Lederkonferansen Organisering og oppgaveløsning

Transkript

1 Lederkonferansen 2013 Organisering og oppgaveløsning

2 Organisasjonen ØRU Styret RU Sekretariatet Nettverk Nettverk

3 Styret Styret gir oppdrag til administrasjonen i ØRU eller til RU i henhold til strategiplanen og handlingsplaner Oppdragene løses med utgangspunkt i de oppgavene som prioriteres av styret, jfr. vedtektene

4 Sekretariatets oppgaver Vedtektene 3.3 Daglig leder forestår: Det administrative arbeidet Saksforberedelse til styret Oppfølging av styrets vedtak

5 Vedtektene 3.4 Rådmannsutvalgets oppgaver Rådmannsutvalget utfører ved behov saksforberedelse og har ansvar for iverksettelse av vedtak etter styrets nærmere bestemmelse.

6 Fagnettverkene 1. Tekniske sjefers forum 2. Skolesjefnettverket 3. Kultursjefnettverket 4. Helsenettverket 5. Personalfaglig forum 6. Økonomisjefgruppa 7. Kommuneoverlegene

7 Reglement for fagnettverkene Reglement vedtatt 2006 av RU: Minimum tre samlinger Sammensetning Detaljerte bestemmelser om saksbehandling m.m.

8 ØRU: Målet bli gode sammen Oppnå resultater gjennom: Utnytte kompetansen i ØRU Utnytte ressursene effektivt Legge fram gode beslutningsgrunnlag for styret og kommunene Sikre rask oppgaveløsning og oppfølging unngå «loops»

9 Problemstillinger Økt oppgavemengde i ØRU og større krav til oppfølging og resultater. Ressursbruk i forhold til resultater? Bruker vi ressursene på de riktige oppgavene?

10 Problemstillinger Er rolle, ansvars- og arbeidsdelingen tydelig? Utnytter vi ressursene effektivt? Utnytter vi kompetansen godt nok? Organiserer vi oppgaveløsningen godt nok?

11 Evaluering RU og fagnettverkene Organisering og oppgaveløsning Elektronisk spørreundersøkelse 2010 Tema på lederkonferansen 2012

12 1. Oppgaveløsningen Bevaringspunkter: Fungerer godt som faglige nettverk. Viktig med faglig kunnskapsog erfaringsutveksling

13 1. Oppgaveløsningen Forbedringspunkter: Fagkompetansen i nettverkene må utnyttes bedre Nettverkene må få et klarere mandat Nettverkene må kunne komme med faglige innspill til RU Bedre oppfølging og tilbakemeldinger fra RU Bedre informasjonsflyt RU-nettverkene PA funksjonen bør vurderes, bør ikke alltid være en rådmann Prosjektorganisering som et alternativ

14 1. Oppgaveløsningen Forbedringspunkter: Bedre prioritering av oppgaver Tydeligere bestillinger fra RU Må være tydelig hvem som bestiller Dialog om bestillingen - bedre dialog mellom RU og nettverkene når fagnettverkene skal løse faglige oppgaver Bestillinger bør være forankret i ØRUstrategi Klare frister for bestillinger

15 2. Organiseringen Forbedringspunkter: Avklare oppgave- og ansvarsdelingen mellom sekretariatet og RU (ansvar Styret) Avklare nettverkenes oppgaver og ansvar Avklare hvorvidt sekretariatet skal instruere nettverkene «Modernisere» nettverkene organisering uavhengig av adm. organisering Vurdere faste faglige nettverk eller prosjektorg.

16 2. Organiseringen Forbedringspunkter: Prioritere oppgavene bedre Tydelige rutiner for saksgang, oppfølging mv. Forbedre kommunikasjonen mellom RU og nettverkene Egne nettverk for oppgaver som i dag faller utenfor?

17 2. Organiseringen Forbedringspunkter: Nettverkene er i styringslinjene fra RU Nettverkene bør ha ansvar for utredninger innen sine fagfelt, med mindre RU oppretter egne prosjektgrupper for bestemte/tverrsektorielle oppgaver Arbeids- og ansvarsområdene må tydeliggjøres Nettverkene bør kunne være innovative Nettverkene må kunne organisere undergrupper/arbeidsgrupper for løsning av oppgaver

18 Konklusjoner i RU 1. Tydeligere prioriteringer av oppgavene. 4- årig arbeidsplan. 2. Bedre rapportering og oppfølging 3. Klargjøring av oppgaver, ansvar og myndighet for nettverkene 4. Klargjøring av styrings- og rapporteringslinjene RU og nettverkene 5. Oppgave- og ansvarsfordeling sekretariat og RU Styrets ansvar

19 Nytt reglement Punkt 1. Fagnettverk De faglige nettverk oppnevnes av Rådmannsutvalget og organiseres etter fagoppgaver. ØRU skal ha følgende faglige nettverk: 1. Plan 2. Kommunalteknikk 3. Helse. Kommuneoverlegenettverket rapporterer til Helsenettverket. 4. Oppvekst, herunder kultur 5. Personal 6. Økonomi Rådmennene oppnevner kommunens representant i hvert av nettverkene.

20 Nytt reglement Punkt 2. Oppgaver, ansvar og myndighet De faglige nettverk i ØRU skal ivareta følgende oppgaver og ansvar: Være faglige nettverk for kunnskapsdeling og erfaringsutveksling Løse utredninger/oppgaver innen fagfeltet som bestilles fra RU Ta initiativ overfor RU ved behov Ivareta systemoppfølging

21 Nytt reglement Punkt 3. Styrings- og rapporteringslinjene mellom RU og nettverkene RU har ansvar for at bestillinger til de faglige nettverk beskriver oppdraget tydelig og at framdrift og rutiner for oppfølging og rapportering fastsettes ved bestilling. Dersom det oppstår tvil i forhold til oppdrag/bestilling, tas dette opp med RU evt. PA. Rådmannsutvalget har ansvar for en tydelig prioritering av oppgavene

22 Nytt reglement RU oppnevner PA for større prosjekter. PA skal som hovedregel oppnevnes blant rådmennene. Øvrige oppgaver som løses av nettverkene følges opp av ØRU direktør etter fullmakt fra RU. Ved større prosjekter/tverrsektorielle planoppgaver etablerer RU egen prosjektorganisasjon og vurderer behovet for ekstern bistand

23 Nytt reglement 4. Ledelse og organisering av arbeidet i nettverkene Nettverkene velger selv sine ledere og nestledere. Valgperioden er ett år og lederskapet skal gå på omgang mellom kommunene. Leder for nettverket har ansvar for innkalling og referat fra møtene. Referatene skal utarbeides etter samme mal som referater fra øvrige organer i ØRU. I referatene skal det angis hvem som møtte, hvilke saker som ble behandlet og hvilke vedtak som ble fattet.

24 Nytt reglement Referatene sendes Rådmannsutvalget og ØRU til orientering. Nettverkene fastsetter en årlig møteplan tilpasset Rådmannsutvalgets og styrets møteplaner.

25 Høring Ikke eget nettverk for kommunalteknikk Plan omfatter også næring Eget nettverk for beredskap Undergruppene til personalfaglig forum bør fremgå av reglementet Kommuneoverlegene bør være eget nettverk

26 Høring Ellers: Innkallinger, møteplaner og referater på ØRUs nettside Felles maler for innkalling og referat Halvårlige møter lederne av nettverkene og RU