Organisering og standardisering innenfor bilagslønn - mars 2013

Transkript

1 Organisering og standardisering innenfor bilagslønn - mars 2013 og opplegg for gjennomføring og oppfølging Vedtak Jmf. notat for gjennomføringsplan for Universitetsstyrets vedtak den skal effektene av de vedtattene konkretiseres ut fra hvordan de vil slå ut i: Konkrete kostnadskutt Forbedret kvalitet Forbedret administrativ støtte til forsknings- og utdanningsrettet virksomhet Beskrivelse av forbedrede arbeidsprosesser Beskrivelse av forenklede beslutningsprosesser Felles standarder og rutiner Gevinstrealisering og måling av effekter av tiltak gjennomført som del av IHR skal fremlegges for Universitetsstyret i løpet av vårsemesteret. IHRsekretariatet tar sikte på å samordne innspill fra gjennomføringsprosjektene med beskrivelser og estimater i denne sammenheng. Universitetsdirektør/ Estimering av forventede effekter og gevinster av vedtatt. Beskrivelse av oppnådde gevinster og målte av effekter av gjennomført. stillelse e tiltak ved avvik Fullført Må også beskrives underveis og i etterkant av prosjektets sluttføring.

2 Vedtak 1 - fase 1 1. Det gjennomføres standardisering av arbeidsprosesser, roller og ansvar slik det er foreslått i rapporten «Forslag til standardiseringstiltak og systemstøtte for å oppnå kvalitetsforbedring og ressurseffektivisering innenfor bilagslønn». For fase 1 innebærer dette: standardisere de overordnede arbeidsprosessene Utvikle, pilotere og innføre ny retningslinje for juridisk skille mellom eksterne arbeids- /oppdragstagere. stillelse 28.2 Informert alle fagnettverk Utvikle, pilotere og innføre felles maler Samkjøres med AURA Utvikle, pilotere og innføre felles rutiner Utvikle, pilotere og innføre felles rutiner for avvikshåndtering. Få på plass en foreløpig forvaltningsorganisasjon Foreløpig anbefalt rutine lagt ut på nett Forvaltning internt i OPA er på plass. 2

3 Vedtak 1- fase 2 1. Det gjennomføres standardisering av arbeidsprosesser, roller og ansvar slik det er foreslått i rapporten «Forslag til standardiseringstiltak og systemstøtte for å oppnå kvalitetsforbedring og ressurseffektivisering innenfor bilagslønn». For fase 2 innebærer dette: utarbeide overordnede beskrivelser av roller og ansvar innenfor området innføring av delegert ansvar for saksbehandlere for bilagslønn, herunder etablering av faglige nettverk utvide dagens forvaltningsorganisasjon for fastlønn til også å omfatte bilagslønn utrede konsekvensene av å gi begrenset BDM til utvalgte saksbehandlere for bilagslønn gjennomføre kompetansehevende tiltak Utarbeide overordnede beskrivelser av roller og ansvar innenfor området. Innføre nye modeller for rolle- og ansvarsfordeling innenfor området. Utrede konsekvensene av å gi begrenset BDM til utvalgte saksbehandlere for bilagslønn. Utrede overføring av attestasjon fra økonomikonsulentene til andre saksbehandlerne. Vedtas av: Universitetsdirektør Innføre delegert ansvar for saksbehandlere av bilagslønn stillelse 30.4 Ny frist Basert på datafangst 30.4 Ny frist 30.6 Basert på datafangst 30.4 Oppstartsmøte avholdt. Gjennomgang av Organisasjonsmodulen i SAP under fase 3 må sees på først 30.4 Oppstartsmøte avholdt. Avhenger av tiltak i fase Anbefaling til enhetene er utarbeidet. Tas med enhetene Pilot blir tatt inn i prosjektgruppen nå Pilot blir tatt inn i prosjektgruppen nå 5 5 % 5 % 2 3

4 Vedtak 1- fase 2 Utarbeide og innføre nye retningslinjer for delegering av BDM til utvalgte operative ledere. Etablere faglige nettverk Arbeidet må synkroniseres mot arbeidet med nettverk i SA5. Utvide dagens forvaltningsorganisasjon for fastlønn til også å omfatte bilagslønn. stillelse sammen med gjennomgang av nettsider 30.4 Oppstartsmøte avholdt. Innføres først når system for datafangst er på plass Prosjektet er invitert til å snakke med eksisterende faglige nettverk Først etter innføring av datafangst Gjennomføre kompetansehevend Gjennomgang av nettsider på alle enheter Få på plass en foreløpig forvaltningsorganisasjon Ny frist 30.5 Representant for studie og bilagslønn Opp. av ny pilotprosjektgruppe pågår 5 % 3 30% 4

5 Vedtak 1 - fase 3 1. Det gjennomføres standardisering av arbeidsprosesser, roller og ansvar slik det er foreslått i rapporten «Forslag til standardiseringstiltak og systemstøtte for å oppnå kvalitetsforbedring og ressurseffektivisering innenfor bilagslønn». For fase 3 innebærer dette:, USIT Innføre en ny rolle, bilagslønnskonsulent som skal ha delegert ansvar for kontraktsinngåelse og attestasjon av utbetalinger. Utarbeide og innføre nye retningslinjer for delegering av BDM til utvalgte operative ledere for forskningsprosjekter og administrative prosjekter. Utvikling, pilotering og testing av nytt t system Utrulling av t system Gjennomgang av hvordan Organisasjonsmodul i SAP er lagt opp e tiltak ved avvik stillelse Forberedelse av enhetene starter i februar Må vedtas i etterkant av en utredning Prosessbeskrivelsen ble godkjent i plangruppen Systemutvikling er startet Ny frist 30.6 Omhandler også delegering av BDM, oppretting av nye kostnadssted Alle enheter Samarbeids -prosjekt med ØPA. Sees i sammenheng med tiltak fase 2 1 5

6 Vedtak 1- fase 2 Få på plass en fullverdig forvaltningsorganisasjon. stillelse må ha en egen gjennomgang

7 Øvrige vedtak 2. Det innføres systemstøtte for å oppnå: at grunndata behandles bare en gang tilretteleggelse for elektronisk saksflyt enklere tildeling og oppfølging av BDM 3. Som et ledd i oppfølgingen av styrevedtaket skal effektene av tiltakene beregnes. Effektene måles i kroner og kvalitet. 4. Universitetsdirektøren gjennomfører vedtakene og rapporterer til universitetsstyret om fremdriften. / Strategisk koordineringsgruppe / Strategisk koordineringsgruppe / Økonomidirektør Innføringen følger veikartet for administrative IT-systemer. Utarbeide forslag til mandat for lokal datafangst. Enklere tildeling og oppfølging av BDM utarbeides sammen med ØPA. stillelse Utvikling, test, og pilotering innen Utrulling Effektberegning utføres. Nullpunkt beskrevet i februar Universitetsdirektør Tidsplan utarbeides. e tiltak ved avvik 7