Prosjekt UiO: Saksbehandling og arkiv Gry Anita Hemsing. Workshop : Tilrettelegging til eksamen

Transkript

1 Prosjekt UiO: Saksbehandling og arkiv Gry Anita Hemsing Workshop : Tilrettelegging til eksamen

2 Agenda Hvorfor gjør vi dette: Det store bildet Mål for dagen Presentasjons- og forventningsrunde *********************************************** Kartlegging nåsituasjon Skissere ønsket situasjon *********************************************** Oppsummering og veien videre

3 Det store bildet: UiO ønsker å ruste seg for fremtiden Digitalisering Kunnskapsdepartementet stiller krav til at virksomhetene finner felles digitale løsninger. Avbyråkratisering Regjeringen kutter i tildelte midler. Effektivisering Universitetsstyret har vedtatt at administrative arbeidsprosesser skal effektiviseres.

4 Program for administrativ forbedring og digitalisering Universitetsdirektøren Dekanmøtet Direktørnettverket PROGRAMSTYRET Styringsgruppe Styringsgruppe Styringsgruppe Styringsgruppe UiO: Saksbehandling og arkiv UiO: Økonomi/lønn Fellesløsninger IT-drift Medvirkning og medbestemmelse Lokale enheter, fagforeninger og verneorganisasjonen

5 Prosjekt UiO: Saksbehandling og arkiv Vi trenger ny digital løsning! Delprosjekt 1: Vurdere organiseringen av UiOs arkivfunksjon. Delprosjekt 2: Kartlegge arbeidsprosesser med mål om forenkling gjennom standardisering og automatisering. Delprosjekt 3: Mottak og implementering av ny standardløsning levert av BOTT.

6 Studieadministrative arbeidsprosesser Dette jobber vi med nå Tilrettelegging prioritert av studieledernettverket fordi: Dobbeltarbeid Dårlig prosesstøtte Brukeropplevelsen for studentene kan bli bedre Usikker likebehandling Usikker dokumentfangst

7 Rammer for dagen Digitalisere Effektivisere Standardisere Robotisere nettskjema til ephorte Sikker håndtering av sensitiv informasjon/dokumentasjon Eks: UiBs tilretteleggingsrobot

8 Automatisering er ikke egent Automatisering er egnet Sjekkliste for å vurdere om prosessen egner seg for automatisering og om automatisering tilfører ekstra verdi NEI Er prosessen regelbasert? * JA Er prosessen standard og klart definert?* Er det digitale og strukturerte input?* Blir det brukt mange arbeidstimer på oppgaven? Er det mye manuelt arbeid involvert i oppgaven? Er det mye data/informasjon som flyttes mellom systemene? Er det mye interaksjon mellom systemene? Er det vanskelig å lære opp ansatte i utførelsen av prosessen? Er det manuelle kalkuleringer? NEI Er prosessen veldokumentert? JA *Forusetning for RPA

9 Mål for dagen Kartlegge nåsituasjon: Søknadsprosessen Evt. annet rundt tilrettelegging til eksamen Skissere ønsket situasjon: Felles standard Utarbeide nettskjema Identifisere utfordringer / behov for avklaringer, beslutninger Klargjøre for prioritering som RPA-prosess

10 Deltakere Nina Lind, MED Osamah Rajpoot, TF Hilde Johansen Corell, SV Birgit Brun, HF Kristin Schøyen Grude, UV Mirela Cacan, OD Kaja Santelmann, JF Sissel Knatterød, MN Kamilla Schau Holand, SADM Silurveien Ina Høj Hinden, ADS og prosjektet Camilla Haugland, SADM og prosjektet Gry Anita Hemsing, SADM og prosjektet

11 Noen kjøreregler Fugleperspektiv: Viktig å se helheten og ikke dvele ved detaljer/ problemer Fokus på 80 % av tilfellene Fokus på oppgavene som utføres, ikke på IT-verktøyene som benyttes Parkeringsplass for viktige tema som det ikke er hensiktsmessig å gå i detalj på i øyeblikket Policyavklaringer, regelverksendringer ol tas videre av prosjektet Vær hyggelig og konstruktiv

12 Kartlegging gråpapir med lapper - Oppgaver/aktiviteter i prosessen - Roller i prosessen: Hvem utfører? Gule lapper Blå lapper - Avvik Rosa lapper

13 Mulige spørsmål i kartlegging av prosessen - Når starter og slutter prosessen? - Hvem er sluttbruker av prosessen: Hvem gjør vi dette for? - Hva er hovedoppgavene? - Hvilke roller er involvert? - Hva er aktiviteter under hovedoppgavene? - Hvilke utfordringer og flaskehalser (tidstyver) opplever dere i prosessen? - Hva er styrken i dagens prosess? - Hvilke rammer påvirker prosessen (UiOs policy, lovgivning, regelverk etc.)?

14 Veien videre Utkast til felles nettskjema mm sendes alle med frist for evt. tilbakemeldinger Prosjektet gjør avklaringer, sikrer beslutninger etc Det kan bli aktuelt med oppfølging i workshop / møte for noen eller alle deltakere Teste ny arbeidsprosess: Saksbehandlere og studenter Når ny prosess er besluttet, vil det komme informasjon og evt opplæring i nye rutiner