Rådmannsmøte 11. mars 2011 Referat Sted: Tunet Kl:

Transkript

1 Rådmannsmøte 11. mars 2011 Referat Sted: Tunet Kl: Trine Christensen Jon Sverre Bråthen Lillian Nærem Brynhild Hovde Forfall Johnny Pedersen Arnhild Danielsen Kurt-Gøran Adriansen Referent Gjerdrum Nannestad Hurdal Eidsvoll Ullensaker Nes Akershus Fylkeskommune ØRU Halvor Hoel Referat sendt: Ovennevnte Kopimottakere av referat: ØRU styret Kopimottakere av referat: HTV Inger Bolstad (for HTV ØRU k) Side 1 av 10

2 Dagsorden : 25. GODKJENNING AV DAGSORDEN REFERAT FRA SISTE RÅDMANNSMØTE RÅDMANNEN SOM KONSERNLEDER ØRIK ORIENTERING OM E-HANDELSPROSJEKTET ØRIK AKTIVITETSPLAN ØRIK ANBUD BARNEVERNSTJENESTER LOKE VALG AV LØSNINGER IKT-LÆRLINGER HANDLINGSPLANER FELLES EIERMELDING OPPFØLGING FELLES PLAN FOR IDRETTSANLEGG INNFØRING AV NASJONALT HELSENETT I ØRU WEB ORGANISERING STRATEGI FOR IKT SIKKERHET OG PERSONVERN FOR KOMMUNENE PÅ ØVRE ROMERIKE TILBUD OPPGRADERING AV OFFICE TIL OFFICE AUTOGIRO OG E-FAKTURA MULIGHETER FELLES FOLKEVALGT OPPLÆRING REPRESENTANTER TIL REDAKSJONSKOMITÉ EVALUERING AV ØRIK EVENTUELT Side 2 av 10

3 25. GODKJENNING AV DAGSORDEN Dagsorden godkjent med tillegg av innmeldte saker til sak 44 eventuelt. 26. REFERAT FRA SISTE RÅDMANNSMØTE Utsending av referat til ordførerne sendes heretter ut sammen med innkalling til ØRU styremøte. Protokoll fra godkjent. 27. RÅDMANNEN SOM KONSERNLEDER Leder av rådmannsutvalget innledet til diskusjon. Problemstillingen er hvordan utøve styring og oppfølging av 27 og 28 samarbeid etter kommuneloven. Rådmennene ønsker å drøfte problemstillingen rådmann som konsernleder særlig for de samarbeid hvor 4 kommuner eller flere er med. Det gjelder følgende samarbeid: Digitale Gardermoen IKS Arbeidsgiverkontrollen Øvre Romerike Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid Barnevernvakten Felles kontor for utførelse av tilsynsoppgaver etter plan- og bygningsloven Interkommunal voksenopplæring for Øvre Romerike Vetrinærvakten Eidsvoll, Hurdal og Nes kommuner Vetrinærvakten Gjerdrum, Nannestad og Ullensaker kommuner Det ble besluttet å sette av tid 12. mai og 18.august etter lunsj for videre diskusjoner med særlig fokus på hvordan legge premisser for budsjett, budsjettoppfølging samt struktur og tidspunkt for årsberetning for aktuelle 27 og 28 samarbeid. ØRU sekretariat innkaller til arbeidsmøter etter lunsj 12. mai og 18. august. ØRU sekretariat ber om innspill fra aktuelle 27 og 28 samarbeid til møte. Side 3 av 10

