Referat fra Rådmannsmøte 10. april 2015 Sted: Tunet Kl:

Transkript

1 Sør-Gardermoen 14. april 2015 Referat fra Rådmannsmøte 10. april 2015 Sted: Tunet Kl: Dagsorden : Sak nr.: 28/15 GODKJENNING AV DAGSORDEN... 2 Sak nr.: 29/15 REFERAT FRA RÅDMANNSMØTE Sak nr.: 30/15 INFORMASJON FRA AKERSHUS FYLKESKOMMUNE... 2 Sak nr.: 31/15 ROMERIKSLØFTET... 2 Sak nr.: 32/15 ØRUs LEDERKONFERANSE... 4 Sak nr.: 33/15 ORGANISERING AV ØRIK... 4 Sak nr.: 34/15 INNKJØPSSTRATEGI OG REGLEMENT FOR INNKJØP... 5 Sak nr.: 35/15 ØRIKs ÅRSRAPPORT Sak nr.: 36/15 INFORMASJON FRA RU AKERSHUS, ASU m.v Sak nr.: 37/15 EVENTUELT... 6 Deltakere: Knut Haugestad Lillian Nærem Frits Arne Eriksen Paul Glomsaker Johnny Pedersen Tor Arne Gangsø Per Kierulf Kurt-Gøran Adriansen Referat sendt: Kopimottakere av referat: Kopimottakere av referat: Eidsvoll Hurdal Gjerdrum Nannestad Nes Ullensaker Akershus fylkeskommune ØRU Rådmennene og Postmottak i kommunene ØRU styret HTVene i kommunene Side 1 av 7

2 Sak nr.: 28/15 GODKJENNING AV DAGSORDEN Dagsorden godkjennes Sak nr.: 29/15 REFERAT FRA RÅDMANNSMØTE Det har ikke fremkommet kommet merknader til referatet. Referat fra godkjennes. Sak nr.: 30/15 INFORMASJON FRA AKERSHUS FYLKESKOMMUNE Behandling: Akershus fylkeskommune informerte om følgende: Regional plan for areal og transport i Oslo og Akershus Høringsfristen er ut og det har kommet inn 115 høringsuttalelser. Hovedinntrykket er at det er bred enighet om målene, og at de fleste er positive til hovedgrepene i planforslaget. Endelig planforslag skal behandles parallelt i Oslo bystyre og Akershus fylkesting, med sikte på vedtak innen utgangen av Fylkeskommunens miljøfond Fylkeskommunens satsing på H2 har medført at fylkeskommunens miljøfond har vært bundet til det. Det er imidlertid nå frigjort 3 mill kr til andre miljøtiltak. Fylkeskommunen vil gå i dialog med kommunene om bruk av disse midlene. H2-stasjon på Gardermoen. I prosess. Man håper å få etablert en fullverdig stasjon i Tas til orientering. Sak nr.: 31/15 ROMERIKSLØFTET Saken ble drøftet på ØRU styremøte 13. februar og det ble vedtatt å sende saken til RU for å avklare finansiering og prosjektledelse samt konkretisering av aktiviteter og tiltak. Side 2 av 7

3 Under drøftingen av saken i ØRU-styret ble det avklart at de fleste kommunene støttet prosjektet. Akershus fylkeskommune informerte at de også støttet prosjektet og ville bidra til finansieringen av det. Søknadsfristen til Akershus fylkeskommune for støtte til finansiering er 15. mars. Et justert forslag til felles saksframlegg ble drøftet på RU-møtet 26. februar og følgende vedtak ble fattet RU er positiv til et interkommunalt samarbeid om folkehelse på Øvre Romerike og at det søkes om økonomisk støtte til prosjektet. Det er imidlertid behov for en bedre avklaring av prosjektets mål, målgrupper og handlingsplaner samt å sikre nødvendig forankring i kommunene. Det anbefales at RU gis i oppdrag å avklare organisering av prosjektet og rapporteringsrutiner. Saken ble drøftet på ØRU-styremøte 13. mars hvor også alternative innretning av prosjektet ble drøftet. ØRU-styret fattet følgende vedtak: ØRU-styret er positiv til et interkommunalt samarbeid om folkehelse på Øvre Romerike og at det søkes om økonomisk støtte til prosjektet. For 2015 dekker ØRU kommunenes andel på kr RU gis i oppdrag å avklare organisering av prosjektet og rapporteringsrutiner. ØRU sekretariatets forslag til organisering: Det foreslås at prosjektet organiseres med en styringsgruppe, en prosjektgruppe sammensatt av prosjektleder og representanter fra flere av kommunenes tjenesteområder eksempelvis: helse og omsorg, skole og oppvekst, kultur, teknisk, en prosjektleder, en referansegruppe med representanter fra frivillige organisasjoner og næringslivet. For å sikre riktig innretning av prosjektet kan det være en fordel at RU utgjør styringsgruppen. Prosjektgruppen kan innledningsvis gis i oppdrag å foreta en fornyet analyse av prosjektets hensikt, mål og innretning samt å utarbeide forslag til justert mandat som kan fremmes for politisk behandling i kommunene. Helse/sosialledernettverket utpekes som styringsgruppe for folkehelseprosjektet: Romeriksløftet. Styringsgruppen sørger for en bred forankring av prosjektet og at alle relevante tjenesteområder blir involvert i prosjektet. Styringsgruppen skal innledningsvis foreta en fornyet analyse av prosjektets hensikt, mål og innretning samt å utarbeide forslag til justert mandat. Forslag om dette fremmes for behandling i RU-møtet 21. august. Tilsetting av prosjektleder og videreutvikling av internettsidene utsettes til etter vedtak i RU. Bruken av tildelte midler for perioden frem til vedtak i RU skal begrenses til kr ,-. Side 3 av 7

