Referat fra møte i økonomiutvalget. 12. februar 2016

Transkript

1 Referat fra møte i økonomiutvalget 12. februar 2016 Tilstede: Økonomidirektør Kjetil Hellang, Universitetet i Agder (leder) Avdelingsdirektør Ellen Johanne Caesar, Universitetet i Oslo Økonomisjef Klas Rønning, Norges Handelshøyskole Økonomi- og driftsdirektør Jan Aasen, Høgskolen i Lillehammer Underdirektør Kirsti Robertsen Aarøen, Universitetet i Bergen (vara) Fra UHRs sekretariat: Seniorrådgiver Kjærstin Åstveit KD deltar med avdelingsdirektør Arne Lunde i sakene 3/16 08/16 Uninett deltar med Olav Isak Sjøflot i sakene 5/16-8/16 Meldte forfall: Økonomidirektør Frank Arntsen, NTNU Økonomidirektør Ellen Anne V. Kjenstadbakk, Høgskolen i Hedmark Sakliste: 01/16 Godkjenning av innkalling og sakliste 02/16 TDI-arbeidet for forskning indirekte kostnader 03/16 Sak fra KD om budsjettgjennomføring 04/16 UKP-avtaler 05/16 ERP-prosjektet i regi av UiB/UiO/NTNU 06/16 Økonomien i Uninetts systemer 07/16 IKT-arbeidet i regi av Kunnskapsdepartementet 08/16 Rapporten «Kunnskapssektoren sett utenfra» (Gjedrem-rapporten) 09/16 Kartlegging av kompetansebehov 10/16 Samling for økonomidirektørene våren 2016-programutkast 11/16 Orienteringssaker Møte i innkjøpsutvalget Møte i administrasjonsutvalget TDI-arbeid for etter- og videreutdanning 12/16 Eventuelt 1

2 Saksnr. 1/16 Godkjenning av innkalling og sakliste Innkalling og saksliste ble godkjent. Saksnr. 2/16 TDI-arbeidet for forskning Følgende vil bli lagt ut på en Agora-side for alle økonomidirektørene: 500 IK-FoU ( tkr)

3 IK-Arb.plass ( tkr) 500 IK-Arb.plass (synkende) Tallene er som følger: 214, 206, 167, 164, 156, 151, 143, 142, 142, 127, 124, 119, 118, 114, 114, 113, 37 3

4 Økonomiutvalget orienterer om denne saken på vårens samling for økonomidirektørene og vil også legge informasjon en ut på en Agora-side for økonomidirektørene. I tillegg til figurene over, vil det bli laget en oversikt over hvilke virksomheter som har rapportert. Dersom det er markerte forskjeller mellom grupper av virksomheter (små og store), vil dette også bli kommentert. Økonomiutvalget ønsker å gjennomføre en årlig kartlegging av utviklingen for indirekte kostnader i TDImodellen for forskning. Saksnr. 3/16 Om virksomhetenes budsjettgjennomføring Sektoren har nå avsetninger (i note 15) på gjennomsnittlig 9% av sine årlige bevilgninger. Signalet fra Kunnskapsdepartementet er at avsetningene bør komme ned i 5% så fort som mulig. Sektoren og enkeltvirksomheter med høye avsetninger kan risikere bevilgningskutt. Ingen vedtak Saksnr. 4/16 ERP-prosjektet i regi av UiB/UiO/NTNU UiO og UiB orienterte om ERP-prosjektet de er i gang med gjennom BOTT-samarbeidet (Bergen, Oslo, Trondheim, Tromsø). KD og Uninett deltok på denne saken. Forutsetningen for prosjektet er at det skal utvikles felles prosesser mellom deltakerne. Det er viktig å planlegge frem et system som ikke skaper hindringer for fremtidig utvikling av virksomheten. KD ser dette arbeidet i tråd med ønske om mer helhetlige digitale løsninger og at det vil bli kjørt parallelle prosesser. KD presenterte blant annet følgende elementer som må på plass for å få etablert en felles standardisert løsning: Standardiserte arbeidsprosesser og dataflyt Standardiserte brukergrensesnitt Enhetlige løsninger mht autoritative data og registre Standardisert og felles applikasjonsportefølje for de virksomhetskritiske systemene Organisering av «shared services»/tjenestesentre som kan løse de oppgavene det er effektiv å løse i fellesskap. Det vil bli gitt en orientering om denne saken på økonomidirektørsamlingen i Stavanger. Uninetts prioriteringsråd for økonomi må også være godt informert om prosessen til BOTT-samarbeidet 4