4 28. ØRIK ORIENTERING OM E-HANDELSPROSJEKTET Det ble gitt orientering om E-handelsprosjektet - fase forporsjekt. PWC har, på oppdrag fra ØRIK, bistått med gjennomføring og utforming av rapport forprosjekt ehandel Det har blitt gjennomført en kvantitativ analyse benevnt som spend analyse og en kvalitativ analyse basert på spørreundersøkelse rettet mot bestillere, innkjøpsansvarlige og rådmenn. Rapporten anbefaler ØRIK og kommunene å ta i bruk verktøy for elektronisk bestilling. Bakgrunnen for anbefalningen er rapportens følgende konklusjoner: 1. ehandel er et viktig virkemiddel for å få nødvendig internkontroll i innkjøpsprosessen fra bestilling til faktura. 2. ehandel bidrar til mer effektive innkjøp. Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI) ved Jostein Engen orienterte om at innføring av ehandel er et nasjonalt mål. DIFI besitter kompetanse og metodikk som kommunene kan trekke på ved innføring av ehandel. Det er i dag få tekniske utfordringer knyttet til innføring av ehandel. Utfordringene ligger snarere på å gjennomføre organisatoriske endringer som følge av nye prosesser fra bestilling til faktura. DIFI ser på samarbeide på Øvre Romerike som interessant å støtte i form av kompetanse og bistand til organisasjonsutvikling. Det er og mulig at DIFI kan dekke noen kostnader knyttet til teknologi. Skisse for fase hovedprosjekt, basert på et samarbeid med DIFI, bes utarbeidet til kommende møte. 29. ØRIK AKTIVITETSPLAN 2011 Sak utsatt 30. ØRIK ANBUD BARNEVERNSTJENESTER Sak utsatt 31. LOKE VALG AV LØSNINGER Direktør for DGI innledet til diskusjon ved at prosjektleder LOKE presenterte status for arbeidet og gjenstående problemstillinger. Side 4 av 10

5 Standardisering ved utrulling av digitalt vindu til sluttbruker ved retanking av i alt ca 2000 PCer har startet opp. Utrulling digitalt vindu er planlagt sluttført med Ullensaker som siste kommune i løpet av sommeren Det gjenstår noen lokale systemer som ikke er flyttet inn og gjort tilgjenglige gjennom DGI portal. Det er programmer som dels ikke kan leveres over ny driftplattform, systemer som er faset ut av produksjon men er beholdt i drift pga historiske data og eller systemer med meget begrenset antall brukere. DGI vil innen 18. mars oversende liste over identifiserte systemer angitt pr kommune. Driften av disse systemene er kostnadskrevende. Rådmennene bes ta en kritisk gjennomgang av behov for det enkelte system, samt reelt vurdere om behov ivaretas av andre eksisterende løsninger. DGI stiller seg til disposisjon for å bistå og rådgi kommunene i beslutningene. DGI vil i løpet av året kunne levere etterspurt funksjonalitet fra en del brukere som video og billedbehandling via portal. DGI oversender bestilling (Excel oppsett) til kommunene på hva rådmennene skal ta stilling til med hensyn gjenstående lokale LOKE programmer. Den enkelte rådmann bes ta en kritisk gjennomgang av gjenstående lokale LOKE programmer med egen ledergruppe. Saken tas opp igjen på rådmannsmøte, om mulig 1. april, for endelig konkludering 32. IKT-LÆRLINGER Direktør for DGI innledet til diskusjon. Selskapet kan se for seg at det tas inn 2 IKT lærlinger ved at lærlingene vil være stasjonert ut i kommunene for å støtte kommunene og brukerne. Ideen er at lærlingene vil ha sin kontrakt med DGI og selskapet vil stå ansvarlig som faglig veileder og kontaktledd mot opplæringsnemnda. Han presiserte at selskapet ikke har økonomi til å bære kostnadene for IKT lærlingene. Direktøren ønsket videre en respons fra rådmennene for deretter eventuelt å bringe saken inn for styret av DGI. Rådmennene vurderte innspillet som interessant. En IKT lærlingeordning kan være interessant for enkelte kommuner. Kommunene avventer videre konklusjoner til styret for DGI har behandlet sak om IKT-lærlinger. Saken tas deretter opp igjen på rådmannsmøte. 33. HANDLINGSPLANER Rådmannsutvalget gjennomførte 4. mars et arbeidsseminar med fokus på arbeidsplaner. Sekretariatet ble oppdatert om arbeidet og den videre fremdrift. For innsatsområdene livsvilkår og regionalt samarbeid foreligger det et utkast/skisse til handlingsplaner. Side 5 av 10

