Fagdag IKT, Tynset 22. mai 2015

Transkript

1 Fagdag IKT, Tynset 22. mai 2015 Program: : Alle på plass : Strategiarbeidet i FARTT Status ny struktur i forhold til organisering utviklings- og faggrupper Sammensetning utviklings- og faggrupper, mandat og beskrivelse : Pause : Investeringsplan og budsjett, presentasjon Gruppearbeid : Pause Plenumsdiskusjon investeringsplan Forventning til gruppene Oppsummering, avslutning IKT Fjellregionen IKS 1

2 Strategiarbeidet i FARTT Bakgrunn: Kommunene er stadig mer avhengig av IKT for å løse oppgaver og levere gode tjenester til innbyggerne Viktig å ha strategier som sikrer helhetlig tenking og gode løsninger I deltok rådmenn i FARTT kommunene og ledelse i FARTT i KS nettverk der strategiarbeid var hovedtema, dette for å heve IKT strategikompetanse på ledernivå i kommunene I 2012 ble det utarbeidet og vedtatt en klarere strategi for FARTT kommunene, strategien legger til grunn at samarbeidet om IKT driftstjenester til kommunene skal videreføres i en eller annen form IKT Fjellregionen IKS 2

3 Strategiarbeidet i FARTT IKT og hovedmål: 1. IKT skal bidra til åpenhet og dialog. 2. IKT skal bidra til effektivitet. 3. IKT skal bidra til effektiv håndtering av sosiale, miljømessige og økonomiske utfordringer. 4. IKT skal bidra til å ivareta sikkerhet og ha fokus på sårbarhet. 5. Samarbeid om IKT som verktøy skal bidra til rasjonell drift og god økonomistyring. IKT Fjellregionen IKS 3

4 Strategiarbeidet i FARTT Et av strategidokumentets viktigste punkter omhandler organisering, dvs valg av styringsmodell Med utgangspunkt i dagens drift gjennom IKT Fjellregionen har man sett behovet for en systematisering og rollerfordeling Avgjørelser skal fattes av de som har myndighet, bestilllinger skal gjøres av personell med bestillerkompetanse og drift utføres av driftspersonell IKT Fjellregionen IKS 4

5 Strategiarbeidet i FARTT Styringsmodell for IKT, 4 hovedroller: IKT Fjellregionen IKS 5

6 Styringsroller og styringsorganer: Strategiarbeidet i FARTT IKT Fjellregionen IKS 6

7 Strategiarbeidet i FARTT Med bakgrunn i dialog med rådmenn i FARTT konkluderes det med at FARTT som selskap skal ivareta rollene knyttet til fremtidig Drift/Brukerstøtte og Utvikling/Strategi for FARTT. IKT Fjellregionen IKS 7

8 Dette bildet kan ikke vises for øyeblikket. IKT Fjellregionen IKS 8

9 Utviklingsgruppe Kommune Person Helse og omsorg Folldal Alvdal Rendalen Tynset Tolga Else Laila Tuveng Susanne V Johnsgård, NAV/Sosial Jens Sandbakken, virksomhetsleder Helse & omsorg Inga-Lill Rønning, enhetsleder Helse/Institusjon Linda Granrud, enhetsleder Barnevern Siv Stuedal Sjøvold, Velferd: Helse/Omsorg/Sos Oppvekst og Kultur Administrasjon Folldal Alvdal Rendalen Tynset Tolga Folldal Alvdal Rendalen Tynset Tolga Folldal Vidar Birk Janne Kjeldsen, enhetsleder barnehage Per Ivar Strømsmoen, oppvekstsjef Kjell Dalløkken, TATO Eivind Moen, Kultur mv. Eva Tørhaug Anders Wahl Mari Holien, org.kons/nk rådmann Barbo S Røe, avd.leder økonomi Harald Sørli, personalsjef Ole Håkon Flatøy, teknisk, plan og landbruk Teknisk, Plan og Landbruk Alvdal Rendalen Tynset Ola Sørhus, leder kommunalteknikk Halgrim Breie, virksomhetsleder Teknisk, plan og landbruk Trine Ø Knudsen, tj.områdeleder PBG Tolga Kjersti Ane Bredesen, landbruk IKT Fjellregionen IKS 9

