Saksframlegg. Utvalg Utvalgssak Møtedato Regionrådet Værnesregionen. Forprosjektplan - Ny organisasjonsmodell for Værnesregionen

Transkript

1 Arkiv: A52 Arkivsaksnr: 2016/ Saksbehandler: Rune Hegge Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Regionrådet Værnesregionen Forprosjektplan - Ny organisasjonsmodell for Værnesregionen Rådmannens forslag til vedtak: Forprosjektplan Ny organisasjonsmodell for Værnesregionen vedtas. Vedlegg: Vedlegg: Forprosjektplan - Ny organisasjonsmodell for Værnesregionen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Evalueringsrapport om Styring og ledelse i Værnesregionen Saksopplysninger Værnesregionen (VR) har i 2016 og 2017 arbeidet med evaluering og utredning av eksisterende og nye organisasjonsmodeller for regionsamarbeidet. Det er over tid påvist at behovet for en gjennomgang av organisasjonen har vært påkrevd når styringskompleksiteten øker sammen med en økning i den interkommunale aktiviteten i VR. På grunn av utfordringene med styring og ledelse har det vært utfordrende å igangsette nye, og til dels nødvendige samarbeider som kommer som følge av endrede rammer og behov. Norsk Senter for Bygdeforskning evaluerte gjeldende organisasjonsmodell, og gav et godt bilde av situasjonen i VR i sin rapport som ble presentert for Regionrådet (RR) 15. mars Rapporten skisserte utfordringer med valgt modell og hvordan denne håndteres i praksis. Samtidig skisserte den potensiale for forbedring eller endring. Rapporten dekker ikke nødvendigvis alle forhold som det er behov for å se nærmere på, men skisserer hovedlinjer og mulige veivalg videre for en revitalisert Værnesregion versjon 2.0.

2 Regionrådet vedtok i møte 10. mai 2017 en oppfølging av evaluering av styring og ledelse i Værnesregionen, etter et omfattende forarbeid i ordførerkollegiet i VR. Vedtaket belyser en rekke forhold og prinsipper som må ligge til grunn for videre drift innenfor rammene av et interkommunalt samarbeid i VR. Med utgangspunkt i rapporten fra Bygdeforskning og Regionrådets vedtak, settes det nå i gang et konkret arbeid med å foreslå valg av ny, evt. endret, modell for Værnesregionen versjon 2.0. Arbeidsutvalget (AU) i VR ble gitt oppdraget med å legge frem forslag til en ny helhetlig organisering av Værnesregionen. AU ønsker å etablere arbeidet som et internt prosjekt som vil avklare de mest sentrale forhold i valg av organisasjonsmodell innenfor de rammer som er satt. Prosjektet vil benytte eksisterende kunnskapsgrunnlag og skal i liten eller ingen grad utrede nye forhold som det ikke finnes kunnskapsgrunnlag om. Spesielt gjelder dette om det synliggjøres behov for svært ressurskrevende utredninger. AU ønsker at RR inkluderes i prosessen med ny organisasjonsmodell og vil derfor foreslå at det avholdes minst ett ekstraordinært arbeidsmøte i RR og Politisk Nemnd (PN) sammen med AU primo september Tema til drøfting i Regionrådet 21. juni 2017 Flere ulike tema er allerede kommet på banen med behov for styringssignaler i arbeidet med forslag til valg av ny organisasjonsmodell for VR 2.0. AU har ikke behov for at RR vedtar noe i denne delen av prosessen, men likevel vil tematikken være såpass viktig at en tidlig avklaring vil kunne bidra til en mer effektiv prosess i det kommende arbeidet i Forprosjektet. Økonomisk årshjul/budsjettprosess I pkt. 2 i regionrådets vedtak av 10. mai 2017, bes AU om å etablere et forpliktende og forutsigbart årshjul som skal legges til grunn for økonomiarbeidet i Værnesregionen. AU er enig i behovet og har allerede arbeidet, sammen med økonomisjefene, med denne problemstillingen allerede i strategi- og økonomisamlingen i Selbu. AU mener det er krysningspunktet mellom forutsigbarhet og grad av forpliktelse som skaper utfordringene all den tid kommunestyrene selv har det siste ordet i alt overordnet økonomiarbeid. Modellen som er utarbeidet inneholder derfor en ny dimensjon som ikke har vært utnyttet i VR tidligere; en omforent enighet mellom kommunene om at økonomisk planlegging i interkommunale samarbeider må skje langsiktig i en økonomiplanperiode og at det kun er akutte tiltak som bør vurderes implementert i førstkommende års budsjett. Denne modellen ønskes det tydelige innspill på fra RR før arbeidet med endelig forslag til modell legges frem. Den prinsipielle skissen til årshjul/plan for økonomiarbeidet er som følger: Forslag Budsjettprosess/Økonomisk årshjul i VR: Januar AU følger opp vedtatte budsjetter i kommunene Mars/april Årsrapporter behandles i VR og kommunene Mai/Juni Økonomidebatt i VR med utgangspunkt i forutgående økonomidebatter i kommunene Juni Tertialrapportering VR-enhetene behandles i VR og kommunene August Diskusjoner i AU om rammene for neste år. Vertskommunerådmannen implementerer dette i sitt budsjettarbeid

3 September Vertskommunerådmann legger frem budsjettforslag til politisk nemnd (tjenestesamarb.) Oktober Tertialrapportering VR-enhetene behandles i VR og kommunene Politisk nemnd innstiller på budsjett til kommunestyrene (tjenestesamarb.) Vertskommunerådmannen innstiller på budsjett til kommunestyrene (adm.samarb) Desember Kommunestyrene vedtar sine budsjetter inklusive egen andel av VRs budsjett Evt endringer i forhold til innstillingen fra VR i de endelige kommunebudsjett-behandlignene, må prinsipielt påvirke neste års økonomidebatt og ikke direkte i budsjettet til behandling. Årshjulet er i stor grad en videreføring av gjeldende praksis i VR, men vil inneholde ett element man kan anta vil være av en slik art at en tidlig avklaring vil kunne være på sin plass. Skal alle kommunenes autonomi i henhold til kommunelovens bestemmelser om budsjettarbeid kunne ivaretas samtidig som man skal kunne sikre en forutsigbar drift i VR, er man avhengige av å ha en omforent enighet om at det til dels ikke er rom for direkte endringer av opptil seks kommuners budsjetter (deres andel av kostnadene i VR) basert på en enkelt kommunes ønsker. Det skal selvsagt være rom for endringer, men med god og langsiktig planlegging kan dette tas inn i økonomiplanarbeidet i VR for slik å påvirke påfølgende års budsjett i stedet for det budsjettet man har til behandling. Utfordringen i dette blir et spørsmål om avtaler innad i samarbeidet hvor et økonomisk årshjul og en felles forståelse og aksept for hvordan slike samarbeid må fungere legges til grunn. Interkommunale samarbeider forutsetter noe suverenitetsavgivelse fra eget kommunestyre. Dette ligger litt i samarbeidets natur. Det skal selvsagt fortsatt være rom for kritiske endringer relatert til uforutsette større tiltak som en eller flere kommuner må iverksette for å sikre god og fremtidsrettet kommunal drift, og det må være aksept for at dette i større grad påvirker vertskommunen direkte som ansvarlig for fellestjenesten. Mindre endringer derimot bør det være rom for å hente inn i et lengre perspektiv. Regionrådet utfordres derfor til å diskutere om det er politisk vilje til å akseptere en omforent enighet relatert til kompleksiteten i budsjettarbeidet som beskrevet ovenfor slik at rammene for drift i VR, og gjennom dette for alle kommuner, kan føles forutsigbare og samtidig tilstrekkelig forpliktende. Kjøp og salg av kommunale tjenester I RRs vedtak om spesiell oppfølging av enkelte punkter, bokstavpunkt A, gjengis det et uttrykt ønske om å utrede evt. kjøp og salg av tjenester i VR. Punkt A skal vurderes som tiltak for å kunne ivareta målsettingene i hovedpunkt 1-7 i RRs vedtak. Det er gjennomført flere utredninger av kjøp og salg av tjenester i kommunal regi. De fleste av disse utredningene konkluderer med at slike forhold må utredes konkret i forhold til den enkelte tjeneste som vurderes kjøpt eller solgt og at det da vil være vanskelig eller ikke mulig å vedta en overordnet plattform for kjøp og salg av alle mulig tjenester innen et interkommunalt samarbeid. VR har tidligere engasjert Advokatfirmaet Hjort til å delutrede salg av tjenester knyttet til Driftssenter i VARIT, men på grunn av for store utredningskostnader og kompleksiteten på saksfeltet, ble det besluttet å ikke ferdigstille arbeidet. Tilsvarende utredninger måtte bli gjennomført knyttet til hver enkelt tjeneste som man ønsker å vurdere solgt/kjøpt. Dette medfører at det vil være et antatt behov for betydelige ressurser til å utrede om det er innenfor gjeldende rett (både norsk og internasjonal rett) å kjøpe og selge kommunale tjenester

4 slik RR har vedtatt. Kompetanse på dette området finnes i dag ikke i organisasjonen, og det vil da være behov for innleie av ekstern ekspertise på feltet slik VR tolker handlingsrommet. Innleie av slik kompetanse vil være svært kostnadskrevende og vil i seg selv være en prosess som må settes ut på anbud etter gjeldende rett. Regionrådet utfordres derfor til å diskutere om dette forholdet i det hele tatt skal utredes videre og da evt. med hvilke rammer som skal settes for utredning av kjøp og salg av kommunale tjenester. Valg av organisasjonsmodeller I RRs vedtak om spesiell oppfølging av enkelte punkter, bokstavpunkt B, gjengis det et uttrykt ønske om å utrede alternative organisasjonsformer for VR enn dagens som er organisert etter 27 og 28 i Kommuneloven. AU tolker det slik at punkt B skal vurderes for å bedre kunne ivareta målsettingene i hovedpunkt 1-7 i RRs vedtak. AU tolker også vedtaket slik at en forbedring av dagens modell vil være en organisasjonsform som skal belyses. Det er allerede godt utredet hvilke organisasjonsmodeller som kan være aktuelle for å løse kommunale og interkommunale oppgaver, og en ytterligere utredning av disse vil ikke være nødvendig. Likevel er det åpenbart at noen av modellene ikke vil være hensiktsmessige i forhold til de føringene som er gitt gjennom lovverk og de bestillinger som er gjort i RRs vedtak av 10. mai Aksjeselskap (AS) reguleres av Aksjeloven, og selv om det kan være mulig å organisere kommunale tjenester under denne eierformen, er den ikke tilrettelagt for slike oppgaver. Aksjelovens hovedformål er økonomisk avkastning og dette er i dag noe utenfor de strategiske visjoner som er vedtatt i VR. AS vil også kunne medføre en viss konkurranseutsetting av kommunale tjenester, og kan derfor knyttes til spørsmålet om kjøp og salg av tjenester som nevnt i forrige drøftingspunkt. Skal dette gjennomføres, vil man raskt komme i en situasjon hvor man må gå i offentlige anbudsprosesser for i det hele tatt å kunne tilby tjenestene som kommunene har i porteføljen. Spørsmålet om slik privatisering av kommunale tjenester er også et sentralt politisk spørsmål som det tradisjonelt er sterke meninger om og som kanskje kan avklares på et tidlig tidspunkt. Regionrådet utfordres derfor til å diskutere om dette forholdet skal prioriteres i videre utredning, og da evt. med hvilke ressurser som skal settes til dette. Samvirkeforetak (SA) reguleres av Samvirkeloven og er en organisasjon basert på medlemsstyring. Samvirkeloven har klare begrensninger knyttet til det som nå utredes i henhold til vedtaket i Regionrådet 10. mai Den største utfordringen relatert til samvirkeforetak vil være det konkrete signalet om at Stjørdal kommune ønsker flertall i styrende organer i VR. Dette vil ikke være mulig i et samvirkeforetak da samvirkeloven eksplisitt ikke tillater ett medlem å ha flertall alene. Regionrådet utfordres derfor til å diskutere om Samvirkeforetak skal vurderes i videre utredning, og da evt. hvor viktig flertall i styrende organer er for Stjørdal kommune.

5 Øvrige organisasjonsformer kan også ha elementer i seg som utfordrer VR med den kompleksiteten vi har i oppgavene som løses, men dette anser AU som mulig å gi konkrete svar på frem mot forslag til sluttrapport og forslag til valg av ny organisasjonsform. Worksshop for RR, PN og AU For at RR og PN skal kunne være en del av prosessen med valg av organisasjonsform og strategiske føringer, ønsker AU at det legges opp til en felles workshop for alle råd og utvalg i VR tidlig høsten Dette må det i så fall settes av tid til i starten av september om det skal kunne ha noen innvirkning på den rapporten som skrives. At RR og PN kan delta i prosessene med utarbeideing av forslag vil være en kritisk suksessfaktor etter AUs mening og det anbefales at denne samlingen ses på som en del av det strategiske arbeidet i VR frem mot valg av organisasjonsmodell. AU anbefaler også at Fylkesmennene involveres i denne workshop en. Regionrådet utfordres derfor til å diskutere om det skal avholdes en felles samling i september, og da evt. med hvilke ressurser som skal settes av til dette. Kommunestyrenes prosesser i forbindelse med forprosjektet I forslaget til forprosjektplanens beslutningspunkter er det ikke tatt høyde for kommunal behandling eller kommunale prosesser som støtter opp under de ulike delene som skal utredes i forprosjektet. Dette betyr selvsagt ikke at det ikke skal gjennomføre lokale prosesser i den enkelte kommune, men snarere at kommunene selv oppfordres til å ta stilling til hvordan man ønsker å komme i inngripen med prosjektets beslutningspunkter og milepæler slik at prosessene blir best mulig forankret opp i de enkelte kommunestyrer, kommunale råd og -utvalg. Regionrådet utfordres derfor til å diskutere om de kommunale prosessene og den kommunale behandlingen bør tas inn i forprosjektplanen eller om det bør arrangeres egne arenaer for samhandling mellom prosjektet og kommunenes organer ut i fra den enkelte kommunes behov..