Katrine Weisteen Bjerde (Daglig leder) Gudleik Grimstad (observatør fra vertsinstitusjonen)

Transkript

1 Oslo, Utkast til Referat Vedtas endelig i styremøte 11. juni 2015 Møte i styret for CRIStin 10. april 2015 Deltagere: Leder Curt Rice Nestleder Ernst Kristiansen Styremedlemmer Tove Klæboe Nilsen Susann Sundnes Anne Lise Fimreite Reidar Thorstensen Rune R. Schjølberg Knut Kalgraff Skjåk Fra CRIStin Forfall Fra UiO Katrine Weisteen Bjerde (Daglig leder) Gudleik Grimstad (observatør fra vertsinstitusjonen) Utkast Referat fra styremote docx 1

2 Dagsorden Forklaring: B = Beslutningssak D = Diskusjonssak O = Orienteringssak Sak B Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak B Godkjenning av referat fra styremøte 28. januar Sak O Driftsrapport for CRIStin pr Sak O Videreutvikling av CRIStin-systemet Status og videre planer Sak O Status før årets NVI-rapportering Sak D Open Access Internasjonal utvikling og planer om nasjonal policy Sak D Publiseringsindikatoren Forslag til endringer fra Nasjonalt publiseringsutvalg Sak O Status konsortieavtaler - Resultater 2013 og planer for årets forhandlinger Sak D Strukturer for styring Sak O Strukturmeldingen Omtale av CRIStin Sak B Kostnader knyttet til samlokalisering med FSAT Sak B Planlegging av styringsmøte med KD Sak Eventuelt Utkast Referat fra styremote docx 2

3 Sak Godkjenning av innkalling og dagsorden En sak ble meldt under eventuelt: Henvendelse fra SSB med ønske om deltagelse i CRIStin Vedtak: Innkalling og dagsorden godkjennes med tillegg av en sak under eventuelt. Sak Godkjenning av referat fra styremøte 28. januar 2015 Referatet med innkomne kommentarer ble godkjent. Vedtak: Referatet godkjennes. Sak Driftsrapport fra CRIStin pr (inkludert regnskap etter februar) Daglig leder besvarte spørsmål fra styret til driftsrapporten. Styret registrerer at det er positive resultater på mange områder. Staben i CRIStin har nå vært stabil i over et halvt år, og både NVI-rapporteringen, konsortieavtalene og Open Access-arbeidet går etter plan. Det er bekymring knyttet til reduksjon i importerte poster til CRIStin etter overgang til Elsevier/Scopus som leverandør. Se mer detaljer under sak 18. Styret deler daglig leders ønske om ressurser til ytterligere økning i tempo i utviklingen av CRIStin-systemet. Se mer detaljer under sak 17. Styret er fornøyd med at planene for CRIStin 2.0 nå presenteres for ledergrupper i institusjonene. Det er viktig å videreføre denne aktiviteten til tross for fokus på selve videreutviklingen. Vedtak: Driftsrapporten tas til orientering. Sak Videreutvikling av CRIStin-systemet Status og videre planer Daglig leder presenterte status for videreutviklingen. Stadig nye elementer av det som skal bli CRIStin 2.0 kommer nå på plass. En detaljert plan for funksjonalitet som skal med i den første lanseringen, skal være klar i løpet av april. Første leveranse vil inneholde ny funksjonalitet rettet mot helseprosjekter, inkludert integrasjon med REKenes saksportal SPREK. For å få dette i produksjon er vi avhengige av en ny versjon av SPREK. Det er fortsatt utfordringer knyttet til kapasiteten i SPREK-sekretariatet for å få dette på plass. Problemstillingen vil bli tatt opp i møte med HOD (som bestiller av oppdraget) og KD (som eier av REKene). CRIStin 2.0-prosjektet har i løpet av det siste året fått innarbeidet god metodikk på bestillersiden og har nå mulighet for å øke tempoet ytterligere ved å enten leie inn mer ekstern bistand eller tilsette i prosjektengasjementer. Styret ser det som ønskelig så snart som mulig å kunne ta inn både flere institusjoner og flere datatyper i CRIStin og å få utviklet ny funksjonalitet som vil gi stor nytteverdi til institusjonene. Dette må imidlertid gis lavere prioritet enn det å få første versjon av nytt system på plass. Økte ressurser vil kunne redusere Utkast Referat fra styremote docx 3

