Forprosjekt «Utredning av systemløsninger innen økonomiområdet, UH-sektoren» Jan Aasen Økonomi- og driftsdirektør på Høgskolen i Lillehammer

Transkript

1 Forprosjekt «Utredning av systemløsninger innen økonomiområdet, UH-sektoren» Jan Aasen Økonomi- og driftsdirektør på Høgskolen i Lillehammer

2 Arbeidsgruppe oppnevnt av KD Arbeidsgruppe Knut Gunnar Aspenes, HiVe Solveig M Sunde, HVO Kjetil Hellang, UiA Erlend Kristiansen, UiS Jan Aasen, HiL Representantene i arbeidsgruppa er valgt fra UHR sitt økonomiutvalg, Agresso prioriteringsråd og Arbeidsutvalget i Agresso brukerforum. Sekretariat: Elin Kristine Olsen, Uninett Observatør Joar Nybo, KD

3 Bakgrunn og rammebetingelser for arbeidsgruppens arbeid Ønske om å gjennomføre konkurranse av dagens avtale til økonomisystem Anskaffelsesreglementet Sikre optimale løsninger og leveranser Vurdere systemløsningene på økonomiområdet i en større sammenheng, og utarbeide kravspesifikasjon som grunnlag for anskaffelsen Vurdere en fremtidig løsning i forhold til arkitekturprinsippene og krav til IT-plattform De statlige funksjonskravene og andre funksjonskrav til systemløsningene Gevinstrealisering av sektorens investeringer i IKTløsningene - stordriftsfordeler

4 Arbeidsgruppens anbefalinger alternative systemløsninger Dagens løsning beste enkeltprodukt (Best of Breed) eller fullverdig ERP-system (Enterprice Resource Planning) Standard hyllevare kontra spesialtilpasset system Arbeidsgruppens inndeling av systemer Kjernesystem med regnskap og lønn Forsystem Bestillingssystem, Fakturabehandling, Prosjektstyringsverktøy, Studieadministrative system, Kurs- og konferanse, Rapporteringsverktøy Hjelpesystem Konkurransegjennomføring, Personalforvaltningssystemet (HR) utenom lønnsutbetalinger, Arbeidsplanverktøy, Inventarregister, Elektronisk arkiv Ikke velge en systemløsning som innebærer en kompleksitet som bidrar til at det ikke blir reell konkurranse mellom systemleverandørene

5 Arbeidsgruppens anbefalinger - systemløsninger Anskaffe et integrert lønns- og regnskapssystem Prosjektstyringsverktøy anskaffes som hjelpe- og forsystem, eller som integrert med lønns- og regnskapssystemet der aktuelle leverandører kan tilby dette Kurs- og konferanse med betalingsløsning eller webbutikk, rapportering og inventar bør også vurderes Bestillings- og fakturaverktøy bør avventes til dette systemet skal ut på ny konkurranse

6 Arbeidsgruppens anbefalinger - systemløsninger Systemløsning for personalforvaltning, enten som hjelpe- eller forsystem, eller som integrert med lønns- og regnskapssystemet der aktuelle leverandører kan tilby dette

7 Arbeidsgruppens anbefalinger - Tjenestesenter Etablere inntil 2 tjenestesentre knyttet til høgskoler / universiteter i sektoren. Etableres det mer enn ett må det sikres en arbeidsdeling mellom sentrene, men hvert tjenestesenter skal minst dekke lønn- og regnskap.

8 Arbeidsgruppens anbefalinger - Tjenestesenter Et tjenestesenter kan utføre tjenester innenfor et bredt spekter av de aktuelle tjenesteområdene: Teknisk support Systemkompetanse brukerstøtte Oppdatere felles registre Utvikle og oppdatere felles maler og felles rapporter Brukerstyring og etablering av roller Lønn / reisekjøring Registrering av bilag også på flere nivåer Fagkompetanse support, utredning, kurs som for eksempel innen MVA, BOA, skatt, lønn mv Hva arbeidsgruppen har vektlagt Kundeoprientert kundens behov Kunderåd Flere senter for å opprettholde konkurranse Frivillig å tilslutte seg

9 Arbeidsgruppens anbefalinger - Tjenesteportal Etablere / anskaffe en tjenesteportal og integrasjonsplattform for UH-sektoren Innføres som et prosjekt og over tid (anslagsvis 5 år) for å kunne vurdere omfang, kompleksitet og kostnader (være mulig å avslutte underveis) Starte med de deler av systemene som har flest brukere, dårligst brukergrensesnitt og/ eller har uhensiktsmessige løsninger

