«Alt du bør ta stilling til ved gjennomføring av en anskaffelse»

Transkript

1 IINR presenterer En veileder i anskaffelsesprosessen «Alt du bør ta stilling til ved gjennomføring av en anskaffelse» BEHOVSDEFINERING MARKEDSUNDERSØKELSE ANBUDSFASE IMPLEMENTERINGSFASE OPPFØLGING

2 BEHOVSDEFINERING Behov / idé Etablere Produktgruppe Behovs-definering Avklaring av regelverk Utkast til kravspesifikasjon Behov / Idé Hva skal anskaffes, utvalg og produkter? Størrelse på den totale anskaffelsen (hele avtalen) Hvilken leveringshyppighet må vi ha? Hvilke samfunnsansvar ønsker vi å forsterke? Husk å ta hensyn til at lovverket stiller krav om en viss tidsperiode for leverandørene til å inngi tilbud, og at i den grad behovet kan endre seg i avtaleperioden, så må dette så langt mulig tilkjennegis på forhånd.

3 BEHOVSDEFINERING Behov / idé Etablere Produktgruppe Behovs-definering Avklaring av regelverk Utkast til kravspesifikasjon Etablere Produktgruppe Hvem skal være produktansvarlig? Hvem har superbruker-erfaringen? Hvem har den anskaffelsesfaglige erfaringen? Finnes det andre som bør være med?

4 BEHOVSDEFINERING Behov / idé Etablere Produktgruppe Behovs-definering Avklaring av regelverk Utkast til kravspesifikasjon Behovsdefinering Hva skal anskaffes, utvalg og produkter? Størrelse på den totale anskaffelsen (hele avtalen) Hvilken leveringshyppighet må vi ha? Hvilke samfunnsansvar ønsker vi å forsterke? Jobben man gjør her vil få juridiske konsekvenser senere. Blant annet med tanke på hvor treffende informasjonen i anbudsdokumentene blir (forutberegnelighet) og hvor god kontrakten blir.

5 BEHOVSDEFINERING Behov / idé Etablere Produktgruppe Behovs-definering Avklaring av regelverk Utkast til kravspesifikasjon Lover og regelverk Hvilke terskelverdier må vi forholde oss til? Hvilke andre LOA-krav er viktige ved denne anskaffelsen? Har vi tatt hensyn til alle samfunnsansvar vi bør ivareta? Hvilke miljøkrav, etiske krav, sikring mot sosial dumping, krav om universal utforming eller andre krav ønsker vi å sette? Hvilken prosedyre skal vi følge? Hvilken kontraktstrategi skal vi velge? Rammeavtale / Kontrakt Sett opp tidsplan for hele anskaffelsesprosessen

6 BEHOVSDEFINERING Behov / idé Etablere Produktgruppe Behovs-definering Avklaring av regelverk Utkast til kravspesifikasjon Utkast til kravspesifikasjon Hvilke kvalifikasjonskrav har vi? (minstekrav til leverandør) Hvilke kontraktskrav har vi? (absolutte krav som skal etterleves hele kontraktsperioden) Hva skal stå i kravspesifikasjonen? (minstekrav til leveransen) Hvilke tildelingskriterier har vi? (det vi evaluerer tilbudene på) Utarbeide evalueringsskjemaet Viktig å jobbe parallelt med kontrakten. Kontrakten skal legges ved konkurransegrunnlaget når konkurransen kunngjøres.

7 MARKEDSUNDERSØKELSE Leverandørsøk Leverandøranalyse Markedsundersøkelse Etablert strategi ihht marked Kjenner vi de aktuelle leverandørene? Hva vet vi om det leverandørmarked vi ønsker å handle fra? Hvilken strategi skal vi ha? Leverandørsøk Hvordan ønsker vi å kommunisere med leverandørmarkedet? Har vi lagd en tidsplan for når vi skal gjennomføre møter for markedsundersøkelse? Hva vi skal spørre om på markedsundersøkelsen? Gjennomføre en LCA (livsykluskostnadsberegning)

8 MARKEDSUNDERSØKELSE Leverandørsøk Leverandøranalyse Markedsundersøkelse Etablert strategi ihht marked Leverandøranalyse Alle leverandører skal ha mulighet til å delta på en markedsundersøkelse Husk å undersøke ihht proporsjonalitetskravet Hvilke leverandører er nye innen bransjen? Hvilket kvalitetsnivå er vanlig i bransjen? Hva er finansiell status på de ulike leverandørene i bransjen? Hvilket spesifikasjonsnivå må vi legge oss på for at vi som oppdragsgivere er sikre på å få dekket va rt behov ved et anbud? Proporsjonalitet både i forhold til hvilke krav som stilles til leverandøren, og hvilke krav som stilles til varen/tjenesten.

9 MARKEDSUNDERSØKELSE Leverandørsøk Leverandøranalyse Markedsundersøkelse Etablert strategi ihht marked Generelt prisnivå? Bestillingsmuligheter? Konkurransesituasjon? Miljøhensyn? Innovative løsninger vi bør se nøyere på? Distribusjonsløsninger? Markedsundersøkelse (spørsmål vi bør stille oss) Husk krav til likebehandling, jf. loa 1 og 5 og foa 1 og 3-1 nr. 4. Markedsundersøkelsen skal ikke gi de involverte parter konkurransefortrinn.

10 MARKEDSUNDERSØKELSE Leverandørsøk Leverandøranalyse Markedsundersøkelse Etablert strategi ihht marked Hvilket spesifikasjonsnivå må vi legge oss på for at vi som oppdragsgivere er sikre på å få dekket vårt behov ved et anbud? Har vi krav som «oppfordrer» til avvisning? Er anbudet SEXY nok? Etablert strategi ihht marked Er alle nødvendige opplysninger tatt med i beskrivelsene? (Også det som er opplyst om i løpet av markedskommunikasjonen) Kravene som kommer som resultat av markedskommunikasjonen skal ikke kunne diskriminere / preferere tilbydere Leverandører som har vært med på å utarbeide kravspesifikasjonen og som kan dra nytte av denne ved beregning av tilbud har ikke mulighet til å delta i konkurransen

11 ANBUDSFASE Konkurransegrunnlag m/ vedlegg Kunngjøring Mottak av tilbud Evaluering Tildeling og signering av avtale Behov / Idé Oppdragsgiver skal snarest mulig ta stilling til spørsmålet om avvisning, jf. foa og Hva skal anskaffes? Hvilken anskaffelseprosedyre er valgt? Hvordan skal konkurransen gjennomføres? Opplyse om kriterier for tildeling og kontrakt (ref. 17-1: også oppgi relativ vekting eller prioritert rekkefølge) Opplyse om hvordan tilbudet med vedlegg skal utformes Endelig frist for mottak av tilbud (adresse + dato + klokkeslett) Hvordan tilbudet skal merkes Vedsta elsesfrist for tilbudet (ref. 19-1) Alternative tilbud / mulighet for a ta forbehold / mulighet for å inngi deltilbud? Hvilke språkkrav man har til tilbudet Alminnelige / spesielle avtalebetingelser Krav til opplysning om bruk av underleverandører

12 ANBUDSFASE Konkurransegrunnlag m/ vedlegg Kunngjøring Mottak av tilbud Evaluering Tildeling og signering av avtale Kunngjøring Sier kunngjøringen det samme som konkurransegrunnlaget med vedlegg? Er kunngjøringen selgende nok til at vi tiltrekker oss rette tilbydere? Er det definerte prosesser for raske og korrekte svar på eventuelle spørsmål under kunngjøringsperioden? Er det sikret likebehandling av alle potensielle tilbydere?

13 ANBUDSFASE Konkurransegrunnlag m/ vedlegg Kunngjøring Mottak av tilbud Evaluering Tildeling og signering av avtale Mottak av tilbud Er mottakskvittering laget til den/de som skal motta de fysiske tilbudene? Er det sikret at tilbud som mottas merkes med dato og tidspunkt for mottak? Er det sikret at alle tilbud holdes uåpnet til åpningsmøtet? Ved åpningsmøtet skal alle tilbud registreres i anbudsprotokollen/ åpningsprotokollen: Er alle krav i konkurransegrunnlaget (kvalifikasjonskritteriene) oppfylt? Oppdragsgiver skal snarest mulig ta stilling til spørsmålet om avvisning, jf. foa og

14 ANBUDSFASE Konkurransegrunnlag m/ vedlegg Kunngjøring Mottak av tilbud Evaluering Tildeling og signering av avtale Evaluering Alle som ikke skal avvises, SKAL evalueres Vurder ALT du har sagt du skal vurdere Vurder KUN det du har sagt du skal vurdere Skala BØR opplyses i konkurransegrunnlaget Hver kriterium skal ha minst et toppscore, alt annet vil forskyve den relative vekten mellom kriteriene Detaljert og signert anskaffelsesprotokoll

15 ANBUDSFASE Konkurransegrunnlag m/ vedlegg Kunngjøring Mottak av tilbud Evaluering Tildeling og signering av avtale Tildeling og signering av avtale Informasjonsrikt tildelingsbrev / avslagsbrev Utførlig beskrivelse av evalueringens alle kriterium Romslig klagefrist Muntlig kontakt Difi har utarbeidet en veileder som ligger tilgjengelig pa anskaffelser.no

16 IMPLEMENTERINGSFASE Informasjon om avtalen Implementeringsmøte Definering av roller Informasjon om avtalen Utarbeid en enkel og pedagogisk oppsummering av avtalen

17 IMPLEMENTERINGSFASE Informasjon om avtalen Implementeringsmøte Definering av roller Internmarkedsføring av avtalen Er det sikret at alle enheter har mottatt informasjon om avtalen? Trengs det å holde et møte der man informerer muntlig om avtalens rammer i tillegg til infoskrivet? Er alle potensielle brukere av avtalen invitert til implementeringsmøtet? Har man fundamentert viktigheten av å delta på implementeringsmøtet? Sikre at alle får tilgang til informasjonsskrivet og/eller referat fra implementeringsmøtet, også de som ikke deltok.

18 IMPLEMENTERINGSFASE Informasjon om avtalen Implementeringsmøte Definering av roller Definering av roller Er det sikret at leverandøren er fullstendig innforstått med avtalens bestemmelser? Er grensesnittet mot leverandør etablert og sikret? Er alle med kontrollansvar gitt nødvendig informasjon? Er det utarbeidet en kort oversikt over hvem i kommunen som er ansvarlig for de ulike fasene? Bestillingsmyndighet? Mottakskontroll Attestering av faktura ihht avtale

19 OPPFØLGING Kontraktsopppfølging Erfaringsoverføring Avslutning av avtaleforholdet Kontraktsopppfølging Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted? Har kvaliteten på leveransen vært ihht avtale? Er service og oppfølgingsnivået ihht avtale? Har oppstart/implementeringsfasen vært ihht avtale? Har leverandøren oppfylt sine forpliktelser vedrørende miljø, universell utforming og sosialt ansvar? Er fakturering ihht avtale? Er prisregulering ihht avtale? Har det vært mottak av e-faktura fra leverandøren? Er prisregulering ihht avtale? Er leverandøren implementert på e-handel?

20 OPPFØLGING Kontraktsopppfølging Erfaringsoverføring Avslutning av avtaleforholdet Har avtalen fungert som forventet? Skulle det vært gjort noen endringer i konkurransegrunnlaget? Hva har manglet i avtaleteksten? Erfaringsoverføring Har det vært behov for noen produkter/tjenester i avtalen som ikke var dekket inn i avtaleforholdet?

21 OPPFØLGING Kontraktsopppfølging Erfaringsoverføring Avslutning av avtaleforholdet Avslutning av avtaleforholdet Bør det gjennomføres et avslutningsmøte med leverandøren for en siste oppsummering av avtalen? Bør det avtales mulighet for en overgangsperiode mellom gammel og ny avtale? Er alle potensielle bestillere gjort oppmerksomme på at avtalen avsluttes?