Anskaffelsesprosess. Planlegge Avklare behov, organisere. Leveranse Kontraktsoppfølging. Konkurransegjennomføring

Transkript

1 Anskaffelsesprosess Planlegge Avklare behov, organisere Konkurransegjennomføring Leveranse Kontraktsoppfølging 1

2 I en smart, innovativ anskaffelse fokuserer vi på mulighetsrommet i forkant av konkurransen Behov Dialog Konkurranse Leveranse Grov skisse på en anskaffelsesprosess 2

3 I planleggingsfasen kan vi påvirke 3

4 Fokus i hele prosessen 4

5 Planleggingsfasen 5

6 Innovative offentlige anskaffelser KUNNSKAPSMILJØ Oppdragsgiver har dialog med leverandører og kunnskapsmiljø i forkant av konkurransen for å formidle og få innspill på sine behov. Bruker planleggingsfasen i en anskaffelse aktivt for å stimulere til (de riktige) nye, fremtidsrettede løsninger. 6

7 Spørsmål for vurdering av smartere innkjøpsmetode 1. Etterspør vi de riktige og mest kostnadseffektive løsningene for våre behov? 2. Vet vi hva markedet er i stand til å levere? 3. Får vi tilstrekkelig konkurranse ved innkjøp? Blir vi tilbudt de beste løsningene? 4. Fanger vi opp utvikling som skjer i dag og i framtiden? Når anskaffelsen er strategisk viktig 7

8 Ulikt behov for og grad av dialog 8

9 En innovativ anskaffelse har behov for, setter fokus på, og har mål om en bedre løsning

10 Ta hensyn til grunnleggende prinsipper i offentlige anskaffelser også i planleggingsfasen 10

11 Innovasjon Steg for Steg Vurdere behov Planlegge og organisere Dialog med markedet Gjennomføre konkurranse Følge opp og evaluere Identifisere utfordringer og "problemstilling er" Sett mål Involver brukere Lag en tidsplan med aktiviteter Etabler team med nødvendig og hensiktsmessig kompetanse Prosjektledelse Kvalitetssikring Gevinstrealiseringsplan Hvordan gjennomføre dialogen Hvem bør jeg ha dialog med Hvordan gjennomføre dialogkonferanse Hvordan gjennomføre én til én dialogmøter Ekstra møteplasser for leverandørene? Bruke informasjonen fra dialog med markedet til å skrive konkr.grunnlag og kravspekk. Valg av prosedyre Åpen og begrenset anbudskonkurranse Konkurranse med forhandlinger Konkurransepreget dialog Alternative tilbud? Plan- og designkonkurranse Tildelingskriterier Evaluere tilbud Krav til kontrakten Implementere innovasjon Erfare og lære 11

12 Planleggingsfasen Vurdere behov Planlegge og organisere Dialog med markedet 12

13 Vurdere behov behovsanalyse og brukeranalyse Vurdere behov Identifiser nye fremtidsrettede behov så tidlig som mulig: Hva skal anskaffes, hva er formålet Hvorfor hvilke endringer ønskes oppnådd? Hva er vi ikke fornøyd med? Beskrive baseline Hva er utgangspunktet? Hvilken effekt? (internt og eksternt), MÅL og resultater Behovsdrevet Involver bruker 13

14 Hva er målet med anskaffelsen? Mål om innovasjon Effekt? Tilstand? Hva ønsker vi å oppnå? Hvilke utfordringer skal løses?

