BOTT UiO: mottak av økonomi og lønn

Transkript

1 BOTT UiO: mottak av økonomi og lønn Direktørnettverk - 3. desember 2018 Jan Børge Tjäder, prosjekteier/direktør Administrativ Støtte Ellen Johanne Caesar, leder styringsgruppen/direktør Virksomhets- og Økonomistyring Line Dolmseth prosjektleder/seniorrådgiver Administrativ Støtte

2 Agenda 1. Bakgrunn og rammer 2. BOTT og DFØ organisering i stort 3. Omfang og avgrensning 4. Organisering, faser og tidsplan 5. Forventningsavklaringer hva nå

3 Vi ruster UiO for fremtiden. For å støtte undervisning, forskning og formidling best mulig, må vi forenkle, forbedre og fornye måten vi jobber på. Vi skal ta i bruk de muligheter som ligger i nye, digitale løsninger, jobbe smartere og mer effektivt

4 Linjen har ansvar for å hente ut gevinstene prosjektet tilrettelegger Innhenting av data en gang der informasjonen eies (digitalisere og automatisere) Jobbe i forkant (riktig første gang) Mer tid til brukerstøtte og dialog (prosess) Hvordan vi jobber best mulig med nye løsninger (standardisering) Mer tid på rådgivning, brukerstøtte og analyse (kvalitetsheving) Tegne bildet på nytt! Videreutvikle kompetanse og kultur for kontinuerlig forbedring!

5 Bakgrunn BOTT samarbeid UiB, UiO, NTNU og UiT BOTT-samarbeidet: Styrke evnen til å levere administrative og tekniske tjenester som støtter opp om organisasjonens primærvirksomhet. Erstatte dagens løsninger innen økonomi og HR ved anskaffelse med mer brukervennlige standard løsninger (universitetsstyrevedtak) Løsningene skal ivareta økonomi, lønn og HR på en helhetlig måte (inkl. prosjektøkonomi, innkjøp og budsjett) Mindre lokal skreddersøm og økt grad av standardisering.

6 BOTT Felles drift Felles forvaltni ng Felles løsning er Felles prosess er Det er tydelige forventninger til universitetene om digitalisering for å fornye, forenkle og forbedre Økt konkurransekraft gjennom samarbeid Økt bruk av standardiserte løsninger Felles praksis og forenklede arbeidsprosesser Realiserte gevinster og økt omstillingsevne Mer brukervennlige løsninger Mindre lokal skreddersøm Økt grad av standardisering

7 BOTT fremtidige prosessbehov beskrevet ØKONOMIMODELL PROSJEKTØKONOMI BESTILLE OG BETALE INNTEKTER OG OPPGJØR HR BUDSJETT LØNN 1. BOTT markedsgrunnlag for anskaffelse Workshops for å beskrive hver prosess Fagpersoner fra de fire universitetene deltok Disse var tilrettelagt og ledet av medarbeidere med kompetanse på prosesskartlegging Resultat: Overordnede prosessbeskrivelser de fire universitetene var enige om 2. DFØ vurdering Våren 2017 ble BOTT bedt av KD om å vurdere om Direktoratet for økonomistyring (DFØ) kan levere tjenestene innenfor økonomi og HR til BOTT. Vedtak i Universitetsstyret juni 2018: Det inngås samarbeid med DFØ om tjenesteleveranser innenfor økonomiområdet inkludert lønn.

8 Produksjonssetting Felles BOTT standard > Felles sektor standard

9 Rammer for prosjektet BOTT markedsgrunnlag/ prosesser DFØs løsninger GAP Gap er identifisert Av faggrupper sammensatt fra alle de fire universiteter Utgangspunkt er markedsgrunnlaget for anskaffelsen og DFØs løsning Løsning av gapene er nedfelt i avtale mellom BOTT og DFØ I 2019/2020 skal vi sammen med dere gjennomføre Prosesskartlegging Identifisere gap mellom dagens UiO prosesser og felles BOTT-standard Endre i forkant (der det er hensiktsmessig) i prosesser, policy/prinsipper og arbeidsmåte Tegne de endrede prosessene Gjennomføre opplæring

10 Organisering i stort Nasjonalt DFØ-BOTT Lokalt UiO prosjekt/program UiO linje Strategisk partnerskap Veikart DFØ ledelse UDIR- BOTT Ekstern styringsgruppe Prosjektledelse UDIR UiB IT-DIR UiO ORG.DIR UiT ØK.DIR NTNU Program for forbedring og digitalisering Styringsgruppe mottak UiO Prosjektledelse Linjeledelse Universitetsstyret UDIR Rektor Prosjekt standardiserin g og utvikling Prosjekt innføring og OU UiO mottaksprosjekt Fagressurser Utvikling og innføring av nye løsninger/tjenester, BOTT felles standardisering, oppfølging av de de lokale mottaksprosjektene Forberedelse og tilrettelegging for standardisering, mottak av løsninger/tjenester ved UiO, grunnlag for lokalt gevinstarbeid. Forberedende aktiviteter, omstilling til nye standarder, organisatoriske endringer, gevinstrealisering.

11 12

12 Leveranser og avgrensning Noen viktige leveranser: Avklare ambisjonsnivå med prosjekteier, programstyret og kritiske interessenter Gjennomføre oppstartsaktiviteter med DFØ koordinert av det nasjonale prosjektet. Etablere organisering av prosjektet og mottaksapparat med prosessteam, referansegrupper og brukerinvolvering Strategi og faseplan for implementering av nye løsninger i tråd med det nasjonale prosjektets rammer Gjennomføre vurdering av arbeidsprosessene internt ved UiO. Produksjonssette og levere løsningen til mottak og forvaltning Overlevere plan for videre oppfølging til gevinstansvarlige i linjen Avgrensninger: ikke bidra til utviklingen av nye tjenester/løsninger, ivaretas av det nasjonale prosjektet. ikke dekke utvidet HR, grenseoppganger må koordineres Integrasjoner skal ivaretas men ikke nødvendigvis løses i prosjektet. UiO-spesifikke avklaringer må håndteres, enten i prosjektet eller som en linjeaktivitet. 13

13 Prosesser økonomi og lønn Behov til betaling Innkjøp inngående faktura anlegg - utbetaling (remittering) Budsjett Utarbeidelse - oppfølging Fordring til innbetaling Utgående faktura innbetaling Prosjektøkonomi Søknad - gjennomføring Lønnsprosesser Fastlønn Bilagslønn- Reise Refusjoner

14 Prosess: Behov til betaling Bestille vare/tjeneste Motta vare/tjeneste Motta og behandle faktura Betale faktura 15

15 Prosess: Budsjett Planlegge og tilrettelegge prosessen Utarbeide budsjett Følge opp budsjett og prognose 16

16 Prosess: Fordring til innbetaling Registrere inntektsgrunnlag Fakturere/bokføre Gjøre opp fordring 17

17 Søke finansiering og forhandle kontrakt Prosess: Prosjektøkonomi Etablere prosjekt Drifte/gjennomføre prosjekt Avslutte og evaluere prosjekt 18

18 Prosess: Fastlønn Registrere data Kontrollere, godkjenne og utbetale Gjennomføre etterarbeid 19

19 Prosess: Timelønn Opprette kontrakt/avtale Registrere data Kontrollere bilagslønn Utbetale og regnskapsføre 20

20 Prosess: Reiseregning Søke om godkjenning reise Fylle ut reiseregning Kontrollere og godkjenne Utbetale, avstemme og regnskapsføre 21

21 Prosess: Fravær og refusjon Søke/registrere fravær Følge opp/kreve refusjon Motta refusjon Kontroll og avstemming 22

22 Organisering av det lokale mottaksprosjektet Styringsgruppe Styringsgruppens Leder: Ellen Johanne Caesar Prosjekteier: Jan-Børge Tjäder Irene Sandlie Knut Tore Stokke Jarle Nygard Kjetil Kirkebø Jarle Traavik Tone Rogstadkjærnet Prosjektleder Line Dolmset Prosjektteam Tone Morken Tori Norheim Sandlie Terje Bakke Bjørn Egil Haugen BOTT Ressursgruppe 23

23 Styringsgruppe fase 1, (planlegging/rigging) Styringsgruppeleder Ellen Johanne Caesar Prosjekteier Jan-Børge Tjäder Jarle Traavik Økonomileder UV/LOS Jarle Nygard Fakultetsdirektør MN Irene Sandlie Personaldirektør Knut Tore Stokke Kontorsjef HelSam Kjetil Kirkebø USIT/direktør IT-infrastruktur Tone Rogstadkjærnet Regnskapssjef 24

24 Prosjektgruppe fase 1, (planlegging/rigging) Line Dolmset Prosjektleder Tone Morken Ass. Prosjektleder, Risiko og gevinstrealisering Tori Norheim Sandlie Kommunikasjon Terje Bakke Plan prosesskartlegging Gevinstrealisering Bjørn Egil Haugen Plan prosesskartlegging Risikovurdering 25

