MØTEREFERAT ARBEIDSUTVALGET I VÆRNESREGIONEN

Transkript

1 MØTEREFERAT ARBEIDSUTVALGET I VÆRNESREGIONEN Møtedato/sted: 16. og på Væktarstua i Tydal Tilstede: Karsten Reitan, Gunnbjørn Berggård, Arne Ketil Auran, Kjell Fosse, Kari L. Øfsti, Henrik Vinje, Marit Bjerkli og Asbjørn Brenne. Forfall: Andre: Referent: Kristian Rolstad, Randi Rasmussen, Kari Krogstad Geir Olav Flåan Asbjørn Brenne Innkalling og saksliste ble godkjent. Sak 60/10 Referat fra møte Ingen merknader Sak 61/10 Referatsaker 1. Fordeling av kostnader med SNP-VR; refusjonskrav sendes ut før årsskiftet, jfr. vedtak i RR sak 03 nr Tildeling av skjønnsmidler 2010 fra FMNT (250 ) og FMST (200 ) til politisk styringsstruktur + tilsagn om midler fra FMST for å styrke sekretariatet for 2010 (300 ), 2011 og Henvendelse til FMNT om skjønnsmidler til styrking av sekretariatet ble sendt Søknad om skjønnsmidler 2011 ble sendt Tilbud på annonsering i Bransjeguiden i StjørdalsNytt. 6. Digital planregister i NT Geir Aspenes i Stjørdal kommune er representant i styringsgruppa for Frosta, Meråker og Stjørdal. 7. Leder for fellestjenesten lønn/regnskap slutter i stillingen ved utgangen av januar 2011 for å tiltre ny stilling. 8. Lansering av hjemmesider for kommunene og VR kl. 11: Stjørdal DPS fortsatt tilbud til innbyggerne i Tydal, Selbu og Malvik etter at Helse MN RHF har sikret finansieringen for 2011.

2 Til pkt. 1 Tatt til orientering. Til pkt. 2 Tatt til orientering. Til pkt. 3 Tatt til orientering. Til pkt. 4 Tatt til orientering. Til pkt. 5 VR takker nei til en felles annonsering i Bransjeguiden. Til pkt. 6 Tatt til orientering. Til pkt. 7 Tatt til orientering. Stillingsannonse ble drøftet og Stjørdal kommune lyser ut stillingen innen kort tid. Til pkt. 8 Statsråd Rigmor Aasrud i FAD er invitert til åpningen. Til pkt. 9 Tatt til orientering. Sak 62/10 Prosjekt Arealplanlegging og deling/oppmåling Det vises til vedtak i AU : 1. Sekretariatet legger i neste møte fram forslag til mandat for videreføring av prosjektet. 2. Styringssignaler for videreføring av prosjektet drøftes i neste møte. Sekretariatet har i saksframlegget lagt fram forslag til hovedmålsetting samt mål, mandat og avgrensning for videreføring av utredningsarbeidet. Framlagt forslag til hovedmålsetting samt mål, mandat og avgrensning for videreføring av utredningsarbeidet, godkjennes slik: Deling/oppmåling inntas i pkt. c i mandatet Sak 63/10 Personvernombud Det vises til vedtak i AU Felles personvernombud legges til Tydal og plasseres organisatorisk til rådmannen i Tydal kommune. 2. Tydal kommune gjennomfører tilsettingsprosedyren i samråd med tillitsvalgte og sekretariatet. Sak 64/10 Grunnlag for husleieberegning Det vises til vedtak i AU om prinsipper for beregning av husleie for fellestjenester i VR. Dekning av fellestjenesten skal etter dette vedtaket skje etter totalt ansatte i lokalene/ansatte i fellestjenesten. Sekretariatet foreslo at denne metoden endres slik at husleie for fellestjenester i VR beregnes etter netto kontorareal + 35 % som andel for fellesarealer (samme som Stjørdal kommune bruker ved utleie til bl.a NAV). Pkt. 3 i AU s vedtak av endres til: Husleien beregnes etter netto kontorareal + 35 % andel for fellesarealer.

3 Sak 65/10 Rapport fra evaluering av fellestjenester innen lønn/regnskap og skatteoppkrever Ressurssenter for omstilling i kommunene (RO) har lagt fram evalueringsrapport datert oktober Rapporten var utsendt til AU før møtet. 1. Evalueringsoppdraget godkjennes og rapport av oktober 2010 fra RO tas til orientering. 2. Rapporten sendes ut til deltakere i undersøkelsen og RR sammen med AU s kommentarer. 3. De kartlagte utfordringer følges opp fortløpende i AU. 4. Den framlagte rapporten viser at det er rom for at flere kommuner kan delta i samarbeidet både innen lønn/regnskap og skatteoppkrever. Meråker og Frosta inviteres nå til å delta. Sekretariatet synliggjør økonomisk effekt ved at flere deltar. Sak 66/10 Prosess for framtidig styringsstruktur i VR Prosessledelsens skisse til prosessplan ble drøftet. 1. AU slutter seg til framlagte skisse til prosessplan for vurdering politisk styringsstruktur. 2. AU vil foreta en parallell prosess med administrativ organisering. Sak 67/10 Budsjett for fellestjenester i VR; innsparingskrav Leder i RR har bedt AU drøfte mulige innsparingskrav i 2011 for fellestjenester for VR. I saksframlegget har sekretariatet pekt på generelle tiltak som kan iverksettes. AU foreslår at RR fatter slikt vedtak: 1. Felles tjenestesentra i VR gjennomfører analyser med tanke på innsparinger i 2011 og videre i økonomiplanperioden. AU legger fram forslag på konkrete effektiviseringstiltak/budsjettjustering for RR i løpet første halvår Investeringsbudsjetter og kjøp av ekstern konsulentbistand gås kritisk igjennom. Sak 68/10 Strategisk ledelse og IKT kompetansenettverk for rådmenn KS Innovasjon og utvikling har invitert rådmenn i VR til å delta i et kompetansenettverk innen Strategi/Ledelse/IKT. 1. Rådmenn i VR deltar i kompetansenettverket. 2. Leder for tjenestesenter IT deltar på samlingene.

4 Sak 69/10 Multidose, legemidler og opsjon farmasøytisk tilsyn og opplæring Arbeidsgruppe har i notat av utredet grunnlaget for felles løsning for levering av legemidler, multidose og opsjon på farmasøytisk tilsyn og opplæring for kommunene Meråker, Stjørdal, Selbu og Tydal. Konkurranse grunnlag er utarbeidet. 1. Det innføres av multidose i kommunene Meråker, Stjørdal, Selbu og Tydal. 2. Stjørdal kommune inngår rammeavtale på vegne av de andre kommunene. Hver enkeltkommune er oppdragsgiver og inngår egne innkjøpsavtaler med leverandør. 3. Konkurransegrunnlag for levering av legemidler, multidose og opsjon farmasøytisk tilsyn og opplæring legges ut på Doffin. Sak 70/10 Kvalitets- og avvikshåndteringssystem elektronisk program AU godkjente i møte forprosjektrapport av om Innføring av felles elektronisk kvalitetssystem i VR. Plan for hovedprosjektet ble godkjent i AU Alle kommuner har signalisert at de deltar unntatt Malvik. 1. Det skal inngås avtale med Enable om levering av elektronisk programvare for kvalitets- og avvikshåndteringssystem for i alt 5 kommuner (ikke Malvik) innenfor en total kostnadsramme på kr mva. 2. PL samordner og leder arbeidet med innlegging av data. 3. Rådmannen oppnevner ressursperson i kommunen som inngår i en faggruppe sammen med PL. 4. Gruppa legger fram framdriftsplan og ressursbruk for arbeidet i AU. Sak 71/10 Eventuelt 1. VR skal arrangere Landskonferansen for regionråd Arbeidsgruppe, tidspunkt og lokalisering ble drøftet. 2. Program for møte i RR 1.des. 3. Ephorte; varslet sikkerhetsbrudd i systemet fra arkivleder i Stjørdal kommune. 4. Personalnettverk i VR. Rådmannen i Tydal stilte spørsmål om et slikt nettverk burde etableres. Til pkt. 1 Arbeidsgruppe; leder i AU, SL og rådgiver i sekretariatet. Konferansen avvikles i månedsskiftet aug./sept. på Stjørdal. Til pkt. 2 Tatt til orientering. Til pkt. 3 Stjørdal kommune melder avviket skriftlig til leverandør av programmet.

5 Til pkt. 4 Organisasjonssjefen i Stjørdal orienterte om tidligere jobbing med dette. IT har invitert til et felles arbeidsmøte 23.nov. hvor personell med ansvar for lønns- og personalsaker deltar for å drøfte felles utfordringer. Behovet for nettverk vurderes etter dette møtet. Værnesregionen, Asbjørn Brenne, referent