Felles systemanskaffelser NOARK 5 & BOTT Økonomi og HR Orientering

Transkript

1 Felles systemanskaffelser NOARK 5 & BOTT Økonomi og HR Orientering 23.november 2016 Direktørnettverket

2 NOARK5 og BOTT økonomi og HR 1. Bakgrunn for anskaffelsene 2. Organisering av prosjektene 3. Effekter og gevinster 4. Hva betyr dette for UiO? 5. Kommunikasjon

3 1. Bakgrunn

4 Digitalisering og større grad av selvbetjening Forventinger til sektoren: Studentenes forventning: eksempel digital eksamen Ansattes forventninger: eksempel reiseregning Samfunnets forventninger: eksempel lett tilgjengelig og døgn åpent Regjeringens forventinger: eksempel Digital Agenda for Norge og Digitaliseringsrundskrivet

5

6 Digitalisering muliggjør: Gi universitetene enklere, fremtidsrettede, hel digitale brukervennlige løsninger, samt redusere risiko med dagens systemkompleksitet Løsningen skal være brukervennlige og utformet slik at de er tilgjengelig på en hensiktsmessig måte. I størst mulig grad automatiseres og eksisterende informasjon skal gjenbrukes Selvbetjening i relevante prosesser og tjenester skal etterstrebes så langt det er mulig og forsvarlig. Forventninger om effektivitet: Rigge seg for løpende omstilling Potensiale for å frigjøre ressurser Gi i universitetene enklere, fremtidsrettede, hel digitale brukervennlige løsninger, samt redusere risiko med dagens systemkompleksitet 6

7 Bakgrunn for anskaffelsesprosjektene Behov Redusere risiko ved en stor systemporteføljen (forenkling) Redusere skjulte drift/forvaltningskostnader Standardisering og standardløsninger (beste praksis) Rammer Rammeavtaler / kontrakter utløper sammenfallende UiB, NTNU, UiT og UiO ønsker mer effektive, hensiktsmessige og helhetlige system Felles drift og samarbeid om forvaltning av løsningene (langsiktig samarbeid om felles tjenester) Samarbeid mellom UiB, UiO, NTNU og UiT (BOTT) Eierskap: Universitetsdirektørene (UDIR-BOTT)

8 BOTT-samarbeidet Formålet: Selvbetjening Integrasjon Standard Fleksibilitet Styrke universitetenes evne til å forvalte felles administrative og tekniske tjenester som sikrer god støtte til primærvirksomheten med utgangspunkt i størst mulig grad av Standard prosesser Felles forvaltning og systemer Systemforenkling

9 4. Etablering av felles overordnede prosesser og felles drift (samarbeid om forvaltning av løsningene) Mål for anskaffelsene NOARK 5 1. Brukere i fagsystem med krav til arkivering skal på en effektiv og brukervennlig måte kunne arkivere og gjenfinne informasjon. 2. Universitetene skal overholde offentlige krav til journalføring og arkivering for dokumentasjon produsert i fagsystemene. 3. Universitetene skal oppnå stordriftsfordeler ved felles tjenesteleverandør og deling av kompetanse på fagområdene saksbehandling og arkiv. BOTT økonomi og HR 1. Enklere og mer brukervennlige løsninger, redusere risiko knyttet til dagens systemkompleksitet 2. Ivareta økonomi, lønn og HR på en helhetlig måte (inkl. prosjektøkonomi, innkjøp og budsjett) 3. Effektive og standardiserte felles systemløsninger for universitetene Kontrakt / implementering fra 2018

10 BOTT Økonomi/HR beskrevet prosesser i fellesskap ØKONOMIMODELL PROSJEKTØKONOMI BESTILLE OG BETALE INNTEKTER OG OPPGJØR BUDSJETT I alt 23 work-shops er avholdt, nesten 60 fagpersoner har medvirket (herunder enkelte sluttbrukerrepresentanter fra UiO) Interne prosessmedarbeidere har gjort en utmerket jobb. Resultatet er meget godt, omforent og det foreligger felles utarbeidet dokument for områdene. Lønn og HR har arbeidet sammen i prosesskartleggingen. LØNN

11 2. Organisering av prosjektene

12 Programmet for BOTT økonomi / HR Styrene Styrene Styrene Styrene Styringsgruppe UDIR- BOTT Programleder Anskaffelses prosjektet OU-prosjektet Leveranse- og mottaksprosjektet Programkontor Linje-/faggrupper / IKT Linjeledelse Prosesseiere Linjeledelse, IKT og ERP-BOTT (mottak) 12

13 Programmet for BOTT økonomi / HR Eksempel Når kontrakt er signert Når løsningen(e) er ferdig konfigurert og testet Når løsningene er akseptert og satt i ordinær drift /forvaltning Anskaffelsesfasen Anskaffelsesprosjektet Leveranse og mottaksfasen Leveranseprosjektet Analys e Konfigurasjon System Test Aks. Test Pilot Innføring ERP-BOTT Mottaksfasen ERP-BOTT Drift og forvaltningsfasen OU-fasen (OU-prosjektet) 13

14 NOARK5 14

15 NOARK5 tidsplan 15

16 Overordnet fremdriftsplan NOARK5-prosjektet vil ligge i forkant av BOTT økonomi og HR. A. Gjennomføre anskaffelse (2017/2018) Behovsavklaring Standardisering Prosesser B. Lokale prosjekter (2017): Forankring, informasjon Modne organisasjonen Etablere et mottaks- og forvaltningsapparat for nye løsninger C. Implementere nye systemløsninger (2018/2019) 2018 NOARK BOTT økonomi og HR 16

17 3. Effekter og gevinster

18 Effekter og nytte for organisasjonen «Bytte av dagens IT løsninger gir i seg selv ikke de store gevinstene» De store gevinstene er knyttet til nye arbeidsformer (felles standard arbeidsprosesser) modeller å organisere seg på (forvaltning-mottak) For å kunne hente ut gevinster av en systeminvestering må: arbeidsprosessene må være like (ble konkludert med i forstudien) Understøttes av felles helhetlige IT-løsninger velge felles skalerbare driftsløsninger

19 Effekter Smidige og mer brukervennlige løsninger Saksbehandlingen kan finne sted i fagsystemene som understøtter prosessene Arkivprosessene utvikles til automatiske tjenester Bedre dokument- og datafangst fange dokumentasjon fra fagsystemer det er dårlig fangst fra i dag Større grad av selvbetjening og digitalisert datafangst, nærmest mulig kilden Sterkere BOTT-samarbeid Forvaltning av løsninger Standardisering av prosesser Felles drift 19

20 Gevinster Bedre brukeropplevelser og større grad av selvbetjening Økt standardisering Helhetlig støtte for saksbehandlingsprosesser bedre saksflyt Økt dokumentfangst gjennom automatiske tjenester mer helhet i sakene Bedre tilrettelegging av data- og dokumentasjonsfangst Raskere gjenfinning av dokumentasjon Enklere sammenstilling av data Økt fangst av dokumentasjon og data nærmest mulig kilden Styrket forvaltning av nye systemløsninger BOTT felles eierskap Bygger kompetanse Sterkere mot leverandører Økt kvalitet i tjenester og saksbehandling 20

21 4. Hva betyr dette for UiO?

22 Fremtidige endringer Arbeidsform; en mer interessant arbeidshverdag Jobbe mer tverrfaglig på tvers av de fagadministrative områder i henhold til prosessene Jobbe mer med brukerstøtte og rådgivning, mindre med punching og papir Fra feilretting i etterkant til kontroll og avvikshåndtering i flyt i forkant Kan gå opp arbeidsdeling mellom nivåer i henhold til felles prosesser Ved organisasjonsendringer følges prosedyrer for drøfting etc. UDIR-BOTT har fattet beslutning om primært ekstern systemdrift fokus på UiOs kjerne virksomhet hos USIT vurderer skyleveranse innretter oss ihht fremtidige systemer/markedet Oppgaver som må forsterkes - virksomhetsarkitektur, integrasjoner og tilgangsstyring 22

23 UiO forprosjekter hva og når? Interne UiO forprosjekter 2017 Fokus på modning av organisasjonene Målbilde for fremtidig forvaltning Risikokart tiltak NOARK5 BOTT ØK/HR Kritiske suksessfaktorer i denne fasen Kommunikasjonsplan Få etablert lokale forprosjekter innen utgangen av året Etablere felles eierskap til hva effekt UiO ønsker av disse prosjektene. Linjen Internt UiO forprosjekt

24 5. Kommunikasjon

25 Kommunikasjon Styresaker Universitetssamarbeidet BOTT - samarbeid om administrative systemer 18.oktober, O- SAK 2, Universitetsstyret 23. juni 2015, V-sak 7: Nettverk som holdes informert Direktørnettverket Arkivnettverket Økonomiledernettverket Personalkonsulentnettverket Nettsider BOTT økonomi / HR og NOARK5 prosjektledere og UiOs OU-rådgivere.

26 Hvordan ønsker dere å bli involvert fremover?