møteplanene til Bergen bystyre og bystyrekomiteene. Møtene er åpne for alle. c. Komiteene skal møtes minst seks ganger i året. Komiteene følger en fast møteplan og møter vanligvis to uker før møtene i Ungdommens bystyre. d. Ledergruppen skal møtes minst seks ganger i året. Ledergruppen møtes vanligvis en uke før komitémøtene. e. Dersom det ikke er saker til behandling vurderer ordfører/komitéleder om møtet skal avlyses. Ekstraordinære møter a. Ved behov kan ordfører kalle inn Ungdommens bystyre eller ledergruppen til ekstraordinære møter. b. Ved behov kan komitélederne kalle inn sine komiteer til ekstraordinære møter. Fullmakt ved hastesaker Komiteene kan avgi uttalelse på vegne av Ungdommens bystyre i saker som skulle vært til behandling i Ungdommens bystyre, når det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle Ungdommens bystyre. Innkalling a. Innkalling og saksliste sendes ut til alle representanter og vararepresentanter i Ungdommens bystyre en uke før det aktuelle møtet. I forkant av ekstraordinære møter skal innkalling og saksliste sendes ut så tidlig som mulig. b. Forfall og forfallsgrunn til møter i Ungdommens bystyre, komiteene og lederutvalget meldes Bystyrets kontor på epost senest 2 døgn i forkant av møtet slik at vararepresentant kan bli innkalt. Bystyrets kontor har ansvar for å kalle inn vara. Alt fravær rapporteres til representantens skole. Protokoll Det skal føres protokoll fra alle møter i Ungdommens bystyre. Protokoll fra møtene er tilgjengelig på kommunens nettsider. Protokollen legges frem til godkjenning i neste møte.

4 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 4 av 6 Åpen halvtime Møter i Ungdommens bystyre starter med åpen halvtime, der de som ønsker det kan fremme sine synspunkt i en sak til et samlet Ungdommens bystyre. Medlemmer i Ungdommens bystyre har anledning til å stille oppklarende spørsmål. Redskaper a. Skriftlige spørsmål Komiteer i Ungdommens bystyre kan fremme forslag til skriftlige spørsmål til ordføreren eller byrådet om tema som ligger innenfor Ungdommens bystyre sine ansvarsområder. UB vedtar skriftlige spørsmål. Bystyrets kontor oversender spørsmål vedtatt av UB til rett instans snarest etter møte. Svar på skriftlige spørsmål sendes ansvarlig komité, og svaret skal foreligge senest 1 mnd etter at spørsmålet er oversendt. b. Uttalelser UB kan uttale seg i alle saker som ligger til behandling i bystyrets organer og som direkte eller indirekte vedrører barn og unge. Uttalelsene utarbeides i relevant komité. c. Egeninitierte forslag Et flertall i Ungdommens bystyre kan på eget initiativ fremsette forslag til Bergen bystyre, etter tilsvarende reglement som for private forslag i Bergen bystyre: «Private forslag må bare omhandle en sak og gjelde saker som hører inn under kommunens ansvarsområde. Private forslag kan ikke ha samme innhold som konkrete saker som ligger til behandling i et av bystyrets organer. Representantene kan heller ikke fremme forslag med samme innhold som konkrete saker som har vært behandlet i bystyrets organer i samme bystyreperiode. Et privat forslag skal leveres Bystyrets kontor og må inneholde en skriftlig redegjørelse, samt forslag til vedtakspunkt. Forretningsutvalget tar stilling til om vilkårene for behandling foreligger og avgjør hvordan saken skal behandles. Private forslag som fyller vilkårene skal sendes et av bystyrets organer eller byrådet for forberedelse og fremleggelse av sak for bystyret. Private forslag fra representanter i Bergen bystyre skal legges fram for behandling slik det lyder senest 6 måneder etter at det er fremmet.» d. Redegjørelse for Komite for oppvekst. Ungdommens bystyre kan to ganger i året muntlig informere Komite for oppvekst om sitt arbeide det siste halvåret i. Taletid og votering a. Ungdommens bystyre kan vedta bestemmelser om taletid generelt eller for en enkelt sak.

5 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 5 av 6 b. Ungdommens bystyre er vedtaksdyktige når minst halvparten av representantene er tilstede. Det er kun representanter og møtende vararepresentanter i Ungdommens bystyre som har stemme-, forslags- og talerett. Sekretariat og faglig bistand Bystyrets kontor ivaretar sekretariatsfunksjonen for Ungdommens bystyre og har ansvar for innkalling og sakspapirer, tilrettelegging av møter og føring av protokoll fra møtene. Ungdommens bystyre har rett til faglig bistand fra sakens saksbehandler eller annen person fra relevant byrådsavdeling. Ungdommens bystyre eller komiteene kan også be byrådsavdelingene om muntlige presentasjoner om ulike tema og fagfelt relatert til saker til behandling eller til komiteens satsningsområder. Ungdommens bystyre skal tildeles en kontaktperson/rådgiver i hver byrådsavdeling. Kontaktpersonene skal være kontaktledd inn mot byrådsavdelingen og håndtere henvendelser om presentasjoner, orienteringer, gi råd og veiledning o.l. etter nærmere avtaler med den enkelte. Ungdommens bystyre skal ha en eller to kontaktpersoner i samtlige bystyrekomiteer. En av kontaktpersonene skal være komiteleder. Kontaktpersonen(e) har ansvar for at løfte frem vedtak, innspill og uttalelse fra UB i komitemøtene særlig i behandling av saker hvor UB også har kommet med en uttalelse. Attest Faste medlemmer i Ungdommens bystyre har rett til en attest når de slutter i UB. Retten til attest faller bort dersom representanten har ugyldig fravær på 3 eller flere møter og/eller gyldig fravær på mer enn 50 % av møtene i løpet av kalenderåret. 3 Dersom skolene bytter fast representant i løpet av året har begge representantene rett på attest gitt at de har deltatt på tilstrekkelig antall møter i den perioden de har vært fast representant. Varamedlem har rett til attest hvis vedkommende har deltatt på minst halvparten av møtene. Godtgjørelse Faste medlemmer i Ungdommens bystyre har rett til en fast godtgjørelse som skal kompensere utgifter i forbindelse med møter i Ungdommens bystyre og komiteene. Godtgjørelsen utgjør en årlig sum på 500 kroner og utbetales i slutten av kalenderåret. Retten til godtgjørelse faller bort dersom representanten har ugyldig fravær på 3 eller flere møter og/eller gyldig fravær på mer enn 50 % av møtene i løpet av kalenderåret. 4 3 Dersom en representant går midt i møtet uten å ha gyldig grunn på forhånd, regnes dette som ugyldig fravær. 4 Dersom en representant går midt i møtet uten å ha gyldig grunn på forhånd, regnes dette som ugyldig fravær.

6 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 6 av 6 Varamedlem har rett på godtgjørelse hvis vedkommende har deltatt på minst halvparten av møtene i UB. Dersom skolene bytter fast representant i løpet av året, fordeles godtgjørelsen forholdsmessig mellom de to, gitt at de har deltatt på tilstrekkelig antall møter i den perioden de var fast representant. Endring av reglementet Bergen bystyre vedtar reglement for Ungdommens bystyre. Endret i henhold til vedtak i Bergen bystyre , sak 299/13.