Referat fra møte i økonomiutvalget. 12. oktober Sted: UHRs lokaler på Stortorvet 2

Transkript

1 Referat fra møte i økonomiutvalget 12. oktober Sted: UHRs lokaler på Stortorvet 2 Tilstede: Økonomidirektør Kjetil Hellang, Universitetet i Agder (leder) Avdelingsdirektør Ellen Johanne Caesar, Universitetet i Oslo Økonomidirektør, Ellen Anne V. Kjenstadbakk, Høgskolen i Hedmark Økonomisjef Klas Rønning, Norges Handelshøyskole Seniorrådgiver Kjærstin Åstveit, UHRs sekretariat Forfall: Økonomidirektør Frank Arntsen, NTNU Økonomi- og driftsdirektør Jan Aasen, Høgskolen i Lillehammer Deltakere under enkeltsaker: Sak 52/15 UNINETT v/leder faggruppe adm.systemer Elin Olsen, Sak 53/15 KD v/avdelingsdirektører Arne Lunde og Joar Nybo Sak 54/15 UHRs sekretariat v/seniorrådgiver Rakel Christina Granaas Sakliste: 49/15 Godkjenning av innkalling og sakliste 50/15 Statsbudsjettet /15 Beregning av kostnader ved salg av utdanningstjenester 52/15 Møte med UNINETT Gjensidig informasjon Oppnevning av medlemmer til prioriteringsråd for økonomi 53/15 Møte med KD kl Orientering fra oppstartmøte, arbeidsgruppe IKT Årsrapport, årsregnskap 2015 (bla del fire i årsrapporten om styring og kontroll) Videre oppfølging av rundskriv R-117 (om internrevisjon) Endringer i Statlige regnskapsstandarder, med virkning fra /15 Kostnader og rammevilkår for nærings-ph.d.-ordningen. 55/15 Oppnevning til referansegruppe for rammeverk og praksis på økonomiområdet 56/15 Arrangere økonomidirektørsamling våren 2016? 57/15 Forberedelse av møte mellom økonomiutvalgets leder og administrasjonsutvalget 58/15 Orienteringssaker 59/15 Eventuelt 1

2 Saksnr. 49/15 Godkjenning av innkalling og sakliste Kjetil Hellang meldte en sak under eventuelt, om moms. Sekretæren meldte en sak, om neste møtedato for utvalget Innkalling og saksliste godkjennes. Saksnr. 50/15 Statsbudsjettet I all hovedsak har statsbudsjettet fått en god mottakelse i UH-sektoren. Diskusjon av re/dekomponering av basis har på ny blitt reist. UHR har valgt ikke å uttale seg om denne saken. Istedet vises det til at her er det uenighet i sektoren, og det henvises til argumentene som kommer fra den enkelte medlemsinstitusjon vedr. opprettholdelse av eller re/dekomponering av basis. Økonomiutvalget diskuterte særlig den nye publiseringsindikatoren som foreslås. Den er veldig kompleks og det gir lite gjennomsiktighet, med de potensielle ulemper det vil kunne medføre. Til neste møte inviteres sekretæren for publiseringsutvalget for å orientere om/gjennomgå publiseringsindikatoren. Saksnr. 51/15 Beregning av kostnader ved salg av utdanningstjenester - TDI Økonomiutvalget besluttet i sitt forrige møte at arbeidet med å utvikle en TDI-modell for etter- og videreutdanning bør deles i to trinn: Først se på cases fra ulike virksomheter i arbeidet med å finne kostnadsdrivere og mulige skisser til modeller. Deretter jobbe videre med modell og regneark. Basert på dette, ble det lagt frem et nytt utkast til mandat for arbeidet. Mandatet ble godkjent. Økonomiutvalget godkjenner det fremlagte mandat for en arbeidsgruppe som skal jobbe med en mulig TDI-modell for etter- og videreutdanning. Arbeidsgruppen bes om å vurdere ulike cases for å identifisere kostnadsdrivere og mulige skisser til modeller 2

3 å bruke dette arbeidet som bakgrunn for å jobbe med modell på overordnet nivå der prinsipper for TDI kan videreføres. På bakgrunn av forslag til kandidater som ble drøftet i møtet, gis leder og sekretær i oppgave å oppnevne gruppen. Saksnr.52/15 Møte med UNINETT Elin Olsen fra UNINETT deltok i diskusjon av denne saken. Foilene hun brukte i sin presentasjon, vedlegges som egen fil. Økonomiutvalget mener at det er viktig med et bindeledd mellom utvalget og UNINETTs prioriteringsråd for økonomi. Utvalget er derfor tilfreds med at dette nå spesifikt er nevnt i UNINETTs henvendelse til institusjonene, der det bes om forslag til kandidater til dette prioriteringsrådet. Det andre prioriteringsrådet vil sannsynligvis bli Prioriteringsråd for dokumentasjonsforvaltning. Program for den kommende SUHS-konferansen ble presentert. Økonomiutvalget kommenterte at kostnadene ved å delta på konferansen er høye, sammenlignet med det som er vanlig innenfor vår sektor. Økonomiutvalget takket for møtet og ønsker å arrangere flere felles møter i tiden som kommer. Saksnr.53/15 Møte med Kunnskapsdepartementet Kunnskapsdepartementet deltok med avdelingsdirektørene Arne Lunde og Joar Nybo. De hadde meldt inn følgende saker: Orientering fra oppstartmøte, arbeidsgruppe IKT Årsrapport, årsregnskap 2015 (bla del fire i årsrapporten om styring og kontroll) Videre oppfølging av rundskriv R-117 (om internrevisjon) Endringer i Statlige regnskapsstandarder, med virkning fra 2016 Foilene som ble brukt i presentasjonen vedlegges som egen fil. 3

4 Økonomiutvalget påpekte at bruken av ordet «foreløpig» i tilknytning til årsrapports/regnskapsleveringen 10. februar, ikke er heldig. Det er den endelige rapporten som skal leveres (administrativt) og innen 15. mars skal den være signert av styret. KD informerte om at spesifikke krav vedr bekreftelse av etablering og gjennomføring av internkontroll/internrevisjon kommer i tildelingsbrevet. I første omgang vil det blir laget en egen instruks for dette, dette vil ikke bli innarbeidet i hovedinstruksen. De største problemområdene vurderes å være BOA og innkjøp. Økonomiutvalget stilte spørsmål ved om det kan lages gode elektroniske maler for rapportering, og mente at årsrapporten fortsatt er for omfattende. I statsbudsjettet er det også varslet etablert en egen enhet for innkjøp. Økonomiutvalget er usikker på hvor mye det er mulig for sektoren å hente ut ved en slik organisering. Mye samarbeid er innenfor IKT, og mye gevinst er allerede hentet ut. Departementet kommer tilbake på spørsmålet om UH vil bli pålagt å benytte seg av eventuelle rammeavtaler inngått av DIFI. Vi kan i tilfelle, særlig i en overgangsfase, komme til å oppleve konkurrerende rammeavtaler. Økonomiutvalget takket for orienteringen fra Kunnskapsdepartementet Saksnr.54/15 Kostnader og rammevilkår for nærings-ph.d.-ordningen I februar i år sendte UHR brev til KD der de gjorde oppmerksom på ulike problemstillinger knyttet til beregning av kostnader knyttet til nærings-ph.d.-ordningen. Diskusjonen har både dreid seg om fastsetting av beløp som en bedrift må betale for opphold og for veiledning ved den UH-institusjonen som stipendiaten er tatt opp. Videre har diskusjonen dreid seg om nærings-ph.d.-ordningen kan defineres som oppdrags- eller bidragsforskning. Innføringen av TDI-modell har ført til at beløpene som bedriften må betale har blitt vesentlig høyere, dersom definisjonen er oppdragsforskning. I brev fra KD mener departementet at denne typen samarbeidsprosjekt kan defineres som bidragsprosjekt. Det er flere uklarheter og forskjeller i hvordan arbeidet med nærings-ph.d.-ordningen (og etter hvert offentlig-ph.d.-ordningen) organiseres. UHR har derfor oppnevnt en arbeidsgruppe som har fått i mandat å: Kartlegge institusjonenes samlede kostnader og inntekter knyttet til nærings-ph.d.- ordningen (og tilsvarende ordninger). Klarlegge om institusjonene er villiger til å gå inn med egeninnsats i prosjektene og hvor stor denne egeninnsatsen i så fall bør være. Undersøke om det er grunnlag for å fastsette en standardisert pris eller prisramme som står i rimelig forhold til institusjonenes kostnader og finansieringen av ordningen. Gi forslag til hva som skal danne grunnlaget for en enhetlig pris eller prisramme. Fra UHRs side følger seniorrådgiver Rakel Christina Granaas denne saken. Hun orienterte økonomiutvalget om de to møtene som har vært avholdt i arbeidsgruppen så langt. Ved bruk 4

