Rådmannsmøte 13. mai 2011 REFERAT Sted: Tunet Kl:

Transkript

1 Rådmannsmøte 13. mai 2011 REFERAT Sted: Tunet Kl: Trine Christensen Jon Sverre Bråthen Lillian Nærem Brynhild Hovde Arne Bruknapp Forfall Forfall Kurt-Gøran Adriansen Referent Gjerdrum Nannestad Hurdal Eidsvoll Ullensaker Nes Akershus Fylkeskommune ØRU Halvor Hoel Referat sendt: Ovennevnte Kopimottakere av referat: ØRU styret Kopimottakere av referat: HTV Inger Bolstad (for HTV ØRU k) Side 1 av 8

2 Dagsorden : 57. GODKJENNING AV DAGSORDEN REFERAT FRA SISTE RÅDMANNSMØTE ORIENTERING DGI MØTE MED HTVene OPPDATERING FRA AFK WEBPROSJEKTET STATUS ØRUS ÅRSKONFERANSE - EVALUERING OPPDATERING FRIGGPROSJEKTET ehandel OPPFØLGING HELSENETT STATUS IKT STRATEGI- OG BESTILLERSEKRETARIAT AØR LEIEFORHOLD OG FREMTIDIG LOKALISERING OPPFØLGING FAGLIGE NETTVERK HØRINGSUTTALELSE PLANSTRATEGI (ATP) OG PLANPROGRAM STUDIETUR IKT LILLEHAMMERREGIONEN EVENTUELT... 7 Side 2 av 8

3 57. GODKJENNING AV DAGSORDEN Dagsorden godkjent med tillegg av innmeldte saker til sak 72 eventuelt. 58. REFERAT FRA SISTE RÅDMANNSMØTE Protokoll fra godkjent 59. ORIENTERING DGI Direktør DGI orienterte om status for selskapets leveranser til kommunene og aktuelle saker fra selskapet. Det ble tatt opp at kommunene opplever periodevis treghet ved pålogging portal, samt pålogging til programmer. Tatt til orientering 60. MØTE MED HTVene Det er lagt opp til 2 møter per år med de tillitsvalgte og ØRU rådmennene. Dette var det andre møte for Fra de tillitsvalgte møte Inger Bolstad (Nannestad), Ingvild H. Karlsen (Gjerdrum ) og Randi Haug (Hurdal). Det ble gitt orientering/informasjon om følgende temaer: Status ØRU strategier direktør ØRU ØRUs årskonferanse 2011 leder av rådmannsutvalget Status prosjekt Lokalmedisinsk senter rådmann Eidsvoll kommune Status kommunehelse og miljørettet helsevern rådmann Nannestad kommune Status prosjekt utredning av brannvesenet på Øvre Romerike rådmann Nannestad kommune Status Felles IKT strategi- og bestillersekretariat rådmann Gjerdrum kommune Fra de tillitsvalgt ble det reist spørsmål/ønske om deltakelse på ØRU årskonferanser. Det ble avklart at ØRU årskonferanser, slik det er organisert, er for ØRU kommunens formannskapsmedlemmer. Under orientering om status for ØRU strategier ble det avklart som Side 3 av 8

4 relevant at HTV`ene blir hørt/involvert i forbindelse med utvikling strategienes oppfølgende handlingsplaner. Søknadsfrist utlyste stillinger estab endret til 23. mai Neste møte med HTV ene avtalt til 25. november For øvrig tatt til orientering. 61. OPPDATERING FRA AFK Saken utgår 62. WEBPROSJEKTET STATUS PL prosjekt WEB Tor Johan Ekkjestøl og PL kommune Kjersti Iversen orienterte om status, mål og beslutningsgrunnlag for fase hovedprosjekt. PA er rådmannen i Gjerdrum. Ved innføring av nytt Intranett legges det til grunn at Intranett skal være startside og ikke digitalt vindu. Utgangspunkt for ny løsning er nylig vedtatt felles IKT strategi for ØRU kommunene, samt nasjonale føringer og målsettinger(som ekommune 2012). Rådmennene er blitt presentert for forprosjektet og tar til etterretning at det i nær framtid lyses ut på Doffin forespørsel om ny løsning(er) for WEB Intranett og Internett for ØRU kommunene med antatt svarfrist medio august. 63. ØRUS ÅRSKONFERANSE - EVALUERING Utsatt 64. OPPDATERING FRIGGPROSJEKTET Saken gjaldt videre styring av prosjektet. Prosjektet forventes sluttført, forutsatt at framdrift opprettholdes, september/oktober d.å. Nåværende prosjektleder DGI slutter i selskapet. Imidlertid har DGI rekruttert inn ny prosjektmedarbeider fra Adecco. I forbindelse med pågående etablering av estab har det oppstått spørsmål om kommunene kan dekke opp prosjektlederfunksjonen. Det ble fastslått at Frigg er et kommuneprosjekt med rådmannen i Gjerdrum som PA, men det må videreføres DGI ressurser da kommunene per tidspunkt ikke Side 4 av 8

5 rår over prosjektkompetansen. Det ble og påpekt at prosjekt Frigg er finansiert og kostnader avklart. Prosjekt Frigg er finansiert og kostnader avklart. PA (rådmannen i Gjerdrum) kontakter adm. dir DGI og ber om at selskapet setter inn den nyinnleide prosjektmedarbeider i prosjekt Frigg. 65. ehandel OPPFØLGING Sak om mandat og organisering prosjekt ehandel ble behandlet. Av saksframlegget framgår følgende mandat: Utarbeide plan for innføring av e-handel og e-faktura i ØRU kommunene samt beskrive/avdekke nødvendige organisatoriske endringer med gevinstrealisering. DIFI har bekreftet at de kan delta med ressurser i prosjektet. Rådmennene slutter seg til mandat og struktur for bemanning av prosjekt ehandel - fase forprosjekt. Fagnettverkene utfordres av ØRIK på bemanning prosjektmedarbeidere. Leder/nestleder rådmannsforum avklarer PA funksjonen. 66. HELSENETT STATUS I sak 56 rådmannsmøte 1. april ble det fattet følgende vedtak: HS sjefene bes finne løsning på PL. Forprosjekt bes gjennomført innen 1. august Lill Ottesen (virksomhetsleder legevakta i Nes) er av PA rådmannen i Nes utpekt som PL i 80 % stilling fram til 1. august da Heidi Glomsås tiltrer som prosjektleder 100 % stilling. Til saken møte også tidligere PA (SBR) Martin Carlson Oterholt. Prosjektleder Ottesen orienterte om prosjektet. Det jobbes med revidering av opprinnelig prosjektplan. Prosjekt er, forutsatt at Gjerdrum peker ut sin prosjektmedarbeider, bemannet opp. Det ble tatt opp at kommunene må påregne relativt omfattende opplæring av brukere og at prosjektplanene må synliggjøre omfang og antatt behov til vikarbruk til erstatning for personell i linja som er på opplæring. Som en del av prosjektplanleggingen vil status for fastlegenes påkobling til helsenett bli kartlagt. Videre må de økonomiske rammene for prosjektet innarbeides i prosjektplanen. Det er ønskelig at det gis prioritet for beregning av kostnadene. Kommunene er i ferd med å etablere estab med Ullensaker kommunene som vertskommunene. Utlysning/anskaffelse for påkobling helsenett lyses ut med Ullensaker kommunen som vertskommunene for ØRU kommunene. Tatt til orientering ved at rapport sluttført forprosjekt ventelig vil foreligge innen 1. august Side 5 av 8

6 67. IKT STRATEGI- OG BESTILLERSEKRETARIAT Sluttdrøfting mellom Digitale Gardermoen IKS og kommunene, som forutsatt i ØRU styrets felles saksframlegg til kommunal behandling av 18. februar 2011, er gjennomført. ØRU kommunene har sluttet seg til opprettelse av IKT strategi- bestillersekretariat med Ullensaker kommune som vertskommune. Det er lagt til grunn en etablering av sekretariatet fra sommeren Det er tilgjenglige lokaler i Gardermoen Businessenter og det er etablert kontakt med utleier. Videre er det lyst ut 4 stillinger internt i kommunene og DGI til bemanning av estab med søknadsfrist 23. mai. Dersom estab ikke blir dekket opp med interne kandidater er målet å få lyst ut eksternt innen utgang av mai med søknadsfrist medio juni. Søknadsfrist endret til 23. mai se sak 60. For øvrig tatt til orientering. 68. AØR LEIEFORHOLD OG FREMTIDIG LOKALISERING I henhold til leiekontrakt som utløper 30/ skal utleier av lokaler til Arbeidsgiverkontrollen (AØR) ha tilbakemelding om leiekontrakt skal forlenges eller ikke innen 30/ Saken ble behandlet av rådmennene i ØRU som fattet følgende vedtak: Oversendes økonomisjefene med frist om tilbakemelding medio mars Saken fremmes deretter til behandling på ØRU styremøte 1. april 2011 Økonomisjefene har behandlet saken. De støtter AØRs anbefaling at AØR bør samlokaliseres med skatteinnkrevingskontoret i Ullensaker eller Eidsvoll kommune. Rådmennene ser det som hensiktsmessig at alle kommune sjekker hvem som har fysisk mulighet for en slik samlokalisering. Kommunene sjekker ut hvem som har praktisk mulighet for en samlokalisering av skatteoppkreverfunksjon og AØR. Saken tas opp igjen til behandling. 69. OPPFØLGING FAGLIGE NETTVERK Utsatt 70. HØRINGSUTTALELSE PLANSTRATEGI (ATP) OG PLANPROGRAM Oslo kommune og Akershus fylkeskommune har sammen sendt ut utkast til regional Planstrategi og planprogram for areal og transport i Oslo og Akershus på høring. Side 6 av 8

7 Utkastet er sendt til den enkelte kommune og ØRU. I samsvar med føringer fra styremøte er det utarbeidet et forslag til felles høringsuttalelse fra ØRU styret. Det er forutsatt at den enkelte kommune gir sine egne uttalelser. Felles uttalelsen er derfor holdt på et mer generelt og overordnet nivå. Utkast til felles uttalelse justeres i samsvar med merknader framkommet i møte og eventuell videre justeringer koordineres via e-post. 71. STUDIETUR IKT LILLEHAMMERREGIONEN På KS-IKT studieopplegg for rådmenn den 29. april ble det besluttet at ØRU prosjektleder skulle sondere mulig studietur til Lillehammer regionen. Lillehammerregionen har bekreftet at de kan gi orientering om felles IKT-organisering for kommunene Gausdal, Øyer og Lillehammer. Det legges opp til studietur /arbeidsseminar på Lillehammer 16. til 17. juni med avreise ca kl Skisse til program ble diskutert. ØRU prosjektleder gis i oppdrag å organisere studietur til Lillehammerregionen. Program og opplegg avstemmes med rådmennene. 72. EVENTUELT A. KOMMUNENES SAMARBEIDSMØTER MED AHUS RÅDMANNEN I EIDSVOLL Det foreligger anbefalt forslag fra partsammensatt redaksjonskomite til ny samarbeidsavtale om pasientsamarbeidet benevnt som: Samarbeid om helhetlig pasientforløp Ansvar- og oppgavefordeling mellom Ahus og kommune/bydel. Anbefalt avtale er sendt ut på høring med svarfrist 17. juni Høringen koordineres i ØRU av arbeidsgruppe Lokal medisinsk senter som koordinerer ØRU høringsuttalelse med relevante fagpersoner i kommunene. Det er ønskelig at ØRU kommunene stiller med to rådmenn til møtene med Ahus. Det ble videre informert om at pasientforløp gruppe i regi av Helse- og omsorgsdepartementet, KS og helseforetakene jobber med mal for avtaler mellom helseforetak og kommunene. Konklusjon: Rådmannen i Ullensaker pekes ut, i tillegg til rådmannen i Eidsvoll, til å delta på møtene med Ahus. Rådmannen i Eidsvoll koordiner og besvarer høring avtaleutkast samarbeidsavtale mellom Ahus og kommune/bydel med svarfrist 17. juni. Rådmannsgruppa oppdateres med referater Side 7 av 8

8 B. LEDERKONFERANSE ØRU KOMMUNENE Lederkonferanse 2011 er avtalt til august. Det ble diskutert mål og innhold for konferansen. Konklusjon: Leder rådmannsgruppa og rådmannen i Gjerdrum samt direktør ØRU utarbeider forslag til hva en vil med konferansen og innhold. ØRU sekretariat gis i oppdrag å bestille hotell. C. PLANKONFERANSE I REGI AV AKERSHUS FYLKESKOMMUNENE Konklusjon: ØRU direktør oversender invitasjon til rådmennene D. ØRU SAMFERDSELSSTRATEGI PÅ HØRING Strategien er sendt tekniske sjefer på høring. Dokumentet er tidligere (sak 19/11 pkt G) behandlet av ØRU styret. Konklusjon: Behandles på ekstraordnært rådmannsmøte 17. juni. ØRU samferdselsstrategi oversendes deretter til kommunal behandling. E. ØRU ADM. LEDERNETTVERK Det er behov for å se på begrep, roller og innhold for nettverkene Konklusjon: Tas ved revidering av nettverkene Side 8 av 8