Erfaringer fra offentlige anskaffelser

Transkript

1 Erfaringer fra offentlige r Oddrun Lyslo Kristiansen og Bjørn Børresen

2 Om A-2 Oddrun Lyslo Kristiansen, seniorkonsulent, A-2 Bjørn Børresen, seniorkonsulent, A-2 Forretningsområder A-2 Norge AS: Ledelse, organisasjon, IT Strategiarbeid Økonomi- og virksomhetsstyring Anskaffelser, spesielt valg og av IT-løsninger Organisasjonstilpasninger/-endringer, restrukturering av arbeidsprosesser Produktivitetsforbedringer Kompetanseutvikling Kvalitetssikring av prosjekter og programmer Prosjekt- og programledelse IT-styringsmodell og IT-strategi På kundesiden i større prosjekter (organisasjons- og prosessforbedringsprosjekter, IT-prosjekter) Analyser og mindre evalueringer consulting 2

3 Som man roper i skogen får man svar! Evalueringsr: Anskaffelses-/innkjøpsfaget møter evalueringsfaget En godt gjennomført legger grunnlaget for en vellykket evaluering Hva kjennetegner en god og en god metodikk for gjennomføring av offentlige r?

4 Metodefigur for A-2s sprosess Behovskartlegging Planlegging av Kvalifisering Tilbudsfasen Evaluering, evt forhandling og valg Kontrakts- inngåelse Implementering av inngått kontrakt Aktiviteter Leveranser behovsanalyse - Velge smetodikk - Kartlagt behov - Valgt smetodikk mandat for n - Etablere prosjekt med alle administrasjonsdokumenter sstrategi kost/nytte analyse, evt. interessentanalyse -Utarbeide kvalifikasjonsgrunnlag - Utlyse n - Arr. tilbyderkonferanse - Meddele kvalifiserte deltagere - Behandle potensielle klager - Anskaffelse kunngjort i Doffin/TED - Kvalifikasjonsgrunnlag utarbeidet resultat og invitasjon til deltakelse - Eventuell klagebehandling Kravspesifikasjon konkurransegrunnlag - Oppfølging av tilbydere (spørsmål og svar) - Etablere / oppdatere - Evaluere leverte tilbud - Etablere/oppdatere - Velge leverandør Suksesskriterier: - Kost/nytte-analyse - Konkurransegrunnlag - Valgt leverandør 1) Tenk helhetlig - Mandat gjennom hele n - Etablert prosjekt - Kravspesifikasjon resultat av 2) Bred involvering, - Strategi for tydelige roller og god - Kontraktsbilag organisering konkurransen 3) Konkurransegrunnlaget er «hoppkanten»: kvalitet, presisjon og helhet 4) Struktur og nøyaktighet sparer mye tid! - Ferdigstille sprotokoll - Kunngjøre tildeling - Eventuell klagebehandling - Signere kontrakt - Signert kontrakt - Signert sprotokoll plan for innføring av - Overleveringsmøte for overlevering av kontrakt til eier - Plan for innføring av Prosjektledelse, administrasjon og løpende kvalitetssikring 2009, A-2 A/S

5 Metodefigur for A-2s sprosess Behovskartlegging Planlegging av Kvalifisering Tilbudsfasen Evaluering, evt forhandling og valg Kontrakts- inngåelse Implementering av inngått kontrakt Aktiviteter Leveranser behovsanalyse - Velge smetodikk - Kartlagt behov - Valgt smetodikk mandat for n - Etablere prosjekt med alle administrasjonsdokumenter sstrategi kost/nytte analyse, evt. interessentanalyse - Kost/nytte-analyse - Mandat - Etablert prosjekt - Strategi for kvalifikasjonsgrunnlag - Utlyse n Arr. tilbyderkonferanse - Meddele kvalifiserte deltagere - Behandle potensielle klager - Anskaffelse kunngjort i Doffin/TED - Kvalifikasjonsgrunnlag utarbeidet resultat og invitasjon til deltakelse - Eventuell klagebehandling Kravspesifikasjon konkurransegrunnlag - Oppfølging av tilbydere (spørsmål og svar) - Konkurransegrunnlag - Kravspesifikasjon - Kontraktsbilag - Etablere / oppdatere - Evaluere leverte tilbud - Etablere/oppdatere - Velge leverandør - Valgt leverandør resultat av konkurransen - Ferdigstille sprotokoll - Kunngjøre tildeling - Eventuell klagebehandling - Signere kontrakt - Signert kontrakt - Signert sprotokoll plan for innføring av - Overleveringsmøte for overlevering av kontrakt til eier - Plan for innføring av Prosjektledelse, administrasjon og løpende kvalitetssikring 2009, A-2 A/S

6 Planlegging av n - forankring I planleggingen må man sikre en god forankring. Dette innebærer avklare Hvem som er beslutningstakere og som setter rammene for n Eierrollen/mottakerrollen Økonomiske rammer Tidsramme og milepæler Faglig innhold og premisser Et spørsmål som må tenkes gjennom er om dette er liv laga? Hva kan man få til innen disse gitte rammene? Forventninger må avstemmes mot realisme. => Gode forberedelser er tidsbesparende 6

7 Metodefigur for A-2s sprosess Behovskartlegging Planlegging av Kvalifisering Tilbudsfasen Evaluering, evt forhandling og valg Kontrakts- inngåelse Implementering av inngått kontrakt Aktiviteter Leveranser behovsanalyse - Velge smetodikk - Kartlagt behov - Valgt smetodikk kost/nytte analyse mandat for n - Etablere prosjekt med alle administrasjonsdokumenter sstrategi - Kost/nytte-analyse - Mandat - Etablert prosjekt - Strategi for kvalifikasjonsgrunnlag - Utlyse n Arr. tilbyderkonferanse - Meddele kvalifiserte deltagere - Behandle potensielle klager - Anskaffelse kunngjort i Doffin/TED - Kvalifikasjonsgrunnlag utarbeidet resultat og invitasjon til deltakelse - Eventuell klagebehandling Kravspesifikasjon konkurransegrunnlag - Oppfølging av tilbydere (spørsmål og svar) - Konkurransegrunnlag - Kravspesifikasjon - Kontraktsbilag - Etablere / oppdatere - Evaluere leverte tilbud - Etablere/oppdatere - Velge leverandør - Valgt leverandør resultat av konkurransen - Ferdigstille sprotokoll - Kunngjøre tildeling - Eventuell klagebehandling - Signere kontrakt - Signert kontrakt - Signert sprotokoll plan for innføring av - Overleveringsmøte for overlevering av kontrakt til eier - Plan for innføring av Prosjektledelse, administrasjon og løpende kvalitetssikring 2009, A-2 A/S

8 Kvalifikasjonsgrunnlag potensielle leverandører Innhent kunnskap om potensielle leverandører Særlig nødvendig ved ukjent marked og komplekse r Identifisere aktuelle aktører Kartlegge kompetanse, erfaring Konkurransesituasjonen Analyse og vurdering av kompetente miljø er viktig for å åpne for aktuelle kompetansemiljøer ikke ekskludere => Legger grunnlaget for hvilke leverandører som kan delta, og hvilke tilbud man har å velge mellom 8

9 Dialog og likebehandling Vurder behovet for dialog med leverandører i forhold til sprosedyre muligheter og begrensninger Innlede dialog og evt. arrangere tilbyderkonferanse Markedsføring av kommende konkurranse Informasjon til potensielle tilbydere Hva er viktig å oppnå med evalueringen? Hvilken kunnskap søker man? Informasjon fra potensielle tilbydere Case-oppgaver, innspill til utforming av konkurransegrunnlag (design, problemstillinger mm.) Leverandør-presentasjoner Forklar prosessen oppfordre tilbyderne til å stille spørsmål 9 Tenk likebehandling: lik informasjon, like muligheter og åpenhet => Ikke vær redd for dialog

10 Metodefigur for A-2s sprosess Behovskartlegging Planlegging av Kvalifisering Tilbudsfasen Evaluering, evt forhandling og valg Kontrakts- inngåelse Implementering av inngått kontrakt Aktiviteter Leveranser behovsanalyse - Velge smetodikk - Kartlagt behov - Valgt smetodikk kost/nytte analyse mandat for n - Etablere prosjekt med alle administrasjonsdokumenter sstrategi - Kost/nytte-analyse - Mandat - Etablert prosjekt - Strategi for kvalifikasjonsgrunnlag - Utlyse n Arr. tilbyderkonferanse - Meddele kvalifiserte deltagere - Behandle potensielle klager - Anskaffelse kunngjort i Doffin/TED - Kvalifikasjonsgrunnlag utarbeidet resultat og invitasjon til deltakelse - Eventuell klagebehandling kravspesifikasjon konkurransegrunnlag - Oppfølging av tilbydere (spørsmål og svar) - Konkurransegrunnlag - Kravspesifikasjon - Kontraktsbilag - Etablere / oppdatere - Evaluere leverte tilbud - Etablere/oppdatere - Velge leverandør - Valgt leverandør resultat av konkurransen - Ferdigstille sprotokoll - Kunngjøre tildeling - Eventuell klagebehandling - Signere kontrakt - Signert kontrakt - Signert sprotokoll plan for innføring av - Overleveringsmøte for overlevering av kontrakt til eier - Plan for innføring av Prosjektledelse, administrasjon og løpende kvalitetssikring 2009, A-2 A/S

11 Hvordan utforme et godt konkurransegrunnlag? Diskusjon rundt hva oppdragseier egentlig ha og hvordan operasjonalisere dette => Må ha en klar formålsbeskrivelse Hvordan skal konkurransegrunnlaget se ut? Diskutere og avklare innhold - Bred involvering Trekk inn nødvendige ressurser Sikre at man får diskutert viktige sider og får inn vesentlige innspill bli enige om generelle prinsipper Sikre tydelighet i forhold til hva man vil ha Bruk tid: Konkurransegrunnlaget er «hoppkanten» => Ulike aktører kan ha ulike ståsted og ønsker samlet sett må dette være gjennomførbart realisme vs. forventninger 11

12 Bakgrunnskunnskap hva må man kjenne til? Vesentlig å være godt orientert Hva er allerede undersøkt? Hvordan oppnå størst mulig nytte? Tidligere utredninger og erfaringsmateriell kan legge premisser/føringer som ikke nødvendigvis skal vektlegges tilsvarende i denne leveransen? Skal man videreføre tidligere evalueringer? Skal man vurdere samme tema, men fra et nytt ståsted, med annen metode? Vil man få fram andre sider, og et bredere beslutningsgrunnlag? => Viktige premisser må inngå i konkurransegrunnlaget konsekvenser for design 12

13 Betydningen av struktur og presisjon God struktur og presisjon vil: Bidra til å hjelpe leverandørene til å huske hva som skal leveres i kvalifikasjonsgrunnlaget Bidra til å skille mellom kvalifikasjonen og evaluering av tilbud Må forutsette en viss kompetanse hos leverandørene Krav man stiller har konsekvenser for vurderingene? Hvordan praktiseres dette? Eks.: Hva når alle leverandører er «disket» utenom en? 13

15 Evalueringsmodell og utvelgelseskriterier Hva skal faktisk vurderes? => Kriteriene binder deg Evalueringsmodell utledes av utvelgelseskriteriene, som igjen utledes av Konkurransegrunnlaget Ikke blande hva man vurderer Det er viktig med ensartet praksis i evaluering og bruk av karakterskala Test av evalueringsmodell - fiktivt evalueringscase Eksempelvis test av ulike scenarioer Identifisere «relevante forskjeller», og peke ut «det økonomisk mest fordelaktige tilbudet» 15

17 Avslutning og overgang til implementering Plan for overføring til «linjen», evt. for etablering av evalueringsprosjekt Formelt overleveringsmøte: fra til «evaluering» Tydelig ansvarsplassering og organisering, både for kunde og leverandør Realistisk tidsplan Hvordan skal endringer/endrede forutsetninger håndteres? Ledelsesforankring 17

18 Oppsummering Tenk helhetlig gjennom hele sprosessen Sørg for forankring i ledelsen og et klart formål, gjerne gjennom utarbeidelse av et omforent mandat avhenger mye av organisering og prosess Utnytt mulighetene for dialog - det vil gi: mer treffsikre og forståelige konkurransegrunnlag bedre tilbud som svarer på oppgaven r som bidrar til kjøp av gode evalueringer iht. formålet Vis respekt for tilbyderne: åpenhet, likebehandling, informasjon og følg reglene 18 å skrive tilbud koster penger! en negativ opplevelse skaper mistillit i senere konkurranser