10 Mandat utviklingsgruppene i FARTT (vedtatt ) Utviklingsgruppene har som oppgave å innhente kunnskap om, analysere og gi strategiske anbefalinger om endringer i sektorvis bruk av IKT verktøy som ledd i sin tjenesteproduksjon Utviklingsgruppene skal sammen med rådmennene være nærmest styret i forhold til behov knyttet til utvikling og investeringsbehov. Utviklingsgruppene skal være rådgivende organ og foreslå gjennomføring av IKT prosjekter innen sine tjenesteområder. Styret oppnevner prosjektgrupper og gir disse mandat etter anbefalinger fra utviklingsgruppene. Utviklingsgruppene skal ha oversikt over alle fagsystemer og integrasjoner med andre fagsystemer innafor egen enhet og hvilke funksjoner disse dekker. Utviklingsgruppene skal årlig levere forslag til investeringsplan og budsjett. Forslag skal innehold kost/nytte vurdering og begrunne innspill ut fra krav i lov, brukerperspektiv og mulig gevinst. Utviklingsgruppene skal samarbeide med faggruppene i innenfor sitt tjenesteområde. Utviklingsgruppene skal velge leder som også er kontaktperson mot styret og leder i FARTT. IKT Fjellregionen IKS 10

11 Faggrupper i nettverk, beskrivelse Faggrupper settes i utgangspunktet sammen med en representant fra hver kommune. Vedkommende skal være fagspesialist og eventuelt systemadministrator der det finnes et fagsystem. Disse vil være FARTTs kontaktpunkt med brukerne av hvert enkelt fagsystem som er i daglig drift. Disse skal bruke hverandre for å øke egen kompetanse på bruk av fagsystemet og de skal være et knutepunkt og en kunnskapsleverandør for de øvrige brukerne av fagsystemet i egen kommune. Det oppnevnes en koordinator i hver gruppe. Faggruppenes primærfunksjon vil være knyttet til daglig drift av fagsystemene, men de vil også være en viktig kunnskaps- og premissleverandør til utvikling av eksisterende system, for å vurdere alternative system, systemutvidelser etc. Dette vil måtte skje i samhandling med utviklingsgruppene som har ansvaret for sektorens utviklingsarbeid. Faggruppene må selv finne formen på samarbeidsarenaene, samt møtefrekvens., eks også samarbeid med andre faggrupper. IKT Fjellregionen IKS 11

12 Faggrupper i nettverk, beskrivelse (forts) På sikt ser FARTT for seg at hver faggruppe blir ett nettverk for alle brukerne av fagsystemet. Dette betinges av gode digitale kommunikasjonsplattformer som for eksempel Skype/Lync. Med flere involverte må nødvendigvis de fysiske møtene bli færre og hyppigheten av kontakt gjennom bildetelefoni og ikke minst «nettbaserte» diskusjonsfora blir en forutsetning for at nettverket fungerer. FARTT vil legge opp til en slik utvikling av faggruppene gjennom å tilrettelegge tilpassa digitale løsninger og motivere for økt faglig samhandling på tvers av kommunegrenser og administrative skiller. De opprinnelige faggrupperepresentantene vil kanskje få en rolle a la hva vi i dag kjenner som systemadm/moderator i diskusjonsfora på nett. Fartt har gjennom sin strategi mandat fra kommunene til å etablere arenaer basert på behovene for enhetlig bruk av ikt-systemene. I dette ligger også en intensjon om at faggruppene skal bidra til fagutveksling og samhandling utover bruken av det respektive fagsystem. IKT Fjellregionen IKS 12

