Miniverkstad verkty og metodikk for innovasjon og nyskaping innafor HRområdet. v/prosessrettleiar Anne Bostad og Gustav Weiberg- Aurdal, KS

Transkript

1 Miniverkstad verkty og metodikk for innovasjon og nyskaping innafor HRområdet v/prosessrettleiar Anne Bostad og Gustav Weiberg- Aurdal, KS

2

3 L Kilde: Innoco

4 Generisk brukervennlig HR: Lokal tilpasning og støtte (3.22) Kuvaas, B., Dysvik, A. & Buch, R. Under review. Antecedents and outcomes of line managers perceived enabling HR forging a link between intended HR and employee outcomes I det store og hele opplever jeg at ulike HR-verktøy og HR-systemer i min organisasjon er fleksible nok til å kunne tilpasses mine medarbeideres ulike behov. I det store og hele opplever jeg at ulike HR-verktøy og HR-systemer i min organisasjon gjør det lettere for meg å fremstå som en god leder overfor mine medarbeidere. I det store og hele opplever jeg at ulike HR-verktøy og HR-systemer i min organisasjon gjør det lettere for meg å lykkes med mine lederoppgaver. «Innovasjon handler om å gjøre brukeren god» Stig Dagestad

5 Innenfor hvilke områder har vi behov for å tenke nytt? Mulige kriterier: 1. Stor betydning for innbyggere, brukere, medarbeidere, samarbeidspartnere 2. Store mengder ressurser går med / mange involverte 3. Virkningen av det vi gjør / kvaliteten er ikke god nok 4. Kan bidra til et negativt omdømme

6 Floker for fylkeskommunene innenfor HRområdet - eksempler 1. HR/personal er for dårlig koblet på tjenestene/svarer for dårlig på behovene i organisasjonen 2. Fylkeskommunen mangler felles identitet og kultur vifølelse svekker omdømmet? 3. Den årlige overtallighetsprosessen belastningen for de berørte 4. Lønnsforhandlingene mye tid og ressurser i forhold til gevinst? 5. For dårlig utviklede møte- og samhandlingsformer manglende arenaer og læringskultur 6. Mangler kultur for innovasjonsarbeid?

7 Floker for fylkeskommunene innenfor HRområdet - eksempler 1. HR/personal er for dårlig koblet på tjenestene/svarer for dårlig på behovene i organisasjonen 2. Fylkeskommunen mangler felles identitet og kultur vi-følelse svekker omdømmet 3. Den årlige overtallighetsprosessen belastningen for de berørte 4. Lønnsforhandlingene mye tid og ressurser i forhold til gevinst(?) 5. For dårlig utviklede møte- og samhandlingsformer manglende arenaer og læringskultur 6. Mangler kultur for innovasjonsarbeid? Velg ett av områdene og gå sammen i gruppe med de andre som ønsker å jobbe med dette. 4-7 personer på gruppa: etabler om nødvendig flere grupper på samme tema. Dersom noen av fylkeskommunene vil bruke muligheten til å jobbe med et eget tema er det rom for det. Skriv ned innovasjonsområdet dere velger som overskrift på flipoverarket

8 Verktøy vi kan bruke for å utvikle problemstilling og innovasjonsspørsmål

9 De riktige spørsmålene teller! En god innovasjonsutfordring kjennetegnes ved.. at det tar utgangspunkt i et behov at det rommer en visjon at det ikke svarer på utfordringen at det er kort, klart og motiverende, og inspirerer til HANDLING!

10 Er dette innovasjonsspørsmål? Rådmann/stab: Hvordan implementere et nytt IKTsystem slik at alle tar det i bruk? Teknisk: Hvordan skal vi få politikerne til å bevilge flere penger til vedlikehold? Helse og omsorg: Hvordan skal vi rekruttere flere sykepleiere?

11 Innovasjonsspørsmålene slik de ble Rådmann/stab: Hvordan kan vi forenkle arbeidshverdagen? Teknisk: Hvordan jobbe sammen med politikerne om en bærekraftig forvaltning av kommunale eiendommer? Helse: Hvordan ser pleie og omsorg ut når flere gode sykepleiere vil jobbe hos oss?

