Fremtidsrettet leveranseplattform for levering av digitale tjenester

Transkript

1 Fremtidsrettet leveranseplattform for levering av digitale tjenester Notat som grunnlag for dialogprosess med potensielle leverandører frem mot utarbeidelse av kravspesifikasjon. Målgruppe: potensielle leverandører av Leveranseplattform for levering av digitale tjenester.

2 1. Bakgrunn Digitale Gardermoen IKS (DGI) eies av kommunene på Øvre Romerike, Gjerdrum, Eidsvoll, Hurdal, Nannestad, Nes og Ullensaker. Selskapet har ca. 40 ansatte og har siden 2005 levert informasjons- og kommunikasjonsteknologi til sine seks eierkommuner. Selskapet drifter omtrent 80 applikasjoner med 6500 brukere i administrativt nett og brukere i skolenettet. Eierkommunene har nærmere innbyggere og regionen er i sterk vekst. Selskapet bidrar med kompetanse og ressurser slik at kommunene gis økt styringskraft og gjennomføringsevne til realisering av gevinster gjennom blant annet å: være en fremtidsrettet proaktiv pådriver og bidragsyter i videreutvikling av eierkommunene ivareta eierkommunenes oppgaver knyttet til drift, service, informasjonssikkerhet og utvikling av IKT og tilstøtende tjenesteområder implementere og forvalte kostnadseffektive løsninger og tjenester understøtte kommunenes vedtatte strategier og implementere tiltak Selskapets administrasjonskontor og driftssenter ligger i Gardermoen Næringspark i Ullensaker kommune. I løpet av 1. halvår vil selskapet endre organisasjonsform fra Interkommunalt Selskap til Interkommunalt Samarbeide. Leveranseplattform DGI drifter et eget datasenter for leveranse av tjenester til kommunenes ansatte og innbyggere. Tjenestene leveres til flere forskjellige brukergrupper og er derfor delt opp i soner som for eksempel sikkersone for helse og omsorgsløsninger, internsone for administrative løsninger og skolesone for skoleløsninger. Plattformen er bygget for høy oppetid med redundans i alle ledd. Servere virtualiseres primært på Vmware, mens terminalservermiljøet virtualiseres på XenServer totalt i overkant av 400 servere. Lagring på SAN forbruker p.t. ca. 160 TB, mens backup krever ca. 170 TB plass. Kommunenes 180 lokasjoner er tilknyttet et felles fiber/mpls-nett. Alle kommunene har standardisert på samme applikasjonsportefølje og er forpliktet gjennom politiske vedtak til å følge standardiseringspolicy og konsensus ved nyanskaffelser. Våre tjenester til kommunene publiseres via Citrix på en standardisert arbeidsflate som vi kaller «Digitalt Vindu» både for sikker og intern sone. Digitalt Vindu er tilgjengelig fra både kontoret og internett. Tjenester til innbyggere leveres i all hovedsak på web. Forarbeid I forbindelse med anskaffelsen er det nedsatt en arbeidsgruppe bestående av ressurser fra enhetene drift, prosjekt og marked i DGI. Det er også gjennomført workshops med representanter i kommunene innen helse, administrasjon og skole. Målet med workshopene var å identifisere og forstå fremtidens behov og ønsker utfra de ulike brukerperspektivene. Resultatet brukes som utgangspunkt for dialogen det nå inviteres til. Behov og funksjonsbeskrivelse omtales nærmere i avsnitt 3. 2

3 2. Utfordringer med dagens løsning Dagens plattform ble etablert i 2005 når selskapet ble opprettet. Det er gjort diverse teknologiske oppgraderinger underveis, men mange av de samme designprinsippene er opprettholdt. Med økt behov for redundans og oppetid ser vi det som lite hensiktsmessig å bygge videre på denne plattformen og ønsker å tenke nytt. Vi antar også at det i denne prosessen vil være mer kostnadseffektivt for DGI og kommunene om andre aktører leverer deler av denne plattformen enn at DGI skal fortsette å drifte eget datasenter. Dreiningen mot 24/7 tilgjengelighet på enkelte løsninger utgjør også en utfordring i forhold til ressurser internt i DGI. En potensiell driftspartner på plattform vil kunne frigjøre ressurser internt i DGI slik at disse kan fokusere på kommunespesifikke løsninger 24/7, istedenfor å ha fokus på hele verdikjeden. 3. Behov og funksjonsbeskrivelse Digitaliseringsprosessen i kommunene vil stille større krav til leveranseplattform enn tidligere. Det vil være større behov for 24/7 drift av IT-løsninger og innbyggere forventer at den digitale kommunikasjonen med kommunen skal være tilgjengelig når som helst og fra hvor som helst. Dette krever en plattform med mulighet for høy oppetid på enkelte komponenter. Det også være behov for en fleksibel løsning i så måte da ikke alle tjenester trenger å være tilgjengelig til enhver tid. Det også behov for en geografisk spredning av løsningen for å sikre nødvendig produksjon i krisetilfeller. Den generelle teknologiske utviklingen går stadig raskere. DGI er nødt til å levere nye tjenester til kommunene og innbyggerne på en rask og effektiv måte uten nødvendig vis å måtte gå veien om tunge anskaffelsesprosesser. Ved å ha en fleksibel plattform i bunn vil man enkelt kunne utvide med nye funksjoner forløpende uten utfordringer med leveringstid på nytt utstyr og lignende. Det er også nødvendig med en fleksibel nedskalering av plattformen når løsninger fases ut og kanskje leveres på andre måter. En del tradisjonelle fagapplikasjoner i kommunene vil naturlig finne sin vei ut i skyen mens velferdsteknologi, byggautomasjon og IoT generelt vil kreve nye løsninger som krever mye datakraft. Kompleksiteten i tjenestene DGI leverer vil øke. Det er behov for stadig flere integrasjoner mellom interne og eksterne løsninger. En ny plattform må legge til rette for enkel, men sikker integrasjon mot andre løsninger uavhengig av hvor løsningen i andre enden befinner seg. Sømløs bruk vil være viktig for sluttbrukerne av tjenestene som produseres. Det være seg ansatte i kommunene eller innbyggerne i kommunene. Plattformen må legge til rette for en så sømløs opplevelse som mulig for brukerne uavhengig av hvor de befinner seg eller hva de benytter for å nå tjenesten. Samtidig må plattformen ha nødvendige mekanismer for å sikre at dataene håndteres i henhold til norsk lov. Viktig juridiske føringer finner man blant annet i personopplysningslover, arkivloven og regnskapsloven. Migrering fra dagens løsning til en ny plattform vil være kompleks og ta tid. DGI ønsker seg en fleksibel samarbeidspartner med kontinuerlig dialog for å finne de beste løsningene. 4. Om NHO/KS Nasjonalt Program for leverandørutvikling Næringslivets Hovedorganisasjon (NHO), og Kommunenes interesse - og arbeidsgiverorganisasjon (KS) er initiativtakere til programmet som gjennomføres med et partnerskap av nasjonale innovasjonsaktører, 3

