Invitasjon til dialogkonferanse

Transkript

1 Invitasjon til dialogkonferanse System for sentral driftsovervåking i Kulturog idrettsbygg Oslo KF Tid: , kl Sted: Olav Vs gate 4 Påmelding innen 29. oktober

2 BAKGRUNN Kultur- og idrettsbygg Oslo KF (KID) er et kommunalt foretak, etablert 1. juli Foretaket har ansvar for å bygge, eie, leie ut, vedlikeholde og forvalte kultur- og idrettsbygg i Oslo. Vår portefølje består av eksisterende bygg/anlegg og nye prosjekter som skal legge rammene for aktivitet og opplevelser for byens befolkning og for tilreisende. Blant våre eiendommer er Holmenkollen nasjonalanlegg, Bislett stadion og Vigeland-museet. Blant våre byggeprosjekter er flere idrettsanlegg fra Oslos OL-søknad for 2022, inkludert nye Jordal Amfi og fleridrettshall på Mortensrud. KID har også ansvar for nye Munchmuseet og nye Deichmanske hovedbibliotek. I samarbeid med Nasjonalt program for leverandørutvikling ønsker KID å gjennomføre en dialogkonferanse som skal lede ut i en anskaffelse av et system for sentral driftsovervåking (SDanlegg) med tilhørende tjenester. Dette dokumentet beskriver KIDs behov og skal gi markedet et utgangspunkt til å gi innspill til den videre planleggingen av anskaffelsen. BEHOV Status og muligheter KID har høye ambisjoner hva gjelder miljø og energieffektivisering, profesjonell forvaltning og drift. For det første ligger det et stort potensiale i å optimalisere driften i de eksisterende byggene, både når det gjelder energi- og ressursbruk, vedlikehold m.m. For det andre; ved igangsetting av nye prosjekter har KID en mulighet til å gjøre de riktige grepene tidlig i prosjektene for å sikre optimal drift. I KIDs eksisterende bygg har KID ingen gode systemer for helhetlig styring og kontroll av bygningsmassen. De tekniske anleggene er i liten grad integrerte og er gjerne gamle og utdaterte. Dette gjør driften ineffektiv, lite fleksibel og gir uforutsigbare vedlikeholds- og energikostnader. Daglig drift krever fysisk tilstedeværelse på byggene og det er nødvendig med høy kompetanse og spesifikk kjennskap til det enkelte anlegg hos de som drifter. Styringssystemer på nyere anlegg er av bedre standard, men er i stor grad planlagt og anskaffet enkeltvis uten tanke på behov for sentrale og enhetlige systemer. I tillegg til å forvalte 35 eksisterende byggene skal KID i løpet av de neste årene igangsette flere nye byggeprosjekter. Dette inkluderer flere ishaller, flerbrukshaller og badeanlegg. Foretaket har et ønske om å komme tidlige i gang med planlegging av tiltak som gjør at driften og investeringene blir kosteffektive. Mange nye prosjekter er allerede godt inne i prosjekteringsfasen og må integreres med den planlagte anskaffelsen Ønsket resultat På bakgrunn av overnevnte ser KID behovet for et SD-anlegg som gjør av vi kan styre og kontrollere nye og eksisterende bygg på en enklere og mer energieffektiv måte. Systemet skal gi oss en forståelse av anleggets tilstand og funksjon og være et verktøy i å oppnå optimal drift og reduserte driftskostnader. Dette innebærer; Frigjøring av tid og en mer fleksibel arbeidsdag for driftspersonell Mest mulig oppetid på anleggene Forutsigbare vedlikeholdsplaner og -kostnader. Klokere og mer kosteffektive investeringer i rehabiliteringer og nybygg Bedret sikkerhet, inneklima og arbeidsforhold 2/ 5

3 Brukere SD-anlegget vil ha ulike brukere og berørte og det er dermed viktig at løsningen imøtekommer alles behov på en best mulig måte. En oversikt over de ulike brukerne og deres behov er gitt nedenfor: Teknisk drift i KID: Idrettsdrift: Har ansvar for teknisk vedlikehold og daglig teknisk drift av anleggene Har driftsoppgaver knyttet til mer teknisk kompliserte anlegg, som kjøleanlegg i ishaller og svømmehaller. Kjører i dag til alle eiendommene for å utføre driftsoppgaver. Har mye teknisk kompetanse, men begrenset med ressurser på automasjon og SD-anlegg Har behov for en brukervennlig, fleksibel og mobil løsning som gjør arbeidshverdagen enklere. Har ansvar for den daglige idrettslige driften av byggene og har «vaktmester» -rollen. Kan være ansatt i kommunen eller frivillig fra idrettslag. Sitter gjerne lokalt på anlegget Har ikke nødvendigvis teknisk kompetanse Har behov for å styre enklere tekniske anlegg, eks lys, lyd, låssystemer, publikumsovervåkning, billettsystem Løsningen må være brukervennlig og enkel. Forvaltning i KID: Har ansvar for forvaltning, vedlikeholdsplaner og budsjettering av alle bygg og vil eie det nye systemet. Er opptatt av å holde driftskostnader nede, både på nye og eksisterende bygg Har kontakt med leietaker av bygget Ønsker mest mulig opptid på anleggene. Ønsker god oversikt og informasjon om energiforbruk og driftskostnader. Dette skal brukes til budsjettering, i dialog med leietaker og i planleggingen av tiltak som reduserer livssykluskostnader ytterligere Ønsker en langsiktig løsning som er fleksibel med tanke på oppgraderinger og utskiftninger og som er kompatibelt med foretakets tekniske infrastruktur. Prosjektavdelingen i KID Leietakere Ansvar for prosjektering og gjennomføring av byggeprosjekter. Har ansvar for oppfølging av leveranser i forprosjekt og gjennomføring Ønsker et ryddig grensesnitt mellom rådgivende ingeniører, kontraktsparter og entrepriser. Ønsker en løsning som ikke setter store begrensinger til hvilke leverandører av teknisk utstyr som velges i en utførelsesentreprise. Har ansvar for daglig idrettsdrift av byggene, inkl salg av billetter, drift idrettsflate etc. Leier bygg av KID og ønsker en lav leiepris. Er opptatt av gode arbeidsforhold og gode treningsforhold for brukere. Kan ha interesse av å vite hvordan bruk påvirker driftskostnad og leiekostnad. 3/ 5

