Hvordan gjennomføre dialog med markedet? Marit Holter-Sørensen Difi

Transkript

1 Hvordan gjennomføre dialog med markedet? Marit Holter-Sørensen Difi

2 Hvorfor dialog med markedet? Vet du hva markedet kan tilby? Vet markedet hva du trenger?

3 Hva er status? Lite dialog Mange bruker samme konkurransegrunnlag som sist Konkurransegrunnlagene blir mer og mer detaljerte Hvorfor? Lite tid til dialogaktiviteter Redd for å gjøre feil favorisere noen tilbydere Mangler kultur for åpenhet og deling? Dato

4 Hva sier loven om dialog med leverandørene før konkurransen? Regelverket ikke til hinder for dialog med markedet så lenge kravet til likebehandling og konkurranse ivaretas. Sentrale spørsmål: Hvilken informasjon gir oppdragsgiver om den fremtidige anskaffelsen? Hvordan brukes informasjon man har fått fra leverandørene i forberedelsen til konkurransen?

5 Prinsippene Forholdsmessighet Forretningsskikk Likebehandling Konkurranse Forutberegnelighet Gjennomsigtighet Etterprøvbarhet advokat Kjell Steffner, LYNX advokatfirma

6 Kjøreregler for dialog Ha tydelige spilleregler så det er klart hva som er målet med dialogen og at leverandørene senere må konkurrere om fremtidige leveranser. Gi informasjonen om fremtidige planer på et overordnet nivå. Gjør informasjonen tilgjengelig for alle interesserte leverandører. Ha møter hvor alle interesserte leverandører kan delta. Sørg for at møtene er bredt annonsert på forhånd. Gi tilstrekkelig tid for andre tilbydere til å sette seg inn i relevant informasjon Dato

7 Annonsering av dialogaktiviteter I form av en veiledende kunngjøring på Doffin når det er konkrete planer om en anskaffelse. På egne hjemmesider. Gjennom øvrig media og nettverk. Dato

8 Hvem bør jeg ha dialog med? Aktuelle miljøer du kan involvere, kan være: Leverandører. Bransjeforeninger og bedriftsnettverk. Bruker- og interesseorganisasjoner. Næringsutviklingsmiljøer. Andre offentlige virksomheter, for eksempel planmyndigheter. Forsknings- og utviklingsmiljøer.

9 Ulike former for dialog 1: Markedsundersøkelse 2: Leverandørkonferanse 3: Dialogkonferanse 4: En-til-en-møter 5: Plan- og designkonkurranse Dato

10 Markedsundersøkelse En enkel kartlegging av hva som finnes i markedet Internett Sosiale medier Messer og konferanser Bransje-treff Dato

11 Eksempel Dialog Stavanger kommune - lavterskel Foilen er lånt fra Leverandørutviklingsprogrammet 11

12 Leverandørkonferanse bruker du når du ønsker å orientere generelt om virksomhetens fremtidige behov og fremdriftsplaner. Du får innspill fra leverandørene som kan brukes i det videre arbeidet. Man kan også bruke en leverandørkonferanse til å orientere om spesielle forhold man vil vektlegge fremover, for eksempel miljøhensyn. Mål Informere og forberede leverandørmarkedet om kommende anskaffelser. Økt oppmerksomhet, flere tilbydere og større konkurranse. Dato

13 Leverandørkonferanser forts. Målgruppe Konferansen er åpen for alle leverandører. Relevante bransjeforeninger og bedriftsnettverk. FoU-miljøer Relevante interesseorganisasjoner og næringsutviklingsmiljøer. Planmyndigheter. Innhold til agenda Informasjon om egen virksomhet. Presentasjon av virksomhetens fremtidige anskaffelser. Presentasjon av spesielle fokusområder for virksomheten. Anskaffelsenes tids- og fremtidsplan. Dato

14 Eksempler

15 Dialogkonferanse /dialogmøte Bruker du når du ønsker dialog om en konkret anskaffelse. Mål Virksomheten har en anskaffelse med fokus på et eller flere fagområder. Virksomheten har definert konkrete leverandørutfordringer og ønsker å presentere dette for leverandørmarkedet. Virksomheten ønsker en dialog med leverandørene på hva som kan leveres. Virksomheten ønsker økt oppmerksomhet, flere tilbydere og større konkurranse. Dato

16 Dialogkonferanse /møte forts. Målgruppe Åpent for alle leverandører med interesse for anskaffelsen. Relevante bransjeforeninger og bedriftsnettverk. FoU-miljøer. Relevante interesseorganisasjoner og næringsutviklingsmiljøer Innhold til agenda Informasjon om virksomheten, mål og hva som skal anskaffes. Presentasjon av spesielle fokusområder for virksomheten. Innkjøper presenterer konkrete behov og leverandørutfordringer. Dialog mellom innkjøper og leverandører/bransjer/fou-aktører. Anskaffelsens tids- og fremdriftsplan.

