Det må være en operativ rådgiverfunksjon. innovative offentlige anskaffelser Smarte anskaffelser av velferdsteknologi

Transkript

1 Det må være en operativ rådgiverfunksjon for å lykkes med Læringsnettverk å implementere innovative offentlige anskaffelser Smarte anskaffelser av velferdsteknologi Steinkjer 11. juni

2 Fra utprøving og modning, til implementering - fra pilotering til utrulling Legge et godt grunnlag for dagene som kommer Bedre tjenesteyting Tryggere for brukerne Mer omsorg og mindre spring/kjøring Effektivisering og smartere jobbing 2

3 Lov om offentlige anskaffelser "Loven skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser " Vi må ikke "snuble i dørstokken" Godt gjennomførte anskaffelser vil avgjøre om dere når målet 3

4 Hvilke utfordringer er knyttet til anskaffelse av velferdsteknologi?. Å bli kjent med, og beskrive egne behov, "jobbe innenfra og ut" Hva trenger vi? Hva kan hjelpe oss med å oppnå de målene vi har satt oss? Hva er vi i stand til å benytte oss av? Klar? Hvordan forbereder vi oss til å ta det i bruk? Får vi det vi har behov for og kan benytte oss av? Kunnskap om markedet og ulike løsninger Ivareta konkurranse og likebehandling

5 Hva er smarte anskaffelser av velferdsteknologi? Jobbe grundig med behovet Involvere ansatte og brukere Tverrfaglig Forberede organisasjonen "på noe nytt" Få kjennskap til markedet, leverandører og løsninger/ikkeløsninger FØR anbudet går ut Treffsikre anbud, treffsikre tilbud Tilegne seg erfaring fra andre kommuner Gir bedre kravspek. og konkurransegrunnlag

6 NOU'er og strategiske handlingsplaner med politisk forankring på nasjonalt nivå Innkjøp som strategisk verktøy for å nå mål Står i tildelingsbrevet til alle helseforetak, også Helse Midt Norge Morgendagens omsorg, St.mld 29 ( ) 6

7 Smarte anskaffelser utnytter mulighetsrommet i forkant av konkurransen Behov Dialog Konkurranse Leveranse Grov skisse på en anskaffelsesprosess 7

8 Innovative offentlige anskaffelser KUNNSKAPSMILJØ Oppdragsgiver har dialog med leverandører og kunnskapsmiljø i forkant av konkurransen for å formidle og få innspill på sine behov. Bruker planleggingsfasen i en anskaffelse aktivt for å stimulere til (de riktige) nye, fremtidsrettede løsninger. 8

9 Innovasjon Steg for Steg Vurdere behov Planlegge og organisere Dialog med markedet Gjennomføre konkurranse Følge opp og evaluere Identifisere utfordringer og "problemstilling er" Involver brukere Lag en tidsplan med aktiviteter Etabler team med nødvendig og hensiktsmessig kompetanse Prosjektledelse Hvordan gjennomføre dialogen Hvem bør jeg ha dialog med Hvordan gjennomføre dialogkonferanse Hvordan gjennomføre én til én dialogmøter Ekstra møteplasser for leverandørene? Valg av prosedyre Åpen og begrenset anbudskonkurranse Konkurranse med forhandlinger Konkurransepreget dialog Alternative tilbud? Plan- og designkonkurranse Tildelingskriterier Implementere innovasjon Erfare og lære Bruke informasjonen fra dialog med markedet til å skrive konkr.grunnlag og kravspekk. Evaluere tilbud Krav til kontrakten 9

10 Planleggingsfasen - en smart måte å involvere Ansatte skal involveres og være med i gjennomføring av disse fasene, da øker også kunnskapstilfanget 10

11 Behovet skal formidles ut til leverandørene Nøkkelrolle 11

12 Møteplass Namsos 18. mars - 23 kommuner totalt, 18 fra Trøndelag, 12 fra NT/Bindal Finnes på YouTube 12

13 Deltakende kommuner fra NT i Namsos Overhalla / Fosnes Inderøy Leksvik Namdalseid Namsos Namsskogan Osen* Rissa Steinkjer* Verran Vikna* Bindal 13

14 Evaluering av regional møteplass Namsos Kommunene har fått kjennskap til markedet; mulige løsninger og muligheter Kommunene har hatt nytte av erfaringsdeling på anskaffelsesprosesser fra andre kommuner Møteplassen gir et godt grunnlag for økt samarbeid kommuner imellom Møteplassen egnet for å øke kjennskapen til og kunnskapen om innovativ anskaffelsesmetodikk, som det fortsatt er behov for, og et stimuli for at kommunene faktisk benytter metoden Leverandørene sier at slike møteplasser vil gi dem økt business og posisjoneringsmuligheter Leverandørene understreker nødvendigheten av at kommuner går sammen om felles prosesser / anskaffelser, også fordi de tror dialogaktiviteter kan komme til et metningspunkt (for dem) Leverandørene tror slike møteplasser fører til produktutvikling / innovasjon hos dem Leverandørene sier at de trenger mer kompetanse på offentlige anskaffelser og hvordan de kan utnytte dialog-fasen. De er usikre på om slike møteplasser fører til samarbeid leverandørene imellom (for bedre/felles løsninger og imøtekomme behov) Alt i alt fikk møteplassen høy score fra både kommuner og leverandører 14

