Innovative offentlige anskaffelser. bedre tjenester

Transkript

1 Innkjøpskonferanse U&H-sektoren Ålesund 3. juni 2015 Menon-rapport, mars 2014, Innovative offentlige innkjøp, mer produktivitet og Innovative offentlige anskaffelser bedre tjenester Det må være en operativ rådgiverfunksjon for å lykkes med å implementere innovative offentlige anskaffelser 1

2 Lov om offentlige anskaffelser "Loven skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser " Klarer vi det? 2

3 Hvem er Nasjonalt program for leverandørutvikling? Hvorfor er vi til, og hva skal vi bidra med? 3

4 Vi skal bidra til bedre og mer riktige løsninger i offentlige anskaffelser Jobbe smartere med anskaffelser og i anskaffelsesprosesser Sørge for fremtidsrettede løsninger, innovasjon om nødvendig

5 Statlige og kommunale virksomheter kjøper varer og tjenester for 432 mrd NOK hvert år (2013), ,- kr pr innbygger, 15% av BNP Hvor mye anskaffer U&H-sektoren for? 5

6 Utnytte kraften som ligger i offentlig etterspørsel til å skape nye, innovative, fremtidsrettede løsninger Smarte anskaffelser skal befeste seg som et strategisk virkemiddel for å modernisere stat og kommune samtidig som næringslivet innoverer 6

7 Offentlig sektors kjøpekraft kraftfull driver for innovasjon Om bare fem prosent av pengene det offentlige kjøper varer og tjenester for ble øremerket innovasjon, ville det Minst 1 av 3 liter drikkevann går tapt på grunn av utgjøre betydelig mer enn det lekkasjer (Norsk Vann) Forskningsrådet, Innovasjon Norge og SIVA bruker til sammen på innovasjonsprosjekter Kristin Skogen Lund, adm.dir i NHO, Best-konferansen

8 Muligheten og behovet for innovasjon gjennom offentlige anskaffelser er satt på dagsorden, og stadig flere snakker om det 8

9 Bruk innkjøp som strategisk virkemiddel til å nå mål for den offentlige virksomheten Hvilke mål har dere der innkjøp spiller en viktig rolle? 9

10 Nasjonale utfordringer krever nye løsninger.

11 Programansvarlige Nasjonal dugnad og spleiselag stat, kommune og næringsliv NHO KS DIFI Ledende pådrivere Nærings- og fiskeridepartementet Helse- og omsorgsdepartementet Kommunal- og moderniseringsdepartementet Klima- og miljødepartementet Innovasjon Norge Forskningsrådet Helsedirektoratet Ledende statlige virksomheter Statsbygg Forsvarsbygg Jernbaneverket Statens Vegvesen NAV Avinor Helse Sør-Øst Skatteetaten Kommunal sektor Oslo kommune Bergen kommune Stavanger kommune Kristiansand kommune 11

12 Regionalt program for leverandørutvikling 12

13 TRONDHEIM BERGEN OSLO 13

14 Lokale handlingsplaner TROMS TRØNDELAG SOGN & FJORDANE HORDALAND ROGALAND AGDER TELEMARK OSLO / AKERSHUS / ØSTFOLD 14

15 Smartere anskaffelser er samspill mellom den offentlig oppdragsgiver og leverandører, hvor oppdragsgiver tilrettelegger anskaffelsesprosesser som utfordrer og utvikler leverandørmarkedet slik at oppdragsgiver får de beste, mest fremtidsrettede løsninger 15

16 Nasjonalt program for leverandørutvikling Pådriver og fasilitator av innovative offentlige anskaffelsesprosesser 16

17 Programmets formål Tilføre offentlige virksomheter mer kunnskap, og bygge kompetanse. Bidra til at bestillerkompetansen øker, gjennom bistand til bedre anskaffelsesprosesser, som fører til bedre og mer riktige løsninger. Smartere innkjøp. Øke innovasjonseffekten av offentlige anskaffelser Øke kunnskapen Øke gjennomføringen Leverandørutvikling markedsstimulering, modne, skape større markeder 17