13 Faggrupper i nettverk, beskrivelse (forts) For å komme i gang med faggruppene har styret tatt seg frihet til å plukke ut en person som har ansvaret for å igansette aktivitetene i gruppa og kalle inn til et første møte. Gruppene velger da selv en koordinator og melder dette tilbake til daglig leder i FARTT, Sverre Jenssen. Dersom spørsmål henvises det til styremedlemmene i respektive kommune. Folldal: Åse N Brendryen Alvdal: Per Arne Aaen Rendalen: Halgrim Breie Tynset: Anita N Øien Tolga: Kjetil Brodal IKT Fjellregionen IKS 13

14 Organisering utvikling og drift i FARTT IKT Fjellregionen IKS 14

15 Investeringsplan Innledning-årshjul: I tråd med selskapsavtalens 10 skal fremtidige prosjekter og tiltak settes inn i en 4- årig investeringsplan med knytning opp mot kommunenes økonomiplaner Februar: Styret ber brukergruppene om innspill til investeringsplan Mars: Frist for innspill fra brukergruppene Mai: Samling for brukergruppene, gjennomgang/innspill til investeringsplan Mai-juni: Styret utarbeider forslag til investeringsplan og budsjett Juli: Styret sender ut høringsforslag for hhv investplan og budsjett til kommunene 1. september: Høringsfrist kommunene September: Styret vedtar investeringsplan Desember: Representantskapet vedtar budsjettforutsetninger og budsjettrammer for det påfølgende kalenderåret. IKT Fjellregionen IKS 15

16 Investeringsplan I tillegg til nye tiltak og investeringer i form av ny programvare ser en også etter behov for oppgradering eller større vedlikehold på eksisterende systemer Alle tiltak skal være godt forankret og verdivurdert mht kostnader v/anskaffelse og årlig drift, gevinstrealisering, faglige behov, prosjektledelse, egeninnsats, likhet i bruk/ utnyttelse, integrasjon mot andre systemer, konsekvenser for IKT drift inklusive IKT sikkerhet osv. Innspill til investeringsplan gis gjennom uttalelse fra brukergruppene, IKT avdelingene og eierkommunene v/rådmann IKT Fjellregionen IKS 16

17 Investeringsplan , foreløpige innspill Prosjekt-tiltak Økt årlig vedlikehold i drift som følge av investeringer i 2016 IKT investeringer for videre drift FARTT Kommentarer Investeringer i serverpark og teknisk utstyr i datarom for videre drift FARTT Sak og arkivsystem ? En viser til rapport lagt frem for styret 11. april 2014, sak 25/2014. Styret foreslår å starte forprosjekt for anskaffelse av nytt sak og arkivsystem med investering/implementering i 2016 og Prosjektgruppa skal gjennomføre et forprosjekt med oppstart i 2014, der ferdig rapport med kravspesifikasjon og konkurransegrunnlag skal være klar innen 1. mai Styret foreslår å avsette kr ,- til forprosjekt i 2015, kr 1,5 million til investering i 2016 og kr. 1,2 million til investering i det avsettes kr ,- som total ramme til investering Sak- og arkivsystem WEB publiseringsløsning Agresso økonomisystem ? For å tilfredsstille krav til elektroniske tjenester og digital dialog, nye standarder i forhold til teknologi og universell utforming, og for mobile enheter. Usikker på om dagens leverandør vil videreutvikle ColumbiWeb til dagens og framtidige krav til offentlige hjemmesider, ref kvalitetsvurderingen til Difi Økonomisystemet i alle FARTT-kommunene ble siste oppgradert høsten Nå har det kommet melding om at UNIT4 stopper all support på denne versjonen Agressogruppen foreslår nyanskaffelse gjennom anbud. Sum prosjekter IKT Fjellregionen IKS 17

18 Investeringsplan Gruppearbeid: Diskuter i gruppene og gjør en kort vurdering av foreløpig innspill til investeringsplan Diskuter i gruppene ev nye forslag med innspill til investeringsplan, gjør en kort vurdering/oppsummering Kort presentasjon fra hver av gruppene, maks 3 min på hver gruppe IKT Fjellregionen IKS 18