Gevinstrealisering, - en praktisk tilnærming til OU-prosesser

Transkript

1 Gevinstrealisering, - en praktisk tilnærming til OU-prosesser NSFs ehelsekonferanse 14. mai 2009 Knut Hellwege Prosjektleder/Spesialrådgiver IKT Helse Sør-Øst RHF knut.hellwege@helse-sorost.no, Mobil: Knut Hellwege, 14.mai 09, lysbilde 1

2 Fra gevinstrealiseringsplan Elektronisk Dokumentasjon Sykepleie(EDS)/SØ: I arbeidet med gevinstrealisering dannes det et grunnlag for bevisstgjøring omkring hvilke arbeidsoppgaver som utføres, og hvordan tid/penger bør prioriteres. En gevinstrealiseringsprosess er med på å skape en større bevissthet hos ledere vedrørende hvilke krav som stilles. Det presiseres imidlertid at den viktigste drivkraften bak gevinstrealiseringen, er organisasjonsutvikling og fokus på forbedringsarbeid, ikke innføring av ny funksjonalitet i et PAS/EPJ-system. Knut Hellwege, 14.mai 09, lysbilde 2

3 Kilde: Gevinstrealiseringsplan EDS/SØ Knut Hellwege, 14.mai 09, lysbilde 3

4 Gevinstbegrepet Et moderniseringsprosjekt må gi en gevinst som må ha større verdi enn kostnadene for gjennomføringen Kilde: Gevinst -og resultatmåling i Høykomprosjekter Kvantitative og kvalitative gevinster: Bedre kvalitet på informasjonen Redusert behandlingstid Bedre effektivitet Redusert administrativ belastning Bedre service Mer fornøyde brukere Kompetanseheving Økt samhandling Bedre styring og kontroll Kostnadsbesparelser Knut Hellwege, 14.mai 09, lysbilde 4

5 Gevinstrealisering ny fokus Fra Teknologidrevet Overvåke aktiviteter Manglende knytning mot faktiske forretningsbehov IT implementeringsplan Ledelsen som tilskuer Interessenter utsatt for' Opplæring i teknologi/system Teknologi og prosjektrevisjon Til Gevinstdrevet Gevinstoppfølging Business case med fokus på forretningsdrivere Endringsledelse Ledelsen involvert og i styringen Interessenter 'involvert i' Opplæring i utnyttelse av teknologi/system Kontinuerlig forbedring nye gevinster Kilde: Microsoft Architect Insight Conferance Knut Hellwege, 14.mai 09, lysbilde 5

6 Målrettet og systematisk gevinstrealisering koster; men gir merverdi Administrasjons kostnad Kostnad Gevinster Uten systematisk gevinstrealiseringsprosess Mulighet for lavere driftskostnader Kostnad Gevinster Med systematisk gevinstrealiseringsprosess Knut Hellwege, 14.mai 09, lysbilde 6

7 den store sammenhengen Ressurser Prosjekt linjen (IKT) linjen (klinisk) Tid Knut Hellwege, 14.mai 09, lysbilde 7

8 Kjernevirksomheten i sykehus = pasientbehandling med fokus på faglig kvalitet, prosesser og resultater Faglig Kvalitet (Beste praksis/evdence based) Kommunehelsetjenester Utredning Innleggelse Diagnostikk Behandling Utskrivelse Oppfølging Kommunehelsetjenester Ressursbruk knyttet til pasientforløpet (bla. KPP) Knut Hellwege, 14.mai 09, lysbilde 8

9 PTO- modellen (arbeids-) Prosesser Teknologi Organisasjon Knut Hellwege, 14.mai 09, lysbilde 9

10 Litt forskning, og mye egen erfaring -eksempler på mulige reaksjoner Trivsel/ Effektivitet Vantro Fornektelse Motarbeidelse Fortvilelse Maktesløshet Tillit til konseptet Aksepterer forandringen Utprøvende/undersøkende Usikkerhet Mister tiltro Forvirring Depresjoner Slutter? Slutter? Tid Knut Hellwege, 14.mai 09, lysbilde 10

11 Brennende ildsjel, - eller utbrent? Gert Ohlsson som er psykoterapeut og driver egen klinikk for å behandle utbrenthet, forteller blant annet at utbrenthet ofte oppstår i forbindelse med omstilling på arbeidsplassen. Han beskriver omstilling blant annet slik: Jeg anser et omstillingsforslag som ufullstendig dersom det bare beskriver de nye målene og arbeidsoppgaver for hver enkelt medarbeider. Et komplett forslag inneholder også en tydelig beskrivelse av hvilke av de gamle arbeidsoppgavene hver enkelt arbeidstaker ikke skal gjøre, eller utføre på en ny måte. Spesielt viktig er dette da man endrer ambisjonsnivå, flytter ansvarsforhold og forandrer virksomhetens innretning og omfang. Knut Hellwege, 14.mai 09, lysbilde 11

