20 minutter GEVINSTREALISERING

Transkript

1 20 minutter GEVINSTREALISERING

2 IT leveranser og gevinst Kilde: The Standish Group s Chaos Study Vellykkede Problemer (avvik fra planer) Mislykkede (100% over budsjett og tidsplan, ufullstendig funksjonalitet og kansellerte) 31% 53% 16% Manglende forankring Hyppige endringer gjøres underveis. Norge: Kilde: Synovate: Et utvalg på omlag 200 beslutningstakere involvert i it-prosjekter i offentlig og privat sektor. Kun 60% har planer for gevinstrealisering, og bare 2 av 10 følges opp! Betyr: 12% med plan som følges opp Rådgiver Ingerid Gunnerød: «Jo lenger ned i materien jo vanskeligere å bli konkret og ennå er ingen planer gjennomført!»

3 Økonomi Hovedbok, lev. og budsjett med myndighetsrapportering Fakturering Kundereskontro HR Pers.adm, lønn, fravær og refusjon Eiendom Innkjøp Rapportering/ budsjettering Jo mer horisontalt, jo mer sårbart Fra Budsjett til Virksomhetsstyring Fra Prosjekt til Avskrivning Fra Fakturering til Innbetaling Fra Innkjøp til Betaling Fra Rekruttering til Avgang IT-Teknisk

4 Peppard, Joe, Ward, John and Daniel, Elizabeth (2007). **Managing the realization of business benefits from IT investments.** MIS Quarterly Executive, 6(1), pp Artikkelen oppsummerer mer enn 10 års forskning og praksis i en modell for gevinstrealisering. Forfatterne skisserer fem viktige prinsipper som basis for arbeid med gevinstrealisering: Prinsipp #1: IT har ingen verdi i seg selv. Gevinster kommer i form av effektiv bruk av teknologi. Prinsipp #2: Gevinstene kommer når teknologien lar folk gjøre ting på nye måter. Prinsipp #3: Bare (forretnings-) ledere og brukere kan utløse (forretnings-) gevinster. Derfor kan ikke IT-medarbeidere og prosjektansatte holdes ansvarlige for å realisere gevinster fra IT-investeringer. Prinsipp #4: Alle prosjekter gir effekter, men ikke alle effekter er gevinster. Prinsipp #5: Aktiv ledelse er nødvendig for å oppnå gevinster.

5 % Etablert prosess IT har ingen verdi i seg selv Kost/NOK Etablert Forutsigbar Optimalisert Akk.Tid Behandlet Effekt-realisering Utført Ufullstendig Tid

6 Hvordan styrke gevinstrealiserings prosessen? 1. «Gutta på gulvet» må finne effektmål, men ledelsen må ta ansvar for gevinstrealiseringen. 2. Effektmålene må styre selve implementeringen. EDB 2010 Page 6

7 #1«Gutta på gulvet» snur perspektivet! IT PRODUKTER/KONSEPTER Har EGENSKAPER Definert Forventning til EFFEKT Som gir EFFEKT Trenger støtte av.. IT EGENSKAPER.....som kan være et IKT Prosjekt

8 Leder i en barnehage Økonomi konsulent Leder i sentral adm. Gevinstrealiseringsdokument Personal konsulent Ansatt i kommunen Eiendoms konsulent Sikrer: Forventning, fokus, motivasjon, forankring og deltagelse Alle har samme forventning til løsningens effekt. Tiltaksplan: Klart definerte, prioriterte og målbare effektmål. Kritiske kontrollpunkter (KKP) med Ansvar for og Bidra til Kommunikasjonsplan Nye/endrede Rutiner/Prosedyrer Nye/endrede måleparametere for effektivitetsmåling Identifisere nye KKP er Iverksette/overvåke nye tiltak

9 Gevinstrealiseringsdokument Hvilke prosesser og hvem blir berørt? Effektforventning Prioritering! Forutsetninger Aktivitetsplan Måling og status

10 Oppsummering #1 G a p a n a l y s e Visjon Strategi Hvilke prosesser skal styrkes og hvem blir berørt? Effektforventning Prioritering! Forutsetninger for å lykkes Aktivitetsplan Måling Et ledelsesansvar! IKT-prosjekt

11 #2 Effektmålene må styre selve implementeringen. EFFEKT: Kartlegge Forankre Måle Kritiske Kontroll Punkter Kartlegging: Prosessbeskrivelse IT funksjonalitet Realisering: Funksjonalitet Implementering tilpassing Overlevering: Opplæring/ dokumentasjon/ drift EDB 2010 Page 11

12 Gjennomføring Effekt forventning dokument Prosjektforberedelse Prosjektplan Installasjon - Tekniske krav - Løsningsplan - Kommunikasjonsplan Driftsdokumenter Konfigurasjon Tilleggs ordre Opplæring App-Test Testresultat AKSEPTANSETEST! Oppstart Løsningsdesign med effektmål Signert kontrakt m/effektmål Endringsledelse: Hvilke kunnskaper, ferdigheter og holdninger kreves? Hvilken tilrettelegging kreves? - Opplæring/support Fremtidig kompetansekrav - Organisering Fremtidige roller og ansvar - Timeverk Fremtidig omfang - Tilganger (Transaksjonskoder/rapporter) - Internkontroll (Prosedyrer og kritiske kontrollpunkter)

13 Akseptansetest og utvikling av usercase Kundens prosess beskrivelse: Ende til ende Signert kontrakt m/effektmål Forprosjekt Kundens Usercase v.0 IT Funksjonalitet i kunde kontekst Hovedprosjekt Akseptansetest på Kunde godkjente Usercase v.2 Leverandørgodkjent usercase v.1 Page 13

14 Roller Ansvar Leveranse av.. Prosjektleder Teknisk- drifts rollen Applikasjons- og løsnings rollen Opplæring og test rollen Leveranse roller og ansvar Leveranse innenfor prosjektets rammer og kontrakt Teknisk installere systemet og opprette kommunikasjon med andre systemer. Definere og overlevere driftskompetanse Utdype krav og utarbeide godkjent designdokument. Konfigurere løsning Opplæring og test iht. effektmålene Prosjektplan Funksjonalitet iht. kontrakt Installasjon av applikasjon Teknisk grensesnitt funksjonalitet iht. designdokument. Teknisk dokumentasjon Godkjent designdokument Løsningsleveranse iht. godkjent designdokument Testskript iht. løsningsdesign Opplæring iht. effektmål Kunde rollen Effektansvarlig Kommunikasjon med kunden Forankring Effektplan med aktiviteter/ansvar Kommunikasjonsplan Effektleveranse iht. kontrakt

15 Sammendrag Fremtidens IT-konsulent leverer ikke funksjonalitet, men effekten av funksjonalitet Effekt-leveransen starter med en strukturert forventningsavklaring pr. aktør fordi En effektplan sikrer at løsningen virker og låser begge parter til effektscope. Optimal effekt er avhengig av godt samspill mellom klart definerte roller og forankret i et metodeverk

16