Verdens minste prosjekt BEDRE KOMMUNIKASJON FOR OG MED PÅRØRENDE I VERDAL KOMMUNE

Transkript

1 Verdens minste prosjekt BEDRE KOMMUNIKASJON FOR OG MED PÅRØRENDE I VERDAL KOMMUNE Prosjektrapport Juli 2018

2 Ramme for prosjektet Vi vet at vi ikke er flinke nok til å lytte til innspillene fra brukere og pårørende og faktisk gjøre noe med dem. Et tilsyn fra Fylkesmannen understreket behovet. Vi ønsket å teste et konsept og en forenklet metodikk som kan gjenbrukes i andre tjenester og andre sammenhenger i og utenfor Verdal kommune. Deltakere Seks ansatte ved Verdal bo- og helsetun og en avdelingsleder har utgjort prosjektgruppa, som ble støttet av leder ved Utviklingssenter for sykehjem og hjemmetjenester. Mål Vi startet med to antagelser som vi ønsket å undersøke og rette en innsats mot: 1) Brukerne ønsker trygge overganger fra hjem til sykeheim 2) Pårørende (og brukere) ønsker at vi formidler daglige opplevelser og aktiviteter ved sykeheimen. SIDE 1

3 Metode benyttet i prosjektet Prosjektet har vært en test på hvor lite et prosjekt kan være og samtidig ha tydelige krav til konkrete resultater. Vi har jobbet etter en klar logikk i en nedstrippet tjenestedesign-modell for å kunne jobbe effektivt med begrensede ressurser. Vi har hatt få men lange arbeidsmøter annenhver uke i en periode på seks måneder, med få eller ingen oppgaver mellom hvert møte. Vi har konsekvent jobbet i små grupper på 2-3 personer for å sikre involvering og framdrift. Prosjektdeltakerne har opplevd metodikken som enkel og effektiv, og anbefaler å benytte den i tilsvarende satsinger i kommunen. Vi har laget og prøvd ut en mini prosess-/prosjektmetodikk som kan benyttes i andre virksomhetsområder og andre kommuner. Prosjektdeltakere presenterer prosjektet til andre avdelinger. SIDE 2

4 Metodikk vi har lært om i prosjektet Prosjektet har vært inspirert av flere metodikker som legger vekt på utstrakt bruker- og pårørendemedvirkning. Deltakerne i prosjektet har fått innsikt i metodikkene og har begynt å tilegne seg noe av kompetansen de bygger på. Dette er verdifull kompetanse for kommunene, i lys av behovet kommunen har for å utvikle og videreutvikle tjenestene. I prosjektet har vi lært av og om følgende metodikker: 1. Tjenestedesign: Personas Brukerintervjuer Utprøving 2. Samskaping: Samskaping er en metode hvor ansatte, politikere og næringsliv sammen med innbyggerne finner ut hvordan et behov eller en utfordring skal dekkes eller løses. 3. Medarbeiderdrevet innovasjon 4. Prosessledelse: Visuell jobbing Aktiv deltakelse i små grupper Framdrift Eksempler på bruk av tjenestedesignverktøy (se f.eks. KS-verktøyet Samveis) SIDE 3

5 Prioriterte tiltak og resultater Gi pårørende info om dagligliv og aktiviteter på sykeheimen Funn: Intervju med pårørende gir tydelige signal om at pårørende ønsker bedre innblikk i hverdagene på sykeheimen. Vi har jobbet sammen med pårørende for å styrke kontakten mellom pårørende og beboere ved sykeheimen. Dette er implementert i avdeling «1. etasje» ved Verdal bo- og helsetun, i form av digital kommunikasjon mellom pårørende og sykeheimen. I delingsplattformen Kura deler ansatte beboernes «gode øyeblikk» (bilder) med pårørende nær og fjern. Dette styrker sykeheimens innsats og status som Livsgledesykeheim 1. Videre brukes Kura slik: Pårørende deler bilder fra sin hverdag, særlig bilder av barnebarn og oldebarn eller av kjente og kjære steder Pårørende skriver hilsener eller kommentarer på bildene ansatte legger ut Aktivitetskalenderen gir oversikt over ulike aktiviteter ved sykeheimen, for å øke pårørendes deltakelse. Meldingstjenesten brukes for å sende kjappe meldinger (SMS) til pårørende om f.eks. avlyste arrangementer, smittefare el.lign. Ved utgangen av prosjektet kan bruken av Kura oppsummeres slik (circa-tall): 13 beboere har vært med Godt over 20 pårørende har vært registrerte, flere har delt bilder og skrevet kommentarer 18 ansatte er registrert Bortimot 100 bilder og over 150 innlegg har blitt publiserte. Prosjektet har laget prosedyrer/dokumentasjon for og om bruk av Kura. Bilde av primærkontakter på og/eller i pasientrommene ved sykeheimen. Dette tiltaket er gjennomført for at det skal være enkelt for alle pårørende som besøker sykeheimen å ha oversikt over hvem som til enhver tid er kontaktperson, og å senke terskelen for å ta kontakt med de ansatte. Gi innbyggerne bedre informasjon om søknadsprosess og tjenester før de søker om tjenestene Funn: pårørende oppsøker hjemmesiden til Verdal kommune først for å finne informasjon om tjenestene. Denne siden oppleves både av brukere og ansatte som veldig mangelfull. Prosjektet har utarbeidet et forslag til «informasjonspakke» som bør ligge på nett. 1 Se Livsglede for Eldre som driver den nasjonale sertifiseringsordningen Livsgledehjem, SIDE 4

