MANDAT A13 HELHETLIG KVALITETSSYSTEM

Transkript

1 MANDAT A13 HELHETLIG KVALITETSSYSTEM 1

2 Innhold 1. Innledning Bakgrunn Administrative arbeidsgrupper Mål for de administrative arbeidsgruppene i hovedprosjektet Prioritering og frister for leveranser fra de administrative arbeidsgruppene Justeringer av mandat Koordinering mot andre grupper Administrativ støtte Involvering av ansatte Møter Økonomiske rammer Kjøreregler for arbeid i hovedprosjektet Oppgavebeskrivelse Arbeidsgruppens hovedmål Virksomhetens mål Effektmål Overordnende føringer Involvering Framdriftsplan Rapportering...7 2

3 ENDRINGSLOGG Versjon Dato Endring Produsent Godkjent Mandat rev. 1.0 klart til Line O. Usland innsending DISTRIBUSJONSLOGG Versjon distribuert Dato Navn Viken LG 3

4 1. INNLEDNING Mandatet godkjennes av hovedprosjektleder og bygger på oppdraget gitt prosjektleder i møte med Viken LG Mandatet skal gi en tydelig beskrivelse av oppdraget og prinsipper for gjennomføring av gruppens arbeid Bakgrunn Som en del av den nasjonale reformen for nye folkevalgte regioner vedtok Stortinget at fylkeskommunene Akershus, Buskerud og Østfold skulle slås sammen til Viken fylkeskommune fra 1.januar De overordnede målsetningene med regionreformen er: Legge til rette for en positiv samfunnsutvikling i alle deler av landet Legge til rette for samordnet oppgaveløsning, samordning av sektorer og prioriteringer og for sektorovergripende initiativer i regionene Skal bidra til forenkling og tydelig ansvarsdeling innenfor samfunnsutviklingen Skal bidra til styrking av demokratiet på regionalt nivå Administrative arbeidsgrupper Det er opprettet følgende administrative arbeidsgrupper: A1 Arbeidsgiverpolitikk, HRM, lønn, ansatte og tillitsvalgte A2 - Digitalisering, samhandling og innovasjon A3 - Kommunikasjon A4 - Økonomi, økonomisystem, regnskap, anskaffelser og eiendomsforvaltning A5 - Kompetanse A6 - Samferdsel A7 - Plan og styringssystemer A8 - Helhetlig virkemiddelbruk A9 Tannhelse A10 Kultur A11 Næring A12 Nye arbeidsformer A13 Helhetlig kvalitetssystem ny Mål for de administrative arbeidsgruppene i hovedprosjektet Mål for de administrative arbeidsgruppene i hovedprosjektet for etablering av Viken fylkeskommune er: 1. Etablere infrastruktur og prosesser som gjør at Viken fylkeskommune er operativ fra og med Sørge for å ta ut gevinster som er enkle å realisere 3. Legge til rette for realisering av visjon og mål for Viken fylkeskommune Prioritering og frister for leveranser fra de administrative arbeidsgruppene Arbeidsgruppenes hovedleveranser er inndelt i prioritet 1 og prioritet 2. Leveranser med prioritet 1 bidrar til å oppnå hovedprosjektets mål 1 etablere infrastruktur og prosesser som gjør at Viken fylkeskommune er operativ fra og med Frist for leveransen er fastsatt på bakgrunn i når den må være ferdig for at den skal kunne benyttes av Viken fylkeskommune fra og med Leveranser med prioritet 2 bidrar til å oppnå hovedprosjektets mål 2 sørge for å ta ut gevinster som er enkle å realisere, og mål 3 legge til rette for realisering av visjon og mål for Viken fylkeskommune. Frist for leveranser med prioritet 2 er fastsatt på bakgrunn av om leveransen kan leveres i prosjektperioden, eller om 4

