Møteprotokoll. Arbeidsutvalget Værnesregionen. Kommunestyresalen, Frosta Rådhus. Følgende faste medlemmer møtte: Navn Rep. Navn Rep.

Transkript

1 Utvalg: Møtested: Møtedato: Møteprotokoll Arbeidsutvalget Værnesregionen Kommunestyresalen, Frosta Rådhus Tidspunkt: 09:00-13:30 Fra sak: 44/15 Til sak: 50/15 Følgende faste medlemmer møtte: Navn Rep. Navn Rep. Kjell Fosse Lars-Erik Moxness Henrik Vinje Kristian Rolstad (fra kl ) Karsten Reitan Arne Ketil Auran Kari Krogstad Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Rep. Navn Rep. Rune Hyldmo Følgende varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Rep. Fra administrasjonen møtte: Navn Kari L. Øfsti Runar Asp Marthe Abelsen Strømmen Stilling Organisasjonssjef, Stjørdal kommune Samhandlingsleder Sekretariatet i Værnesregionen Møtet ble ledet av: Merknader Merete F. Rønningen, enhetsleder VR forvaltningskontor, deltok under sak 45/15

2 Saksliste for Arbeidsutvalget Værnesregionen i møte Innhold U.off. Utvalgssaksnr Arkivsaksnr PS 44/15 Referatsaker - Tildelinger søknadsskjønn 2015 PS 45/15 Interkommunal koordinerende enhet 2015/3892 PS 46/15 Evaluering av Samarbeidsavtaler 2015/3763 PS 47/15 PS 48/15 PS 49/15 PS 50/15 Oppklaring av mandat for Forprosjekt felles brann- og redningstjeneste i VR Orienteringer/drøftinger - Administrativ vertskommuneorganisering - Videre arbeid med utkast til grunnlag for evt. etablering av Værnes kommune Eventuelt - Rutiner for saksgang til kommunestyrer etter vedtak i Værnesregionen - Internfakturering av ny hjemmekontorløsning - Ang. forberedelser til anbudsrunder i kommunene Godkjenning av møteprotokoll 2014/8552 PS 44/15 Referat saker Tildelingen av skjønnstilskudd tas til orientering. PS 45/15 Interkommunal koordinerende enhet -. kommune tiltrer samarbeidet om interkommunal koordinerende enhet i Værnesregionen - Interkommunal koordinerende enhet etableres med virkning fra og med , organisatorisk underlagt Værnesregionen forvaltningskontor. - Kostnader knyttet til koordinerende enhet fordeles etter vedtatt nøkkel for Værnesregionen forvaltningskontor. Merete F. Rønningen orienterte om prosessen. Koordinering på tvers etter brukeres behov opplæring av koordinatorrolle i kommunene. Kompetanseheving på tvers av sektorene.

3 Bør søkes statlige midler. Rådmannens forslag til vedtak/innstilling: 1.. kommune tiltrer samarbeidet om interkommunal koordinerende enhet i Værnesregionen 2. Interkommunal koordinerende enhet etableres med virkning fra og med , organisatorisk underlagt Værnesregionen forvaltningskontor. 3. Kostnader knyttet til koordinerende enhet fordeles etter vedtatt nøkkel for Værnesregionen forvaltningskontor. PS 46/15 Evaluering av Samarbeidsavtaler - Samarbeidsavtaler for VR Legevakt, VR DMS, VR Frisklivssentral, VR Barnevern VR Forvaltningskontor og VR PPT vil ikke bli evaluert i 2015 slik avtalene tilsier. - Avtalene vurderes evaluert i løpet av Samhandlingsleder Runar Asp orienterte. Rådmannens forslag til vedtak/innstilling: - Samarbeidsavtaler for VR Legevakt, VR DMS, VR Frisklivssentral, VR Barnevern VR Forvaltningskontor og VR PPT vil ikke bli evaluert i 2015 slik avtalene tilsier. - Avtalene vurderes evaluert i løpet av PS 47/15 Oppklaring av mandat for Forprosjekt felles brann- og redningstjeneste i VR Oppklaring av spørsmål / behov for avklaringer etter første møte i prosjektgruppen, Eierskap / eiendeler: Beredskap har ansvar for mye utstyr. Skal alt dette verdivurderes i dette prosjektet, alt fra hver bil til bygningsmassen (brannstasjonen). o Eierskap skal normalt følge kommunenes ansvarsområder slik som i dag. Dette innebærer at bygg, utstyr, biler og annet ikke skal overføres til fellestjenesten i Værnesregionen. Bruksrett må likevel defineres. Da dette er et interkommunalt samarbeid, synes det ikke naturlig med noen formell overføring av eksisterende eierskap.