6 For øvrig er design, utarbeidelse og vedlikehold av denne typen informasjon og tjenester et arbeid som går langt utover dette prosjektets mandat og kapasitet. For framtidig vedlikehold av informasjon om tjenester i helse og velferd, har prosjektet følgende forslag: Opprette en «infogruppe» med to ansatte fra hver virksomhet, som igjen har sin egen gruppe med representanter fra avdelingene. Gruppene møtes fast 1-2 ganger i året for å sikre at info er oppdatert og utvikles videre. Brukerne ønsker en kontaktperson gjennom hele forløpet, inkludert søknadsprosessen Funn: Brukere og pårørende har et tydelig behov for å ha vite hvem de skal kontakte før de søker om tjenester og i forbindelse med overganger. Dette funnet bør undersøkes nærmere. Mulige tiltak/løsninger inkluderer: Alle innbyggere som tar kontakt med saksbehandler kontoret eller søker om en tjeneste får oppnevnt en kontaktperson av Forvaltningskontoret. Institusjonene bør sette inn vikarer for primærkontakter ved sykdom Institusjonene bør sørge for at midlertidige rom på postene har primærkontakter Livsløp-kartlegginger bør starte i Hjemmetjenesten og BODA. Prosjektets verdi Brukere Når kommunens innbyggere flytter inn på institusjon (spesielt sykeheim), svekkes ofte kontakten mellom beboere og pårørende. Vi har prøvd ut og satt i drift en løsning som gjør det mulig å gi de pårørende et innblikk i hverdagene og aktiviteter ved sykeheimen noe som også et godt grunnlag for samtaler når pårørende kommer på besøk. Løsningen gir ekstra verdi for pårørende som bor langt unna. Erfaringer så langt i ansattegruppen er at de liker å jobbe med Kura og at de setter pris på å vise fram livsgledeaktivitetene og at beboerne har gode stunder. God tilgang på nettbrett i avdelingen gjør det enkelt å bruke Kura. Tilbakemeldinger fra pårørende, samt pårørendes bruk av Kura, tyder på at mange pårende setter stor pris på innblikkene de får i «sines» hverdag. Flere har uttrykt de er imponerte over at sykeheimen har et slikt system i bruk eller at de ikke forventet at kommunen var så «moderne». Ansatte Medarbeiderne får brynt seg på helt nye områder, og må forholde seg til pasientforløpet. De har fått ny kunnskap gjennom bruker- og pårørendeintervjuer og lært metoder for brukermedvirkning og prosessledelse. I evalueringa (se vedlegg) forteller ansatte om økt engasjement og om verdien av å få «bruke seg selv» på nye måter. De har tatt ansvar for forbedringer på egen SIDE 5

7 arbeidsplass, og har på selvstendig basis gjennomført mange oppgaver som gir verdi for brukere og pårørende. Prosjektdeltakerne har tatt mye ansvar når det gjelder å formidle prosjektet og «selge inn» kommunikasjonsplattformen til andre deler av organisasjonen, og således også trent på å presentere og representere. Kommunen Prosjektet har bidratt til å bedre kommunens omdømme ved at vi møter de pårørende «der de er» og tilbyr en løsning som matcher eller overgår forventningene deres. Prosjektet har utarbeidet og prøvd ut en mini prosess-/prosjektmetodikk som kan benyttes i andre avdelinger og virksomhetsområder. Å kunne vise til den vellykkede innføringa av Kura vil for framtiden gjøre det lettere for kommunen å motivere for endring i tjenestene og innføring av ny teknologi, samt bebudede endringer i forbindelse med nytt helsebygg og Helseplattformen. SIDE 6

8 VEDLEGG: Oppsummering av prosjektevaluering gjennomført i mai Hva har vært positivt med prosjektet: Tatt utgangspunkt i brukerperspektivet Alle i gruppa felles forståelse, mål At det det ble et «resultat» ut av det vi jobbet med Utfordringene, selv om jeg var skeptisk i starten Kjenner meg selv bedre, kan takle å bli utfordret, stå i noe som er ukjent Frikjøpt tid Kura er spennende og artig å jobbe med. Prøve noe nytt. Nytenkende. Annerledes enn andre oppgaver. Raskt og enkelt knipse et bilde og legge ut. (Leder). Bruke pårørende for å få svar på spørsmålene våre. Få vite om deres behov og ønsker. Ikke synsing. Kilder til ny viten. Artig at resultat er tatt videre og at vi har jobbet med det selv. Pårørende ønske om å få vite om hverdagen, livskvalitet. At noen har holdt tråden, strukturen, slik at vi kan jobbe med innholdet Gruppearbeid, Bra med små grupper, tørre å bidra Konkrete oppgaver i tråd med hverdagen vår Iver og energi Reflektert, «noe annet» enn til vanlig Forbedringsarbeid Hva har du lært i prosjektet: Jeg har lært mye av det vi har likt i prosjektet (se over) Om brukerperspektivet Tørre å ta utfordringer Lært om metodikk Økt kunnskap om prosessen før brukerne kommer på institusjon. Mye nytt Om hvordan ting fungere og ikke fungerer i kommunen At det er viktig å ta med pårørende på råd. De har mye å bidra med. (Også apropos andre steder i kommunen. Opptatt av kontaktpersoner, spesielt de som venter på plass.) Jeg hadde aldri presentert før, nå har jeg litt erfaring. Med god hjelp greier vi å fornye oss! SIDE 7