GEVINSTREALISERING I HELSE OG OMSORG. Ikomm - samarbeidspartneren innen teknologi-, rådgiving- og digitaliseringstjenester.

Transkript

1 GEVINSTREALISERING I HELSE OG OMSORG Ikomm - samarbeidspartneren innen teknologi-, rådgiving- og digitaliseringstjenester.

2 Om Ikomm AS Lokalisert på Lillehammer og nå Hamar! 60 ansatte brukere på over 800 applikasjoner Kunder i Norge, Sverige, Finland og Danmark Datasenter i verdensklasse Microsoft COSN partner Microsoft CSP status ISO 9001 og serifisert Omsetning på 110 MNok Rådgiverteamet Telefon E-post Linda Svendsrud Linda.Svendsrud@ikomm.no Synnøve Arntzen Synnove.Arntzen@ikomm.no Stian Undbekken Stian.Undbekken@ikomm.no Øystein Rom Oystein.Rom@ikomm.no

3 Gevinstrealisering HVA er det? For hvem? Gevinst Gevinster er verdier, positive effekter som oppnås ved å implementere nye løsninger i drift. (KS) En effekt som blir sett på som positiv av minst en interessent. (DFØ. Effekt er en forandring i tilstand hos brukerne eller i samfunnet som har oppstått som følge av virksomhetens tiltak.) 1. Unngåtte kostnader, eksempelvis unngått sykehusinnleggelse 2. Spart tid, eksempelvis redusert saksbehandlingstid 3. Økt kvalitet, eksempelvis økt egenmestring Gevinstrealisering Gevinstrealisering handler om aktiviteter som gjennomføres for å oppnå gevinster.(ks) Gevinstrealisering er prosessen der man planlegger, organiserer og henter ut forventede og eventuelle ikke forventede gevinster av et prosjekt. (DFØ)

4 Gevinstrealisering HVA er det? For hvem? «Legoklossene» passer bedre og raskere om gevinstrealisering er i fokus. Men løsningene realiserer seg ikke selv ha fokus på folka som skal «kjøpe» velferdsteknologien! Det som ofte skal til er å gjøre det dere gjør på en mer strukturert og effektiv måte.

5 Gevinstrealisering HVORFOR? Effektiv ressursbruk maksimere samfunnets velferd 1. Gjøre de riktige tingene 2. Gjøre tingene riktig Kan vi øke velferd mer ved å prioritere ressurser annerledes? Veie tiltak/løsninger annerledes? Strategi før handlingsplan - Digitaliseringsstrategi? Produktive arbeidstimer (=pææng!) Jobber vi 1t mer hver torsdag har vi ett OL. Eller sykehjemsplasser Digitalisering virker i det offentlige også. Antall henvendelser til offentlig forvaltning reduseres i økende takt

6 Gevinstrealisering HVA er det? For hvem? Prosjekter innen helse har oftest forventninger til det som skal realiseres etter at prosjekt er avsluttet Gevinstrealisering er en metode for å planlegge og organisere i linjeorganisasjon og prosjektgrupper. Det skal sørge for at gevinstene blir fulgt opp hentet ut. Nyere historie:? Identifiserte mål realiserte ikke seg selv. Gevinstrealisering ble limet mellom disse to styringsverktøyene 1990-> Se helhetlig på IKTinvesteringer. Koblet sammen med arbeidet med SØA og evaluering 2010-> 20% IKT-anskaffelser = suksess 40% mislykket 40% «delvis vellykkede»? Flere undersøkelse sier det samme grunn til å mene Norge har et stort forbedringspotensial? Sett av/invester 4-6% av prosjekters ressurser til GR vs. kan da ofte forvente verdi x 10 ressursinnsats Er det mulig? > 90% IKT-anskaffelser = suksess 1% mislykket 9% «delvis vellykkede»

7 Gevinstrealisering HVORDAN jobbe strukturert med det - i Helse og Omsorg? Gevinstrealisering krever systematisk oppfølging gjennom hele prosjektets livsløp, i form av gode analyser i forkant og konkrete planer for oppfølgingen av gevinster underveis i og i etterkant av prosjektet. Hovedregelen er at det er linjeorganisasjonen som har ansvar for å følge opp et prosjekt og realisere de forventede gevinstene KSF 1) Ansvar ligger hos virksomhetsledelsen, ikke prosjekt 2) Tidligst mulig identifisere tiltakets gevinster og forutsetningene som må oppfylles for at gevinstene skal bli realisert 3) erkjenne at gevinstene ikke blir realiserte av seg selv, og at det derfor må 4) settes av nok ressurser til arbeidet med gevinstrealisering 5) Arbeid med å skape felles forståelse, forankring, forpliktelse til konkrete gevinster; kommunisere samme språk