4 o Prosjektet bør vurdere hvordan nyinvesteringer skal løses etter en evt. omlegging. En mulig løsning er at nye større investeringer foretas i VR-regi etter vedtak i kommunene. I det minste for fellesinvesteringer. Alternativt skal eierskap også for nyinvesteringer ligge i den kommunen hvor behovet er tilstede. Dette må vurderes i sammenheng med spørsmål om brannsjefens overordnede økonomiske kontroll. o Gode fordelingsnøkler må ta høyde for fellesoppgaver og bygg. - Kompetansen hos de ulike kommunene. Personellet er ulikt kurset i kommunene, i Meråker i liten grad, de øvrige i større grad. Økonomibetraktning her? o Lik kompetanse er viktig for hele regionen. Dette vil kunne gi den ønskede fleksibiliteten for de enkelte stasjonene og kommunene. Kompetanseheving er et ressursspørsmål, og det må påregnes noen økte utgifter til dette for den enkelte kommune i startfasen. o Prosjektet bør kartlegge kompetanse og kostnadsvurdere behovet for oppgradering for hver enkelt kommune. o Prosjektet bør vurdere alternativer for finansiering av dette, men hovedprinsippet bør være at den enkelte kommune (stasjon) skal finansiere opp egen kompetanseheving i forbindelse med hovedprosjektet. o Prosjektet bør styrkes med en egen økonomigruppe om håndterer alle spørsmål av fagligøkonomisk art. - Arbeidsavtaler. Til dels store forskjeller på dagens avtaler, alle med lokale variasjoner. Betraktninger her? o Det bør tilstrebes like avtaler for hele regionen. Likevel vil det alltid være spesielle behov som skal dekkes i hver kommune som kan forsvare særordninger. o Prosjektet bør finne frem til en felles NY overordnet arbeidsavtale for hele regionen som må på plass i forbindelse med overgang til hovedprosjekt. o Prosjektet bør synliggjøre hvilke særordninger det vil være behov for i de enkelte kommuner. - Framtidige kostnader. Hvem bærer kostnadene ved kjøp av nyere brannbil i Selbu, den enkelte kommune eller etter en fordeling? Det samme opp i mot bygging av mulig ny brannstasjon på Stjørdal. o Dette spørsmålet må betraktes sammen med punktet om eierskap og inngå i en overordnet diskusjon om hvordan fremtidens eierskap skal være i en fremtidig felles interkommunal Brann- og redningstjeneste i Værnesregionen. o Prosjektet bør se på mulighetene for ulike modeller hvor det beskrives hvordan ulike utstyrsinvesteringer kan løses gjennom regionalt eierskap eller ved fortsatt kommunalt eierskap. o Investeringer i bygg er den enkelte kommunes ansvar. Dersom behov for en sentralisert fellestjeneste i nytt bygg skal drøftes, må problemstillingen løftes. Alternativt vil slike felleskostnader kunne bli løst gjennom fordelingsnøkler som justeres etter behovet. - Feiersiden. Ulike gebyrer mellom kommunene i dag, samt ulike frekvenser på feiing. I Meråker feies alle piper en gang pr år. Selbu og Stjørdal behovsprøver dette, alt fra