17 Eksempel: Undervisningsbygg Eksempel: Fossilt brensel ut av Osloskolene Bystyret vedtok januar 2008 at bruk av fossilt brensel skulle fases ut av Osloskolene innen utløpet av 2011 Undervisningsbygg sin utfordring var å få vite om hva markedet kunne levere av løsninger da erfaringen med eksisterende løsninger/produkter var dårlige Eksemplet hentet fra Leverandørutviklingsprogrammet: Undervisningsbygg utfordret markedet til å komme med nye ideer: Leverandørutfordring Dialog med markedet Idé-konkurranse Dato

18 Eksempel SMARTHUSTEKNOLOGI Omsorgsboliger Skånland PILOTPROSJEKT Dialog Skånland kommune Dialogmøte bruk av smarthusteknologi Skånland kommune ønsker velkommen til dialogmøte med leverandører, entreprenører, produsenter og andre som kan gi oss kunnskap om mulighetsrommet for innovative og alternative løsninger for omsorgsboliganskaffelsen som er under utredning i kommunen. Dialogmøte 22. november 2011 Dialogmøtet gjennomføres 22. november på Skånland Rådhus, Digitalt senter (Møterom Loftet) og har følgende agenda: 11:00 11:30 Kaffe og registrering 11:30 11:45 Innledning velkommen v/ Torbjørn Simonsen 11:45 12:00 Om NHO/KS Nasjonalt program for Leverandørutvikling v/ Tore Andre Sines 12:00-12:15 Beskrivelse av brukernes innspilte behov v/ Leif Hugo Hansen 12:15 12:45 Presentasjon og beskrivelse av foreløpige planer/skisser for Omsorgsboligene på Sandstrand og Evenskjer v/ Jan Egil Strand 12:45 13:20 Spørsmål og diskusjon 13:20 13:30 Veien videre v/ Jan Egil Strand Møtet gjennomføres på Skånland Rådhus, Digitalt senter (Møterom Loftet). Påmelding foretas ved å sende e-post til Jan Egil Strand JanEgil.Strand@skanland.kommune.no innen 15. november Dialogmøtet vil også streames og publiseres på internett. Link for å følge møtet live vil bli lagt ut på kommunens hjemmeside. Eventuelle spørsmål kan rettes til Jan Egil Strand, telefon , eller på nevnte e-post. Foilen er lånt fra Leverandørutviklingsprogrammet TIPS! 18

19 En-til-en møter Mål Denne møteformen arrangeres i etterkant av en dialogkonferanse. Virksomheten ønsker at leverandøren skal komme med forslag på leverandørutfordringen. Virksomheten ber deltagerbedrifter å sende et skriftlig løsningsforslag før en-til-en møte avholdes. Løsningsforslagene skal danne grunnlag for virksomhetens kommende funksjonelle kravspesifikasjon. Dato

20 En-til-en møter forts. Målgruppe Alle deltagere fra tidligere dialogkonferanse inkl. nye interessenter. Innhold til agenda Virksomheten setter opp en møteplan der virksomheten møter hver deltagerbedrift i en-til-en møter. Møtets varighet ca minutter. Virksomheten setter opp en fast agenda for alle møtene, med de samme punktene/spørsmålene som skal drøftes dette for å sikre likebehandling. Leverandøren presenterer løsningsforslaget muntlig. I møtet snakkes det kun om innsendte dokumentasjon. Informasjonen som sendes inn er fortrolig. ato

21 Eksempel Fra Nasjonalt program for leverandørutvikling: Det er ønskelig at de løsningsforslag som blir presentert er av beskjedent omfang og at forslagene er beskrevet på et overordnet og funksjonelt nivå. De som ønsker å presentere sine løsningsforslag vil få anledning til å legge frem en skriftlig beskrivelse (helst ikke mer enn 5 A4-sider) samt foreta en muntlig presentasjon. Idéer som kommer frem i denne prosessen vil bli kunne brukt i både utarbeidelse av kravspesifikasjonen og i senere anskaffelser. Disse anskaffelsene vil bli gjennomført som en etterfølgende prosess i henhold til lov om offentlige anskaffelser. Dato

22 Eksempell SMARTHUSTEKNOLOGI I OMSORG+ PILOTPROSJEKT Dialog Oslo kommune Åpen dialogkonferanse ble gjennomført kunngjort på Doffin, kommunenes webside og gjennom relevante bransje-/interesseorganisasjoner leverandørutfordring ble presentert sammen med tids- og fremdriftsplan, åpent for spørsmål/innspill leverandørene ble oppfordret til å komme med løsningsforslag som forberedelser til ny dialog gjennom én-til-én-møter Foilen er lånt fra Leverandørutviklingsprogrammet Møter mellom kommunen og enkeltleverandører ble gjennomført det ble gjennomført 13 møter à 30 min. varighet mellom kommunens representanter og de leverandørene som hadde meldt inn løsningsforslag på møtene ble løsningsforslagene (funksjoner i forhold til behov) presentert med kommentarer. Kommunen fikk svar på evt. oppfølgingsspørmål. 22

23 Eksempel Plan og designkonkurranse Forsvarsbygg: Veiledende kunngjøring på Doffin:

24 Hvordan bruke informasjonen fra dialogaktiviteter? Har informasjonen du har fått, gitt grunnlag for å beskrive behovet på en annen måte enn det som først var planlagt? Hvordan bør konkurransen utformes med tanke på oppdeling av anskaffelsen, konkurranseform og tildelingskriterier? Er det behov for å starte et utviklingsarbeid nå for å ivareta mer langsiktige behov? NB! Pass på å ikke avsløre forretningshemmeligheter. Dato

25

26 Spørsmål til gruppeoppgave Case insulinpumpe 1. Hva er målet med markedsundersøkelser / markedsdialog i denne anskaffelsen? 2. Hvordan ville du gått frem for å skaffe oversikt over markedet? 3. Hvem kan det være aktuelt å ha dialog med? 4. Hva slags type dialogaktiviteter kunne man tenke seg i denne anskaffelsen? 5. Lag utkast til en agenda for en dialogkonferanse

27