10 Tjenesteportal og integrasjonsplattform

11 «UH-tjenesteportal» - eksempel Personalfunksjoner Personalmapper Prosjekter Bestilling og faktura Rapporter Reiseregni ng Søknad om permisjon Søknad om ferie Egne ansatte Ny ansatt Lenke til arkivsystem Lenke til HR-system Egne prosjekter Nytt prosjekt Bevertning Bøker Møterom Basware PM Basware BI Årsverk Sykefravær Avviklet ferie Prosjektverktøy Regnskapsrapport Publiseringspoeng Studiepoeng

12 Personalfunksjoner Reiseregning Eksempel Registrering av Søknad om permisjon reiseregning Søknad om ferie

13 Registrering av reiseregning Kommer rett inn i registreringsbildet Informasjon om den ansatte hentes fra fagsystemene (lønn og regnskapssystemene)

14 Registrering av reiseregning Reisen registreres av den ansatte og sendes til effektuering i lønnssystemet som i dag

15 «UH-tjenesteportal» - eksempel Personalfunksjoner Personalmapper Prosjekter Bestilling og faktura Rapporter Reiseregni ng Søknad om permisjon Søknad om ferie Egne ansatte Ny ansatt Lenke til arkivsystem Lenke til HR-system Egne prosjekter Nytt prosjekt Bevertning Bøker Møterom Basware PM Basware BI Årsverk Sykefravær Avviklet ferie Prosjektverktøy Regnskapsrapport Publiseringspoeng Studiepoeng

16 Økonomi Innkjøp Drift Anne Christine Kjell Helge Renholder 1 Egne ansatte May Helen Renholder 2 Ny ansatt Irmina Lenke til arkivsystem Lenke til HRsystem Håvard Hanne Kirsti

17 Egne ansatte Økonomi Anne Christine May Helen Irmina Innkjøp Kjell Helge Drift Renholder 1 Renholder 2 Ny ansatt Lenke til arkivsystem Lenke til HRsystem Håvard Hanne Kirsti Klikk her for nytt dokument

18 Personalmappe- Nytt dokument Til arkiv

19 «UH-tjenesteportal» - eksempel Personalfunksjoner Personalmapper Prosjekter Bestilling og faktura Rapporter Reiseregni ng Søknad om permisjon Søknad om ferie Egne ansatte Ny ansatt Lenke til arkivsystem Lenke til HR-system Egne prosjekter Nytt prosjekt Bevertning Bøker Møterom Basware PM Basware BI Årsverk Sykefravær Avviklet ferie Prosjektverktøy Regnskapsrapport Publiseringspoeng Studiepoeng

20 Bestilling og faktura Bevertning Møterom Bøker Bevertning Bøker Møterom Rekvisisjon Utdrag av varekatalogen som den ansatte bestiller fra Data overføres til bestillingssystemet automatisk og håndteres videre der Rekvisisjon Utdrag av varekatalogen som den ansatte bestiller fra. Vil ofte være nettbutikken til leverandøren Data overføres til bestillingssystemet automatisk og håndteres videre der I bookingsystem med enkel tilgang til å bestille bevertning samtidig Basware PM Basware BI Faktura- håndtering Bestillinger Skjer i Basware BI som i dag Håndteres i Basware PM som i dag

21 Gevinstrealisering Behov for bedre utnyttelse av systemene for å ta ut gevinster av IKT-investeringene i sektoren Logistikk og samordning Mange aktører knyttet til IKTsystemene i sektoren, bør gjennomgå hvor mange aktører og hvilke rolle de ulike aktørene skal ha Forutsetninger for gevinstrealisering Mer lik og ensartet bruk av systemene Økt støtte til bruk av systemene Forenklede brukergrensesnitt Effektivisering av arbeidsprosesser God integrasjon og samspill mellom systemene Tjenestesenter stordriftsfordeler og kompetansedeling Tjenesteportal gir økt brukervennlighet

22 Kostnader og insitamenter Prisstruktur som insitament for institusjonene å velge og ta i bruk systemet Mulig å tilpasse omfanget av systemene til institusjonens behov (skalerbarhet) Løsningen må være konkurransedyktig over tid mhp løsningen, videreutvikling, service og pris. Gjennom gode løsninger og leverandører som følger opp, vil institusjonene ønske å ta i bruk løsningene (frivillighet)

23 Videre prosess KD sender ut både denne rapporten og SAP-gruppas rapport på høring i sektoren Koordineringsgruppe med representanter for sektoren som bistår KD i arbeidet Ulike grupper vil bli etablert i arbeidet med å utarbeide kravspesifikasjon hvilke fagområder avhenger av hvilke systemer som vil inngå i anskaffelsen Videre arbeid med å avklare HR-løsningene for sektoren Anskaffelsesprosess i 2013? Piloter og utrulling i ?