DIGITALE REDSKAPER. Turid V Tveiten, Salg, service og sikkerhet

Transkript

1 DIGITALE REDSKAPER

2 KOMPETANSEMÅL bruke digitale redskaper i økonomi, sentrale administrative arbeidsprosesser og kontorfunksjoner

3 Digitale redskaper Er et fellesnavn på programvaren vi bruker Tekstbehandling Regneark Presentasjonsverktøy ol Bedrifter bruker i tillegg Integrerte informasjonssystemer Administrative IKT-systemer

4 IKT-systemer Vi kan dele de dataprogrammene som brukes på et kontor, inn i tre typer: operativsystemer (OS) brukerprogrammer (tekstbehandling, regneark og så videre) administrative programmer

5 Administrative programmer Dataprogrammer som er knyttet til det å styre bedriftens økonomi og ressurser, kalles for administrative programmer. Eksempler på dette er regnskapsprogrammer, ordre-, lager-, innkjøps- og fakturaprogrammer (OLFI) og lønnsprogrammer. HISTORIKK: Slike programmer ble tidligere omtalt som ADB-programvare (Administrativ Data Behandling), men forkortelsen som brukes i dag, er ERP basert på den engelske fellesbenevnelsen på systemene.

6 Integrasjon HISTORIKK Operativsystemene før Windows og andre tilsvarende OS var gjerne MS DOS. Den gangen kunne man bare ha ett program åpent om gangen. Skulle man gjøre noe i et annet program eller sjekke en opplysning, måtte man avslutte det programmet som var åpent, og starte opp et annet program.

7 Integrasjon En fordel Windows og andre tilsvarende OS har gitt oss, er muligheten for integrasjon. Programmene kan «snakke» sammen, og data kan overføres fra et program til et annet. Har man for eksempel fakturert i et ordreprogram eller kjørt lønninger i et lønnsprogram, kan dataene som vedrører regnskapet, overføres til regnskapsprogrammet elektronisk. En slik «åpen løsning» mellom programmene er svært sikker og effektiv. Det er ikke lenger nødvendig å ta ut dataene på papir og registrere dem manuelt i regnskapsprogrammet. Dette var tidkrevende, og feilregistrering kunne forekomme. S 223 Øk/adm

8 Integrasjon Når datamaskinene nå er koblet sammen i et datanettverk, gir det også muligheten for at flere kan bruke de samme programmene samtidig. Alle endringer som blir gjort av en bruker, blir automatisk tilgjengelig for alle. S 223 øk/adm

9 Integrasjon Videre er det mulig med direkte integrasjon mellom regnskapsprogrammet og et regneark- eller tekstbehandlingsprogram. Vi kan for eksempel ta ut rapporter fra et regnskapsprogram og overføre dem til et regneark og dermed få flere muligheter til å presentere tallene for eksempel ved hjelp av grafiske framstillinger. Eller vi kan skrive inn bemerkninger til poster i regnskapet ved hjelp av en tekstbehandler som er knyttet opp mot programmet. Eks øk.portalen

10 Skissen nedenfor gir en oversikt over programløsningene og hvordan informasjonsflyten kan gå.

11 Eksempler Maler og makroer Brev-rapport-notat-møteinnkalling-referater- osv Elektronisk post og arkivsystemer Felles epostadresse elektronisk signatur elektronisk arkiv på mobilen-mp3-pc n-it s - Ephorte Innkjøp lager og salg Adm. Lønn Forespørsel tilbud bestilling ordrebekreftelse varelevering faktura betaling Innkjøp når varen er mottatt lager salg plukkliste pakkseddel faktura og betalingsrutiner Hjemmeside nettbutikk tekst bilder kontakt gjestebok handlekurv-kasse osv Lønnsdata registrering beregning (lønnsart reg. Skattetabeller-lønnstaker reg) utskrifter godkjenning rapporter lønningslister/slipper

12 BFK INTEGRERTE SYSTEMER INNKJØPSBEHOV BASWARE BaswarePM - BESTILLING GODKJENNING BASWARE IP fakturasystem ELEKTRONISKE FAKTURAER Basware IP monitor - KONTROLL ØKONOMIPORTALEN Excel Diagrammer Osv osv

13 BFK INTEGRERTE SYSTEMER LØNN EXTENS VARIABEL LØNN REG MANUELLT KONTROLL GODKJENNING UNIQUE FAST LØNN INFO OSV ANSATTE INFO BANK SKATT OUTLOOK LØNNSSLIPP ØKONOMIPORTALEN RAPPORTER KONTROLL

14 KILDER NDLA