18 Vår rolle og funksjon Partnerskap Eksempler Kunnskap Synliggjøring Bistand Spredning 18

19 Målgrupper Offentlige virksomheter Leverandører, bransjeorganisasjoner Utviklings- og FoU-aktører 19

20 Det virker! Mange pilotprosjekter på landsbasis Oslo, Bergen, Trondheim, Stavanger, Tromsø kommuner Flere fylkeskommuner Flere mellomstore og små kommuner NAV Hjelpemiddel Avinor Helse Sør Øst (helseforetakene) Statsbygg Forsvarsbygg Direktoratet for byggkvalitet Skatteetaten Universitetssykehuset Nord-Norge / Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin Politiet Uninett St. Olavs hospital Evalueringer Bygg (idrettsbygg, omsorgsboliger) Miljøløsninger bygg og transport IKT / digitalisering Vann og avløp Hjelpemidler Fysiske og digitale Velferdsteknologi Kino-konsept Kai-anlegg Varedistribusjonsløsninger Ny graveteknologi Tunnel- og bro-konstruksjoner Infrastruktur Klær / uniformer Fergesamband Statsbygg ny veterinærhøgskole Skånland, Skien, Verdal, Lyngdal, Eid kommuner - omsorgsboliger Tromsø kommune hardhus for psykisk syke Voss kommune: ny barnehage Bergen kommune: ventilasjon Oslo kommune: Omsorg + Asker og Fosnes kommune: svømmehaller / idrettsbygg Nye Kirkenes sykehus (Helse Nord / Finnmarksykehusene) Terminal 2 Gardermoen Skien kommune - skole Rådgivende ingeniør-tjenester 20

21 Metode for smartere innkjøp - Hvordan legge til rette for innovasjon i offentlige anskaffelser? 21

22 Grov skisse over tradisjonell anskaffelse Forberede anskaffelse Konkurransegjennomføring Kontraktsoppfølging 22

23 Smarte anskaffelser utnytter mulighetsrommet i forkant av konkurransen Behov Dialog Konkurranse Leveranse 23

24 Planleggingsfasen 24

25 Innovative offentlige anskaffelser KUNNSKAPSMILJØ Oppdragsgiver har dialog med leverandører og kunnskapsmiljø i forkant av konkurransen for å formidle og få innspill på sine behov. Bruker planleggingsfasen i en anskaffelse aktivt for å stimulere til (de riktige) nye, fremtidsrettede løsninger. 25

26 Spørsmål for vurdering av smartere innkjøpsmetode 1. Etterspør vi de riktige og mest kostnadseffektive løsningene for våre behov? 2. Vet vi hva markedet er i stand til å levere? 3. Får vi tilstrekkelig konkurranse ved innkjøp? Blir vi tilbudt de beste løsningene? 4. Fanger vi opp utvikling som skjer i dag og i framtiden? 26

27 Innovasjon Steg for Steg Vurdere behov Planlegge og organisere Dialog med markedet Gjennomføre konkurranse Følge opp og evaluere Identifisere utfordringer, "problemstilling er", behovet for innovasjon Forankre i strategi og planer Forankre i ledelse Lag en tidsplan med aktiviteter Etabler team med nødvendig og hensiktsmessig kompetanse Involver brukere Prosjektledelse Risikovurdering /kvalitetssikring Hvordan gjennomføre dialogen Hvem bør jeg ha dialog med Hvordan gjennomføre dialogkonferanse Hvordan gjennomføre én til én dialogmøter Ekstra møteplasser for leverandørene? Bruke informasjonen fra dialog med markedet til å skrive konkr.grunnlag og kravspekk. Valg av prosedyre Åpen og begrenset anbudskonkurranse Konkurranse med forhandlinger Konkurransepreget dialog Alternative tilbud? Plan- og designkonkurranse Tildelingskriterier Evaluere tilbud Krav til kontrakten Implementere innovasjon Erfare og lære 27

28 Vurdere behov Vurdere behov Identifiser nye fremtidsrettede behov i en anskaffelse så tidlig som mulig: Hva Hvorfor Hvilken effekt? (internt og eksternt), hvilke mål har vi? Hva skal vi oppnå? Definer behovet på ytelses- og funksjonsnivå Hvilken ytelse skal løsningen ha? Hvilke funksjoner skal oppfylles? 28

29 Vurdere behov Ytelses- og funksjonsnivå I stedet for å beskrive hvordan oppgaven skal løses med detaljerte krav ( spesifikasjoner ) Beskrives den effekt eller tilstand som ønskes oppnådd gjennom anskaffelsen 1. Hvilken utfordring skal løses 2. Hva skal vi oppnå 29

30 Tverrfaglig team følger hele anskaffelsesprosessen Ikke tenk alene Diskuter med andre Hvilken kompetanse er nødvendig og hensiktsmessig? Involver sluttbruker 30

31 1 Vurdere behov, planlegge og organisere Det har vært en styrke og en god ting at det har vært et tverrfaglig team som har jobbet med anskaffelsen, det har vært bra for forståelse av behovet / problemstillingen, ulike fagområder utfyller hverandre. Une Lyngsaunet Hallem Prosjektleder for velferdsteknologi Verdal bo- og helsetun 31

32 Dialog Dialog med markedet Formålet med dialogen er å få ideer og innspill fra markedet på hvordan behovene kan løses og hvilke alternative løsninger som finnes. Samtidig får markedet informasjon om kundens behov, slik at de blir bedre forberedt på å levere og evt. utvikle gode løsninger. Regelverket om offentlige anskaffelser er ikke til hinder for kontakt med markedet så lenge hensynet til konkurranse og likebehandling ivaretas. Skisse forprosjekt Prosjektering Konkurranse Leveranse 32

