Rådmannsmøte juni 2011 REFERAT Sted: Lillehammer Clarion Hotell Hammer

Transkript

1 Rådmannsmøte juni 2011 REFERAT Sted: Lillehammer Clarion Hotell Hammer Dagsorden : 70. GODKJENNING AV DAGSORDEN REFERAT FRA SISTE RÅDMANNSMØTE 13. MAI LEDERKONFERANSE HØSTEN DRØFTER TILRÅDNINGER HELSETJENESTER AØR LEIEFORHOLD OG FREMTIDIG LOKALISERING ØRU-SAMARBEID OM KULTURMINNEVERN FELLES IKT-ORGANISERING ØYER, GAUSDAL OG LILLEHAMMER PRINSIPPAVKLARING FINANSIERING AV IKT SYSTEMER FRAMTIDIG STRUKTUR IKT estab KOMMUNENE - DGI IKT STRATEGI FRAM MOT 2020 UTVIKLING AV HANDLINGSPLAN STATUS ETABLERING estab MØTEPLAN SAMARBEIDSRÅD estab EVENTUELT... 6 Trine Christensen Jon Sverre Bråthen Lillian Nærem Brynhild Hovde Arne Bruknapp Johnny Pedersen Forfall Kurt-Gøran Adriansen Referent Gjerdrum Nannestad Hurdal Eidsvoll Ullensaker Nes Akershus Fylkeskommune ØRU Halvor Hoel Referat sendt: Ovennevnte Kopimottakere av referat: ØRU styret Kopimottakere av referat: HTV Inger Bolstad (for HTV ØRU k) Side 1 av 6

2 70. GODKJENNING AV DAGSORDEN Dagsorden godkjent med tillegg av innmeldte saker til sak 82 eventuelt. 71. REFERAT FRA SISTE RÅDMANNSMØTE 13. MAI 2011 Det var kommet merknad fra rådmannen i Eidsvoll til sak 72 EVENTUELT pkt A: KOMMUNENES SAMARBEIDSMØTER MED AHUS Referat sak 72 pkt A endres i henhold til mottatt merknad. Referat forøvrig godkjent. 72. LEDERKONFERANSE HØSTEN 2011 Det forelå utkast til program ledersamling ØRU kommunene 25. og 26. august. Programkomiteen (rådmannen i Hurdal og Gjerdrum) justerer i henhold til følgende konklusjon: Dag 1: ØRU strategi fram til lunsj Lunsj Etikk v/syse Før middag legges inn tid til: Utfordre nettverkene på storytelling - som skal framføres etter middagen. Rådmennene forbereder tilsvarende sitt opplegg. Dag 2: Orientering etablering estab ØRU kommunenes IKT handlingsplaner o KS v/lars Tveit innleder loser oss igjennom utvikling av handlinsplan o Handlingsplaner IKT 2011/2012 v/leder estab Inkl gruppeoppgaver Annet: Direktør DGI inviteres med som oppservatør dag 2. Leder estab ivaretar sekretærfunksjon for samlingen. Program godkjent Side 2 av 6

3 73. DRØFTER TILRÅDNINGER HELSETJENESTER Rådmannen i Eidsvoll som PA for prosjekt lokalmedisinsk senter for Øvre Romerike orienterte om arbeidet. Det ble videre drøftet de tilrådninger vedrørende helsetjenester som framgår av utkast til rapport. Prosjektet ønsker innspill og tilbakemelding. Utkast rapport oversendes rådmennene til kvalitetssikring og høring. 74. AØR LEIEFORHOLD OG FREMTIDIG LOKALISERING I henhold til leiekontrakt som utløper 30/ skal utleier av lokaler til Arbeidsgiverkontrollen (AØR) ha tilbakemelding om leiekontrakt skal forlenges eller ikke innen 30/ Saken er tidligere behandlet av rådmennene, sist på møte 13. mai sak 68 hvor det ble fattet følgende vedtak: Kommunene sjekker ut hvem som har praktisk mulighet for en samlokalisering av skatteoppkreverfunksjon og AØR. Saken tas opp igjen til behandling. Tilbakemelding i fra kommunene er at Ullensaker og Nes har mulighet for en slik samlokalisering. Lokalisering av AØR og behov lokalisering av framtidig sekretariat for kontrollutvalgsarbeidet bør sees i sammenheng og forslås av rådmennene fordelt mellom Ullensaker og Nes. A. Ullensaker utarbeider tilbud for AØR. Ullensaker tar kontakt med AØR for avklaring av behov. Ullensaker kommer tilbake med sak. B. Intensjon om at sekretariat for kontrollutvalgsarbeidet legges til Nes. Nes kommer tilbake med tilsvarende sak. Rådmennene har intensjon om at sak legges fram for ØRU styret. 75. ØRU-SAMARBEID OM KULTURMINNEVERN På rådmannsmøte 14. januar sak 3 ble det gitt orientering om status og muligheter for interkommunalt samarbeid om kulturminnevern. Det ble fattet følgende vedtak: A. Saken oversendes ØRU nettverk Oppvekst og kultur, som inviter med kultursjefen i Nes. B. Nettverket bes utarbeide forslag til mandat, samt skisse til prosess og innhold for en slik utredning. Utredningen skal og omfatte en vurdering av muligheter for felles funksjon for kulturminnevern. C. Forslag til mandat mv. oversendes deretter rådmennene for behandling. Det forelå nå et notat vedrørende en eventuell ØRU kulturminnevernenhet. Notatet ble tatt opp til behandling Side 3 av 6

4 Notatet oversendes skole og oppvekst nettverket ved at de lager et saksframlegg inkludert økonomi og finansiering. I saksframlegget bør det foreslås å vurdere en prosjektfase. 76. FELLES IKT-ORGANISERING ØYER, GAUSDAL OG LILLEHAMMER Kommunaldirektør Tord Buer Olsen Lillehammer kommune orienterte om samarbeidet med fokus på felles IKT organisering (strategi- og bestiller) for kommunene Gausdal, Øyer og Lillehammer, samt samhandlingen med kommunens felles IKT driftselskap Ikomm AS. Det ble videre orientert om begrunnelsen for omdannelsen av Ikomm fra et IKS selskap til AS og de konsekvenser det får for kommunene og selskapet. Tatt til orientering 77. PRINSIPPAVKLARING FINANSIERING AV IKT SYSTEMER Fra ØRU styrets felles saksframlegg, som er vedtatt av kommunene, sak 15/11, 18. februar siteres: Alle felles IKT-prosjekter, også fagsystemer mv. hvor kommunene nå skal stå for prosjektledelse og ha ansvaret for kontraktene, forutsettes finansiert over DGI s budsjett. Dette vurderes som hensiktsmessig ikke minst i forhold til vedtatt prismodell hvor alle kostnader knyttet til et system skal betales av brukerne av systemet. Alternativet ville være å overføre deler av DGI s låneramme med tilhørende finanskostnader til kommunene ved vertskommunen. Problemstillingen har senere blitt tatt opp til diskusjon av rådmennene. Rådmennene ser det som hensiktsmessig, dersom det ikke er formelle forhold som tilsier at en slik finansieringsløsning ikke kan videreføres, at IKT prosjekter/fagsystemer finansieres over DGI`s budsjett. For å avklare problemstillingen har rådmannen i Ullensaker, i samråd med øvrige rådmenn, oversendt problemstillingen til KS advokat Erna Larsen og bedt om en utredning og avklaring av om finansieringsløsningen via DGI kan videreføres eller ikke. Ved behandling av saken forelå det ikke noe notat fra KS advokaten. Sak utsatt i påvente av juridisk vurdering fra KS advokat. Side 4 av 6

5 78. FRAMTIDIG STRUKTUR IKT estab KOMMUNENE - DGI Ny organisering med estab (felles IKT strategi- og bestillersekretariat for ØRU kommunene) trer i kraft 2. halvår Det ble diskutert framtidig struktur mellom: Rådmenn estab Rådmenn/eStab kommunene Rådmenn/eStab DGI Leder estab oppsummerer i et policynotat 79. IKT STRATEGI FRAM MOT 2020 UTVIKLING AV HANDLINGSPLAN Vedtatt IKT strategi for ØRU kommunen fram mot 2020 forutsettes fulgt opp med handlingsplan. Handlingsplanen vil påvirke budsjett IKT Allerede vedtatte prosjekter høsten 2010 vil i stor grad legge premiss for handlingsplan Et annet forhold er at det i praksis er begrenset tid til prosess i forhold til handlingsplan Det ble konkludert med IKT handlingsplan tas opp som hovedtema dag 2 på høstens lederkonferanse. IKT handlingsplan settes opp som tema på lederkonferansen (sak 72) den 26. august for drøfting. Leder estab bes forberede opplegget. 80. STATUS ETABLERING estab Rådmannen i Ullensaker og leder estab orienterte om status etablering estab. Tatt til orientering. Side 5 av 6

6 81. MØTEPLAN SAMARBEIDSRÅD estab 2011 estab etableres fra 1. juli I henhold til Vertskommuneavtale IKT strategi- og bestillersekretariat, nå omdøpt til estab, skal det i henhold til avtalens pkt 6.8 etableres et samarbeidsråd. Rådmennene i de deltakende kommunene utgjør samarbeidsrådet for estab. Rådmannen i vertskommunen leder samarbeidsrådet. I forbindelse med etablering estab vurderes det som hensiktsmessig å ha månedlige møter i samarbeidsrådet. Det foreslås at møtene avholdes enten i forkant eller etterkant av planlagte rådmannsmøter og på samme sted. Møtekalender 2011 er: 19. august 23. september ikke avtalt RM Sted: Gardermoen Businessenter estab 28. oktober 25. november 16. desember ikke avtalt RM Sted: Gardermoen Businessenter estab Møtene i samarbeidsrådet planlegges fra kl 0830 til kl Tidspunkt for rådmannsmøtene justeres tilsvarende. Møteplan 2011 samarbeidsrådet for estab vedtatt. 82. EVENTUELT A. HELSENETT PA RÅDMANNEN I NES: Pilot planlegges kjørt i Nes. Det ble oppfordret til at pilotperioden ikke varer lenger en strengt nødvendig. Dagens PL med Lill Ottesen videreføres. Det ble påpekt fra PA at kontaktpersonene/prosjektmedarbeiderne i kommune må ta ansvar. PL bes melde fra til aktuell rådmann dersom ikke kontaktpersonene følger opp. Konklusjon: Tatt til orientering B. WEB PA RÅDMANNEN I GJERDRUM Det ble reist spørsmål om videre organisering ref. etablering estab og om forprosjektgruppa skal videreføres. Konklusjon: Dagens prosjektorganisasjon videreføres.. Side 6 av 6