Avdeling for studieadministrasjon Hanna & Anne-Lise. BOTTer og Roboter Oppstartsseminar 13. februar 2019

Transkript

1 Avdeling for studieadministrasjon Hanna & Anne-Lise BOTTer og Roboter Oppstartsseminar 13. februar 2019

2 2

3 3

4 BOTT-prosjekter - Prosjekt: Saksbehandling og arkiv - Prosjekt: Økonomi og lønnsområdet - Forprosjekt: HR-system støtte - Tjenesteportefølje under hvert fagsamarbeid 4

5 TP samarbeidet 5

6 UiO ønsker å ruste seg for fremtiden Digitalisering Kunnskapsdepartementet stiller krav til at virksomhetene finner felles digitale løsninger. Avbyråkratisering Regjeringen kutter i tildelte midler. Effektivisering Universitetsstyret har vedtatt at administrative arbeids-prosesser skal effektiviseres

7 Program for administrativ forbedring og digitalisering Programeier: Universitetsdirektør Programstyret UiO: Saksbehandling og arkiv UiO: Økonomi/lønn Fellesløsninger IT-drift Medvirkning og medbestemmelse: Lokale enheter, fagforeninger og verneorganisasjonen

8 Prosjekt UiO: Saksbehandling og arkiv Vi trenger ny digital løsning! Delprosjekt 1: Vurdere organiseringen av UiOs arkivfunksjon. Delprosjekt 2: Kartlegge arbeidsprosesser med mål om forenkling gjennom standardisering og automatisering. Delprosjekt 3: Mottak og implementering av ny standardløsning levert av BOTT.

9 Styringsgruppe Gudleik Grimstad, fakultetsdirektør SV, styringsgruppeleder Jan-Børge Tjäder, direktør ADS, prosjekteier Hanna Ekeli, direktør Avdeling for studieadministrasjon Gro Enerstvedt Smenes, seksjonssjef studier HF Eirik Haakstad, seksjonssjef admin JUS Karl Kallhovd, assisterende museumsdirektør KHM Frank Sarnes, seksjonssjef personal MN Ivar Holm, underdirektør USIT

10 Prosjektgruppen Camilla Haugland, Avd. for studieadministrasjon Gry Anita Hemsing, prosjektleder Ina Høj Hinden, Administrativ støtte Referansegruppe: Studieledernettverket Involvering: Workshops med relevante nettverk og aktuelle fagpersoner

11 Saksbehandling nåsituasjon Mange ulike fagsystem Manglende integrasjon Like saksprosesser gjøres ulikt Mye saksbehandling skjer via e-post Mangelfull sikring av sensitive opplysninger Stort potensial for forenkling og digitalisering

12 Dokumentasjonsforvaltning - nåsituasjon Høy brukerterskel = skyggesystemer Manuell lagring og dobbeltarbeid Manglende arkivering fra fagsystemene Fellesområdet brukes som lagringsområde og for å finne igjen saker Dokumentfangsten er ikke god nok

13 BOTT målbilde

14 Digitalisere Kriterier for valg av arbeidsprosesser Effektivisere Standardisere Starte med motivasjonsprosjekter: Skape begeistring for endring! Gir stor gevinst Skaper frustrasjon Er en quick-win Involverer mye merarbeid, men lite merverdi Viktig for interessentgrupper Egner seg for robotisering Nåværende prosess har dobbeltarbeid, dårlig brukerstøtte, lav dokumentfangst mm

15 Hvordan vil du merke prosjekt saksbehandling/arkiv? Deltakere i nettverk eller fageksperter kan bli innkalt til workshop Nye standardiserte, evt. robotiserte arbeidsprosesser på enkelt felt Nye digitale løsninger fra 2021 BOTT felles prosesser: Masteropptak, godkjenning ekstern utdanning, søknad om noe, klage på noe, opprykk til professor, råd og utvalg mm.

16 Roboter ved UiO? 16

17 17

18 Robotic Process Automation (RPA) Programvare som utfører regelbaserte aktiviteter på tvers av applikasjoner Deloitte AS 18

19 RPA er ikke passende RPA er passende NEI Er prosessen regelbasert? * JA Er prosessen standardisert og klart definert?* Har prosessen digitale og strukturerte input?* Blir det brukt mange arbeidstimer på oppgaven? Er det mye manuelt arbeid involvert i oppgaven? Er det mye data/informasjon som flyttes mellom systemene? Er det mye interaksjon mellom systemene? Er det vanskelig å lære opp ansatte i utførelsen av prosessen? Er det manuelle kalkuleringer? NEI *Forusetning for RPA Er prosessen veldokumentert? JA

20 RPA ved UiO Klage på sensur/formell feil på eksamen Digital Sykemelding Estimert til 8400 saker i året, 5.5 minutter per sak. 770 timer spart i året for UiO. Er under produksjonssetting. DUO-Rettighetsklarering Estimert til 6000 saker i året, mellom 10 minutter per sak timer i året spart for UiO. Første delprosess av 4 nærmer seg produksjonssetting. Automatisere flere prosesser 20

21 Klage på sensur/formelle feil på eksamen Henter data fra nettskjema og legger inn i ephorte Estimert 6000 saker i året 5 min per saker 500 timer spart i året for UiO Produksjonssatt i oktober saker behandlet pr Samarbeid i RPA-team 21

22 Automatisering av Nettskjema til ephorte F Ø R 6000 Saksbehandler mottar nettskjema på e-post Åpner ephorte og starter import av e- post Leser e-post og henter relevant informasjon Registrerer informasjon i ephorte Saker hoper seg opp i peak-perioder Importerer e- post i ephorte saker 5 minutter pr sak E T T E R Roboten jobber mellom alle systemene, importerer e-postene i ephorte og avlaster under peak-perioder Importerer e- post i ephorte Tid spart: 500 timer pr år

23 Hva skjer videre? 23

24 Spørsmål? 24