6 Det ble foreslått følgende arbeidsdeling for innsatsområde interessepolitikk for følgende to kulepunkter: Utdanning/kompetanse: Skolesjefene utfordres på å utvikle handlingsplaner, for deretter tilbakemelding til rådmennene. Rådmennene oversender deretter forslag til handlingsplaner til ØRU styret for behandling. Helse: Rådmannen i Eidsvoll, som PA for prosjekt lokalmedisinsk senter, utfordres på å utvikle handlingsplaner. Etter behandling i rådmannsgruppa oversendes deretter forslag til handlingsplaner til ØRU styret for behandling. På ØRU årskonferanse 2011 er det, i følge programmet, lagt opp til gjennomgang av status handlingsplaner og gruppediskusjoner med hensyn til form, innhold, tidshorisont og prioritering. På konferansen foreslås det lagt opp til en arbeidsdeling mellom politisk og administrativt nivå. Det ble ellers uttrykt bekymring om at totaliteten på ambisjonsnivå synes stort i forhold til tilgjenglige ressurser. A. ØRU direktør sammenstiller til ØRU styret: Status, framdrift og skisse til arbeide med handlingsplaner ØRU årskonferanse 2011 B. Etter ØRU styremøte oppsummerer rådmennene sammen med ØRU direktør videre framdrift for handlingsplaner 34. FELLES EIERMELDING Under ØRU-styrets behandling av utkastet til felles eiermelding ble det foreslått at første del av meldingen skulle være vedtekter, selskapsavtaler og samarbeidsavtaler for de forskjellige samarbeid. Arbeidet med å fremskaffe de forskjellige avtaler og vedtekter ble fordelt mellom kommunene og ØRU sekretariat. Siste innspill ble mottatt primo februar Sekretariatet har basert på bidragene utarbeidet et forslag til ny del 1 til en felles eiermelding. Til forslaget er det å bemerke at flere av avtalene ikke foreligger i signert utgave og for andre mangler henvisning til kommunestyrevedtakene. Rådmennene vurderer oppstillingen som oversiktelig og et godt grunnlag for det videre arbeid. For den vider prosess ser rådmennene det som viktig at det først prioriteres å få på plass eiermeldingen. Neste steg blir deretter å få på plass vedtekter mv for det enkelte samarbeid samt en felles eierstrategi. ØRU direktør bes sy sammen, til ØRU styremøte, en felles eiermelding basert på det foreliggende materiale. Side 6 av 10