5 hvert 4. år til 2 ganger pr år. I et framtidig samarbeid bør vel regulativene samstilles? Skal dette vurderes inngående nå? o Behov for feiing skal vurderes i henhold til lokale forhold. Det er altså ikke noe problem med ulike feieordninger så lenge sikkerheten er ivaretatt. Slike ulikheter kan finnes innad i de enkelte kommunene også i dag. o Feietjenesten skal være selvfinansierende, og gebyrene bør derfor innrettes slik at kommunenes feieordninger gjenspeiles i gebyrsatsene. Det er ikke noe mål om felles satser så lenge feieordningene er ulike og har ulik kostnad. o Prosjektet bør se overordnet på prinsipper for feiing, og evt legge disse inn i vurderingene omkring fremtidige feieordninger. - Brannordninger: Vi har en gammel og dels utgått brannordning. Andre har nyere. Kostnadskonsekvenser? Eventuelt må det lages en ny felles ordning etter at et samarbeid er bestemt? Vi har i dag for lite ressurs(stillingsstørrelse) knyttet til brann. o Brannordningen er et åpenbart moment som må vurderes i en felles regional Brannog redningstjeneste. En gjennomgående Risiko- og Sårbarhetsanalyse (ROS) er også nødvendig og må ses i sammenheng med brannordningen. o Prosjektet må vurdere/utarbeide felles Brannordning o Prosjektet må vurdere/utrede felles ROS-analyse o Dersom ROS-analyse og Brannordning ikke utredes men kun vurderes av prosjektet, må en detaljert utredning med påfølgende vedtak være første steg i hovedprosjektet. Det sistnevnte kan også være en nyttig fremgangsmåte i forhold til evt. ny Brannsjef for Værnesregionen. - Ulike vaktordninger, kostnader? Må vurderes opp i mot en samlet ROS. o Som for arbeidsavtaler kan det være ønskelig med en felles mal for dette. Likevel vil en regional ROS-analyse ville legge mye av føringene for hvordan slike vaktordninger skal/bør vare relatert til lokale behov og forutsetninger. o Prosjektet bør derfor vurdere spørsmålet og komme med forslag til overordnede prinsipper og beskrive forhold som kan gjøre det nødvendig med ulike ordninger kommunene i mellom. - IKS kontra vertskommune- samarbeid, pkt. 2.2 i forprosjektplanen. Hvor mye arbeid skal vi legge i å utrede IKS? o Interkommunalt selskap (IKS) skal ikke utredes. o Værnesregionens Brann- og redningstjeneste utredes som et interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 28, Vertskommunesamarbeid. o Dersom det er gode eksempler fra andre styringsmodeller, kan dette drøftes for å beskrive forventningene eller potensialet i valgt styringsløsning, men det skal ikke gjennomføres noen eksplisitt utredning av IKS. - Brannsjefen for et interkommunalt samarbeid, får han full (les nok) økonomisk kontroll /ansvar? o Dette er et sentralt punkt i utredningen av en felles brann- og redningstjeneste i Værnesregionen. Delegasjon av myndighet gis gjennom kommunestyrevedtak i

6 forbindelse med en evt. opprettelse av en fellestjeneste. Et godt delegasjonsreglement vil kunne gi tilstrekkelig myndighet og kontroll. o Prosjektet bør etablere en egen arbeidsgruppe som ser på alle sider av økonomien i prosjektet og i en fremtidig styringsløsning. - Andre baktepper: Brannstudien, Politireformen, Kommunereformen o Alle overordnede styringsdokumenter, utredninger og forslag som ligger til behandling hos politiske myndigheter bør vurderes i den grad de er relevante. Det er også gjennomført studier i forhold til Brann- og redningstjenestene i fremtiden av KS/NTNU, og disse gir også sentrale bakgrunnsdata for Forprosjektet og resultatet i Hovedprosjektet. - Økonomigruppe o Det synes rimelig klart at det vil være behov for en styrket kompetanse innen økonomifeltet. Prosjektet bør derfor prioritere å opprette en slik arbeidsgruppe som kan belyse alle spørsmål av økonomisk art som vil komme. o Utredninger av samarbeid andre steder, feks. i Trondheim, har vist at et tydelig fokus på økonomifeltet vil være viktig for kostnadsintensive funksjoner som brann- og redningstjenestene er. o Økonomiavdelingen i Stjørdal kommune har dobbelkompetanse på både Brann- og redningstjeneste og økonomi, og det anbefales derfor at arbeidsgruppen ledes av Stjørdal kommune. Ressurser fra økonomi og personal bør knyttes til prosjektgruppa. Rådmannens forslag til vedtak: Oppklaring av spørsmål / behov for avklaringer etter første møte i prosjektgruppen, Eierskap / eiendeler: Beredskap har ansvar for mye utstyr. Skal alt dette verdivurderes i dette prosjektet, alt fra hver bil til bygningsmassen (brannstasjonen). o Eierskap skal normalt følge kommunenes ansvarsområder slik som i dag. Dette innebærer at bygg, utstyr, biler og annet ikke skal overføres til fellestjenesten i Værnesregionen. Bruksrett må likevel defineres. Da dette er et interkommunalt samarbeid, synes det ikke naturlig med noen formell overføring av eksisterende eierskap. o Prosjektet bør vurdere hvordan nyinvesteringer skal løses etter en evt. omlegging. En mulig løsning er at nye større investeringer foretas i VR-regi etter vedtak i kommunene. I det minste for fellesinvesteringer. Alternativt skal eierskap også for nyinvesteringer ligge i den kommunen hvor behovet er tilstede. Dette må vurderes i sammenheng med spørsmål om brannsjefens overordnede økonomiske kontroll. o Gode fordelingsnøkler må ta høyde for fellesoppgaver og bygg.