8 Gevinstrealisering HVORDAN jobbe strukturert med det - i Helse og Omsorg? Fremover: innføring av offentlige minimumskrav til utredninger

9 Gevinstrealisering HVORDAN jobbe strukturert med det - i Helse og Omsorg? Vi har verktøyene med detaljert beskrivelse ned på cellenivå i regneark hva med å fokusere mer på det som teller: Ansvar Pek tidlig ut dedikerte folk, navn/rolle, som er ansvarlige for realisering av gevinster og endring i linjen Normalt leder som jobber der den bestemte gevinst skal hentes ut kan være flere, også i andre virksomheter Gevinstrealiserings «eksperter» intern/ekstern kan bistå med innspill og drive gevinstrealisering effektivt fremover: Sjekkliste ansvar Mandat, prosjektforslag, definer reelt problem, mål, gevinster. SMART; spesifikk, målbart, akseptert, realiserbart, tidsbestemt Tenk alltid alternativer! = Samfunnsøkonomisk analyse, kvantifiser! Fokus på sunn balanse mellom bedrifts/samfunnsøkonomi Sett opp gevinstoversikt, Business Case, hvordan måle? Hva er quickwins? Interessentanalyse de viktigste bestemmer gjerne verdiene/gevinstene Følg opp gjennomføring tett, led endring ofte, evaluer Dokumenter realiserte gevinster, behov for mer arbeid etter prosjekt? Sluttrapport fra gevinstrealiseringsprosessen Mer om alternativer og beslutninger.

10 Video om beslutninger

11 Gevinstrealisering, hva skal vi ha! Vil ikke ha: Vil ha: Gjør det enkelt fra start og sett klare krav og mål til hva som skal oppnås! Kostnadsoverskridelser Forsinkelser Redusert kvalitet Unngåtte kostnader Effektiv bruk av tid Økt kvalitet Uklarhet, lite gjennomtenkte valg, «går rett på det man føler er best akkurat da uten å snu boksene» Personlige fortolkninger Misforståelser og kontraktskrangler Ikke testbarhet av krav, mål, gevinster (positive effekter) Stadig prosjekter som må stoppes Konkrete gjennomtenkte krav og valg, «snur og undersøker boksene nærmere» Krav og mål med lik forståelse Målbare resultater av klare krav innen toleranser for ønsket forbedring Klare gevinster (positive effekter) vs. Kostnader Tidlige og fortløpende leveranse av gevinster (positive effekter) som bevis for at prosjektet kan gi gevinster og resultater Øyeblikkelig tilbakemelding om man er på feil vei Ikke lære av feil, gjennomfører stadig samme type prosjekter og gjenskaper samme feil og klarer ikke levere ønsket verdi Tidlig lære av feil og justere kurs umiddelbart

12 Interessent prioriteringer essensielt for å realisere gevinster best mulig! Hva vil folk, tjenestemottakere, ansatte, eiere mm. ha av verdier, effekter? Innbygger vs. Skattebetaler? Praktisk øvelse 0? 1? 2? 3? Interessentenes krav: Det er viktig å avdekke interessentenes krav og prioriteringer deretter! Mat, vann, luft er alle livsviktige. Det kommer an på deg og situasjonen du er i, andre vurderer ift. sin setting/omgivelser Funksjon/tjeneste: Hva skal endres «fra A til B?». Sult, tørst, tilgang O2 er ikke bra nok. Skal være tilfredsstilt. Prosess Hvilken arbeidsproses skal forbedres? Kroppen Produkt kvaliteter: Hva skal leveres (produkt) i prosjekt? Hvor godt skal produktet gjøre det det gjør? Skal fra sult til tilfredsstillende metthetsfølelse. Hvilke alternativer er best nå? Om 4 år? Evaluer effekter i statuser! Vi kan ikke forvente å levere interessentene reelle positive effekter om vi ikke har bedre fokus på de forventede gevinster/verdier. Spør, kvantifiser og mål kontinuerlig i prosjekt. Ikke vent til etter prosjekt er levert. «90% måler ikke sine positive effekter gevinster etter prosjekt er levert. Hvordan vet man da om det vær en god ide og vært å gjøre igjen?»

13 Takk for meg refleksjon spørsmål? - bidrag til vellykkede gevinstrealiseringsprosesser og positive effekter? Å gjøre smartere sammen: nå mandag neste uke Q Vi møtes gjerne på Hamar.