12 De riktige spørsmålene teller! En god innovasjonsutfordring kjennetegnes ved.. at det tar utgangspunkt i et behov at det rommer en visjon at det ikke svarer på utfordringen at det er kort, klart og motiverende, og inspirerer til HANDLING! Ta utgangspunkt i den valgte floken / innovasjons-området. Formuler et innovasjonsspørsmål i tråd med kjennetegnene. Metode: Skriv prosessorientert - fortløpende nedover på flipoverarket. Lag mange versjoner av spørsmålet. Drøft dere fram til en versjon av spørsmålet som dere vil bruke. Tid: 15 min

13 Mer forskning på behovet de bakenforliggende problemene

14 Problemtreet Hvordan utføres metoden? 1. Velg møteleder skriv inn overskriftene på flippoverarket. 2. Velg og skriv inn innovasjonspm. 3. Idemyldre deretter for å få fram de problemer som relaterer seg til innovasjonspørsmålet. Skriv dem på hver deres Post-it lapp og montér på flippover. 4. For hvert relatert problem stilles spørsmålet: Hva er årsaken til dette problemet?. Montér Post-It lappene. 5. For hvert relatert problem beskrives også konsekvenser. Montér Post-It lappene. 6. Tid: 25 min Problemstilling: Her skriver vi innovasjonspørsmålet vårt Årsaker (trinn 2): Relaterte problem (trinn 1): Konsekvenser (trinn 3):

15 Brukerperspektivet

16

17 Et egnet verktøy «Personas» I arbeidet er med å utvikle personas, er prosessen med å utvikle dem vel så viktig som selve sluttresultatet. Personas utvikles ofte for at teamet som er ansvarlig for prosjektet bedre skal kunne identifisere seg med brukernes behov. Derfor beskrives personas med bilde, navn mm. Dette gjør de som har er med i prosessen umiddelbart vet hva som kreves når noen i teamet sier «Hvordan passer dette for Anne?» Bruke tidligere ressurser og erfaringer fra andre sammenhenger Personas blir på mange måter erketyper og beskriver ofte ytterpunktene av målgruppen. De vil ofte avdekke behov som også kommer mange andre brukere til gode.

18 En mulig mal 1.Navn 2.Foto 3.Jobb 4.Utdannelse 5.Sosiale omgivelser 6.Personlighet 7.Interesser 8.Personlig historie Skap tre personas. La de tre beskrive sin opplevelse av det som leveres pr i dag. Beskriv deres behov knyttet til innovasjonsområdet. Tid: 25 min 9.Beskrivelse av bruken av det som leveres pr i dag på området 10.Behov knyttet til det aktuelle bruksområdet 11. Sitater (frustrasjoner, holdninger, verdier osv.)

19

20 5 min- hva vet vi nå? 15 min- idegenerering 5 min velge ut i fra kriterier - Er ideen gjennomførbar? - Nyttig? - Levedyktig? Velg 1 idé som dere skal arbeide videre med.

21 Flere verktøy

22 Brukerintervjuet 1. Definer et område for observasjon som er viktig å innovere sett med brukerens øyne. Gå sammen to og to. Dere skal finne ut mer om hvordan tjenesten virker for brukerne. 2. Lag en intervjuguide med åpne spørsmål som i størst mulig grad åpner for at brukeren kan komme på banen selv og snakke om sine erfaringer og hva som er viktig for ham eller henne. 3. Kontakt brukere. Fortell at intervjuet skal brukes til å lære av brukernes erfaringer. Som intervjuere vil dere gjerne kunne fortelle om det dere har lært av intervjuet til andre i organisasjonen. 4. Gjennomfør to intervju. En spør, og en skriver ned svarene. Lag et brev til bruker og / eller ta kontakt per telefon. Intervjuet kan også videofilmes og studeres i fellesskap i etterkant (utvalgte sekvenser)