4 Sak nr.: 32/15 ØRUs LEDERKONFERANSE Lederkonferansen 2015 gjennomføres på Hurdalsjøen hotell. Program: Torsdag 20. august - IKT- løft blikket Innledning Tor Arne Gangsø? /Odd Ruud Thomas Jakobsen leder Borgerservice København kommune (alternativt avslutter han dagen) DGI innfallsvinkel ref innlegg fra Thomas Jakobsen Pause Du som leder i den digitale kommune / endringsledelse foredragsholder BI? Styringsmodell digital forvaltning/digitalisering din rolle som leder lunsj (tidspunkt må avklares med hotellet) Ny teknologi ekstern /Micorsoft?-- > Lars følger opp DGI`s /kommunenes bruk av teknologi Pause Gevinstrealisering ekstern tidstyver/ Diskusjon i grupper? Oppsummering Fredag 21. august Oppsummering av torsdag 20. august. Innledning til dagens tema Samarbeidsavtalen med HIOA. Informasjon om HIOA Leder utdanning ved HIOA HIOAs forskningskapasitet. KS FoU Pause De faglige nettverk - organisering Oppsummering, Avslutning Lunsj og avreise Programmet for konferansens første dag godkjennes. På dag 2, 21. august, bør informasjon om KS FoU samt informasjon om Interreg prioriteres. Rådmannen i Ullensaker koordinerer med KS. Sak nr.: 33/15 ORGANISERING AV ØRIK Det vises til tidligere behandling av saken i RU og styremøter. Et oppdatert forslag til felles saksframlegg ble drøftet i ØRU-styret på møte den 13. februar. Det ble gitt uttrykk for at men burde ha med en begrunnelse for valg av vertskommune og at forslaget til vertskommuneavtale burde kompletteres. Styre fattet følgende vedtak: RU bes om å oppdatere forslaget til saksframlegg og fremme det på nytt på neste styremøte Side 4 av 7

5 Forslag til justert saksframlegg med vertskommuneavtale er vedlagt. Behandling: Det var ingen merknader til det justert saksframlegg. Forslag til vertskommuneavtale var ikke ferdigarbeidet. Forslag til vertskommuneavtale utarbeides av Ullensaker kommune og behandles via e-post i RU før oversendelse av saken til ØRU-styret for behandling. Sak nr.: 34/15 INNKJØP INNKJØPSSTRATEGI OG REGLEMENT FOR Etter evaluering av ØRIK med påfølgende rapport og tiltaksplan var ett av tiltakene å etablere en felles innkjøpsstrategi for kommunene på Øvre Romerike samt oppdatere eksisterende reglement for anskaffelser. Kommunene ble også bedt om å utnevne en politisk representant til referansegruppe. Saken ble fremlagt og behandlet på ØRU styremøte i sak 34/13 med følgende vedtak: Prosjektet godkjennes og organiseres som anbefalt. Forslaget til felles saksframlegg godkjennes og oversendes kommunene for politisk behandling. Saken med utarbeidelse av innkjøpsstrategi for kommunene på Øvre Romerike samt oppdatering av felles reglement for anskaffelser ble oversendt kommunene for politisk behandling og alle ØRU kommunene vedtok dette i løpet av Det har vært avholdt 4 arbeidsmøter med politisk referansegruppe. Dokumentene ble sendt rådmannsutvalget som orientering i sak nr: 72/14. Dokumentene ble etter rådmannsmøte sent på høring til følgende administrative grupper i kommunene: Rådmann, Innkjøpsansvarlige Faglige nettverk for skole, helse/omsorg, plan og økonomi. Videre har ansatte i Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid og innkjøpsansvarlige i kommunene gjennomført en arbeidsdag med gjennomgang av innkjøpsstrategi og oppdatering av felles reglement for anskaffelser. Det har ikke kommet vesentlige innsigelser eller kommentarer til dokumentene. Forslag til felles saksframlegg «Innkjøpsstrategi for kommunene på Øvre Romerike» og oppdatert «Reglement for innkjøp» justeres i samsvar med merknader fremkommet under behandlingen av dokumentene og oversendes til ØRU-styret. Side 5 av 7

