FS Brukerforuk2013. Arne Lunde, KD

Transkript

1 FS Brukerforuk2013 Arne Lunde, KD

2 Agenda Overordnet perspektiv (fra KDs side) Hovedelementer i utviklingen av en digital studieforvaltning Prosessorientering og standardisering Viktige prosesser og tiltak Nye utfordringer fremover 2 Norwegian Ministry of Education and Research

3 Studieadministrasjon/-forvaltning Et mangfoldig og komplekst forvaltningsområde Opptak Betaling og registrering Internasjonalisering Personvern Studieprogram og emner Studiestart Timeplanlegging Tilrettelegging Læringsmiljø Alumnus Etter- og videreutdanning Ressursstyring knyttet til undervisning Studieinformasjon og studieveiledning 3 Norwegian Ministry of Education and Research

4 Overordnet perspektiv Den studieadministrative forvaltning ved institusjonen skal gjennomføres innenfor gjeldende lov- og regelverk, og skal sikre at de data(studiepoeng) som rapporteres til KD og som er grunnlag for beregninger i finansieringssystem, er godt kvalitetssikret og er sporbare. Jfr prosessen i forhold til MSTAS 4 Norwegian Ministry of Education and Research

5 Overordnet perspektiv Studieforvaltningen skal følges opp gjennom et mål- og resultatstyringssystem med integrert risikostyring Eksempel på overordnede målformuleringer: NTNUs studieadministrasjon skal sikre kvalitetsmessig og effektiv håndtering av de studieadministrative oppgavene ved NTNU, og støtte opp under NTNUs strategiske mål Den studieadministrative funksjonen skal bidra til studier av høy faglig kvalitet Den studieadministrative funksjonen skal bidra til at studentene får gjennomført sine studier på en god måte og til normert tid 5 Norwegian Ministry of Education and Research

6 KDs føringer Studieadministrasjon skal utvikles i henhold til regjeringens program for fremtidens digitale forvaltning, og bygge på følgende prinsipper: Digital kommunikasjon skal være hovedregelen for kommunikasjon med forvaltningen Forvaltningen skal tilby helhetlige og brukervennlige digitale tjenester Innlogging til offentlige nettjenester skal være enkel og sikker Innbyggere og bedrifter skal få post fra forvaltningen i én sikker, digital postkasse 6 Norwegian Ministry of Education and Research

7 KDs føringer Innbyggere og bedrifter skal få varsling på sms og e-post Innbyggere skal få hjelp til å finne fram til og bruke digitale tjenester Utvikling av IKT-løsninger skal sees i sammenheng med forvaltningens arbeidsprosesser og organisering Hensyn til personvern og informasjonssikkerhet skal ivaretas Digitaliseringstiltak som har betydning for flere tjenester, skal samordnes. 7 Norwegian Ministry of Education and Research

8 Den digitale utfordringen Den digitale infrastrukturen vil påvirke alle prosessene i institusjonene og endre interne roller og organisering, og ekstern posisjonering Studentene er i økende grad pådrivere og bør ti større grad trekkes inn i utviklingen av nye digitale løsninger 8 Norwegian Ministry of Education and Research

9 Prosesser KJERNEPROSESSER - Undervisning - Forskning - Formidling STØTTEPROSESSER - Brukeradministrative funksjoner - Økonomisk administrative - Personal og organisasjon - Teknisk utvikling og støtte - Studieadministrative - Forskningsadministrative LEDELSESPROSESSER - Institusjonsledelse - Interne ledelsesnivåer - Prosjektledelse 9 Norwegian Ministry of Education and Research

10 Prosesser Studieadministrative prosesser: Rekruttering og markedsføring Opptak av studenter Utveksling og innveksling Veiledning Administrasjon knyttet til bruk av e- læringsverktøy Eksamensadministrasjon og vitnemålsutstedelse Oppfølging av studentene i undervisningssituasjonen / tilrettelegging (spesielt for EVU-studenter) 10 Norwegian Ministry of Education and Research

11 IKT-infrastruktur Forankring i en arkitektur som definerer føringer i forhold til virksomhetsprosessene og i forhold til sluttbrukergrensesnittet mot de interne og eksterne brukerne Utvikling av standard tjenesteplattform for de ulike prosessene, og standardiserte integrasjonsgrensesnitt mellom de ulike systemene Utvikling av fleksible og intuitive brukergrensesnitt 11 Norwegian Ministry of Education and Research

12 Hovedelementer - arkitektur Prosesser IKTinfrastruktur Mennesker 12 Norwegian Ministry of Education and Research

13 KD Systemlands kap Rapportering Administrative systemer Studieadministrative systemer Lærings/forskningsfaglige systemer Forskn. adm (Cristin) E-faktura Agresso SAP Regnskapssystem Lønns- og personalsystem Prosjektadm. BtB Artemis Basware Studentadm (FS) LMS ecampus ephorte/ Public 360 Sak- og arkivsystem Visma/ Amesto Samordna opptak Ephorus Notur NorStore Samarbeidsverktøyet Agora Integrasjonsplattform (Mule) Administrativt fokus 13 Norwegian Ministry of Education and Research Undervisnings- /forskningsfokus

14 14 Norwegian Ministry of Education and Research 4. november S

15 Mennesker Samhandling menneske - system Endring av arbeidsinnhold og arbeidsmåte Sannhetens øyeblikk (brukerens møte med systemet) Personalutvikling ift digitale ferdigheter og kompetanse, spesielt på ledernivå Kompetanse og holdninger viktig i forhold til evne til å ta i bruk den digitale infrastrukturen og i forhold til informasjonssikkerhet 15 Norwegian Ministry of Education and Research

16 Prosessorientering og standardisering(støttesystemer) Prosessorientering Dokumentasjon og standardisering av de ulike prosessene Standardisering av metadata for de ulike prosessene Standardisering av de digitale løsningene for de ulike prosessene Standardisering av brukergrensesnitt (front office) og digitale rapporteringsløsninger 16 Norwegian Ministry of Education and Research

17 Business intelligence (BI) Behov for å utvikle standardløsninger for BI for å støtte opp om ledelsesprosessene på ulike nivåer (institusjonsledelse og interne ledernivåer) Utvikling av ulike BI-løsninger foregår parallelt ved flere institusjoner i sektoren 17 Norwegian Ministry of Education and Research

18 Sannhetens øyeblikk Begrepet «sannhetens øyeblikk» beskriver samhandlingen mellom bruker og tjenesteyter/systemet Sluttbruker blir i økende grad involvert i de ulike prosessene Brukergrensesnittet blir stadig mer omfattende og sammenvevde Viktig å få til en samordning av de ulike webløsningene og forenkle og standardisere navigasjonsløsningen. 18 Norwegian Ministry of Education and Research

19 Viktige prosesser og tiltak Intensjon om sammenslåing av FS og SO Etablering av en ny felles digital NAGdatabase og tettere samarbeid på dette området mellom NOKUT og institusjonene Utvikling av nye digitale løsninger i NOKUT Etablering av nye fellestjenester: Fuskedatabase Vitnemålsdatabase Større oppmerksomhet rundt kvalitetssikring og internkontroll på det studieadministrative området for å sikre god rapportering og trygg forvaltning 19 Norwegian Ministry of Education and Research

20 Utfordringer og muligheter fremover Utvikling av nettbaserte løsninger (MOOCs) Implementering av effektive skyløsninger 20 Norwegian Ministry of Education and Research