4 ventetiden. Styret ser også med bekymring på utsiktene til økte driftsutgifter når CRIStin i 2016 blir alene på UiO om å benytte dagens teknologi. Situasjonen vil bli tatt opp i styringsmøtet med eier i mai. Vedtak: Styret tar presentasjonen til orientering. Sak Status før årets NVI-rapportering Daglig leder presenterte status for NVI-rapporteringen. Det aller meste går bra i forbindelse med rapporteringen. Institusjonene har gjort en svært god jobb med å være tidlig ute med både registrering, kontroll og godkjenning. Det ble meldt inn 8 tvistesaker som alle var godt dokumentert. De fleste var knyttet til skillet mellom fagbok og vitenskapelig antologi. Det var forventet at man etter overgangen til Scopus skulle få en økning i andel publikasjoner som kommer som sentral import. Isteden har vi sett det motsatte, noe som fører til økt belastning på institusjonene med egenregistrering. Flere mulige kilder til reduksjonen er identifisert. Etter årets rapportering vil CRIStin, NSD og utviklerorganisasjonen i samarbeid ta en full gjennomgang av hele prosessen fra leveranse fra Scopus til data er inne og synlige i CRIStin. Avtalen med Elsevier skal også evalueres i løpet av Det ble gitt tidlig beskjed til institusjonene om problemet, og redusert sentral import er blitt kompensert med økt egenregistrering. Totalt antall rapporterte poster er, en uke før rapporteringsfristen, allerede høyere enn i fjor. Etter årets rapportering vil erfaringene som vanlig bli oppsummert. Det planlegges blant annet ytterligere tydeliggjøring av rapporteringsinstruksen i samarbeid med Nasjonalt publiseringsutvalg i UHR. Vedtak: Styret tar presentasjonen til orientering. Sak Open Access Internasjonal utvikling og planer om nasjonal policy Daglig leder presenterte resultater fra dialog med KD rundt planer om å få på plass en styrket nasjonal policy for Open Access. Som del av deltagelsen i EU-prosjektet PASTEUR4OA er det nå kommet klare anbefalinger en Open Access policy bør utformes for å gi effekt. En Open Access policy er vedtatt ved flere av institusjonene, og arbeidet vil bli ytterligere styrket ved at også den nasjonale policyen tydeliggjøres. En nasjonal policy må ta hensyn til både juridiske aspekter, akademisk frihet, tilgjengelig infrastruktur mm. CRIStin vil, i dialog med departementene, lage forslag til styrket nasjonal policy og til mandat for en arbeidsgruppe som skal vurdere hvilke forutsetninger som må være på plass for å lykkes med gjennomføringen. Styret vektlegger at en slik arbeidsgruppe må ha god representasjon fra forskere med legitimitet og kompetanse på området. Gruppen bør ledes av en forsker og CRIStin bør være sekretariat. Vedtak: Styret ber daglig leder videreføre dialogen med KD og HOD i tråd med diskusjonen i møtet.. Sak Publiseringsindikatoren Forslag til endringer fra Nasjonalt publiseringsutvalg CRIStin har som observatør i Nasjonalt Publiseringsutvalg (NPU) fulgt prosessen med utarbeidelse av forslag til endringer i publiseringsindikatoren. CRIStin har også, i etterkant av at NPU har levert sitt forslag til KD, blitt bedt av departementet om å bistå med tilleggsanalyser som ledd i deres vurdering av forslaget. Disse vil Utkast Referat fra styremote docx 4

5 bli gjennomført i samarbeid med arbeidsutvalget for NPU (som har utformet det foreliggende forslaget) og overlevert KD sammen med CRIStins vurdering av resultatene. Som ved kommentering av rapporten om finansiering av UH-sektoren, vil notatet ut over å besvare KDs konkrete spørsmål - fokuseres rundt de direkte konsekvenser forslaget til endringer vil ha for CRIStins aktivitet. Vedtak: Styret ber daglig leder videreføre dialogen med departementet i tråd med diskusjonen i møtet. Sak Status konsortieavtaler - Resultater 2013 og planer for årets forhandlinger Styret har lest den tilsendte statusrapporten og registrerer at konsortiearbeidet ser ut til å gå etter planen. Vedtak: Styret tar saken til orientering Sak Strukturer for styring Styret er tilfreds med den tilsendte oversikten over rapporter og styringsverktøy for det interne arbeidet i CRIStin. Det ønskes en rapportering som gir oversikt, men som i minst mulig grad trekker ressurser bort fra annen aktivitet. Styret ser ikke behov for utvidet rapportering på noen punkter. Vedtak: Styret ber daglig leder videreføre de styringsverktøy og rutiner som er på plass i dag Sak Strukturmeldingen Omtale av CRIStin. Styret registrerer positiv omtale av CRIStin i strukturmeldingen. Man ser foreløpig ikke behov for spesifikke initiativer. Vedtak: Styret tar saken til orientering. Sak Kostnader knyttet til samlokalisering med FSAT CRIStin flytter 1. desember til nye lokaler i Fridtjof Nansens vei på Majorstuen. I den forbindelse er det behov for noe ombygging i forhold til kontraktsfestet innredning for å få hensiktsmessige lokaler. Vedtak: Styret gir daglig leder fullmakt til å godkjenne kostnader knyttet til ombygging av nye lokaler. Styret ber samtidig daglig leder arbeide videre med å kartlegge løpende kostnader i nye lokaler og forhandle tjenestekjøp med UiO, FSAT og utleier. Det oppfordres også til å søke KD om dekning av flytteutgifter og økt husleie. Sak Planlegging av styringsmøte med KD Utkast Referat fra styremote docx 5

6 KD har flyttet dato for styringsmøte til Med ny dato kan også nestleder delta i møtet. Deltakere fra CRIStins styre blir dermed styreleder Curt Rice(U&H-sektoren), nestleder Ernst Kristiansen (instituttsektoren) og Tove Klæboe Nilsen (helsesektoren). Styret diskuterte innhold i og fokus for CRIStins presentasjoner i møtet. Vedtak: Styreleder og daglig leder forbereder styringsmøtet i henhold til foreslått agenda. Daglig leder melder avtalt deltagelse fra CRIStin til KD. Sak Eventuelt Henvendelse fra SSB med ønske om deltagelse i CRIStin Daglig leder fremla brev fra SSB til orientering. SSB søker om å bli med i CRIStin-systemet. Dette er en av mange søknader, og den synliggjør både et positivt ønske om å være med og et ønske om å dra nytte av den forenklede rapporteringen til Forskningsrådet som CRIStin-institusjonene nå har. Styret viser til sitt tidligere vedtak om å ikke ta inn flere institusjoner før ny versjon av CRIStin er på plass, men søknaden styrker ønsket om å komme til dette punktet raskest mulig. Vedtak: Styret tar saken til orientering. Utkast Referat fra styremote docx 6