5 Saksnr. 5/16 Økonomien i Uninetts systemer Det er behov for en diskusjon mellom Uninett og UH-sektoren når det gjelder Uninetts systemer som skal finansieres fra UH-sektoren. De to store utfordringene som ble trukket frem i møtet var hvordan det kan skapes forankring på riktig nivå i UH-institusjonene og hvordan forutsigbarhet kan sikres. Økonomiutvalget ønsker å være med i arbeidsgruppen som er etablert mellom UNINETT og innkjøpsutvalget, der det skal arbeides med rutiner for samarbeid. Jan Aasen deltar som medlem fra økonomiutvalgets side. Saksnr. 6/16 Rapporten: Kunnskapssektoren sett utenfra (Gjedrem-rapporten) Rapporten er sendt på høring til alle UHRs medlemmer. Høringsfristen er 11. april. Tidsaspekt på det videre arbeidet er at arbeidet internt i KD vil starte i løpet av sommeren, og det vil bli fattet beslutninger i 2017/18 og implementering av forslag som blir vedtatt rundt Økonomiutvalget takker for orienteringen fra KD. Saksnr. 7/15 IKT-arbeidet i regi av Kunnskapsdepartementet Arne Lunde orienterte om arbeidet i IKT-strategigruppen. Sannsynligvis er det større utfordringer på utdannings- og forskningssiden, enn det er på den administrative siden. KD vil ha ansvar for å følge opp forslagene som kommer fra IKT-strategigruppen, men sektoren vil bli involvert i dette arbeidet og det må forankres i UH-institusjonene. Håpet er å ha en IKTstrategi klar på slutten av året. KD gjorde oppmerksom på at det kommer en stortingsmelding i begynnelsen av april «Digital agenda», som også UH-sektoren bør være oppmerksom på. Økonomiutvalget takker for orienteringen 5

6 Saksnr. 8/16 Samling for økonomidirektørene våren 2016-programutkast Økonomiutvalget ønsker at første dag av samlingen gis form av et seminar der struktur og effektivisering/produktivitet settes i fokus, i tillegg til innlegget fra Universitetet i Stavanger. Andre dag vies til internrevisjon, og ytterligere ett tema, som fastsettes senere. Sekretæren bearbeider programmet basert på innspill fra møtet. Deretter sendes saken på godkjenning til programkomitéen. Saksnr. 9/16 Kartlegging av kompetansehevingsbehov Administrasjonsutvalget har sendt ut følgende henvendelse: Administrasjonsutvalget har satt følgende på sin arbeidsplan: Be underutvalgene om å kartlegge eventuelle opplæringsbehov innenfor innkjøp og økonomiforvaltning i UH-institusjonene. Bidra til å iverksette eventuelle nasjonale opplæringstiltak om dette skulle vise seg å være nødvendig. Vi ber om at dere setter saken på dagsorden i innkjøps- og økonomiutvalget. Administrasjonsutvalget har sitt siste møte før sommeren i midten av juni, så det ville være fint med tilbakemeldinger innen 1. juni. Vi vet at dere arbeider med ulike nettverks- og kompetansetiltak, og det ligger innenfor deres mandat. Det er fint om dere angir hvilke tiltak dere selv tenker å følge opp. Dersom det er behov for bistand fra administrasjonsutvalget ber vi dere gi en eksplisitt tilbakemelding på dette. Innkjøpsutvalget fattet følgende vedtak i sitt møte 28. januar: Innkjøpsutvalget ønsker å sende ut en forespørsel om det finnes behov for kompetansetiltak til UH-sektoren, som er slik at det vil være nyttig med en nasjonal koordinering. Forespørselen må rettes mot innkjøpsrollen i UH-sektoren og prosessene i forbindelse med anskaffelser. Det vil være naturlig å samordne forespørselen med den som økonomiutvalget eventuelt velger å sende ut. Økonomiutvalget ønsker å sende en felles forespørsel, sammen med innkjøpsutvalget, som oppfølging av administrasjonsutvalgets henvendelse. 6

7 Saksnr. 10/16 UKP-avtaler KD har hatt seminar med de fem pilotinstitusjonene som skal prøve ut ordningen med UKPavtaler. Det vil si Høgskolen i Østfold, Universitetet i Oslo, NTNU, Universitetet i Stavanger og Høgskolen i Sørøst-Norge. Disse har frist til 15. april med å komme med forslag til områder de mener de bør bli «målt» på. Deretter skal det forhandles i etatsstyringsmøtene, og KD tar sikte på at det skal komme midler knyttet til disse fem institusjonenes UKP-avtaler i tildelingsbrevet for Etter at man har vunnet erfaringer med dette arbeidet vil det bli besluttet hva som skal gjøres med resten av sektoren. Økonomiutvalget tar saken opp til diskusjon når pilotinstitusjonene har jobbet litt videre med den. Saksnr. 11/16 Orienteringssaker 1. Fra NIFU: Oppsummering av prosessen for endret innhenting av regnskapsdata til FoU-statistikken. Er vedlagt sist i dokumentet. 2. Referat fra møte i administrasjonsutvalget: 3. Referat fra møte i innkjøpsutvalget (muntlig orientering) 4. Ny referansegruppe for DBH Økonomiutvalget tar sakene til etterretning. Saksnr. 12/16 Eventuelt Ingen saker 7