IKT Fjellregionen IKS

Transkript

1 IKT Fjellregionen IKS RÅDHUSET 2500 TYNSET Styret i FARTT Tynset Vår ref. Løpenr. Arkivkode Saksbehandler Deres ref. 16/ / Sverre Jenssen (Vennligst oppgi Vår ref. ved svar) INNKALLING TIL STYREMØTE IKT FJELLREGIONEN IKS 27. JANUAR /2017 Referat styremøte 30. november /2017 Orienteringssak, protokoll representantskapet FARTT 16. desember /2017 Orienteringssak, fornyet forsikringsavtale 04/2017 Orienteringssak, Regnskap 2016, foreløpig rapport pr /2017 Orienteringssak, Årshjul FARTT /2017 Web publiseringsløsning, forprosjektrapport 07/2016 Økonomisystem, prosjektbeskrivelse, tilleggsavtale om Autopay 08/2016 Investeringsplan , oppfølging vedtak og oppstart prosjekter 09/2017 Eventuelt ESA 8.1 oppgradering og kompensasjon reisekostnader Brukerundersøkelse FARTT Gevinstrealisering ved innføring nye systemer Utsending møteinnkalling og referat styremøter FARTT IKT sikkerhet, kort info om ROS arbeid Postadresse Besøksadresse Telefon Telefaks Org.nr: Tynset kommune Rådhuset Rådhuset E-post: postmottak@fartt.no 2500 Tynset

2 01/2017 Referat styremøte 30. november 2016 Vedlegg: Vedlegg sak 01/2017 Referat gjennomgås. Styret godkjenner referat styremøte 30. november /2017 Orienteringssak, protokoll representantskapet FARTT 16. desember 2016 Vedlegg: Vedlegg sak 02/2017 Protokoll gjennomgås. Styret tar protokoll representantskapet FARTT 16. desember 2016 til orientering 03/2017 Orienteringssak, fornyet forsikringsavtale Vedlegg: Vedlegg sak 03/2017 FARTT har fornyet forsikringsavtale med KLP. Daglig leder orienterer. Styret tar fornyet forsikringsavtale til orientering. 04/2017 Orienteringssak, Regnskap 2016, foreløpig rapport pr Vedlegg: Vedlegg sak 04/2017 Regnskapsfører har oversendt regnskap FARTT 2016 foreløpig rapport pr , se vedlegg. Daglig leder orienterer Styret tar regnskap 2016, foreløpig rapport pr til orientering. Vår ref. : 16/

3 05/2017 Orienteringssak, Årshjul FARTT 2017 Vedlegg: Vedlegg sak 05/2017 Årshjul FARTT er et viktig verktøy for administrasjonen i selskapet gjennom året der arbeid med planer og budsjett koordineres, også mest mulig med eierkommunene i forhold til de prosesser man skal gjennom. Årshjul FARTT 2017 tar utgangspunkt i arbeidsoppgaver for daglig leder, administrasjon og styret. Årshjul FARTT 2017 er en videreføring fra 2016 med viktige milepæler for kommende år. Daglig leder orienterer. Styret tar Årshjul FARTT 2017 til orientering. 06/2017 Web publiseringsløsning, forprosjektrapport Vedlegg: Vedlegg sak 06/2017 I 2016 oppnevnte styret prosjektgruppe for Web publiseringsløsning som fikk i oppdrag å gjennomføre forprosjekt og legge frem prosjektrapport, behovsspesifikasjon og konkurransegrunnlag innen 6. januar Hovedprosjekt skal ha oppstart i 2017 og gjennomføring innen Prosjektgruppa har utarbeidet forprosjektrapport, se vedlegg. Behovsspesifikasjon legges frem i møte. Med bakgrunn i forprosjektrapport ber styret forprosjektgruppa iverksette anskaffelsesfasen, som beskrevet i tentativ fremdriftsplan for anskaffelsen. Styret godkjenner behovsspesifikasjon. 07/2016 Økonomisystem, prosjektbeskrivelse, tilleggsavtale Autopay Vedlegg: Vedlegg sak 07/2017 prosjektbeskrivelse Vedlegg sak 07/2017 suppleringsavtale Autopay Vedlegg sak 07/2017 databehandleravtale Styret har vedtatt nytt økonomisystem med gjennomføring i Kontrakter ble signert før jul. Prosjektet er igangsatt og det er utarbeidet styrende dokumenter som kan knyttes til prosjektgjennomføringen. En prosjektbeskrivelse er utarbeidet og sier noe om mål, kriterier, samt organisering og plikter i prosjektet. Vår ref. : 16/

4 I tillegg er prosjektet forelagt et tilbud på suppleringsavtale for kjøp av Autopay. Løsningen er knyttet til innlesing av bankfiler og oppdatering av disse. Prosjektgruppa mener det er viktig at dette tas med Prosjektbeskrivelse er vedlagt saken, forslag til sammensetning styringsgruppe fremgår av dokumentet. I tillegg følger tilbud på suppleringsavtale Autopay. Styret behandler prosjektbeskrivelse som fremlagt. Styret vedtar styringsgruppe som lagt frem jf. prosjektbeskrivelsen. Styret behandler suppleringsavtale Autopay. 08/2017 Investeringsplan , oppfølging vedtak og oppstart prosjekter Vedlegg: Vedlegg sak 08/2017 investeringsplan Vedlegg sak 08/2017 utkast prosjektmandat Investeringsplan FARTT ble behandlet av styret sak 57/2016, representantskapet FARTT behandlet planen , sak 07/2016. Vedtatt plan følger vedlagt. Styrets oppgave er å rigge prosjektgrupper som igjen får i oppgave å utarbeide gjennomføringsplan for det enkelte prosjekt, bidra med å igangsette og gjennomføre prosjektene i Det er også viktig at prosjektene rigges slik at de er i samsvar med årshjul. Det er laget et utkast til prosjektmandat som kan tilpasses det enkelte prosjekt. Mandatet gir prosjektene en ramme å forholde seg til. Daglig leder orienterer. Saken legges frem uten innstilling. 09/2017 Eventuelt ESA 8.1 oppgradering og kompensasjon reisekostnader I forbindelse med prosjektet ble det gitt et estimat på reisekostnader. Påløpte faktiske kostnader overstiger estimat. Evry tilbyr noe kompensasjon for dette. Daglig leder orienterer. Brukerundersøkelse FARTT FARTT gjennomførte brukerundersøkelse våren Det foreslås å gjennomføre en ny brukerundersøkelse våren Saken avklares med styret. Gevinstrealisering ved innføring nye systemer Styreleder orienterer. Utsending møteinnkalling og referat styremøter FARTT Rådmann i Tynset har gitt innspill vedrørende utsending møteinnkalling og referat styremøter FARTT. Daglig leder orienterer. Vår ref. : 16/

5 IKT sikkerhet, kort info om ROS arbeid IKT sikkerhetsutvalget planlegger samling for faggrupper i FARTT 17. mars der IKT sikkerhet og ROS står på agenda. Vår ref. : 16/