Invitasjon til dialog knyttet til anskaffelse av fremtidens fagsystem for barnehager i Oslo kommune

Transkript

1 Invitasjon til dialog knyttet til anskaffelse av fremtidens fagsystem for barnehager i Oslo kommune Pilotprosjekt i Regionalt program for Leverandørutvikling Hovedstadsregionen Regionalt program for leverandørutvikling - Hovedstadsregionen 1

2 Innhold 1 INNLEDNING NYTT FAGSYSTEM FOR BARNEHAGER I OSLO KOMMUNE Bakgrunn Formål og utfordringer Automatisering av opptaksprosessen (barnehageplassadministrasjon) Åpenhet for gjenbruk og utveksling av data med andre systemer Enkle og intuitive brukergrensesnitt Ny funksjonalitet som støtter andre deler av barnehagenes virksomhet Rammebetingelser OM PARTENE Leverandørutviklingsprogrammet Oslo kommune DIALOG Dialogkonferanse Løsningsforslag Én til én-møter ETTERFØLGENDE KONKURRANSE TENTATIV FREMDRIFTSPLAN FOR PROSJEKTET... 9 VEDLEGG 1: OPPTAK TIL BARNEHAGER I OSLO KOMMUNE

3 1 Innledning Oslo kommune ved Byrådsavdeling for kunnskap og utdanning (KOU) inviterer i samarbeid med Regionalt leverandørutviklingsprogram (LuHO) aktører innenfor IKT-næringen til dialog knyttet til Oslo kommune sin planlagte anskaffelse av fremtidens fagsystem for barnehager. Formålet med markedsdialogen er å presentere Oslo kommune sine målsettinger, forberede markedet på behovet og motivere markedet til å utvikle nye løsninger. Samtidig ønsker Oslo kommune innspill fra markedet på hvordan markedet ser for seg at behovene best kan dekkes. Dialogen vil bli gjennomført i 3 deler, hvor leverandørene selv velger om de vil delta i en eller flere av delene. Del 1 Dialogkonferanse presentasjon av Oslo kommune sine behov og målsettinger Del 2 Innlevering av overordnet løsningsforslag fra leverandører Del 3 Mulighet for én til én-møter hvor leverandører gis anledning til å presentere sine overordnede løsningsforslag 2 Nytt fagsystem for barnehager i Oslo kommune 2.1 Bakgrunn Oslo har et stort mangfold av barnehager med ulik organisering, størrelse, pedagogisk profil og eierskap. Fra små familiebarnehager med fire barn til store moderne barnehager med flere hundre barn. Rundt barn, eller fem av seks barn i alderen 1-6 år, går i en av Oslos cirka 780 barnehager. Private aktører står for en betydelig del av Oslos barnehagetilbud og cirka 40 prosent av alle barnehagebarn har plass i en privat barnehage i Oslo. Opptaksprosessen er samordnet og søkere kan søke plass i barnehager i hele byen, både private og kommunale. Søknadsfrist for det årlige hovedopptaket er 1. mars. Plassene som blir fordelt i hovedopptaket er i hovedsak plasser tilhørende de seksåringene som begynner på skolen i august samme år. I tillegg fordeles et stort antall plasser som frigjøres på grunn av flytting og bytte av barnehage, både i løpet av hovedopptaket og resten av året. Se vedlegg 1 for nærmere beskrivelse av opptaksprosessen. For opptaksprosessen til barnehager bruker Oslo kommune i en tidsbegrenset periode et fagsystem som er installert og driftes lokalt av kommunen i kombinasjon med en 3

4 tjenestelevert skytjeneste 1. Oslo kommune har gjennom dette fått erfaring med digital dialogløsning mellom foresatte og fagsystemløsningen og mellom barnehagene og Oslo kommune. Avtaler på nåværende løsninger løper ut høsten Oslo kommune har som visjon å realisere et digitalt førstevalg for tjenester til innbyggere og næringsliv gjennom program for elektroniske tjenester. Med digitalt førstevalg menes i denne sammenheng at elektronisk kommunikasjon og samhandling er den primære kanalen for dialogen mellom kommunen og innbyggere og næringsliv. Prosjektet for nytt fagsystem for barnehager er en pilot i program for elektroniske tjenester. Dette programmet utvikler en rekke felleskomponenter som legger til rette for helhetlige brukeropplevelser for alle som benytter digitale tjenester i Oslo kommune, på tvers av ulike sektorer og etater. 2.2 Formål og utfordringer Fagsystem for barnehage gir i dag støtte til opptak og administrasjon av barnehageplasser. Målsettingen for nytt fagsystem kan beskrives både fra et bruker- og samfunnsperspektiv, og fra et kommuneadministrativt perspektiv. Behovet som et nytt fagsystem for barnehager skal dekke er todelt: 1. En bruker skal ved henvendelse via digital kanal raskt og enkelt kunne gjennomføre og følge hele prosessen fra søknad av barnehageplass til aksept av tildelt plass samt fremtidige endringer. 2. Ressursbruk for barnehageopptak og plassadministrasjon skal betydelig reduseres ved hjelp av elektronisk tilgjengelig beslutningsgrunnlag samt mer automatiserte prosesser for saksbehandling og arkivering. Hovedbrukergruppene av fagsystemet er: Foresatte Saksbehandlere (i 15 bydeler) Barnehageansatte (i kommunale og private barnehager) Barnehageadministrasjon på ulike nivåer Oslo kommune ønsker markedets tilbakemeldinger på følgende områder: 1. Automatisering av opptaksprosessen (barnehageplassadministrasjon) 2. Åpenhet for gjenbruk og utveksling av data med andre systemer 3. Enkle og intuitive brukergrensesnitt 4. Ny funksjonalitet som støtter andre deler av barnehagenes virksomhet 1 Som en hovedregel driftes alle Oslo kommunes IKT-systemer av IKT-internleverandør (UKE). Det er iverksatt en prosess med Utviklings- og kompetanseetaten (UKE) om hvordan skytjenester kan innarbeides i kommunens retningslinjer og strategier. 4

5 Oslo kommune ønsker at fremtidens fagsystem for barnehager skal gi trygghet, god nytteverdi og gode digitale tjenester. Siden dette er et område som er i stor utvikling er det ønskelig med innspill fra leverandørmarkedet på hvordan kommunen kan stimulere markedet til å levere løsninger med det beste nytte/kost-forholdet i hele løsningens livslengde Automatisering av opptaksprosessen (barnehageplassadministrasjon) De ca. 360 kommunale barnehagene har felles opptakskriterier gjennom kommunens barnehageforskrift, men de ca. 420 private barnehagene har egne vedtekter med delvis ulike opptakskriterier. Kommunen skal sikre at opptakskriterier i vedtektene blir fulgt og at alle lovpålagte rettigheter ivaretas. I dag er det derfor en omfattende opptaks- og samordningsprosess med manuelle rutiner for å sikre likebehandling og korrekt behandling av søknader. Dette resulterer i at prosessen er lite transparent for søkerne, og dette medfører usikkerhet hos søkerne og mange henvendelser. Hvordan kan et nytt fagsystem bidra til å redusere behovet for manuell samordning og manuelle rutiner for kvalitetssikring (og dermed også økt transparens)? Åpenhet for gjenbruk og utveksling av data med andre systemer Oslo kommunes fagsystem for barnehager er i dag en komplett autonom løsning med relativt få grensesnitt til andre systemer. Gjennom program for elektroniske tjenester utvikles det nye felleskomponenter for å sikre helhetlige brukeropplevelser, som et nytt fagsystem for barnehager bør kunne integreres med (for eksempel MinSide for Oslo kommune). Samtidig stilles det krav til gjenbruk av nasjonale felleskomponenter (for eksempel MinID) og økt tilgjengeliggjøring av åpne data. Det er også et behov for fleksible løsninger for å ta ut statistikk og rapporter fra fagsystemet for barnehager. I hvilken grad kan et nytt fagsystem for barnehager i Oslo kommune tilpasses/utvikles til å nyttiggjøre seg felleskomponenter og utveksle data med andre systemer? Hvordan ser markedet at dette vil påvirke prisbildet/den totale eierskapskostnaden for nytt fagsystem for barnehager? Enkle og intuitive brukergrensesnitt Barnehageopptaket i Oslo kommune er i dag heldigitalt, der svarbrev sendes pr. e-post og varsles med SMS. Søkerne svarer på tilbud ved å logge på gjennom ID-porten. Dette gir verdifull erfaring som benyttes ved innføringen av nytt fagsystem for barnehager. Følgende brukerprinsipper legges til grunn når det gjelder Oslo kommunes utvikling av elektroniske tjenester: Når jeg henvender meg til Oslo kommune via en digital kanal, klarer jeg raskt og enkelt å gjennomføre hele prosessen digitalt, og ved hvert steg veiledes jeg med støtte, status og veien videre. 5