7 Kompetansen hos de ulike kommunene. Personellet er ulikt kurset i kommunene, i Meråker i liten grad, de øvrige i større grad. Økonomibetraktning her? o Lik kompetanse er viktig for hele regionen. Dette vil kunne gi den ønskede fleksibiliteten for de enkelte stasjonene og kommunene. Kompetanseheving er et ressursspørsmål, og det må påregnes noen økte utgifter til dette for den enkelte kommune i startfasen. o Prosjektet bør kartlegge kompetanse og kostnadsvurdere behovet for oppgradering for hver enkelt kommune. o Prosjektet bør vurdere alternativer for finansiering av dette, men hovedprinsippet bør være at den enkelte kommune (stasjon) skal finansiere opp egen kompetanseheving i forbindelse med hovedprosjektet. o Prosjektet bør styrkes med en egen økonomigruppe om håndterer alle spørsmål av fagligøkonomisk art. Arbeidsavtaler. Til dels store forskjeller på dagens avtaler, alle med lokale variasjoner. Betraktninger her? o Det bør tilstrebes like avtaler for hele regionen. Likevel vil det alltid være spesielle behov som skal dekkes i hver kommune som kan forsvare særordninger. o Prosjektet bør finne frem til en felles NY overordnet arbeidsavtale for hele regionen som må på plass i forbindelse med overgang til hovedprosjekt. o Prosjektet bør synliggjøre hvilke særordninger det vil være behov for i de enkelte kommuner. Framtidige kostnader. Hvem bærer kostnadene ved kjøp av nyere brannbil i Selbu, den enkelte kommune eller etter en fordeling? Det samme opp i mot bygging av mulig ny brannstasjon på Stjørdal. o Dette spørsmålet må betraktes sammen med punktet om eierskap og inngå i en overordnet diskusjon om hvordan fremtidens eierskap skal være i en fremtidig felles interkommunal Brann- og redningstjeneste i Værnesregionen. o Prosjektet bør se på mulighetene for ulike modeller hvor det beskrives hvordan ulike utstyrsinvesteringer kan løses gjennom regionalt eierskap eller ved fortsatt kommunalt eierskap. o Investeringer i bygg er den enkelte kommunes ansvar. Dersom behov for en sentralisert fellestjeneste i nytt bygg skal drøftes, må problemstillingen løftes. Alternativt vil slike felleskostnader kunne bli løst gjennom fordelingsnøkler som justeres etter behovet. Feiersiden. Ulike gebyrer mellom kommunene i dag, samt ulike frekvenser på feiing. I Meråker feies alle piper en gang pr år. Selbu og Stjørdal behovsprøver dette, alt fra hvert 4. år til 2 ganger pr år. I et framtidig samarbeid bør vel regulativene samstilles? Skal dette vurderes inngående nå? o Behov for feiing skal vurderes i henhold til lokale forhold. Det er altså ikke noe problem med ulike feieordninger så lenge sikkerheten er ivaretatt. Slike ulikheter kan finnes innad i de enkelte kommunene også i dag. o Feietjenesten skal være selvfinansierende, og gebyrene bør derfor innrettes slik at kommunenes feieordninger gjenspeiles i gebyrsatsene. Det er ikke noe mål om felles satser så lenge feieordningene er ulike og har ulik kostnad.

8 o Prosjektet bør se overordnet på prinsipper for feiing, og evt legge disse inn i vurderingene omkring fremtidige feieordninger. Brannordninger: Vi har en gammel og dels utgått brannordning. Andre har nyere. Kostnadskonsekvenser? Eventuelt må det lages en ny felles ordning etter at et samarbeid er bestemt? Vi har i dag for lite ressurs(stillingsstørrelse) knyttet til brann. o Brannordningen er et åpenbart moment som må vurderes i en felles regional Brann- og redningstjeneste. En gjennomgående Risiko- og Sårbarhetsanalyse (ROS) er også nødvendig og må ses i sammenheng med brannordningen. o Prosjektet må vurdere/utarbeide felles Brannordning o Prosjektet må vurdere/utrede felles ROS-analyse o Dersom ROS-analyse og Brannordning ikke utredes men kun vurderes av prosjektet, må en detaljert utredning med påfølgende vedtak være første steg i hovedprosjektet. Det sistnevnte kan også være en nyttig fremgangsmåte i forhold til evt. ny Brannsjef for Værnesregionen. Ulike vaktordninger, kostnader? Må vurderes opp i mot en samlet ROS. o Som for arbeidsavtaler kan det være ønskelig med en felles mal for dette. Likevel vil en regional ROS-analyse ville legge mye av føringene for hvordan slike vaktordninger skal/bør vare relatert til lokale behov og forutsetninger. o Prosjektet bør derfor vurdere spørsmålet og komme med forslag til overordnede prinsipper og beskrive forhold som kan gjøre det nødvendig med ulike ordninger kommunene i mellom. IKS kontra vertskommune- samarbeid, pkt. 2.2 i forprosjektplanen. Hvor mye arbeid skal vi legge i å utrede IKS? o Interkommunalt selskap (IKS) skal ikke utredes. o Værnesregionens Brann- og redningstjeneste utredes som et interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 28, Vertskommunesamarbeid. o Dersom det er gode eksempler fra andre styringsmodeller, kan dette drøftes for å beskrive forventningene eller potensialet i valgt styringsløsning, men det skal ikke gjennomføres noen eksplisitt utredning av IKS. Brannsjefen for et interkommunalt samarbeid, får han full (les nok) økonomisk kontroll /ansvar? o Dette er et sentralt punkt i utredningen av en felles brann- og redningstjeneste i Værnesregionen. Delegasjon av myndighet gis gjennom kommunestyrevedtak i forbindelse med en evt. opprettelse av en fellestjeneste. Et godt delegasjonsreglement vil kunne gi tilstrekkelig myndighet og kontroll. o Prosjektet bør etablere en egen arbeidsgruppe som ser på alle sider av økonomien i prosjektet og i en fremtidig styringsløsning. Andre baktepper: Brannstudien, Politireformen, Kommunereformen o Alle overordnede styringsdokumenter, utredninger og forslag som ligger til behandling hos politiske myndigheter bør vurderes i den grad de er relevante. Det er også gjennomført studier i forhold til Brann- og redningstjenestene i fremtiden av KS/NTNU,

9 og disse gir også sentrale bakgrunnsdata for Forprosjektet og resultatet i Hovedprosjektet. Økonomigruppe o Det synes rimelig klart at det vil være behov for en styrket kompetanse innen økonomifeltet. Prosjektet bør derfor prioritere å opprette en slik arbeidsgruppe som kan belyse alle spørsmål av økonomisk art som vil komme. o Utredninger av samarbeid andre steder, feks. i Trondheim, har vist at et tydelig fokus på økonomifeltet vil være viktig for kostnadsintensive funksjoner som brann- og redningstjenestene er. o Økonomiavdelingen i Stjørdal kommune har dobbelkompetanse på både Brann- og redningstjeneste og økonomi, og det anbefales derfor at arbeidsgruppen ledes av Stjørdal kommune. PS 48/15 Orienteringer a) Informasjon om Værnesregionen barnevernstjeneste tas til orientering. b) Rådmennene utarbeider innspill til grunnlagsdokumentet om evt. etablering av Værnes kommune som oversendes sekretariatet. Lars-Erik orienterer om prosessen i temamøtet om kommunereformen den 13. mai. c) Karsten Reitan sender innspill til Kjell Fosses fremstilling om administrativ vertskommuneorganisering. Det legges opp til en fremtidig fellessamling med fagrådene der det drøftes hvordan samhandlingen skal foregå. a) Orientering om Værnesregionen barneverntjeneste. Har kjørt en god prosess på organisering internt. En 100 % saksbehandlingsstilling skal erstattes av en økonom. Tilgjengeligheten oppleves ikke som bra nok - responsen ved henvendelser må bli bedre. Teamorganisering med en ansvarlig for hver kommune vil forbedre dette. Bedriftshelsetjenesten brukes aktivt som bistand for lederne i sykefraværsoppfølging. b) Videre arbeid med utkast til grunnlag for evt. etablering av Værnes kommune. Grunnlaget skal først og fremst bistå kommunene med å speile dagens situasjon mot alternativet å slå seg sammen i Værnesregionen. Viktig at det også kommer frem hva som evt. blir videre utfordringer i en videre utvikling av Værnesregionsamarbeidet. c) Administrativ vertskommuneorganisering. Kjell Fosse har laget en skisse til hvordan den daglige driften kan se ut for vertskommunen ved en omorganisering. Men hvordan skal de andre kommunene kunne påvirke driftsstyring? F.eks. det å ta stilling til fagsaker som kommer fra fagråd. Hvordan lage en effektiv «loop» for å sikre informasjon, forankring og påvirkning? Skal dette tas inn i AU mer bevisst eller skal fagrådene styre det? Hvor mye kjenner tjenestelederne i kommunene til den administrative organiseringen og styringslinjene i Værnesregionen? Bør det utdypes mer om AUs rolle? Legges opp til fellessamling med fagrådene for hvordan samhandlingen skal foregå.

10 PS 49/15 Eventuelt a) Elin Darell redegjør for internfakturering av ny hjemmekontorløsning i neste AU-møte. b) Kommunene og næringsforeningene tar ansvar for opplæring av lokalt næringsliv før anbudsrunder - og får bistand fra VR Innkjøp ved behov. c) Henrik Vinje tar kontakt med Elin Darell mht. hvordan man praktisk kan ordne et felles abonnement på kommunal-rapport.no. d) Kjell Fosse forbereder sak til neste Regionråd om rutiner for saksgang. Lages også sak ang. videre rutiner for ephorte til neste møte. e) Sekretariatet forbereder sak om folkevalgtopplæring til neste AU-møte. AU kommer med innspill frem til da. f) Vedlegg til samarbeidsavtale ang. HMS- og arbeidsgiveransvar for legene på VR Legevakt godkjennes. a) Internfakturering av ny hjemmekontorløsning. Bør man ha et felles prinsipielt grunnlag i fellesskap? Bør man i det hele tatt begrense mulighetene for hjemmekontor/fjernaksess? b) Ang. forberedelser til anbudsrunder i det lokale næringslivet i kommunene. VR Innkjøp har tatt initiativ ovenfor kommunene. c) Ang. tilbud om felles nettabonnement for kommunal-rapport.no. Kan politikerne får tilgang? d) Rutiner for saksgang til kommunestyrer etter vedtak i Værnesregionen. Rådmann i Vertskommunen skal innstille til politisk nemnd. Verstkommunerådmann har da ansvar for å drøfte prinsipielle saker med AU i forkant. Viktig at informasjonsflyten sikres. Regionrådet er viktig for forankring av nye utviklingsområder. Viktig å avklare Regionrådets myndighet. Bør også etableres bedre rutiner for oversending av dokumenter. Ber om innspill fra kommunene i prosessen. e) Forslag til folkevalgtopplæring: Hva bør inngå? Bruke tidligere folkevalgtopplæring som utgangspunkt når man skal planlegge dette. f) Samhandlingsleder orienterte om at Arbeidstilsynet har hatt merknader til HMS- og arbeidsgiveransvar for legene på VR Legevakt utenfor normal arbeidstid. PS 50/15 Godkjenning av møteprotokoll Protokollen godkjennes.