7 35. OPPFØLGING FELLES PLAN FOR IDRETTSANLEGG Ved behandlingen av felles plan for idrettsanlegg ble det vedtatt å oversende et felles saksframlegg til kommunene og kommunene skulle utpeke en representant til en politisk referansegruppe og rådmennene skulle utpeke medlemmer til arbeidsgruppen. Organisering utover dette ble ikke diskutert. Det var derfor behov for å få formalisert organiseringen og å få startet arbeidet. Kommunene har utpekt medlemmer til politisk referansegruppe og likeledes har rådmennene utpekt administrative personer til arbeidsgruppen. Det ble konkludert med at kommunalsjef Tore Ulsund Eidsvoll utpekes som leder. AFK tok opp at for de tunge fylkesanleggene vil det være en styrke om Romerike kommunene kan støtte eller samkjøre de store anleggene. A. Kommunalsjef Tore Ulsund Eidsvoll utpekes som leder. Leder bes iverksette arbeidet. B. Gruppa anmodes om å se på det arbeide som pågår på Nedre Romerike, ved å ta kontakt med SNR og eventuelt vurdere om en kan støtte /samkjøre om de store anleggene 36. INNFØRING AV NASJONALT HELSENETT I ØRU I rådmannsmøte 14 januar sak 4 ble det besluttet: Prosjekt helsenett er prioritert for 2011 og rådmennene ber SBR organisere og igangsette prosjektet. Innføring av helsenett, ved å legge til rette for at helseaktørene kan utveksle viktig informasjon om pasienter når de trenger detpå en siker måte, er i tråd med kommunes Felles IKT strategi fram mot I etterkant av vedtaket på rådmannsmøte har det framkommet at rådmannen i Nes (PA) i 2010 har gjennomført et forprosjekt Innføring av Nasjonalt helsenett ØRU. Imidlertid er situasjonen at daværende rådmann i Nes og PL begge har sluttet i Nes kommune. Forprosjekt Innføring av Nasjonalt helsenett i ØRU angir videre organisering av prosjektet ved at rådmennene utgjør styringsgruppe, PA rådmannen i Nes og at funksjonene PL og øvrige prosjektdeltakere (funksjoner) fra kommunene er beskrevet. DGI tiltrer prosjektgruppa i forhold til teknisk innføring. Ved behandlingen ble det konkludert at forprosjektrapporten bør oppdateres med hensyn til økonomi (investering og drift), milepæler, avgrensninger og bemanning. Et annet moment som bør vurderes ved justering av prosjektplanen er å eventuelt bringe kompetanse fra ØRU kommunens IKT sikkerhetsutvalg inn i prosjektet. Rådmennene poengterte for øvrig viktigheten av at prosjektet gis framdrift. Hovedprosjektleder ØRU bistår PA i forhold til oppdatering om ØRU kommunenes Håndbok for anskaffelse og innføring av IKT løsninger i ØRU kommunene. Rådmannen i Nes (PA) kommer tilbake til rådmannsmøte med oppdatert prosjektplan inkludert økonomien før hovedprosjekt formelt settes i gang. Side 7 av 10

8 37. WEB ORGANISERING Fra rådmannsmøtets sak 17/11 IKT prosjekter WEB og HR ble det referatført og vedtatt følgende: Videreutvikling av nåværende WEB (Intra/Internett) system opphører sommeren 2011 med endelig terminering sommeren Det er derved kritisk at WEB prosjektet videreføres. Organisering av WEB prosjektet justeres i tråd med organisering av prosjekt Kvalitetssystem, ved at Rådmannen i Hurdal går inn som PA. Vedtak. A. Prosjekt ny WEB (Intra/Internett) løsning videreføres med rådmannen i Hurdal som PA. I ettertid har rådmennene som utgjør styringsgruppe for prosjektet, etter en helhetlig vurdering, funnet det hensiktsmessig at rådmannen i Gjerdrum går inn som PA for WEB prosjektet. PA har nå avholdt møte med WEB prosjektgruppe. Videre organisering av prosjektet er avklart. Prosjektet består av 3 delprosjekter: WEB/Internett - til innbyggere og næringsliv Intranett - intern web for ansatte Teknisk Prosjektet legger opp til at ØRU styret er referansegruppe. A. Prosjekt WEB er nå organisert og videre oppfølging håndteres av styringsgruppa for prosjektet. B. For øvrig tatt til orientering 38. STRATEGI FOR IKT SIKKERHET OG PERSONVERN FOR KOMMUNENE PÅ ØVRE ROMERIKE IKT sikkerhetsutvalget har laget en oppdatert versjon av vårt styringsdokument. Dokumentet er utarbeidet i nært samarbeid med DGIs sikkerhetssjef. A. Sak utsatt B. Saken settes opp på neste rådmannsmøte ved at leder for IKT sikkerhet innkalles for å gi en orientering. Gjennomgangen bes tatt med perspektiv om at kommunene planlegger innføring av norske helsenett. Side 8 av 10