4 statlige virksomheter, kommuner og næringsliv. Programmet var i utgangspunktet planlagt for perioden men blir nå videreført i fem nye år. Programmets visjon er å utnytte offentlige anskaffelser på en mer aktiv måte som stimulerer til konkurranse, næringsutvikling og innovasjon, for slik å legge til rette for mer behovsrettede produkter og tjenester til bedre betingelser for offentlige kunder. Det gjennomføres flere piloter på utvalgte områder innen utvalgte fokusområder. 5. Om Øvre Romerike Innkjøpsamarbeid. Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid (ØRIK) er et forpliktende samarbeid om innkjøp mellom Eidsvoll, Gjerdrum, Hurdal, Nannestad, Nes og Ullensaker kommuner samt alle selskaper definert som egenregiforetak for de samme kommuner. Målsettingen med det interkommunale innkjøpssamarbeidet er å redusere administrative kostnader, sørge for at anskaffelser gjennomføres etter lov og forskrift om offentlige anskaffelser, utnytte stordriftsfordeler gjennom felles rammeavtaler, bidra til variantbegrensning gjennom mer bruk av standardisering og bidra til andre generelle kostnadsreduserende tiltak. ØRIK vil være ansvarlig for den formelle gjennomføring av den påfølgende anbudsprosessen. 6. Gjennomføring av prosessen Prosessen som skal gjennomføres vil bestå av 3 deler. Del 1 omfatter gjennomføring av en dialogkonferanse. Del 2 består av leverandørenes utarbeidelse og innsendelse av løsningsforslag. Del 3 er en til en møter hvor leverandøren vil få mulighet til å foreta en muntlig presentasjon av sin innsendte skriftlige beskrivelse. Formålet med dialogkonferansen er få innspill fra deltakerne på de foreløpige planene og hvordan behovet til DGI/kommunen kan nås på en best mulig måte. Vi ønsker også å presentere brukernes og kommunens behov på en god måte slik at det kan stimulere leverandører til innovasjon og eventuelt samarbeid. På bakgrunn av denne åpne dialogkonferansen vil vi invitere interesserte leverandører til å beskrive sine løsninger på utfordringene beskrevet i notatet. Målet er å få best mulig kunnskap om mulighetsrommet og alternative løsninger, slik at det kan utarbeides en kravspesifikasjon som er fremtidsrettet. Gjennom at leverandørene får presentert sine løsninger, planer og visjoner, så sikrer vi også at bransjen blir hørt. Tilbakemeldingene vil behandles som forretningshemmelighet. Det er ønskelig at de løsningsforslag som blir presentert er beskrevet på et overordnet og mest mulig funksjonelt nivå. De som ønsker å presentere sine løsningsforslag vil få anledning til å sende inn en skriftlig beskrivelse (ikke mer enn 5 A4-sider) samt foreta en muntlig presentasjon i dialogkonferansens del 3 (en til en møter, se tidsplan nedenfor). Det er også mulig å sende inn svar på beskrevne utfordringer uten å delta i en til en - møtene. Ideer som kommer frem i denne prosessen vil bli kunne brukt i både utarbeidelse av kravspesifikasjonen og i senere anskaffelser. Disse anskaffelsene vil bli gjennomført som en etterfølgende prosess i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. 4

5 Tidsplan Vi forventer at prosessen vil bli gjennomført etter følgende tentative fremdriftsplan: Dato Aktivitet Onsdag 10. juni 2015 Dialogkonferanse (del 1) Onsdag 3. juli 2015 Frist for oversendelse av skriftlig løsningsforslag (del 2) og påmelding til en til en møter Uke En til en møter, en time (del 3) Uke Ferdigstillelse av kravspesifikasjon Dialogkonferanse onsdag 10. juni 2015 agenda DGI inviterer i samarbeid med nasjonalt program for leverandørutvikling til dialogkonferanse i DGIs lokaler i Gardermoen Næringspark på Jessheim. Dialogkonferansen vil ha følgende agenda: Tid Tema 12:00 12:30 Registrering, fingermat og kaffe 12:30 12:40 Innledning velkommen v/ Odd Ruud 12: Om dagens plattform v/ Morten Egge 13:00 13:15 Om NHO/KS Nasjonalt program for Leverandørutvikling v/ Gørill Horrigmoe 13:15 13:25 Pause 13:25 13:45 Beskrivelse av behov og funksjoner v/ Bjørn Eriksen 13:45 13:55 Veien videre v/linda Schau Hovik 13:55 14:20 Dialog, spørsmål og diskusjon v/bjørn Eriksen 14:25 - Vi flytter oss ut i fellesområdet. Her blir det anledning for leverandørene å snakke sammen. DGI vil være til stede for å svare på spørsmål Påmelding foretas ved å sende e-post til prosjektleder Thomas Døderlein: thomas.doderlein@oru.no Vi ber om at man i påmeldinger opplyser navn, firma og kontaktinformasjon. Påmelding må skje innen fredag 5. juni