Dialog For bedre effekter under leveransen

Transkript

1 Dialog For bedre effekter under leveransen Tanja Huse-Fagerlie Seniorrådgiver E-post: Mobil:

2 Implementere Per kl 11:00 Oppdateres med ferske resultat i foredraget

3 KONKURRANSE- GRUNNLAG KONTRAKT KRAV- SPESIFIKASJON KVALIFIKASJONSKRAV KONTRAKTKRAV MINSTEKRAV Krav til organisasjonen Oppdragsgiver undersøker: Er leverandøren skikket for å levere til meg? Er alle absolutte krav oppfylt? Krav til leveransen gjennom hele avtaleperioden Oppdragsgiver undersøker: Inneholder tilbudet noen vesentlige forbehold? Krav til leveransen Oppdragsgiver undersøker: Er alle minstekrav oppfylt? Inneholder tilbudet noen vesentlige forbehold? AVVIST GODKJENT AVVIST GODKJENT AVVIST GODKJENT TILDELINGSKRITERIER

4 FORBEREDELSES KONKURRANSE- GJENNOMFØRINGSS POLITISKE VALG BEHOVSDEFINERING MARKEDS- UNDERSØKELSE 3 KONKURRANSE- 4 IMPLEMENTERINGS- 5 OPPFØLGINGS- Overordnede retningslinjer Strategi for egne anskaffelser Egenregi/konkurranseutsetting Behovsdefinering Analyse/konsekvensutredning Kompetansebehov og oppfølging av konkurranseutsatte tjenester Behov / idé Etablere produktgruppe Lover og regelverk Utkast til kravspesifikasjon Leverandørsøk Leverandøranalyse Markedsundersøkelse Etablert strategi -> marked Konkurransegrunnlag m/vedlegg Kunngjøring Mottak av tilbud Evaluering Tildeling og signering av avtale Informasjon om avtalen Implementeringsmøte Definering av roller Kontraktsoppfølging Erfaringsoverføring Avslutning av avtaleforholdet

5 IMPLEMENTERINGS- Informasjon 5om avtalen Implementeringsmøte Definering av roller INFORMASJON OM AVTALEN Utarbeid en enkelt, pedagogisk oppsummering av avtalen på minimum: Kontaktinformasjon til både oppdragsgiver og leverandør Avtalens varighet, omfang og estimerte verdi Avtalt leveringsinformasjon? Avtalt kvaliteten på leveransen Avtalt samarbeid- og oppfølgingsnivå Avtalt implementering og opplæring samt rutiner for utfasing Leverandørens forpliktelser vedrørende samfunnsansvar Avtalt fakturering og prisregulering Avtalt nivå og prosedyrer vedrørende levering av statistikk Avtalte prosedyrer vedrørende e-faktura Avtalt nivå og løsning vedrørende e-handel

6 IMPLEMENTERINGS- Informasjon 5om avtalen Implementeringsmøte Definering av roller IMPLEMENTERINGSMØTE Er det sikret at alle enheter har mottatt informasjon om avtalen? Trengs det å holde et møte der man informerer muntlig om avtalens rammer i tillegg til infoskrivet? Er alle potensielle brukere av avtalen invitert til implementeringsmøtet? Har man fundamentert viktigheten av å delta på implementeringsmøtet? Sikre at alle får tilgang til informasjonsskrivet og/eller referat fra implementeringsmøtet, også de som ikke deltok.

7 IMPLEMENTERINGS- Informasjon 5om avtalen Implementeringsmøte Definering av roller DEFINERING AV ROLLER Er det sikret at leverandøren er fullstendig innforstått med avtalens bestemmelser? Er grensesnittet mot leverandør etablert og sikret? Er alle med kontrollansvar gitt nødvendig informasjon? Er det utarbeidet en kort oversikt over hvem i kommunen som er ansvarlig for de ulike fasene: Bestillingsmyndighet Mottakskontroll Attestering av faktura ihht avtale Sikre ikke bare nytte men også benyttelse Sikre ikke bare benyttelse men også nyttighet

8 Implementere Per kl 11:00 Oppdateres med ferske resultat i foredraget

9 Får vi de resultatene/effektene vi ønsker av denne anskaffelsen? Leverer avtalemotparten innenfor de avtalte rammene? Oppfylles kontraktsvilkårene? Målene for anskaffelsen må inngå i kontraktsvilkårene.

10 Tar utgangspunkt i strategien og gjenspeiler organisasjonens mål Basert på troverdige data, ikke synsing eller antagelser Er presise, det er ikke noen tvil om hva man måler Eierskap til KPIene må knyttes til riktig person i organisasjonen Denne personen må være inneforstått med hva disse KPIene skal måle og hvorfor de er valgt. Analyser av KPIer fører til handling ved avvik! Ansvarlig person må sørge for at det iverksettes tiltak basert på resultatene av målingen, og tiltakene må følges opp

11 Implementere Per kl 11:00 Oppdateres med ferske resultat i foredraget

12 OPPFØLGINGS- Kontraktsoppfølging 6 Erfaringsoverføring Avslutning av avtaleforholdet KONTRAKTSOPPFØLGING Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted? Har kvaliteten på leveransen vært ihht avtale? Er service og oppfølgingsnivået ihht avtale?/ Har oppstart/implementeringsfasen vært ihht avtale? Har leverandøren oppfylt sine forpliktelser vedrørende miljø, universell utforming og sosialt ansvar? Er fakturering ihht avtale? Er prisregulering ihht avtale? Har det vært mottak av e-faktura fra leverandøren? Er prisregulering ihht avtale? Er leverandøren implementert på e-handel?

13 OPPFØLGINGS- Kontraktsoppfølging 6 Erfaringsoverføring Avslutning av avtaleforholdet ERFARINGSOVERFØRING VED AVTALENS SLUTT Har avtalen fungert som forventet? Skulle det vært gjort noen endringer i konkurransegrunnlaget? Hva har manglet i avtaleteksten? Har det vært behov for noen produkter/tjenester i avtalen som ikke var dekket inn i avtaleforholdet?

14 OPPFØLGINGS- Kontraktsoppfølging 6 Erfaringsoverføring Avslutning av avtaleforholdet AVSLUTNING AV AVTALEFORHOLDET Bør det gjennomføres et avslutningsmøte med leverandøren for en siste oppsummering av avtalen? Bør det avtales mulighet for en overgangsperiode mellom gammel og ny avtale? Er alle potensielle bestillere gjort oppmerksomme på at avtalen avsluttes?

15 Presenter en KPI til sidemann som du mener som den viktigste å måle i et varekjøp Hva lå til grunn for prioriteringen- hva tenkte du? Hvordan bør KPIen fremkomme i tildelingskriteriene? Hvordan kan KPIen følges opp under kontraktens levetid? Er det lett å utpeke en person som skal ha ansvaret for å følge opp?

16 Implementere Hvordan så «drømmeleveransen» ut? Var han virkelig «drømmeleverandøren»?