Saksbehandler: Vegard Hetty Andersen Arkiv: 630 &37 Arkivsaksnr.: 14/ Dato:

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Vegard Hetty Andersen Arkiv: 630 &37 Arkivsaksnr.: 14/ Dato: DIGITALISERINGSSTRATEGI FOR DRAMMEN KOMMUNE â INNSTILLING TIL: FORMANNSKAPET/BYSTYRET Rådmannens forslag til vedtak: Digitaliseringsstrategi for Drammen kommune, vedtas slik det fremgår av vedlegg 1. Osmund Kaldheim rådmann á Kirsti Aas Olsen HR- og utviklingsdirektør

2 â DIGITALISERINGSSTRATEGI FOR DRAMMEN KOMMUNE Sammendrag Digitalisering er samspillet mellom organisasjon, prosesser og teknologi. Vi digitaliserer for å oppnå flere og bedre tjenester, en åpen og tilgjengelig kommune, bedre ressursbruk og bedre beslutninger. Kommuneplanens samfunnsdel (Byvekst med kvalitet) fremhever at Drammen skal være blant landets beste kommuner når det gjelder kvalitet i tjenestene og effektiv ressursbruk. Med utgangspunkt i denne målformuleringen har rådmannen utarbeidet en overordnet og sektornøytral digitaliseringsstrategi. Strategien gir et overblikk over trender, muligheter og utfordringer innenfor området digitalisering. Basert på dette beskrives mål, strategier og tiltak innenfor fire satsningsområder. I tillegg angir strategien en fremtidig styringsmodell for digitaliseringsarbeidet i Drammen kommune. Digitaliseringsstrategien har vært på intern høring i organisasjonen og hos eierkommunene i D- IKT- samarbeidet. Mottatte høringsuttalelser følger denne saken som vedlegg. Hovedinntrykket er bred enighet om hovedgrepene. Flertallet av innspillene er enten innarbeidet eller anses allerede som omtalt i strategien. Andre innspill, som for eksempel betydningen av gode medvirkningsprosesser, er en naturlig del av arbeidet med digitalisering. Rådmannen har i et eget notat redegjort for oppfølgingen av mottatte høringsinnspill (vedlegg 2). Saksutredning De kommende årene står Drammen overfor en sterk befolkningsvekst. Økende behov for ressurser til mange av kommunens tjenesteområder, og behovet for kompetent arbeidskraft, krever at vi bruker ressursene godt. Smart, effektiv og målrettet bruk av digitale løsninger skal gi bedre tjenestekvalitet, enklere dialog med innbyggere, næringsliv og organisasjoner, samt sikre effektiv ressursbruk. Drammen kommune vil ta grep for å styre og forvalte digitaliseringsarbeidet sentralt, herunder sikre gode prioriteringer og koordinering av tjenesteutviklingen på tvers av programområdene. Gjennomførte undersøkelser viser at stadig flere innbyggere benytter digitale kommunikasjonskanaler. Samtidig viser resultatene at befolkningen har sammensatte behov når det gjelder kommunikasjonen med det offentlige. Selv om målet med digitaliseringsstrategien er å få flere drammenserne til å benytte digitale kanaler, skal muligheten til personlig fremmøte bestå.

3 Valg av kanal ved siste kontakt med offentlig sektor 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % % Brev Personlig fremmøte E-post Telefon Selvbetjening Kilde: Rambøll IT i praksis I stortingsmeldingen Digital agenda for Norge er kostnadene for henvendelser til det offentlige beregnet: Interaksjonspunkt Brev eller e-post Personlig fremmøte Kundehenvendelse pr telefon Selvbetjening Kostand Ca. 110 kr Ca. 80 kr Ca. 40 kr Ca. 3 kr Merk: Beregningene ovenfor er eks investeringskostnader. Beregningene ovenfor tyder på at det mulig å spare mye ved å styre kontakten med innbyggerne over til digitale kanaler der hvor dette er egnet. Flere innbyggere vil i fremtiden gi flere henvendelser. Digitaliseringsstrategien har som ambisjon at digitale tjenester skal håndtere økningen. For å lykkes med denne målsettingen må innbyggernes behov, sak eller problem kunne løses på en god og effektiv måte, noe som krever at løsningene er helhetlig utformet.