6 - Når jeg henvender meg til Oslo kommune via en digital kanal, oppleves informasjon og tjenester oppdaterte, etterrettelige, konsistente og forståelige - Når jeg trenger eller velger det, oppdaterer og veileder Oslo kommune meg med proaktive digitale tjenester - Når jeg trenger informasjon, innsyn eller tjenester fra Oslo kommune, tilbyr kommunen digitale løsninger som er optimalisert for meg, hvor jeg er og det digitale mediet jeg har tilgjengelig - Når jeg trenger informasjon, innsyn eller tjenester utover Oslo kommunes tilbud, kan andre aktører berike dette ved å utvikle løsninger basert på kommunens åpne data og grensesnitt og som vil gi grunnlag for innovasjon i markedet. Fordi fagsystem for barnehager også har mange interne brukere er det ønskelig at løsningen trygt og raskt kan tas i bruk uten behov for omfattende opplæring. Hvordan kan et nytt fagsystem for barnehager sikre gode brukeropplevelser for alle brukere av systemet, ved oppstart og i fremtiden? Ny funksjonalitet som støtter andre deler av barnehagenes virksomhet Fagsystem for barnehager har nøkkelinformasjon om barnehager, barn og foresatte som kan gjenbrukes. Samtidig vokser behovet for systemstøtte for dialog mellom barnehager og hjem samt for barnehagenes planlegging av den pedagogiske virksomheten. Enkeltbarnehager benytter allerede i dag andre systemer for å kommunisere med foreldre og/eller for å planlegge sin pedagogiske virksomhet og informasjon om barn og foresatte blir derfor registrert, og må vedlikeholdes, i mange ulike systemer. Hvordan ser markedet på mulighetene for å tilby et bredere produkttilbud for barnehagene (ut over et fagsystem beregnet for opptak og ren plassadministrasjon)? 2.3 Rammebetingelser Nytt fagsystem må ta hensyn til relevante lover og forskrifter, dette er de viktigste: Barnehageloven med tilhørende forskrifter, spesielt Forskrift om saksbehandlingsregler ved opptak i barnehage Oslo kommunes barnehageforskrift Forvaltningsloven, med eforvaltningsforskriften og andre forskrifter Personopplysningsloven med forskrifter Arkivloven med forskrifter (Fagsystemet må kunne kommunisere med, og dele informasjon med, kommunens til en hver tid godkjente arkivløsninger) Offentlighetsloven, særlig 9 mht. tilgjengeliggjøring av offentlige data 6