15 Definer behovet på en så overordnet og funksjonell måte som mulig Vurdere behov I stedet for å beskrive hvordan oppgaven skal løses med detaljerte krav (spesifikasjoner), beskrives den effekt eller tilstand som ønskes oppnådd gjennom anskaffelsen Eks energibruk til oppvarming/avkjøling: I stedet for antall panelovner (og oppfølging av dette etter levering) så beskriv kravet til energibruk (hvor lavt kan det bli?), og når og hvor det skal være varmt/kaldt.. -> Kontraktsmessig ytelse: Hva er max energibruk? Hvilke løsninger finnes som optimaliserer dette? 15

16 Spesifikasjonstyper Vurdere behov Ytelsesspesifikasjon fokuserer kun på behovet som skal dekkes (ytelsen) legger ingen føringer for hvilke type løsninger som forventes Funksjonsspesifikasjon beskriver behovet som skal dekkes (ytelsen) og hvordan behovet skal dekkes (funksjonen) Åpner for innovasjon Standardspesifikasjon henviser til nasjonale eller internasjonale standarder Leverandørspesifikasjon Tar utgangspunkt i én spesifikk leverandørs produkt eller løsning Detaljspesifikasjon Beskriver leveransen i detalj, hvordan den skal fremstilles og materialvalg Begrenser innovasjon 16

17 Start med å beskrive nåsituasjonen Vurdere behov For å kunne avdekke gapet i forhold til ønsket resultat For at leverandørene kan møte ønskede endringer For å kunne følge opp leveranser, resultat og effekter 17

18 Mulige risikoer i behovsfasen: Vurdere behov Behovet ikke knyttet opp mot virksomhetens langsiktige strategi Behovet ikke forankret oppover og nedover i organisasjonen Brukernes behov er ikke godt nok definert 18

19 19

20 Tverrfaglig arbeidsgruppe Planlegge og organisere 20

21 Planlegge og organisere Planlegge og organisere Forankre anskaffelsen i ledelsen og egen virksomhet Avklar gevinster, ressurser, økonomi og risiko med ledelsen involver innkjøps- og fagansvarlige Mobiliser tverrfaglig arbeidsgruppe Relevante fagmiljøer, brukere, evt. bransje-/interesseorganisasjoner Kompetansebehov Velg leder for gruppa -> prosjektledelse Planlegg videre prosess Utarbeid fremdriftsplan Sett av nok tid Følg opp underveis Videreforedle behov 21

22 Planlegge og organisere Risikoer i planleggings- og organiseringsfasen Mangler kompetanse i teamet Arbeidet tar mye lenger tid enn hva som er planlagt Vanskelig å samle gruppa -> ikke forankret Ulik oppfattelse av oppgaven gruppa skal løse 22

23 Vurdere behov Planlegge og organisere Dialog med markedet Gjennomføre konkurranse Kontraktsoppfølging

24 Dialog Dialog med markedet Formålet med dialogen er å få ideer og innspill fra markedet på hvordan behovene kan løses og hvilke alternative løsninger som finnes. Samtidig får markedet informasjon om kundens behov, slik at de blir bedre forberedt på å levere og evt. utvikle gode løsninger. Regelverket om offentlige anskaffelser er ikke til hinder for kontakt med markedet så lenge hensynet til konkurranse og likebehandling ivaretas. 24

25 Dialog med markedet Leverandørkonferanse Markedsundersøkelse Dialogkonferanse En-til-en møter Plan og designkonkurranse Funksjonell kravspesifikasjon Anskaffelse 25

26 Dialogaktiviteter viktige hensyn! Dialog med markedet Markedsføring Bruk egen webside, evt. Doffin, aviser/fagblader, PR, nettverk Mobilisering Mobiliser og spre invitasjoner til nærings-, bransje- og interesseorganisasjoner, brukerorganisasjoner og evt. leverandørutviklingsprosjekt Behandling av informasjon som blir gitt Sørg for at all informasjon som blir gitt er tilgjenglig for alle, også de som ikke hadde anledning til å møte. For eksempel ved å legge presentasjon på webside Behandling av informasjon man får Bruk informasjonen som del av en totalvurdering for å gi en god og funksjonell beskrivelse på behovet 26

27 27

28 Oppsummering Sett mål om innovasjon / løs utfordringer med utgangspunkt i behov Mulighetene ligger i dialogen og samhandlingen FØR konkurransen, alt er mulig 28