Behandlet dato Behandlet av Utarbeidet av

Transkript

1 Mandat Versjon Program for digitalisering av administrative tjenester Fase 1 Behandlet dato Behandlet av Utarbeidet av dd.mm.åå Programstyret 1

2 INNHOLD 1 Bakgrunn Strategiske mål for programmet Hvem vil involveres og bli berørt Hvordan organisasjonen vil bli påvirket Kritiske suksessfaktorer Avgrensninger Tidsperspektiv og kostnader Eksterne drivere som kan påvirke programmet

3 Endringslogg Versjon Dato Endring Utført av Etablert første versjon av dokumentet Arve Høgseth/ Mari Dale Slørstad Oppdatert etter innspill og gjennomgang i prosjektgruppen Arve Høgseth/ Mari Dale Slørstad Oppdatert etter innspill og gjennomgang i prosjektgruppen Arve Høgseth/ Mari Dale Slørstad Oppdatert etter innspill og gjennomgang i prosjektgruppen Arve Høgseth/ Mari Dale Slørstad Oppdatert med innspill fra SKAIT og Mari Dale Slørstad prosjektgruppen Oppdatert i møte med prosjektgruppen Mari Dale Slørstad 3

4 1 Bakgrunn Universitetet i Oslo (UiO) skal i løpet av de nærmeste 2 årene sammen med de andre universitetene innenfor BOTT-samarbeidet (Universitetet i Bergen, Norges teknisknaturvitenskapelige universitet og Universitetet i Tromsø) erstatte og/eller fornye avtalene med leverandører av to viktige systemområder i virksomheten: Økonomi og HR Arkiv- og saksbehandlingssystem(er) BOTT har ambisjoner om digitalisering, standardisering, automatisering og forenkling av arbeidsprosessene knyttet til økonomi/hr og saksbehandling/arkiv. Det er et mål at felles standardiserte arbeidsprosesser skal ligge til grunn for anskaffelse av nye IKT-løsninger. Det er etablert to prosjekter (BOTT Økonomi og HR og BOTT Saksbehandling og arkiv), som vil beslutte felles standardiserte prosesser og systemer. I tilknytning til de to felles BOTT-prosjektene, vil det etableres lokale mottaksprosjekter ved UiO. Mottaksprosjektene vil ha ansvar for dialog med, og innspill til, de sentrale BOTTprosjektene, samt test, produksjonssetting og utrulling av nye arbeidsprosesser og systemer ved UiO. Det vil også være behov for å identifisere og løse ressursutfordringer- og organisasjonsendringer knyttet til de endringer digitalisering medfører for organisasjonen. For å ivareta en overbygning for de to mottaksprosjektene ved UiO, er det besluttet å etablere et program; Program for digitalisering av administrative tjenester. Dette dokumentet beskriver mandat for Fase 1 av det overbyggende programmet. Fase 1 omfatter innføring av ny løsning for økonomi/hr og ny saksbehandlings- og arkivløsning. Det er en rekke føringer og beslutninger som underbygger behovet for et effektiviserings- og digitaliseringsarbeid ved universitetet: Regjeringen la i mars 2016 fram stortingsmeldingen Digital agenda for Norge 1. Meldingen beskriver blant annet hvordan IKT kan benyttes for å fornye, forenkle og forbedre offentlig sektor, og regjeringen varsler økt innsats på dette området. Kommunal- og moderniseringsdepartementet har utarbeidet Digitaliseringsrundskrivet 2 - en sammenstilling av pålegg og anbefalinger vedrørende digitalisering i offentlig sektor. Rundskrivet beskriver blant annet at offentlige virksomheter skal bruke teknologi til forbedring, og tilby nye og bedre tjenester som er enkle å bruke, effektive og pålitelige. Regjeringen har innført en Avbyråkratiserings- og effektiviseringsreform, der det legges opp til at offentlig forvaltning, inkludert universiteter, høyskoler og forskningsinstitusjoner, skal hente ut årlige effektiviseringsgevinster. Digitalisering er et viktig virkemiddel for å hente ut gevinstene, og det forutsettes at virksomhetene har fokus på dette. Kunnskapsdepartementet har utarbeidet Digitaliseringsstrategi for universitets- og høyskolesektoren for universitets- og høyskolesektoren. 1 Meld. St. 27 ( ). Digital agenda for Norge IKT for en enklere hverdag og økt produktivitet. 2 Rundskriv H-09/