23 Brukerintervjuet 1. Definer et område for observasjon som er viktig å innovere sett med brukerens øyne. Gå sammen to og to. Dere skal finne ut mer om hvordan tjenesten virker for brukerne. 2. Lag en intervjuguide med åpne spørsmål som i størst mulig grad åpner for at brukeren kan komme på banen selv og snakke om sine erfaringer og hva som er viktig for ham eller henne. 3. Kontakt brukere. Fortell at intervjuet skal brukes til å lære av brukernes erfaringer. Som intervjuere vil dere gjerne kunne fortelle om det dere har lært av intervjuet til andre i organisasjonen. 4. Gjennomfør to intervju. En spør, og en skriver ned svarene. Spørsmål - Trygg oppvekst - eksempler: Eleven Hvilke voksne personer er viktig for deg? Hvem forholder du deg til i dag? Hvordan opplever du kontakten med...? Hva trenger du hjelp til? Når opplever du at du får god hjelp? Hva skulle du ønske at var annerledes når det gjelder... Hvordan er en god dag på skolen for deg? Intervju av en person som er blitt voksen: Hvis du skulle gitt oss et råd om hva vi kunne gjort annerledes, hva ville det rådet være? Hvilken hjelp skulle du ønske at du hadde fått da du vokste opp? Spørsmål - Trygg hjemme - eksempler: Hvordan er en god dag for deg? Hva er viktig for deg for at du skal føle deg trygg hjemme? Hvilke tanker tror du barna dine har om at du bor hjemme? Hvis du skulle gi et råd til dem som kommer fra hjemmetjenestene, hva ville det være? Hva slags informasjon trenger du fra kommunen? Hvordan var informasjonen fra kommunen da du søkte om hjelp første gang? Har du fått mer eller mindre hjelp enn det du forventet? Er det noe du ønsker at var annerledes? Hvem er du mest sammen med i løpet av en uke? Hva slags tilbud kunne du tenke deg utover de du har i dag? Hvilke tanker har du om framtiden? Hva trenger du for å kunne bo hjemme framover? Har du vurdert å kjøpe tilleggstjenester fra private? Hva slags tjenester ville du da kjøpe?

24 Brukerintervjuet 5. Reinskriv og analyser intervjuet: Lag temaoverskrifter som passer og sorter svarene dere har fått. Hva er de viktigste funnene når det gjelder a) hva er viktig for bruker og b) hvordan tjenesten bør utformes? 6. Produser ideer: Hvordan kan vi utforme tjenesten annerledes og jobbe på andre måter til det beste for brukerne? 7. Ta med de viktigste funnene og ideene til et personalmøte. 8. Gjennomfør et personalmøte der dere legger fram resultatene og drøfter ideene. Leder sørger for å organisere videre oppfølgingsarbeid.

25 Perspektivering - interessentanalyse Se problemstillingen dere jobber med fra flere interessenter: Hvordan vil en innbygger se på problemstillingen? Hvordan vil en bruker se på problemstillingen? Hvordan vil samarbeidspartnere se på problemstillingen? Hvordan vil en folkevalgt se på problemstillingen? Hvordan vil kollegaer se på problemstillingen? Hvordan vil rådmannen se på problemstillingen? Hva er viktig for dem? Hvordan vil vi beskrive deres ulike behov?

26 Organisasjonsantropologen ta brukerens perspektiv 1. Definer et område for observasjon som er viktig å innovere sett med brukerens øyne. Del dere inn i grupper på arbeidsplassen. Kan gjelde noen ansatte, eller alle ansatte. 2. Oppdagelsesfase: Hver enkelt drar på oppdagelseferd. Det vil si bruker noe av sin tid til å være organisasjonsantropolog. Ta brukerens perspektiv: Forestill deg at du er bruker i de ulike situasjonene. Observer organisasjonen med sine systemer, kollegaers atferd, rutiner, kultur, språk, teknologi, informasjon osv. Bruk alle sanser. Skriv ned dine observasjoner. Du kan også skrive ned spørsmål som du synes det er grunn tilk å stille. 3. Analysefase: Sorter materialet. Prøv å lage noen temaoverskrifter som de ulike observasjonene hører inn under. Skriv ned det dere mener er spennende funn i materialet under hver av temaoverskriftene. Dette notsatet utgjør minirapporten fra deres arbeid.

27 Organisasjonsantropologen ta brukerens perspektiv 4. Idefase: Utvikle nye ideer for hvordan tjenesten kan forbedres for brukerne. Eksperimenter. Bruk gjerne brainwriting vi skriver videre på hverandres ideer. Du kan også tegne situasjoner, lage tankekart, skrive ned verdiord som er viktig for bruker (filtermetoden) og omforme tjenesten ut fra dem. 5. Del ideer på gruppen. Velg ut de beste ideene. Planlegg uttesting av de beste ideene. 6. Få godkjenning av leder til å teste ut en eller flere ideer. Observer mens uttesting foregår, noter erfaringer. 7. Evaluer uttestingene, drøft og konkluder. 8. Få godkjenning fra leder og sett ideene i system dersom de representerer en forbedring eller en innovasjon (nytt, nyttig, nyttiggjort).