4 TEMA TIL DIALOGEN Følgende tema og problemstillinger er noe av det KID ønsker tilbakemelding og dialog på; Kontraktsstrategi og entrepriseform Løsning Hvilke leveranser, tjenester og forpliktelser bør inngå i kontrakten, både med tanke på nyinvesteringer og rehabiliteringer? Hvor mange leverandører bør få kontrakt? Hvilken konkurranseform bør velges? Hvordan kan SD-anlegget og tilhørende roller integreres i et prosjekt fra forprosjekt til ferdigstillelse? Hvilke mulige løsninger finnes på markedet? Finnes det SD-anlegg med brukergrensesnitt som er basert på annet enn tradisjonelle systemskjema? Hva er muligheten for å skreddersy grensesnitt etter KIDs behov? Kravspesifikasjon Hvordan skrive en god kravspesifikasjon; Hvilke krav bør inkluderes / unngås? Evalueringsmetode og tildelingskriterier OM LEVERANDØRUTVIKLINGSPROGRAMMET Næringslivets Hovedorganisasjon (NHO), Kommunenes interesse- og arbeidsgiverorganisasjon (KS) og Direktoratet for Forvaltning og IKT (DIFI) er eiere av programmet og gjennomføres med et partnerskap bestående av nasjonale innovasjonsaktører, statlige virksomheter, kommuner og næringsliv. Programmet var i utgangspunktet planlagt for perioden men blir nå videreført i fem nye år. Programmets visjon er å utnytte offentlige anskaffelser på en mer aktiv måte og skal stimulere til konkurranse, næringsutvikling og innovasjon. Programmet ønsker å legge til rette for mer behovsrettede produkter og tjenester til bedre betingelser for offentlige kunder. GJENNOMFØRING AV PROSESSEN Prosessen som skal gjennomføres vil bestå av 3 deler. Del 1 omfatter gjennomføring av dialogkonferansen. Del 2 består av skriftlige tilbakemeldinger fra leverandørene. Del 3 er en-til-en møter hvor leverandøren vil få mulighet til å foreta en muntlig presentasjon av sin innsendte skriftlige beskrivelse. Formålet med dialogkonferansen er å få innspill fra deltagerne på de foreløpige planene og hvordan behovet til KID kan nås på en best mulig måte. På bakgrunn av denne åpne dialogkonferansen Inviteres leverandører til å komme med ideer og forslag til hvordan vi best kan løse våre behov beskrevet i dette notatet. Målet er å få best mulig kunnskap om mulighetsrommet og alternative løsninger som finnes i markedet. Det er ønskelig at deres tilbakemeldinger er på et overordnet og mest mulig funksjonelt nivå. De som ønsker å presentere sine løsningsforslag vil få anledning til å sende inn en skriftlig beskrivelse (ikke mer enn 4 A4-sider) samt foreta en muntlig presentasjon i prosessens del 3, en-til-en møter, (se 4/ 5

5 tidsplan nedenfor). Det er også mulig å sende inn svar på de beskrevne utfordringer uten å delta i entil-en møtene. Ideer som kommer frem i denne prosessen vil kunne bli brukt i både utarbeidelse av kontraktsstrategi, kravspesifikasjon og i senere anskaffelser. FRAMDRIFT Tid Aktivitet Dialogkonferanse (del 1) Frist for påmelding en-til-en-møter Vår 2016 En-til-en-møter (del 3) Kunngjøring av konkurranse PROGRAM DIALOGKONFERANSE Dato: Tirsdag 03. november 2015 Sted: KIDs lokaler, Olav Vs gate 4, Tid Aktivitet Kaffe og registrering Velkommen v/ Eli Grimsby, direktør Kultur- og idrettsbygg KF Leverandørdialog og samspill i offentlig sektor v/ Gørill Horrigmoe, prosjektleder Nasjonalt program for leverandørutvikling Behov for SD-anlegg v/ Eiendomsavdelingen i KID Spørsmål og dialog Veien videre v/ Eiendomsavdelingen i KID Slutt Påmelding Frist for påmelding til konferansen er 29. oktober Påmelding gjøres via følgende link: Kontakt KID: Frøydis Folvik Bjerkholt: froydis.bjerkholt@kid.oslo.kommune.no 5/ 5