5 UiO skal arbeide systematisk med å utnytte tildelte ressurser bedre og øke produktiviteten. Digitalisering av arbeidsprosesser og tjenester (digitalt førstevalg) er et sentralt virkemiddel i dette arbeidet, sammen med for eksempel omorganisering, prosessforbedring og annen bruk av teknologi. I årsrapporten skal institusjonen gjøre rede for iverksatte og planlagte effektiviseringstiltak. Det skal her fremgå at tiltak som inneholder digitalisering av arbeidsprosesser og tjenester, er særlig vurdert. Det skal også gjøres rede for hvordan effektiviseringsgevinstene av tiltakene hentes ut, slik at de kan omdisponeres til prioriterte områder. Universitetsstyret ba i møte 20.juni 2017, «om å få seg fremlagt en sak om igangsetting av en prosess for å effektivisere administrative prosesser ved det enkelte fakultet og mellom fakultetene ved UiO». Prosessen som beskrives, skal blant annet bidra til å effektivisere administrative prosesser og styrke rammene for forskning og undervisning. Programmet vil være ett av flere elementer i dette overordnede effektiviseringsarbeidet. 2 Strategiske mål for programmet Programmet skal understøtte den overordnede strategien for UiO. Det er fokus på at administrative prosesser skal fornyes, forenkles, samordnes og gjøres mer brukervennlige slik at de gir økt tjenestekvalitet for organisasjonen. Videre tydeliggjør strategien at administrative tjenester skal utvikles slik at UiO får en mer effektiv og profesjonell forvaltning og administrasjon, som setter organisasjonen i stand til å møte fremtidens utfordringer på en konkurransedyktig måte. Det er definert følgende strategiske mål for programmets Fase 1: Effektivisere, standardisere, forenkle og digitalisere prosesser knyttet til økonomi/hr og saksbehandling/arkiv gjennom implementering av nye systemer, arbeidsprosesser og rutiner Sikre at gevinster ved innføring av nye standardiserte systemer, arbeidsprosesser og rutiner for økonomi/hr og saksbehandling/arkiv realiseres i linjen Programmet har følgende overordnede strategiske mål: Videreutvikle en kultur for kontinuerlig forbedring Legge til rette for økt digital modenhet og bidra til at organisasjonens medarbeidere blir i stand til å ta i bruk de nye løsningene Bidra til god forankring og forståelse blant de ansatte for de endringene som skal gjennomføres, inkludert: o Skape nødvendig trygghet og aksept for omstillingene, slik at disse blir effektive. o Sikre at de ansatte opplever en størst mulig forutsigbarhet til prosessenes innhold, årsak og retning. 3 Hvem vil involveres og bli berørt Det er en rekke interne og eksterne interessenter som vil bli involveres og bli berørt av gjennomføringen av programmet. Interessentene under er definert som de mest sentrale for 5

6 programmets Fase 1 (implementering av nye systemer, endrede arbeidsprosesser og rutiner for områdene økonomi/hr og saksbehandling/arkiv). Interne interessenter: Teknisk og administrativt ansatte Vitenskapelige ansatte Systemgruppeforum Prosjektledere for Prosjekt økonomi og HR og Prosjekt saksbehandling og arkiv Tjenestemannsorganisasjonene og vernelinjen Administrative ledere på alle nivåer Dekangruppen Universitetsdirektør Universitetsstyret Rektorat Eksterne interessenter: Kunnskapsdepartementet Universitets/høyskolesektoren BOTT (Udir, saksbehandling/arkiv, økonomi/hr) Det bør gjennomføres en komplett interessentanalyse ved oppstart av programmet. Med utgangspunkt i denne, bør det utarbeides en kommunikasjonsplan for Fase 1, med konkrete kommunikasjonsaktiviteter rettet mot relevante interessenter. Oversikten i dette mandatet inneholder de viktigste interessentene, men listen kan utvides ved behov på et senere tidspunkt. 4 Hvordan organisasjonen vil bli påvirket I prosjektperioden vil ledere og ansatte påvirkes ved at de må bidra inn i prosjektet. Det må frigjøres ressurser fra linjen som kan delta aktivt i prosjektet, samtidig som ordinær drift skal håndteres. Alle ledere og medarbeidere vil bruke noe tid på prosjektet i form av informasjonsmøter, opplæring etc. I etterkant av prosjektet vil ledere og ansatte forholde seg til nye systemer, arbeidsprosesser og rutiner. Dette kan også medføre endringer i ansvar og organisering. Alle ansatte vil påvirkes av endringen. 5 Kritiske suksessfaktorer Programmet har flere kritiske suksessfaktorer som er avgjørende for måloppnåelse. Følgende kritiske suksessfaktorer er identifisert for Fase 1: Håndtering av grenseflate og samspill mellom BOTT-prosjektene og UiO sitt program Tilstrekkelig forankring av endringer i hele organisasjonen for å sikre engasjement og endringsvilje 6

7 Evne og vilje til å allokere de rette ressursene med den rette kompetansen i tilstrekkelig omfang Etablere et godt samarbeid med tjenestemannsorganisasjonene Arbeide kontinuerlig med endringsledelse og sikre tilstrekkelig fokus på gevinstrealisering Være proaktive og identifisere/løpende gjennomføre konkrete tiltak for å sikre resultater fra programmet Løpende kommunisere mål, gevinster og status i programmet ut i hele organisasjonen Godt samspill mellom ulike nivåer og enheter på UiO Evne og vilje til å tenke nytt i forhold til arbeidsprosesser, rutiner og organisering, og skape rom for dette i prosjektene og programmet Utvikle kompetanse på nye områder 6 Avgrensninger Programmets Fase 1 avgrenses til effektivisering og forbedring av prosesser, systemimplementering og eventuell organisasjonsendring innenfor områdene omfattet av BOTT økonomi og HR og BOTT Saksbehandling og arkiv. Øvrige tiltak som identifiseres i tilknytning til Universitetsstyrets beslutning om effektivisering av administrative prosesser, omfattes ikke av programmet, med mindre det har direkte sammenheng med dette. 7 Tidsperspektiv og kostnader Det vil være de to prosjektene BOTT Økonomi og HR og BOTT Saksbehandling og arkiv som i første omgang påvirker tidsperspektiv og kostnader for programmets Fase 1. Delvis i parallell, og i etterkant av de to felles BOTT-prosjektene, vil det gjennomføres mottaksprosjekter ved UiO, samt at det vil være ressurser allokert til styring og gjennomføring av det overbyggende programmet. Programmets Fase 1 har følgende overordnede tidsperspektiv: Digitaliseringsprogrammet BOTT Økonomi og HR DFØ avklaring og forprosjekt Ev. anskaffelse og innføringsprosjekt Mottaksprosjekt ØK og HR UiO Forberedelser til mottak Utrulling BOTT Saksbehandling og arkiv Konsept og anskaffelse Produksjonssetting og utrulling Mottaksprosjekt Saksbehandling og arkiv UiO Forberedelse til mottak Utrulling Figur 1 Tidsperspektiv

8 Kostnadsestimat for programmet, med underliggende prosjekter for økonomi/hr og saksbehandling/arkiv, vil utarbeides når kostnader knyttet til prosjektene er avklart nærmere. Det vil presenteres et samlet kostnadsbilde for programmet og prosjektene som helhet, og det vil være programmet som følger opp og rapporterer økonomi samlet. 8 Eksterne drivere som kan påvirke programmet Det er flere eksterne drivere som kan påvirke gjennomføringen av programmets Fase 1: Digitaliseringsstrategien for universitets- og høyskolesektoren Eventuelle nye pålegg og anbefalinger fra Regjeringen, departementer og/eller direktorater knyttet til samordning, effektivisering og digitalisering i offentlig sektor Endringer i lover, forskrifter og regelverk som muliggjør løsninger som tidligere ikke var aktuelle Teknologitrender og forventninger til nye digitale løsninger (for eksempel økt grad av selvbetjening, forventninger om prosessautomatisering, nye/endrede krav til informasjonssikkerhet) 8