BOTT Økonomi og HR (ERP)

Transkript

1 BOTT Økonomi og HR (ERP) Direktørnettverket UiO

2 Bakgrunn Våren 2015, styresak; organisering av BOTT-samarbeidet anbudsprosess for administrative systemer Høsten 2015; forprosjekt som konkluderte med at det foreligger grunnlag for å gå videre med en felles anskaffelsesprosess Pr juni 2016: Anskaffelsesprosessen er godt i gang, med en tentativt utlysning av prekvalifisering i overgangen 2016/17 (forutsetninger rundt sentrale prinsipielle beslutninger) Virksomhetene som er involvert i prosjektet UiB Representert i Styringsgruppen, innkjøpsfaglig team, faggruppene, rådgiver UiO - Representert i Styringsgruppen, innkjøpsfaglig team, faggruppene, rådgiver, kommunikasjon, adm NTNU - Representert i Styringsgruppen, faggruppene, rådgiver UiT - Representert i Styringsgruppen, faggruppene, rådgiver Prosjektet er preget av betydelig brukermedvirkning

3 Bakgrunn Behov for systemforenkling er sentralt. Redusere risiko samt skjulte drift/forvaltningskostnader: Eksempel på systemskisse av aktuelle løsninger (NTNU). Bred enighet om ønske om mer standardisering og velge standardløsninger dersom mulig (beste praksis).

4 Overordnet tidsvindu

5 Styringsmålene for anskaffelsesprosjektet 1. Anskaffelsen skal gi universitetene enklere og mer brukervennlige løsninger samt redusere risiko med dagenes systemkompleksitet 2. Anskaffelsen skal ivareta forretningsområdene økonomi, lønn og HR på en helhetlig måte, herunder prosjektøkonomi, innkjøp og budsjett 3. Anskaffelsen skal resultere i effektive og standardiserte felles systemløsninger for universitetene 4. Anskaffelsen skal tilstrebe etablering av felles overordnede prosesser og felles drift, samt samarbeid om forvaltning av løsningene

6 BOTT Økonomi og HR skal ivareta følgende forretningsområder i felles anskaffelse: ØKONOMIMODELL Overordnede prosesser: Prosess XYZT Prosess XTYY Prosess HJJJ Prosess KJNN Overordnet funksjonskrav: Funksjonskrav X Funksjonskrav Y Funksjonskrav Z Funksjonskrav M PROSJEKTØKONOMI Overordnede prosesser: Prosess XYZT Prosess XTYY Prosess HJJJ Prosess KJNN Overordnet funksjonskrav: Funksjonskrav X Funksjonskrav Y Funksjonskrav Z Funksjonskrav M BUDSJETT Overordnede prosesser: Prosess XYZT Prosess XTYY Prosess HJJJ Prosess KJNN Overordnet funksjonskrav: Funksjonskrav X Funksjonskrav Y Funksjonskrav Z Funksjonskrav M BESTILLING TIL BETALING Overordnede prosesser: Prosess XYZT Prosess XTYY Prosess HJJJ Prosess KJNN Overordnet funksjonskrav: Funksjonskrav X Funksjonskrav Y Funksjonskrav Z Funksjonskrav M FORDRING TIL INNBETALING Overordnede prosesser: Prosess XYZT Prosess XTYY Prosess HJJJ Prosess KJNN Overordnet funksjonskrav: Funksjonskrav X Funksjonskrav Y Funksjonskrav Z Funksjonskrav M LØNN Overordnede prosesser: Prosess XYZT Prosess XTYY Prosess HJJJ Prosess KJNN Overordnet funksjonskrav: Funksjonskrav X Funksjonskrav Y Funksjonskrav Z Funksjonskrav M HR Overordnede prosesser: Prosess XYZT Prosess XTYY Prosess HJJJ Prosess KJNN Overordnet funksjonskrav: Funksjonskrav X Funksjonskrav Y Funksjonskrav Z Funksjonskrav M

7 OSG Prosjekteier: Ellen J Caesar Prosjektgruppen Kommunikasjon og administrasjon Adm - Helle Komm - Marit Prosjektledelse Prosjektleder Gaute Prosjektrådgivere Innkjøpsfaglig team Bindeledd Amy DP-leder Amy DP-leder Ellen DP-leder Ingvild DP-leder Kristian PR-UiT-Geir Sørensen PR-UiO-Camilla Kuhlman PR-UiB-Svein Egil Bø PR-NTNU-Olav Holden Kjetil Skog(leder) Amy McEwan-Strand Per O Bruvold Faggrupper - rapporterer til Ingvild og Ellen Tekniske grupper - rapporterer til Kristian FGK-Budsjett FGK- BTB FGK-fordr til innbet FGK-HR FGK- Prosjektøk FGK- Øk modell FGK- Lønn FGK-Arkitektur FGK-Integrasjoner FGK-Drift FGK-Sikkerhet og jus FGK- Tilgangsstyring

8 Tidsplan anskaffelsesprosjektet Forprosjekt Forberedelsesfasen Konkurransegjennomføring Datafangst Konkurranse grunnlag Lev dialog Kunngjøring Motta tilbud Forhandlinger Kontrakt

9 Så langt alt vel.

10 4 vesentlige strategiske beslutningsområdene 1. Hvem skal være leverandør av IKT-ERP innenfor UHsektoren? Skal UH-sektoren være bestiller av driftede tjenester hos én totalleverandør, eller selv ta ansvar med å sette sammen og drifte løsninger? USIT 2. Hvor mye tjenester skal det som anskaffes inneholde? Kun programvare eller også tjenester* knyttet til lønn/regnskap, tilsvarende som DFØ leverer ved del- /fullservice 3. Hvem skal det som anskaffes og etableres benyttes av? BOTT og/eller øvrige deler av UH-sektoren, som idag håndteres av UNINETT? 4. Hva er BOTT? Èn eller flere avtaler? Forpliktende konstellasjon? * Tjenester kan også leveres av en organisering i UHsektoren (shared services)

11 Arbeidsdeling Applikasjonslaget (drift/forv. av applikasjoner) Driftslaget (infrastruktur og teknisk drift) Fellestjeneste veilede sluttbrukere Fellestjeneste Utføre oppgaver innen lønn, personal og regnskap Selvbetjening sluttbrukere BOTT Oppgaver spesielt for det enkelte universitet veilede sluttbrukere Oppgaver spesielt for det enkelte universitet - Utføre oppgaver innen lønn, personal og regnskap Leverandør: Brukerstøtte applikasjoner til superbrukere Leverandør: Applikasjoner (drift/forvaltning) Leverandør: Teknisk infrastruktur og driftsløsninger Brukere Det enkelte universitet Fellestjenester Forretningslaget (forretningsprosesser) Driftsleverandør Ekstern leverandør

12 Grad av spesialisering/effektivisering Mulig utvikling vedr arbeidsdeling Situasjon hvor leveranser av IKT og lønn/regnskapstjenester er satt bort til eksterne Situasjon hvor BOTT benytter samme løsninger og har standardisert på prosesser/rutiner Situasjon hvor enkelte leveranser innenfor IKT og lønn/regnskap er satt bort til fellesenheter (fellestjenester) Tid/modenhet

13 Overordnet utvikling Fra å være et ERP-prosjekt initiert av at en må konkurranseutsette dagens løsninger av anskaffelsesmessige årsaker for BOTT til et nasjonalt sektorprosjekt med stor påvirkning på hele sektoren og dens evne til på ta ut de store gevinstene! Vi har her en unik mulighet til å gi sektoren et løft både mht hvordan vi tilbyr IT-tjenester og måten vi jobber på!

14 Hva man ofte tror på forhånd Hva det ofte er i praksis

15

16 UiO som samarbeidspartner 1. Vi må forholde oss til rammene satt av BOTT hovedprosjektet 2. Vi må sikre eierskap til prosjektet internt på UiO 3. Vi må ha tillit til at fremtidig system kan dekke nødvendig behov

17 Forarbeid til nytt økonomi og HR-system Etablere struktur for forarbeid ved UiO Etablere UiO mottaksprosjekt Planlegge produksjonssetting sommer * UDIR-BOTT * utlysning anskaffelse * kontraktinngåelse H2016 V2017 H2017 V2018 H2018 * produksjon V2019 Etablere struktur for oppfølging og kommunikasjon Etablere og forankre budskap kommunikasjon via prosjekt Prosess anskaffelsesgrunnlag Omfang mottak Oppstart mottaksprosjekt

18 Forarbeid leveranser Etablere struktur for oppfølging internt og mot hovedprosjektet Utarbeide nettside for kommunikasjon Forberede UiOs målbilde UDIR-BOTT møte september Utarbeide en kommunikasjonsplan for denne fasen og forankre et felles budskap hos aktuelle interessenter Finne aktuell prosjektleder for UiO-prosjektet

19 Organisering av et forarbeid Fakultets-direktører UDIR SKAIT Arbeidsutvalg Forarbeid UiO Policyeiere Systemeier Rådgivere IT og prosjekt Faggruppe Representanter prosesseiere Fagressurser organisasjon