5 at TDI-modellen er kostnaden ved de fire institusjonene som hadde presentert cases for gruppen forbausende like. Leiestedskostnader forhandles individuelt i Forskningsrådssaker. Det vil bli undersøkt villighet til å gå inn med egenandel, fra noen utvalgte institusjoner. Siste møte i arbeidsgruppen er 12. november, og det er planlagt å sende rapport på høring i sektoren før jul. Økonomiutvalget takket for orienteringen Saksnr.55/15 KDs referansegruppe for rammeverk og praksis på økonomiområdet Følgende forespørsel ble sendt til UHRs medlemsinstiusjoner: Kunnskapsdepartementet ønsker at det opprettes en referansegruppe med ansatte fra UHsektoren innenfor regnskapsområdet. KD vil å bruke denne gruppen for å diskutere utvikling av rammeverk og praksis, blant annet knyttet til følgende: 1. Foreslå nye rutiner eller tiltak som vil forenkle og forbedre dagens regnskapsføring og rapportering. 2. Gi innspill til behov for nye eller endrede systemløsninger 3. Bistå departementet ved planlegging og iverksetting av nye rapporteringskrav, endrede retningslinjer eller rammeverk innen økonomiforvaltningen. 4. Være et bindeledd mellom institusjonene og departementet på dette forvaltningsområdet. 5. Bidra til å fremme beste praksis når det gjelder økonomiforvaltningen i sektoren Økonomiutvalget til UHR har sagt seg villig til å bistå i oppnevningen av gruppen. Vi ser for oss at en slik gruppe primært bør bestå av regnskapssjefer, eller tilsvarende. Det har blitt spilt inn forslag til mange gode kandidater. Økonomiutvalget oppnevner følgende representanter til en referansegruppe som kan bistå KD på regnskapsområdet: Seksjonsleder Kari Blom fra NHH Regnskapsleder Marianne T. Haugseth fra HiNT Regnskapssjef Britt Jorunn Langøy fra HBV Regnskapssjef Tove Tveråmo fra NTNU Regnskapssjef Liv Grethe Vangen fra HiHm Regnskapssjef Geir Sune T. Østmoe fra UiA 5

6 Saksnr. 56/15 Arrangere økonomidirektørsamling våren 2016? Økonomiutvalget har tidligere besluttet at de ønsker å avholde flere samlinger for økonomidirektørene. Det ble opprettet en komité, som får ansvar for å starte planleggingen av en samling våren 2016, bestående av Ellen Anne V. Kjenstadbekk, Klas Rønning og Kjærstin Åstveit. Økonomiutvalget ønsker å arrangere en samling for økonomidirektørene våren Foreløpige datoer for samlingen er 21. og 22. april Ellen Anne V. Kjenstadbekk, Klas Rønning og Kjærstin Åstveit er planleggingskomité. Saksnr. 57/15 Forberedelse av møte mellom økonomiutvalgets leder og administrasjonsutvalget Leder for økonomiutvalget (og for innkjøpsutvalget) er invitert til møte med administrasjonsutvalget 19. oktober. Hensikten er gjensidig informasjonsutveksling og diskusjon av samarbeidet mellom utvalgene. Økonomiutvalgets innspill tas med til møtet med administrasjonsutvalget. Saksnr. 58/15 Orienteringssaker Det ble orientert og statsbudsjettet og vist til nettside der pressemeldinger fra KD, alle UHinstitusjonene og andre sentrale aktører er lagt ut: Saksnr. 59/15 Eventuelt Kjetil Hellang stilte spørsmål om moms for UH-sektoren til statsråd Røe Isaksen, ifm at statsråden var i Agder da statsbudsjettet ble lagt frem. Statsråden ba om å få et skriftlig innspill på dette. Det skriftlige innspillet er nå sendt, og vedlegges referatet. Denne saken tas også opp med administrasjonsutvalget. Neste møte: Det er allerede avtalt et telefonmøte 11. desember, i tidsrommet mellom kl (Bør maks være på to timer.) Det påfølgende møtet avholdes rundt 15. februar, og vurderes lagt til Kristiansand, ev. avholdes som et telefonmøte. Sekretæren sender ut en doodle for å finne en passende møtedato. 6