7 3 Om partene 3.1 Leverandørutviklingsprogrammet Regionalt program for leverandørutvikling (LuHo), et program i regi av NHO og KS har som visjon å utnytte offentlige anskaffelser på en mer aktiv måte som stimulerer til konkurranse, næringsutvikling og innovasjon, for slik å legge til rette for mer behovsrettede produkter og tjenester til bedre betingelser for offentlige kunder. Sentrale mål er å øke kunnskapen om innovative offentlige anskaffelser, samt øke gjennomføringen av slike anskaffelser. Programmet gjennomføres som et partnerskap mellom nasjonale innovasjonsaktører, statlige virksomheter, kommuner og næringsliv. Oslo Kommune er en av partnerne i programmet. Programmet gjennomføres i perioden Prosjektet er tatt opp som et pilotprosjekt i Regionalt leverandørutviklingsprogram. LuHo vil bistå hele prosessen med markedsføring bistand til dialogkonferanse. Formålet med pilotprosjektet for å oppnå økt forståelse, kompetanse og kunnskap om hvordan man kan oppnå innovative offentlige anskaffelser. For mer info, se: Oslo kommune Byrådsavdeling for kunnskap og utdanning (KOU) har sektoransvaret for Oslo-skolen og barnehagene. Avdelingen er også bestiller av skolebygg og barnehager. Det overordnede ansvaret for barnehagetilbudet (unntatt bygg) ligger i avdelingens seksjon for barn og utdanning, mens det er Oslos bydeler som eier og driver de kommunale barnehagene og som godkjenner og fører tilsyn med barnehager i bydelen, både kommunale og private. Bydelene gjennomfører også opptak til egne barnehager og samordner opptak med private barnehager i sine områder. I prosessen med anskaffelse av nytt fagsystem for barnehager samarbeider KOU også med Utviklings- og kompetanseetaten (UKE) i Oslo kommune. UKE ved avdeling for konserninnkjøp er kommunens kompetansesenter innen anskaffelses- og samkjøpsområdet. En viktig satsingsområde i kommunens anskaffelsesstrategi er bruk av innovasjon som virkemiddel for bedre behovsdekning og stimulere til næringsutvikling. For mer informasjon om Oslo kommune og Oslobarnehagene, se: og 7

8 4 Dialog 4.1 Dialogkonferanse Alle interesserte leverandører inviteres til dialogkonferanse 25. april 2014 kl. 09:30 12:00 hos KS Agenda konferansesenter, Haakon VIIs gate 9 i Oslo. Formålet med dialogkonferansen er å etablere en tidlig dialog med markedet med hensikt på å presentere KOU sitt behov nærmere, for å informere markedet og få markedets respons og tanker knyttet til behovet. Målgruppen for dialogkonferansen er leverandører innenfor IKT- bransjen med produkter/ tjenester knyttet til fagsystem for barnehager. Program for konferansen: 09:30 09:45 Registrering & kaffe 09:45 09:55 Innledning fra Byrådsavdelingen for kunnskap og utdanning 09:55 10:10 Regionalt program for leverandørutvikling hvorfor dialogkonferanse (Gørill Horrigmoe) 10:10 10:40 Program for elektroniske tjenester i Oslo kommune (Tron Kallum, Trine Lind) 10:40 10:50 Pause 10:50 11:50 Nytt fagsystem for barnehager (Ingar Brauti, Linda E. Heen) 11:50 12:00 Veien videre (André Joachim Frank) Lenke til påmelding Frist for påmelding er 23. april 2014 For spørsmål vedrørende dialogkonferansen kan Utviklings- og kompetanseetaten ved André Joachim Frank kontaktes, andre.frank@uke.oslo.kommune.no 8

9 4.2 Løsningsforslag Leverandører som deltar på dialogkonferansen inviteres til å sende inn sine overordnede løsningsforslag (maks seks sider) på hvordan de best ser for seg at Oslo kommune sine behov kan løses. Løsningsforslag leveres pr e-post som pdf-fil til med kopi til Frist for levering av løsningsforslag er 15. mai 2014 kl Leverandør bes om å angi ved levering av løsningsforslag om man ønsker å delta på én til én-møte. 4.3 Én til én-møter Leverandører som leverer inn løsningsforslag inviteres til å delta på én til én-møter. På én til én-møter gis leverandøren anledning til å gå igjennom sitt løsningsforslag og stille spørsmål til KOU. KOU vil sette av inntil 60 minutter pr én til én-møte. Én til én-møtene vil bli gjennomført i Oslo Rådhus 20. og 21. mai. Leverandører som ønsker å delta på én til énmøter, vil bli innkalt til disse i den rekkefølge løsningsforslag mottas. 5 Etterfølgende konkurranse Etterfølgende konkurranse vil bli gjennomført i henhold til Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Valg av gjennomføringsmodell for konkurransen vil bli besluttet i etterkant av dialogkonferansen. Oslo kommune forbeholder seg retten til å benytte innspill fra dialogprosessen i utarbeidelse av kravspesifikasjon for etterfølgende konkurranse. Det presiseres at innspill gitt i denne åpne dialogprosessen ikke anses å falle inn under FOA 3-8 om rådgivning. 6 Tentativ fremdriftsplan for prosjektet UKE AKTIVIET 14 Kunngjort invitasjon til dialogkonferanse 17 Dialogkonferanse 20 Frist for innlevering av løsningsforslag 21 Én til én-møter for presentasjon av løsningsforslag 26 Kunngjøring av konkurranse 9

10 VEDLEGG 1: Opptak til barnehager i Oslo kommune I august frigjøres barnehageplasser på grunn av at seksåringene begynner i skolen. Disse plasser, og andre plasser som blir ledige i august, tildeles i det årlige hovedopptaket for barnehager. Søknadsfristen for hovedopptaket er 1. mars og barn uten barnehageplass som fyller ett år senest 31. august samme år har lovfestet rett til plass. I løpet av året frigjøres også mange plasser på grunn av at foreldre søker om å bytte barnehage eller flytter ut av Oslo. Disse plassene tildeles umiddelbart til barn på søkerlister til disse barnehager. I løpet av våren pågår dermed både supplerende opptak og hovedopptak. De som har søkt før 1. mars, men søker oppstart før august er med i både supplerende opptak og i hovedopptaket. Noen nøkkeltall: Totalt antall søkere i løpet av året (nye søknader + søknader om bytte av plass): ca Totalt antall søkere i hovedopptaket (nye + bytte): ca Antall søkere med lovfestet rett til plass i hovedopptaket: Antall barnehager: ca. 780 (360 kommunale og 420 private) Antall barnehageplasser: ( kommunale og private) Samordnet opptak I Oslo er søknadsprosessen samordnet mellom kommunale og private barnehager. Foreldre søker til private og kommunale barnehager i hele Oslo i samme søknadsprosess via kommunens søknadsportal. Det er noen få unntak der barnehager ikke bruker kommunens søknadsportal eller følger kommunens plan for hovedopptak (gjelder blant annet har studentbarnehagene). Søkere kan søke inntil 5 barnehager, i prioritert rekkefølge. Alle barnehager skal i følge barnehageloven gi prioritet til barn med nedsatt funksjonsevne og til barn som det er fattet vedtak om etter lov om barneverntjenester ( 4-12 og 4-4 annet og fjerde ledd). Tildeling av plass i kommunale barnehager følger bestemmelsene i kommunens barnehageforskrift. Den definerer fire grupper som bestemmer i hvilken rekkefølge plassene skal fordeles. Gruppe 1 gjelder de barn som har rett til prioritet i henhold til barnehageloven (se ovenfor). Gruppe 2 gjelder barn fra familier med store belastninger på grunn av sykdom i hjemmet. Gruppe 3 gjelder søsken og gruppe 4 gjelder øvrige søkere. Plass innenfor gruppene 2,3 og 4 tildeles etter alder i aldersgruppene 1-2 år og 3-6 år. Det eldste barnet plasseres først. Mer informasjon om de kommunale opptakskriteriene finnes i barnehageforskriften. De ca. 420 private barnehagene har selv opptaksmyndighet for sine barnehager, men må følge bestemmelsene i sine vedtekter. Barnehageloven legger noen føringer, men barnehagene har stor frihet i å definere sine opptaksområde og opptakskriterier (for eksempel prioritet til bosatte i nærområdet, ansatte i en viss bedrift osv.) Den samordnete søknadsprosessen skal sikre at likebehandling av barn og likebehandling av kommunale og private barnehager. Det er spesielt to forhold som krever omfattende samhandling og koordinering mellom bydelene og mellom bydeler og private barnehager: 10

11 1. Søkeres ønsker skal tillegges stor vekt ved opptaket. På det tidspunktet plass tildeles, skal høyest mulige ønske bli oppfylt. 2. Alle med lovfestet rett til plass må få et tilbud. Dersom det ikke er plass i en av de 5 ønskede barnehagene må søker få tilbud om plass i en annen barnehage. Ansvar og organisering Det er Oslos 15 bydeler som foretar opptak til barnehager i sine områder og som samordner opptaket med de private barnehagene innenfor bydelen. Cirka 45 saksbehandlere er i større eller mindre grad involvert i oppgaver knyttet til barnehageopptak. Overordnet plan for opptaket og rutiner, samt systemforvalteransvaret, ivaretas av Helseetaten. I dag har de private barnehagene lesetilgang til fagsystemet med søkerlister og lister med plasserte barn. Ut fra søkerlistene i systemet sender de e-post til bydelens saksbehandlere med beskjed hvilke barn de ønsker å sende tilbud til. Saksbehandlerne registrer i systemet hvilke tilbud som skal sendes ut. Slik gjennomføres opptaket i dag Skolestart genererer ikke tilstrekkelig antall ledige plasser til at kommunen kan tilby alle søkere med lovfestet rett plass på en gang. Derfor tildeles plasser i flere opptaksrunder slik at tilbud som søkere takker nei til, og plasser som sies opp i løpet av våren, også kan benyttes til å oppfylle den lovfestede retten. Nedenfor beskrives overordnet hvordan hovedopptaket gjennomføres i praksis. 1. mars: Søknadsfrist for å være med i hovedopptaket Saksbehandler kontrollerer/godkjenner saksbehandler søknader (inkl. å innvilge plassering i gruppe) Utarbeidelse av kapasitetsoversikter Eksport av ulike lister fra systemet (for å sikre etterprøvbarhet i opptaket) Opptaksrunden(e) begynner med en periode for samordning mellom bydeler og private barnehager. Tilbud opprettes, men ligger «på vent» i systemet til en felles utsendingsdato (fagsystemet er stengt for utsendelse av tilbud i perioden og tilbud kan da endres hvis koordinering mellom bydeler/barnehager viser at søker kan få innvilget et høyere ønske) : o Private barnehager går igjennom sine søkerlister og gir beskjed til bydelen hvilke søkere de kan tilby plass til ut fra sine vedtekter og tilgjengelige plasser. o Bydelene går gjennom søkerlister over barn som har søkt plass i en av bydelens barnehager. I listen er søkerne satt opp i den rekkefølge som Oslo kommunes barnehageforskrift bestemmer. Saksbehandlerne begynner øverst på listen over søkere, og for hvert barn sjekker saksbehandler om det er plass for barnet i noen av de fem barnehagene som er søkt. a. Dersom det ikke er plass i en av de fem ønskede barnehagene, avventer man for å se om det blir ledig plass i en søkt barnehage i senere opptaksrunder b. Dersom det er plass i en av bydelens barnehager, sjekker saksbehandler at søker ikke kan få tilbud om plass i en barnehage i en annen bydel (privat eller kommunal) som søker har prioritert høyere. 11

12 Når samordning er ferdig og tilgjengelige plasser er fordelt (1. april i 2014) sendes det ut tilbudsbrev til alle søkere som får tilbud i 1. opptaksrunde (tilbud går ut på e-post med varsel på sms). Søkerne må svare på tilbud i løpet av 7 dager ved å logge inn på søknadsportalen via ID- Porten. Søkere som takker ja plasseres av saksbehandler i aktuell barnehage i fagsystemet. Utarbeidelse av nye kapasitetsoversikter (nei-takk svar, ubesvarte tilbud og nye oppsigelser gir nye ledige plasser) Eksport av ulike lister fra systemet (for å sikre etterprøvbarhet i opptaket) Rutinene for tildeling og samordning beskrevet ovenfor gjentas for 2. og 3. opptaksrunde i mai og juni, og ev. en 4. runde i løpet av sommeren dersom ikke alle søkere med lovfestet rett har fått tilbud etter opptaksrunde nr 3. Søkere som sendte søknad før 1. mars og som ønsker oppstart før august er med i både supplerende opptak og i hovedopptaket. Det betyr at de er med på opptaksrundene på lik linje med de som kun søker i hovedopptaket. Men dersom det blir en ledig plass i en barnehage de har søkt før 1. august vil de få tilbud om den plassen. 12