25 Prosjektgruppe fase 1, (planlegging/rigging) Line Dolmset Prosjektleder Tone Morken Ass. Prosjektleder, Risiko og gevinstrealisering Tori Norheim Sandlie Kommunikasjon Terje Bakke Plan prosesskartlegging Gevinstrealisering Bjørn Egil Haugen Plan prosesskartlegging Risikovurdering 26

26 Mottaksprosjektet UiO økonomi og lønn Fase 1: august 2018 mars 2019 Planleggingsfase: forberedelser Fase 2: mars august 2019: Prosesskartlegging Fase 3: august januar 2021: Endringsarbeid, etablering mottak, opplæring og produksjon Fase 4: januar > Forvaltning, gevinstrealisering i linjen Hensiktsmessig forvaltning av nye standard arbeidsprosesser Smidig overgang til nye løsninger/ tjenester Etablert eierskap til nye løsninger/tjenester Det nasjonale prosjektet ligger foran de lokale mottaksprosjektene i planlegging og gjennomføring

27 Faser i mottaksprosjektet økonomi og lønn Planlegging/ Prosesskartlegging Mottak, testing, opplæring, endringsarbeid Forberedelse produksjon/ overgang forvaltning/realisering Høst 2018 Vår 2019 Høst 2019 Vår 2020 Høst 2020 Vår 2021

28 Mottaksprosjektets omfang

29 Prosesskartlegging Vår 2019 Kartlegging av «As is» prosesser Fagressurser fra ADS Fagressurser fra enheter UiOs Prosessrammeverk 30

30

31 Forventningsavklaringer

32 Så hva er realitetene? BOTT har forpliktet seg til å; opptre som én kunde enes om felles standarder og prinsipper DFØ har forpliktet seg til å; lukke sentrale Gap som er identifisert ift dagens BOTT-løsninger levere integrasjoner basert på hendelsesdrevne åpninger/apier tilrettelegge for videre utvikling, digitalisering og automatisering av arbeidsprosesser tilrettelegge for at det kontinuerlig skal være mulig å ta i bruk ny teknologi Det skal være mulig for oss framover å utvikle nye tjenester ved å koble «lett IT» rundt DFØ-løsningen

33 Økonomimodell Økonomimodellen er fundamentet som sørger for at økonomisystemet støtter virksomhetens funksjonelle behov: Interne og eksterne krav til regnskapsføringen Interne og eksterne rapporteringskrav til økonomistyringen Interne rapporteringskrav til virksomhetsstyringen hvor økonomisk informasjon også kan knyttes til annen informasjon i virksomheten (utdanning, forskning, prosjekt-/portefølje-/programstyring)

34 DFØ setter rammer for BOTT felles økonomimodell Bokføringsrutiner Økonomimodell - dimensjoner -relasjoner -avhengigheter Systemlandskap - Hyppighet -detaljeringsgrad -allokering av kostnader -utveksling av informasjon -gyldige verdier -styringsinformasjon Økonomimodellen er avhengig av beslutninger knyttet til bokføringsrutiner og systemlandskapet Nå skal vi med utgangspunkt i kontostrengen, teste krav og behov knyttet til rapporterings- og styringrelasjoner og bokføringsrutiner

35 BOTT har utviklet en første prototype for kontostreng Utgangspunktet er DFØs standard kontostreng for statlige virksomheter; DFØs standard utgjør rammene for modellen BOTT kan sette opp Det er frihetsgrader innenfor standarden BOTT har gjennomført et felles arbeid for å utvikle en felles modell med færrest mulig lokale tilpasninger; Ethvert avvik fra felles løsning skal begrunnes i et faktisk behov som ikke kan dekkes innenfor felles løsning

36 Kartlegge behov og teste prototypen Medio nov 2018 tom januar 2019 Workshops med økonomiledere og økonomikonsulent som støtter institutt. Formålet er å: Få oversikt over styringsbehov, hvordan disse løses i dag og mangler Teste konkrete caser og hvordan disse kan løses: o Bokføringsrutiner o o Relasjoner Prinsipper for økonomistyring, fordeling og oppfølging Vi skal fokusere på standard løsninger for standard problemstillinger o Hvis vi løser de vanligste problemstillingene, skal vi sikkert klare løse unntakene og Vi skal søke løsninger som kan fungere for institutt, fakultet, universitet, sektoren finansiører og departementet o På sikt skal løsningen BOTT kommer frem til innføres i hele UH-sektoren

37 Bygge framtidens administrasjon - kultur for kontinuerlig forbedring

38 Bygge framtidens administrasjon - kultur for kontinuerlig forbedring Sette nye arbeidsprosesser Justere organisering Bygge kompetanse Definere roller Sortere oppgaver til rollene

39 Da er vi klare for spørsmål