4 Høring Digitaliseringsstrategien var på intern høring i perioden 10. oktober til 24. oktober. Totalt ble det mottatt 12 høringsinnspill. I tillegg ble det gitt muntlig tilbakemelding i forbindelse med presentasjon i arbeidsmiljøutvalget (AMU). Hovedinntrykket fra høringsprosessen er at strategien er godt mottatt. Av de ting som ble påpekt er blant annet (uprioritert rekkefølge): Strategien mangler et tilbakeskuende perspektiv. Strategien må også omtale digitalisering av arkiver. Strategien mangler omtale av arenaer for digital opplæring av befolkningen. Ansattes lovbestemte rett til medvirkning og involvering er ikke synliggjort. Når tjenester digitaliseres må betydningen av tjenestedesign vektlegges. Medarbeidere i de aktuelle tjenestene sitter på verdifull kompetanse om brukernes behov. Det er viktig med et helhetlig fokus på hvordan teknologi kan understøtte tjenesteproduksjon. Det er positivt at det nå foreslås etablert en tydelig bestiller-utfører-modell, men dette fordrer tydelig rolleavklaring og ansvarsfordeling. dstab kan bli en god, og etterlengtet, motor for erfaringsutveksling og informasjonsdeling på tvers av virksomhetene, dette for eksempel ved implementering av felles metodikk for gevinstrealisering etc. Rådmannen har utarbeidet en egen oversikt hvor innkomne høringsuttalelser er oppsummert og adressert. Når det gjelder manglende omtale av formell medvirkning, jamfør eksempelvis henvisninger til arbeidsmiljøloven, vil rådmannen understreke at gode omstillingsprosesser kjennetegnes av deltakelse fra involverte parter. Smarte digitale løsninger starter med god tjenestedesign. I en gitt arbeidsprosess er det derfor de ansatte som best kjenner roller, regler og hvilken informasjon som må være tilgjengelig for hvilke steg i prosessen. Ansattes medvirkning hva angår formelle bestemmelser, men også løsningsforslag, er således avgjørende for vellykkede digitaliseringsprosjekter. Etter rådmannens vurdering er det likevel mer naturlig at ansattes medvirkning adresseres i forbindelse med konkrete prosjekter. Rådmannens vurdering I høringsrunden mottok rådmannen tilslutning til mål og strategier samt nyttige innspill til gjennomføringen. Innføring av digitale løsninger blir av gode grunner gjennomført med bruk av prosjekt som arbeidsform. Enkeltstående prosjekter blir imidlertid utilstrekkelig når kommunen fremover skal gjennomføre/styre langsiktige og strategiske endringsprosesser. For å lykkes skal digitaliseringsarbeidet i Drammen kommune styres gjennom en tradisjonell bestiller-utfører-modell. Tverrgående og sektorielle digitaliseringsinitiativ prioriteres i en egen digitaliseringsenhet kalt dstab. Med dstab etableres et styringsorgan med myndighet til å agere som et koordinerende organ for delmengden av prosjekter omfattet av digitaliseringsstrategien. For å få et helhetlig grep om digitalisering vil rådmannen styrke kompetansen i egen organisasjon gjennom ansettelse av en egen digitaliseringssjef. Budsjettdekningen er innefor rammene til programområde 07.

5 Digitaliseringsstrategien gjelder for Drammen kommune som organisasjonsenhet, inkludert kommunale foretak. Strategien rulleres i hver valgperiode. Økonomiplanen vil følge opp foreslåtte investeringer. Vedlegg: 1. Digitaliseringsstrategi for Drammen kommune 2. Oppsummering av mottatte høringsuttalelser 3. Mottatte høringsuttalelser 4. Presentasjon av digitaliseringsstrategi for Drammen kommune á