6 Sak nr.: 35/15 ØRIKs ÅRSRAPPORT 2014 Oppsummering årsrapport 2014: Året 2014 har vært preget av flere nyansettelser og mye tid har gått med til opplæring. 5 nye personer har kommet inn i ØRIK i 2014, 1 har sluttet, 1 vikar har kommet inn i forbindelse med svangerskapspermisjon. Dette har påvirket både kapasitet og resultater i I 2014 ble det gjennomført anbudskonkurranser på 22 produktområder for interkommunale rammeavtaler, herav to på nye produktområder. Det ble inngått 40 rammeavtaler. ØRIK forvalter 173 interkommunale rammeavtaler. I 2014 ble det gjennomført 42 anbudskonkurranser på enkeltanskaffelser. I 2014 ble det gjennomført 11 anbudskonkurranser på rammeavtaler til enkeltkommuner. ØRIK forvalter 95 rammeavtaler for enkeltkommuner. 70 kontrakter ble prolongert i Produksjon pr. ansatt ble naturlig nok lavere med så stor andel nytilsatte i I 2014 er det kun dokumentert besparelser på en anbudskonkurranse med beregnet årlig besparelse på kr Daglig leder har vært sterkt involvert i både prosjekt og styringsgruppe e-handel. Prosjektet ble satt i drift i uke 47 med implementeringsperiode frem til mai Vårt e-handels prosjekt var en av tre prosjekter som ble nominert til anskaffelsesprisen i regi av Difi. Prisen ble vunnet av Universitetet i Oslo, men vi føler en stor anerkjennelse av å ha blitt nominert. Det har blitt laget et utkast til innkjøpsstrategi for kommune på Øvre Romerike og oppdatering av felles reglement i Behandlingen: Under drøftingen av årsrapporten fremkom det merknader til noen enkelt elementer, men det ble presisert at utarbeidelse av årsrapporten var daglig leders ansvar. ØRIKs årsrapport 2014 godkjennes og vedlegges ØRU-styrets årsmelding. Sak nr.: 36/15 INFORMASJON FRA RU AKERSHUS, ASU m.v. Behandling: RU gratulerte rådmannen i Ullensaker, Tor Arne Gangsø, med vervet som leder for KS rådmannsutvalg. Sak nr.: 37/15 EVENTUELT Saker behandlet under eventuelt: a. Profileringsstrategi for Osloregionen høring Side 6 av 7

7 Styret i samarbeidsalliansen Osloregionen har sendt på høring et forslag til profileringsstrategi for Osloregionen til kommunene. Det ble foreslått at ØRU kommunene kunne gi en felles høringsuttalelse. ØRU sekretariat utarbeider forslag til felles høringsuttalelse til ØRU-styremøte 24.april. b. Kjøp og langtidsleie (leasing) av person- og varebiler under 3500 kg til kommunene på Øvre Romerike. Kommune har til sammen ca 130 biler på langtidsleieavtaler hvorav ca 100 tilhører hjemmebaserte tjenester. Det ble i 2012 inngått rammeavtaler med følgende leverandører: - Toyota Romerike AS: liten personbil, mellomstor personbil med 4WD. - Lease Plan Norge AS: liten varebil, varebil 6-8m3 med og uten 4WD. - Autoplan AS: liten varebil med 4WD, mellomstor personbil/stasjonsvogn. De fleste biler til hjemmebaserte tjenester er liten personbil fra Toyota Romerike AS. Rammeavtalene med de tre leverandørene ble inngått i september 2012 for en periode på to år med opsjon på år. De underliggende leieavtalene (leasing) er på 3 år og den store leveransen av biler var oktober-desember 2012 og disse leieavtalene (leasing) utløper således i oktober-desember Vi står foran følgende valg: 1. Legge ut en ny anbudskonkurranse. 2. Utløse siste opsjon på rammeavtalen og forlenge leieavtalene (leasing) med ett år. Ny anbudskonkurranse gjennomføres. Energi og miljø perspektivet skal vektlegges. Side 7 av 7