15 Læringsnettverk i smarte anskaffelser - KS-modell 4-5 samlinger ila ¾-1 år (kl 10-14) Hver samling ett tema fra metodikk for smartere anskaffelser Gjennomgang av tema -> jobbe i hver kommune med temaet mellom hver samling, veiledning gis Vi jobber med behov og å beskrive funksjonelle behov Hvordan organiserer vi oss; tverrfaglig team, prosjektorganisering, ledelsesforankring Erfaringsoverføring fra andre kommuner Forberedelse dialog med markedet Dialogkonferanse Kan være felles anskaffelsesprosess der vi legger inn felles dialogkonferanse med markedet til slutt 15

16 Samling 1: Behov Innledning og bakgrunn Hvordan jobber vi smart med anskaffelse av velferdsteknologi? Metodikk Hvorfor læringsnettverk? Mål og hensikt, plan Hvilken nytte kan kommunene ha for å delta? Hvorfor er vi med? Ev RO's bidrag Innlegg fra en helseleder el. rådmann fra en kommune som deltar Funksjonelle behov Hvordan jobber vi for å kunne beskrive funksjonelle behov? Eksternt innlegg om hvordan kommunene kan jobbe (Inventas? Tore A? Annen komm.?) Gruppearbeid 16

17 Mellom samling 1 og 2 / lekse: Beskrive funksjonelle behov, sammen flere kommuner eller hver for seg Mobilisere bredt i hver kommune, egne workshops Helsefag-ansatte, ulike roller Brukere, pårørende IKT Drift/vaktmester Begynne å tenke prosjektorganisering; hvem er prosjektleder? RO inn her hos kommunene (hver enkelt) 17

18 RO: Veilede og bistå kommunene i nødvendige interne prosesser Forankring i ledelse Avsette tid Hvem skal delta i prosessen til enhver tid? Hva skal vi lære? Hvordan skal organisasjonen lære? Dette er nyttig kunnskap i andre anskaffelser også, hvordan overføring læring til andre enheter? Ev hvordan engasjere andre enheter til å delta i læringen? Endringsvilje og evne "mangler" det noe her? Hva skal til for å styrke viljen, evnen og læringen? 18

19 Samling 2: Prosjektorganisering Kort gjennomgang av fasen som har vært: Hvilke funksjonelle behov har vi fått beskrevet? Hvordan har vi jobbet? Hva har vært utfordringene? Om prosjektorganisering i en smart anskaffelse av velferdsteknologi Hvordan Hvem Forankring Plan Eksternt innlegg fra en kommune RO's erfaringer fra kommunene så langt Gruppearbeid: Lager organiseringen og plan for anskaffelsen Fastsette mål for anskaffelsen og konkretisere mulige risikoer som kan oppstå i anskaffelsesprosessen (ev Difi inn her) Gevinstrealisering 19

20 Mellom samling 2 og 3 / lekse: Fortsette med behovsbeskrivelse, prosjektorg. på plass, bestemme mål og hvordan imøtekomme ev risikofaktorer som er avdekket 20

21 Samling 3: Dialogfasen Forberedelse til dialog Hva vet vi om markedet og løsninger i dag? Hva vet vi ikke? Skrivebordsundersøkelse? Hvordan gjennomføre dialogen Hvem bør vi snakke med? Hvordan mobiliserer vi leverandørene? Erfaringer fra en annen kommune tips Erfaringer fra en leverandør tips Gruppearbeid: Planlegge dialogen. Kan flere/alle kommuner invitere til felles dialog? 21

22 Mellom samling 3 og 4 / lekse: Skrive notat tilhørende invitasjonen til dialog, forberede dialogkonferansen Hver enkelt kommune eller noen/alle sammen 22

23 Samling 4: Konkurransegjennomføring, kravspesifikasjoner og kontraktsmodeller Anskaffe sammen med andre kommuner eller hver for seg? Hvordan? Ulike gjennomføringsmodeller Konkurransegrunnlag, kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Eksempler Hva kan vi spørre om i dialogen ang dette? Veien videre etter dialogen: Hvordan skrive funksjonell kravspekk etter dialogen? (Difi, eksempler) FoU / OFU? 23

24 Samling 5: Felles dialogkonferanse Gjennomføre dialogkonferanse med markedet Flere behov formidles Flere tilbakemeldinger fra markedet ønskes, hvilke? Veien videre i anskaffelsen(e) 24

25 Nasjonal dugnad og spleiselag stat, kommune og næringsliv Programansvarlige NHO KS DIFI Ledende pådrivere Nærings- og fiskeridepartementet Helse- og omsorgsdepartementet Kommunal- og moderniseringsdepartementet Klima- og miljødepartementet Innovasjon Norge Forskningsrådet Helsedirektoratet Ledende statlige virksomheter Statsbygg Forsvarsbygg Jernbaneverket Statens Vegvesen NAV Avinor Helse Sør-Øst Skatteetaten Kommunal sektor Oslo kommune Bergen kommune Stavanger kommune Kristiansand kommune 25

26 Regionalt program for leverandørutvikling 26