5 den må overleveres til ny organisasjon. De fleste leveranser med prioritet 2 vil ikke være ferdige pr , men videreføres i ny organisasjon og ferdigstilles etter Det forutsettes at det senest i 4. kvartal 2019 er utarbeidet en overleveringsrapport som den nye organisasjonen benytter i det videre arbeidet Justeringer av mandat Gruppen kan fortløpende fremme forslag til endringer av sitt mandat til hovedprosjektleder som avgjør hvordan endringsbehovet håndteres, om hovedprosjektleder beslutter endring eller om endringsbehovet legges fram for arbeidsutvalg evt. fellesnemd for beslutning, i tråd med delegasjonsreglementet Koordinering mot andre grupper Gruppen varsler andre arbeidsgrupper der man ser avhengigheter eller overlapp. Behov for større, tverrgående samlinger på tvers av fylkeskommunene, fagområdene eller arbeidsgruppene skal avklare med hovedprosjektleder. I tillegg rapporterer gruppen hovedprosjektleder gjennom etablert rapporteringsstruktur Administrativ støtte Gruppen kan innhente administrativ støtte fra egen linjeorganisasjon innenfor arbeidsgruppens ordinære linjeansvar, under forutsetning av at de tre fylkeskommunene sikrer forsvarlig drift i egen organisasjon Involvering av ansatte Der hovedavtale eller arbeidsmiljøloven forutsetter involvering av representanter for de ansatte, skal gruppen sikre tid til slik involvering. Involveringen skjer på fellesarenaer for Viken-prosjektet, i tråd med kommunikasjonsplanen Møter Møter i arbeidsgruppene skal kalles inn med minst 7 dagers varsel. Det skal ved innkalling oppgis agenda for møtet, og sakspapirer bør sendes ut samtidig. Arbeidsgruppen er beslutningsdyktig deltakelse fra alle eksisterende fylkeskommuner er til stede. Det tilrettelegges for å delta på møtene via Skype for business Økonomiske rammer Gruppen organiserer arbeidet og møtearenaer i det omfang de finner hensiktsmessig, dette innenfor rammen av eksisterende fylkeskommuners økonomiske og ressursmessige rammer. Eventuelle behov for ekskursjoner og involvering av eksterne interessenter skal avklares med hovedprosjektleder. Ved behov for anskaffelser skal det avklares med hovedprosjektleder om og hvilke økonomiske rammer som gjelder. Dersom det er ressursknapphet i eksisterende fylkeskommuner for å få utført en oppgave, skal behovet og omfanget av leveransen avklares med hovedprosjektleder Kjøreregler for arbeid i hovedprosjektet Viken fylkeskommune etableres for Vikens innbyggere og brukere, det skal alltid ligge til grunn. I det felles arbeidet med etableringen av Viken fylkeskommune skal vi: Fremstå samlet med et felles budskap Informere godt og bredt - internt og eksternt Levere kvalitet i alt vi gjør Overholde frister Ha respekt for hverandres tid, behov og ønsker 5

6 Ta ansvar og bidra i prosessene Ha fokus på hva som samlet sett er best for Viken Ha åpne og inkluderende prosesser Fagområdene er likeverdige, uansett andel av budsjettene. Vi skal jobbe for helhetlige løsninger og tenke på tvers av fag og sektorer 2. OPPGAVEBESKRIVELSE Arbeidet i A13 består av følgende hoveddeler: Koordinering/ standardisering av kvalitetsarbeidet frem til nytt system er på plass Utarbeide kravspesifikasjon til rammer og innhold i et helhetlig kvalitetssystem ut fra bl.a: o behov fra tjenesteområdene o digitale og andre verktøy o grensesnitt mot eksisterende og planlagte programmer og plattformer (digital kommunikasjon) o avhengigheter på tvers av Viken Initiere og drive frem arbeidet med valg av løsning, utarbeiding (inkl evt innkjøp av tjenester fra leverandører) Implementering av ny løsning frem til linjeorganisasjonen overtar o Prioritet på implementering (hva haster mest å få på plass) 2.1. Arbeidsgruppens hovedmål En forenklet arbeidsdefinisjon av kvalitet er å utføre en oppgave i henhold til angitte krav eller bestilling. En annen er i hvilken grad en samling av iboende egenskaper oppfyller behov eller forventning som er angitt. Brukerne kan enten være innbyggere eller ansatte i Viken fylkeskommune. I Viken, som en stor organisasjon med ansatte spredt på flere lokasjoner, arbeidende i tverrfaglige matriser, vil det være behov for et helhetlig kvalitetssystem som kan besørge for eksempel prosessbeskrivelser, prosedyrer, metoder, verktøy og lignende som benyttes i det daglige arbeidet. At kvalitetssystemet er helhetlig betyr at vi har ett felles system som ivaretar alle de ulike fagområdene i hele Viken. Systemet må tydeliggjøre eierskap, etablere forutsigbare rammebetingelser og beslutningsgrunnlag, samt besørge effektivitet og resultater. Fokuset bør være på kvalitetsutvikling, og ikke avvikshåndtering. Å knytte kvalitetsprosessen tett opp mot hvert enkelt fagområde vil skape et bedre beslutningsgrunnlag. Det vil, i noen enheter, være et krav om transparens både innad i fylkeskommunen, men også ut mot innbyggerne og andre Virksomhetens mål Arbeidsgruppen skal sette i gang arbeidet med utvikling av et helhetlig kvalitetssystem som sikrer helhet og samordning av arbeidet på tvers av avdelinger. Fokuset skal være på å arbeide mest mulig strømlinjeformet gjennom ett felles sett med prosesser. På den måten vil man kunne nå målet om å i størst mulig grad hindre at avvik oppstår. Arbeidsgruppen vil legge til rette for at arbeidet skjer gjennom innovative og gode digitale løsninger som gir gode og effektive verktøy for arbeidet som skal gjøres. I tiden frem mot vil det være A13 sitt ansvar å koordinere de eksisterende løsninger, slik at man 6

7 hindrer fremvekst av midlertidige initiativ og løsninger Effektmål A13 Helhetlig kvalitetssystem skal bidra til at det skal utvikles forutsigbare og effektive arbeidsmåter for ansatte i Viken fylkeskommune. Viken fylkeskommune skal bli en fremtidsrettet og attraktiv arbeidsgiver der innovasjon, samhandling og digitalisering vektlegges ved valg av løsninger og arbeidsprosesser. Kvalitetssystemet skal medvirke til å hindre at avvik oppstår, og samtidig gi en effektiv og kvalitetssikker håndtering av de avvik som vil oppstå Overordnende føringer Arbeidsgruppen skal legge til grunn nytenking og innovasjon i sitt arbeid. Identifisering av områder med behov for nytenking, samarbeid med den nye fylkeskommunens omgivelser og tilretteleggelse for en innovasjonskultur med forankring hos lederne og medarbeidere er sentrale stikkord for arbeidet. Det er viktig at arbeidsgruppen får nødvendig mandat, som kommuniseres ut i alle de tre nåværende fylkeskommunene, slik at man hindrer at uønskede midlertidige løsninger vokser frem Involvering Arbeidsgruppen har et særskilt ansvar for å sikre medvirkning og involvering av medarbeidere i de tre eksisterende fylkeskommuner, virksomheter og foretak Framdriftsplan Forslag til fremdriftsplan foreligger etter gruppens første møte. Undergruppe Resultatmål Hovedleveranse Prioritet Frist 2.4. Rapportering Gruppens arbeide skal dokumenteres og lagres i de verktøy som prosjektledelsen for Viken definerer. Rapportering skjer i det omfang og hyppighet som er beskrevet i styringsdokument for hovedprosjektet. Behov for endringer eller avvik fra avtalt leveranseplan som beskrevet i leveranseplanen, skal begrunnes med beskrivelse av hvordan det foreslås håndtert for avklaring med hovedprosjektleder. 7