9 39. TILBUD OPPGRADERING AV OFFICE TIL OFFICE 2010 Sak utsatt 40. AUTOGIRO OG E-FAKTURA MULIGHETER Sak utsatt 41. FELLES FOLKEVALGT OPPLÆRING. Det ble diskutert om man skal planlegge med en felles folkevalgtopplæring etter valget til høsten. Kommunene har nettopp utviklet felles ØRU strategi fram mot I tillegg samarbeider kommunene tett og nært på mange områder. Felles opplæring vil derfor være ønskelig. Aktiviteten bør legges inn i handlingsplan for ØRU strategi fram mot Form og innhold avklares senere Felles folkevalgt vurderes som gunstig og bør legges inn i handlingsplan ØRU strategi fram mot Rådmannen i Gjerdrum informerer på kommende styremøte om rådmannsutvalgets vurderinger. 42. REPRESENTANTER TIL REDAKSJONSKOMITÉ Regionene er invitert til å utpeke et medlem til en partsammensatt redaksjonskomite for å utarbeide forslag til ny samarbeidsavtale mellom Ahus og Follo- og Romerikeskommunene. Rådmennene ber Rådmannen i Eidsvoll, som bla. PA for prosjekt lokalmedisinsk senter, utpeke en i nettverket som medlem til redaksjonskomiteen. Rådmannen i Eidsvoll informerer ØRU direktør om navn på utpekt representant. Merknad i ettertid: Utpekt representant er kommunalsjef i Eidsvoll: Marte Hoel. Side 9 av 10

10 43. EVALUERING AV ØRIK Etter kunngjøring på ØRUs nettsider har det innen tidsfristen kommet inn kun et tilbud på evaluering av ØRIK. Prisen på evalueringen ligger over det som var tidligere stipulert. Anskaffelsen lyses ut på nytt ved en bredere kunngjøring herunder også kommunenes hjemmesider. 44. EVENTUELT Innmeldte saker/behandling: A. MØTER MED RUTER Det er reist spørsmål om oppfølgende møter med Ruter bør skje i form av felles møter mellom ØRU kommunene og Ruter eller alternativt møter mellom kommuner og Ruter ut i fra reisemønster/geografi. Fylkesordfører ser det som mest hensiktsmessig, ut i fra at det er ønskelig å gå i dybden, at møtene avvikles etter reisemønster/geografi ved at 3 (Gje, Nan, Hur) og 3 (Eid, Nes, Ull)ordførere møter fylkesordfører og Ruter. Konklusjon: Det legges opp til oppfølgende møter i henhold til skissert opplegg fra AFK B. ORIENTERING AFK Det ble orientert om pågående planarbeid mellom Oslo og AFK. Planarbeidet er lagt opp virkemiddelorientert hvor det er forutsatt at staten bidrar. Tilbakemelding fra staten, så langt, er kun repetisjon av statlig politikk. Det legges i disse dager fram sak for politisk ledelse i Oslo og AFK om planarbeidet. Konklusjon: Tatt til orientering C. PROGRAM ÅRSKONFERANSE Program for 5-6 mai ble gjennomgått. Riksrevisor Jørgen Kosmo har bekreftet at han kommer i forhold til offentlig innkjøp. Konklusjon: Tatt til orientering D. REVISJON FELLES SAKSFRAMLEGG Det er ØRU sekretariatet som fremmer saken for ØRU styret. En mindre justering i saksframlegget ble foretatt. Konklusjon: ØRU direktør fremmer felles saksfremlegg for ØRU styret E. SBR OG NY MODELL/ORGANISERING I forbindelse med pågående prosess om Kommunes IKT strategi- og bestillersekretariat er det behov for å oppdatere kommunens IKT strategi- og bestillerråd (SBR) Konklusjon: Kommunens SBR representanter innkalles til kommende rådmannsmøte for oppdatering Side 10 av 10