12 Eksempel: Et pålegg fra Arbeidstilsynet til et HF:..Rutiner for risikovurdering og iverksettelse av tiltak i forbindelse med omstilling Arbeidsgiver skal sørge for at det iverksette rutiner som sikrer at det foretas risikovurdering og iverksettes tiltak under planlegging og gjennomføring av omstilling. Disse rutinene skal være tilpasset det nivået der omstillingen iverksettes, og de skal sikre at mulige uheldige konsekvenser blir formidlet til det beslutningsnivået som kan iverksette korrigerende tiltak. Lovgrunnlag: Arbeidsmiljøloven 14 andre ledd bokstav a og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter fastsatt 6.desember 1996 nr andre ledd nr. 7 Se: også: 1) Arbeidstilsynets publikasjoner, best.nr. 590 Omstilling? Har du husket det viktigste? Hva du kan gjøre for å sikre sunne omstillingsprosesser 2) Artikkel: i Tidsskrift for norsk psykologforening: Sunn endring i organisasjoner: Knut Hellwege, 14.mai 09, lysbilde 12

13 Tre kjernespørsmål: Hva er det vi ønsker å oppnå? Fastsette gevinstområder og gevinstmål Hvordan vet vi at en endring er en forbedring? Hva kan vi måle på? Kvantitativt og kvalitativt? Hva må vi igangsette av tiltak for å nå målet? Hva skal vi slutte med? Hva skal vi begynne med? Knut Hellwege, 14.mai 09, lysbilde 13

14 Risikostyring - Still spørsmålet: Hva kan hindre oss i å få tatt ut gevinstene? Sannsynlighet (S) Aktuell bedømmelse av sannsynligheten for at hendelsen inntreffer dersom planlagte tiltak ikke gjennomføres. Lag tabell med: 5 Sikker hendelse 4 Høy sannsynlighet 3 Middels høy sannsynlighet 2 Lav sannsynlighet 1 Usannsynlig 0 Risikoen er bortfalt eller eliminert Konsekvens (K) Bedømmelse av konsekvensene om hendelsen inntreffer. 5 Hele prosjektet er i fare 4 Hele prosjektets planer må gjøres om 3 Hele prosjektets planer påvirkes, totalrammen for prosjektet kan holdes 2 Planer for delprosjektet påvirkes, men totalrammen holdes 1 Begrenset virkning, kan innhentes Mer om risikostyring: se Senter for statlig økonomistyring sin veileder(1) og metodedokument (2) Knut Hellwege, 14.mai 09, lysbilde 14

15 Bakgrunn for metodikk Målsetninger Gevinstområder Målbare gevinster Målinger Knut Hellwege, 14.mai 09, lysbilde 15

16 Eksempel fra Gevinstrealiseringsprosjekt EDS/SØ: Målsetninger Gevinstområd er Målbare gevinster Målinger Delmål 1: Bedre planlagt pleie og behandling Strukturert dokumentasjon av sykepleie/økt kvalitet på sykepleiedokumentasjonen Økt kontinuitet i behandlingen av pasienter som følge av konkret og daglig oppdatert behandlingsplan (BP) Kunnskapsbasert praksis gjennom beslutningsstøttesystem (VBP) Bruk av kodeverk som sikrer felles språk for sykepleietjenesten med enhetlige definisjoner Økt andel pasienter inneliggende over 24 t. med påbegynt BP Økt bruk av kodeverk Økt bruk av VBP Økt andel pasienter inneliggende over 24 t. med påbegynt kartleggingsnotat Oppdaterte behandlingsplaner Redusert dobbelføring av pasientopplysninger Økt andel NANDA-diagnoser av totalt antall sykepleie-diagnoser i BP Økt andel NIC-tiltak av totalt antall sykepleietiltak i BP Målbare gevinster for dybdemåling av kvalitet står beskrevet i kapittel Knut Hellwege, 14.mai 09, lysbilde 16

17 Hvordan kan vi måle/dokumentere og realisere de kvalitetmessige og økonomiske gevinstene for endring av henvisningsrutiner Nå-situasjon: Eksempler: Raskere vurdering av henvisning Tilgjengelighet Kvalitet på henvisning Fremtidig situasjon: ibruktakelse elektroniske meldinger Ikke synsing, men objektive kriterier både for økonomi og kvalitet Knut Hellwege, 14.mai 09, lysbilde 17

18 Knut Hellwege, 14.mai 09, lysbilde 18

19 Sluttresultatet av modellen Knut Hellwege, 14.mai 09, lysbilde 19

20 Målrettet og systematisk gevinstrealisering Systematisk tilnærming til: å skape endringsberedskap i organisasjonen prosessmodellering (nå og fremtidig situasjon) realisme i gevinstpotensialet gjennom forpliktelser ift linjeorganisasjonen styring på risiko Systematisk oppfølging (målinger) av fastlagte krav Knut Hellwege, 14.mai 09, lysbilde 20