33 Markedsundersøkelse Leverandørkonferanse Dialogkonferanse En-til-en møter Plan og designkonkurranse Funksjonell kravspesifikasjon Anskaffelse 33

34 i dialogen møtes den offentlige oppdragsgiveren, som har et behov / en utfordring, leverandører/næringslivet og FoU-aktører for å be om innspill på hvordan behovet kan løses best mulig 34

35 Åpen innovasjon smartere innkjøp 35

36 Dialog det er mulig å spørre om alt Formidle behovet og kartlagte problemstillinger, spør og drøft problemstillingene med leverandører og andre Innhent kunnskap og utfordre eksisterende løsninger Er det løsninger fra ulike leverandører som til sammen tilfredsstiller behovene? Hvordan kan vi få til enkel kontraktsoppfølging og administrasjon? 36

37 Lokaliseringsteknologi for personer med kognitiv svikt 37

38 Hva har dere behov for? 38

39 Leverandørene må samarbeide 39

40 Effektivisering av samfunnsansvarsrapportering for offentlige innkjøpere - et OFU-prosjekt i en innovativ anskaffelsesprosess Helse Sør-Øst 40

41 Digital eksamen dialogkonferanse 23. juni 2014 Vi har lyktes å få oppmerksomhet i leverandørmarkedet. Vi har gått fra 2 aktive til 16 flere potensielle leverandører. Det er bra at vi i dialogen oppfordrer leverandørene til samarbeid, og til samarbeid med den offentlige oppdragsgiveren, for å utvikle nye løsninger. 41

42 Digitale ordboktjenester for fylkeskommuner behova komplekse og svært varierande. Brukarmassen til fylka er i stadig endring både kulturelt, etnisk og i høve til kompetanse. I tillegg vert dei digitale behova endra i takt med utvikling av nye tenester, nytt utstyr og nye plattformar. behov for meir fleksibilitet enn det vi oppfattar at eksisterande løysingar kan tilby. gjev moglegheita for samarbeid og kjøp på tvers av fylkesgrensene. 42

43 Finnes det løsninger på markedet? NEI Før-kommersiell anskaffelse FoU / OFU 1 Utfordring 2 Behovsdefinering 3 Dialog med markedet JA Innovativ anskaffelse

44 Vi bistår med Oppstartsplan, nettverksdeling Veiledning steg for steg Mobilisering, møteplasser Veiledning innovasjonsprosjekt (PCP) Ledelsesforankring Virkemiddelapparat 44

45 Hva oppnår oppdragsgiver ved bruk av innovativ anskaffelsesmetode? Bedre til å definere og formidle behov Dere "sitter på" behovene, er behovseier Jobber grundigere; involverer bredt og tverrfaglig internt, ser utfordringen fra ulike perspektiv blir mer kjent med egne behov, blir en krevende kunde i stedet for prisgitt leverandørene Organisasjonsutvikling en innovasjonsprosess i seg selv til hjelp i implementeringsfasen Får informasjon og kunnskap fra potensielle leverandører tidlig, blir mer kjent med hva som er mulig og ikke mulig finnes det en løsning på vårt behov / utfordring? Denne informasjonen blir brukt videre i planleggingen Kan føre til utviklingsprosjekter som skal utvikle nye løsninger (OFU) Får gevinster i form av bedre løsninger og økt konkurranse 45

46 Menonrapport: 46

47 47

48 Trondheim kommune Vedtatt av Bystyret 28. august 2014 Hovedmål: Trondheim kommunes anskaffelser skal være økonomisk effektive og bidra til innovative løsninger. Anskaffelsene skal gjennomføres med vekt på kommunens samfunnsansvar. Delmål 3: Trondheim kommunes anskaffelser skal være basert på langsiktig planlegging, med gjennomtenkte kontraktsstrategier som bidrar til innovative løsninger. Trondheim kommune skal være bevisst på sin rolle som en stor og viktig aktør for å fremme innovasjon og nyskaping, gjennom sine anskaffelser. For å utfordre og stimulere til best mulige løsninger for å dekke kommunens behov, bør kommunen ha økt fokus på innovasjon som metode i anskaffelsesarbeidet. Det skal tas utgangspunkt i nasjonal metodikk for leverandørutvikling for å fremme innovasjon i anskaffelsene. 48

49 Implementering av innovasjon i offentlige anskaffelser Fokus gjennom strategier involvering av toppledelse, forankring Kompetansebygging gjennom erfaring Måling og incentiver for ledere og ansatte 49

50 Takk for at du hørte på! * Husk det er mulig å spørre om bistand og veiledning Hilde Sætertrø E-post: [email protected] Tlf: