Midtre Namdal samkommune

Transkript

1 Midtre Namdal samkommune Administrasjonssjefen Saksmappe: 2011/ Saksbehandler: Tor Brenne Saksframlegg Samkommunal organisering av lønn, regnskap, post/arkiv og sentralbord Utvalg Utvalgssak Møtedato Midtre Namdal samkommunestyre 24/ Administrasjonssjefens innstilling Midtre Namdal samkommunestyret vedtar følgende innstilling overfor kommunestyrene i Fosnes, Namdalseid, Namsos og Overhalla: 1. Lønn og regnskap a. Lønn og regnskap organiseres som en felles enhet i Midtre Namdal samkommune med de beskrivninger og begrensinger av arbeidsoppgaver som fremgår i utredningen av mai Den organisatoriske endringen innarbeides i samarbeidsavtalen mellom kommunene pk b. Midtre Namdal samkommune bemyndiges å inndrive utestående fordringer etter inkassolovens bestemmelser på vegne av kommunen. c. Midtre Namdal samkommune, lønn og regnskap etableres med 14,5 stillinger. Alle ansatte skal ha ansettelsestrygghet. Tjenesten lokaliseres til Namsos. Ansatte kan ut fra personlige eller sosiale hensyn i en overgangsfase innenfor de i første 4 år fra iverksetting av omorganiseringen ha mulighet til å opprettholde nåværende arbeidssted for hele eller deler av stillingen. Slik avklaring av arbeidssted gjøres av administrasjonssjefen etter samråd med den enkelte ansatte, berørte rådmenn og tillitsvalgte. d. Ved etableringen av ordningen beholder ansatte sitt ansettelsesforhold til den kommune de i dag arbeider i, inntil en eventuell framtidig samlet overføring av ansatte i samarbeidsordningene til samkommunen som arbeidsgiver. Ved nyrekruttering i perioden før en slik eventuell samlet overføring, tilsettes vedkommende i Namsos kommune. e. Som kostnadsfordelingsmodell for ordningen vedtas at 25% av utgiftene fordeles mellom

2 f. Organisasjonsendringen iverksettes fra Organisasjonsendringen skal evalueres etter 3 år. 2. Dokumentsenter a. Etablering av et felles dokumentsenter i MNS utredes videre. Etter at framtidig organisasjonsform for interkommunale tjenester er avklart, utarbeides en konkret plan for gjennomføring av omorganiseringen med frist Sentralbord a. Sentralbord organiseres som en felles tjeneste under MNS. Oppgaven løses ved at den legges til et av de kommunale servicekontorene etter en leveranseavtale mellom MNS og aktuell kommune. Det forhandles i utgangspunktet med Namdalseid kommune om leveranseavtalen. Omorganiseringen iverksettes fra b. Avtalen forhandles fram innom en stillingsramme på 1,7 stilling. Det skal defineres et effektiviseringsmål i avtalen. c. Som kostnadsfordelingsmodell for ordningen vedtas at 25% av utgiftene fordeles mellom d. Prosjektet samfunnssikkerhet og beredskap bes om å gjøre en betenkning om hvordan kriseberedskapen kan ivaretas med et felles sentralbord innen og lage en plan for hvordan omorganiseringen kan innpasses i de kommunale beredskapsplanene. e. Organisasjonsendringen skal evalueres etter 3 år. Behandling i Midtre Namdal samkommunestyre Forslag fra repr. Mausner til alternativ pk. 2: Etablering av et felles dokumentsenter i MNS utredes videre. Det utredes spesielt med tanke på en plassering av dokumentsenteret i Fosnes kommune. Etter at framtidig organisasjonsform for interkommunale tjenester er avklart, utarbeides en konkret plan for gjennomføring av omorganiseringen med frist Innstillingens pk. 1 enstemmig vedtatt. Ved alternativ votering på pk. 2 ble forslaget fra repr. Mausner vedtatt med 17 stemmer mot 6 stemmer for administrasjonssjefens forslag. Innstillingens pk. 3 enstemmig vedtatt. Vedtak i Midtre Namdal samkommunestyre Midtre Namdal samkommunestyret vedtar følgende innstilling overfor kommunestyrene i Fosnes, Namdalseid, Namsos og Overhalla:

3 4. Lønn og regnskap a. Lønn og regnskap organiseres som en felles enhet i Midtre Namdal samkommune med de beskrivninger og begrensinger av arbeidsoppgaver som fremgår i utredningen av mai Den organisatoriske endringen innarbeides i samarbeidsavtalen mellom kommunene pk b. Midtre Namdal samkommune bemyndiges å inndrive utestående fordringer etter inkassolovens bestemmelser på vegne av kommunen. c. Midtre Namdal samkommune, lønn og regnskap etableres med 14,5 stillinger. Alle ansatte skal ha ansettelsestrygghet. Tjenesten lokaliseres til Namsos. Ansatte kan ut fra personlige eller sosiale hensyn i en overgangsfase innenfor de i første 4 år fra iverksetting av omorganiseringen ha mulighet til å opprettholde nåværende arbeidssted for hele eller deler av stillingen. Slik avklaring av arbeidssted gjøres av administrasjonssjefen etter samråd med den enkelte ansatte, berørte rådmenn og tillitsvalgte. d. Ved etableringen av ordningen beholder ansatte sitt ansettelsesforhold til den kommune de i dag arbeider i, inntil en eventuell framtidig samlet overføring av ansatte i samarbeidsordningene til samkommunen som arbeidsgiver. Ved nyrekruttering i perioden før en slik eventuell samlet overføring, tilsettes vedkommende i Namsos kommune. e. Som kostnadsfordelingsmodell for ordningen vedtas at 25% av utgiftene fordeles mellom f. Organisasjonsendringen iverksettes fra Organisasjonsendringen skal evalueres etter 3 år. 5. Dokumentsenter a. Etablering av et felles dokumentsenter i MNS utredes videre. Det utredes spesielt med tanke på en plassering av dokumentsenteret i Fosnes kommune. Etter at framtidig organisasjonsform for interkommunale tjenester er avklart, utarbeides en konkret plan for gjennomføring av omorganiseringen med frist Sentralbord a. Sentralbord organiseres som en felles tjeneste under MNS. Oppgaven løses ved at den legges til et av de kommunale servicekontorene etter en leveranseavtale mellom MNS og aktuell kommune. Det forhandles i utgangspunktet med Namdalseid kommune om leveranseavtalen. Omorganiseringen iverksettes fra b. Avtalen forhandles fram innom en stillingsramme på 1,7 stilling. Det skal defineres et effektiviseringsmål i avtalen. c. Som kostnadsfordelingsmodell for ordningen vedtas at 25% av utgiftene fordeles mellom d. Prosjektet samfunnssikkerhet og beredskap bes om å gjøre en betenkning om hvordan kriseberedskapen kan ivaretas med et felles sentralbord innen og lage en plan

4 for hvordan omorganiseringen kan innpasses i de kommunale beredskapsplanene. e. Organisasjonsendringen skal evalueres etter 3 år.

5 Vedlegg 1. Rådmannsgruppens høringsnotat av Organisering av interne servicetjenester i MNS. 2. Samkommunal organisering av post, arkiv og sentralbord. Utredning fra interkommunal arbeidsgruppe. 3. Høringsinnspill til rådmannsgruppens høringsnotat. 4. Samkommunestyresak 25/11. Samkommunal organisering av lønn og regnskapsfunksjoner Saken inneholder følgende vedlegg: a. Samkommunal organisering av lønn og regnskapsfunksjoner Arbeidsgruppens rapport b. Høringsuttalelser Saksopplysninger / vurdering Med utgangspunkt i målsettinger fastsatt i Handlingsprogram for vedtatt av samkommunestyret i sak 45/10, ble felles lønn og regnskapsavdeling i MNS for deltakerkommunene utredet. Saken var ute til høring og 5 høringssvar ble gitt. Saken ble framlagt for behandling i samkommunestyret i sak. 25/11(følger vedlagt denne saken). Administrasjonssjefen innstilte i tråd med anbefalingene i utredningen på at det ble opprettet en samkommunal enhet for lønn og regnskap. Under behandlingen fattet samkommunestyret følgende vedtak: Saken utsettes. Administrasjonen bes fremme en ny sak for løsning av fremtidig organisering av lønn og regnskapsfunksjoner med utgangspunkt i samarbeidsavtalens 3-5 at det skal tilstrebes en fordeling av kompetanse og arbeidsplasser i regionen. Det ble så vedtatt i Handlingsplan for behandlet i samkommunestyresak 26/11 at også post/arkiv og sentralbord skulle utredes for mulig samkommunal organisering og at disse to utredningene skulle vurderes i sammenheng. På denne bakgrunn ble det nedsatt en arbeidsgruppe som utredet post/arkiv og sentralbord. Denne gruppen leverte sin innstilling Flertallet i arbeidsgruppen anbefalte ikke post/arkiv (dokumentsenter) og sentralbord som samkommunale tjenester. Rådmennene sammenfattet sin innstilling i saken i et notat datert der de går inn for samkommunal organisering også av post/arkiv og sentralbord. Notatet sammen med innstillingen om dokumentsenter og sentralbord ble sendt ut til høring. Det vises til dette vedlegget for en sammenfatning av saken. Ved høringsfristens utløp var det kommet inn 9 høringer. Disse er gjengitt i notat som følger saken. Høringsuttalelsene i denne runden omhandler hovedsakelig dokumentsenter og sentralbord. Uttalelsene fra Namsos er positiv til etablering av dokumentsenter. Det tas imidlertid et klart forebehold om at omorganiseringen bør avventes til etter samlokalisering av merkantile resurser i et ombygd samfunnshus. De øvrige er motstandere eller skeptisk til forslaget om dokumentsenter. Argumentasjonen er hovedsakelig den samme som framkommer fra flertallet i utredningen. Det stilles bl.a. spørsmål ved den foreslåtte personellressursen til området. Det framkommer også klare praktiske utfordringer i forhold til denne omorganiseringen. Administrasjonssjefen med støtte fra rådmennene mener at det framkommer vektige argumenter i høringsrunden vedr. post og arkiv som det bør tas hensyn til. Administrasjonssjefen ser at det fortsatt gjenstår en del arbeid vedr den praktiske gjennomføringen av et felles dokumentsenter før saken er klar for endelig beslutning. I og med at i denne saken kreves overføring av ansvar etter arkivloven, kan i seg selv være en grunn for å avvente denne omorganiseringen til etter at

6 framtidig organisasjonsform for interkommunale tjenester er avklart. Administrasjonssjefen innstiller derfor på at saken utredes videre med at det utarbeides en konkret plan for etablering av et felles dokumentsenter i MNS og at denne ferdigstilles innen utgangen av Ingen høringsuttalelser uttrykker klar støtte til felles sentralbord. Argumentasjonene er hovedsakelig de samme som framkommer fra flertallet i utredningen. Administrasjonssjefen med støtte i fra rådmannsgruppen velger allikevel å opprettholde innstillingen om et felles sentralbord i MNS. De ansatte i Namsos peker på at forholdet til krisehåndtering må avklares dersom det etableres et felles sentralbord. Dette bør utredes særskilt i det pågående prosjektet Samfunnssikkerhet og beredskap og et punkt om dette tas inn i innstillingen. Når det gjelder lønn og regnskap opprettholder administrasjonssjefen med støtte i rådmannsgruppen innstillingen om at tjenesten organiseres i MNS. Erfaringene det siste året i forhold til sårbarhet i flere av kommunene har bare forsterket behovet for å se denne funksjonen i en samkommunal sammenheng.