Hvorfor samhandle i anskaffelsesprosessen og hva innebærer det å være deltagende kommune?

Transkript

1 Foto: Jo Michael Hvorfor samhandle i anskaffelsesprosessen og hva innebærer det å være deltagende kommune? Riche Vestby

2 1. Hvorfor samhandle i anskaffelsesprosessen? 2

3 Nasjonalt program for leverandørutvikling Samarbeider med kommuner som trenger bistand i gjennomføringen av smarte anskaffelser av velferdsteknologi Samarbeider med velferdsteknologiprogrammet prosess, spredning og skalering Videreutvikler og stimulerer markedet - verdiskaping og konkurransedyktig bransje 3

4 #innovasjonsløft Samler initiativ og sprer kunnskap Kobler sammen flere med samme behov Flere i gang, raskere 4

5 52 kommuner fra hele landet involvert i 3 større prosesser Trondheim felles anskaffelse lokaliseringsteknologi Lindås trygghetsløsninger for hjemmeboende Asker og Bærum responssentertjenester og trygghetsskapende produkter 5

6 «Sammen tar vi dette arbeidet et steg videre» Vi må benytte potensialet i at: Mange har lignende behov Mange har felles interesse i denne typen anskaffelse Vi bygger videre på felles kompetansegrunnlag og ikke begynner «på nytt» hver gang Vi bygger ny kompetanse, sammen Samlet kompetanse vil gi mindre risiko Dere har større markedsmakt i fellesskap enn om dere anskaffer en og en 6

7 Eksempel: Trondheim, Lindås og Bærum Innkjøpskompetanse sikret gjennom «leadkommunene» Innkjøpsmakt sikret gjennom at flere gikk sammen 7

8 Larviks IOA og læringsarenaer med følgekommuner FØLGERE FØLGERE FØLGERE LARVIK FØLGERE FØLGERE FØLGERE FØLGERE

9 Erfaringer å bygge videre på - som gir grunnlag for best mulig resultat - TIPS! 1. Viktig at LEAD-kommune har satt av ressurser og tid til gjennomføring 2. Viktig å ha god prosjektledelse 3. En felles anskaffelse innen velferdsteknologi krever at de deltagende kommunene er «modne» 4. Kommunene må delta aktivt i dialogen med markedet 5. LUP s fasilitatorrolle er nødvendig 6. Forpliktelser følgekommuner avklare rammer/forventninger - balanse 7. Forankring av felles prosess, anskaffelse og felles behovsarbeid bør starte tidlig 8. Tverrfaglighet i prosessen er et pluss, også innad i hver enkelt kommune 9

10 2. Hva innebærer der å være deltakende kommune? 10

11 Dere får Økt kompetanse gjennom deltakelse på flere spennende læringsarenaer og møteplasser Et konkret grunnlag for en anskaffelse; ny kunnskap og en «ferdig» kravspesifikasjon Oppfølging og faglig bistand underveis Gjennom å ha kjørt disse prosessene er vi trygge på at vi kjenner behovene, hva vi vil anskaffe og hvorfor - Asker kommune 11

12 Vi forventer Tilpasning til løpet Larvik har satt At kommunen har planer om å anskaffe denne typen teknologi i nær fremtid At anskaffelsen er forankret i kommunen (vedtak, ledelse, strategi ) At dere setter av tid og ressurser til å følge det løpet som legges og bidrar med egen kompetanse inn At dere dekker egne kostnader til reiser og opphold 12

13 Vi forventer ikke Noen forpliktelse om en felles anskaffelse sammen med Larvik nå. Det kan dere ta en endelig beslutning på senere i prosessen. 13

14 Utfordringer Det kan bli noen «ekstra» runder Smidige prosesser Kommunikasjonslinjene på tvers 14

15 3. Tentativ tidsplan med aktiviteter 15

16 Trinn1: Vurdere behov, planlegge og organisere Aktiviteter November Januar Jan/feb Februar Info-møte Workshop, behovskartlegging (Larvik) Workshop erfaringsdeling Oppsummere behov invitere til dialog OPPFØLGING: Avklare deltakelse Forankre og organisere i egen kommune Oppsummering presenteres for alle følgekommuner mulighet for innspill/justeringer 16

17 Trinn 2: Dialog med markedet Aktiviteter Februar Mars Mars Mars/april Utforme pilotnotat som grunnlag for dialog Dialogkonferanse 1 til 1 møter med leverandørene Mulighet for brukskvalitetstesting 17

18 Trinn 3: Gjennomføring og evaluering Aktiviteter April Mai Juni Høsten Evalueringsog delingskonferanse Oppsummering og presentasjon av innspill fra markedet Utarbeide konkurranse - grunnlag Kunngjøring av konkurranse 18

19 Suksesskriterier for en innovativ anskaffelse Prosjektleder med kompetanse og nok tid Beslutningstakerne må være representert gjennom hele prosessen Tverrfaglige team i alle faser avgjørende for å lykkes Jobb godt med behovene og gi leverandørene en mulighet til å forstå dem God dialog med markedet Definer behovet på en så overordnet og funksjonell måte som mulig 19

20 3 mulige utfall 1. X kommuner blir følgekommuner med en intensjon om å gjøre en felles anskaffelse med Larvik 2. X kommuner blir følgekommuner med en intensjon om å gjøre en anskaffelse med grunnlag i resultatet av denne prosessen men anskaffer ikke i fellesskap med Larvik 3. X kommuner konkluderer med at denne prosessen er lite hensiktsmessig med tanke på egne behov og ønsker derfor ikke å delta i den videre prosessen (men vil få invitasjon til delingskonferansen neste høst) 20

21 4. Hva tenker dere nå? 21

22 Øvelse: «blinken» 22

23 Kommune(r):.. Vi plasserer oss (1,2 eller 3):.... Begrunnelse:... 23

24 Veien videre Jeg tar kontakt med hver enkelt kommune for å avklare nærmere hva dere ønsker med tanke på den videre prosessen Jeg håper på å få snakket med samtlige før jul 24

25 Ansvarlig for følgekommunene: Riche Vestby: Mobil: