ANSKAFFELSER STRATEGI. Froland kommune. Strategi for å gjøre bedre anskaffelser. Rådmannen Mai 2019

Transkript

1 ANSKAFFELSER STRATEGI 2019 Froland kommune Strategi for å gjøre bedre anskaffelser Rådmannen Mai 2019

2 Innhold Bakgrunn... 1 Oppdragsorganisasjon og interessenter... 2 Oppdragsgiver... 2 Sluttbruker... 2 Mål og resultater... 2 Hovedmål... 2 Delmål... 2 Implementering... 3 Revisjonshistorikk Dato Versjon Beskrivelse Forfatter <dd.mm.åååå> <x.x> <Tekst> <Fornavn Etternavn> Bakgrunn Froland kommune anskaffer årlig varer og tjenester for ca 140 millioner kr utenom faste kostnader (lønn, drift mv). Avtalene om anskaffelser som inngås er viktige både for kommunen, innbyggerne/brukerne og leverandørene. Med dette følger et ansvar om å opptre som en profesjonell innkjøper og sørge for å få mest mulig igjen for midlene. Samtidig ønsker vi å bruke anskaffelsene strategisk for å bidra til den innovasjon og virksomhetsutvikling vi trenger. Anskaffelser er et strategisk viktig område og skal være med på å sikre at vi når våre mål. I noen tilfeller er det en direkte sammenheng mellom kvaliteten på de anskaffelsene virksomheten gjør, og kvaliteten på de tjenestene som vi leverer. Anskaffelsesstrategien skal understøtte vår hovedstrategi og beskrive en overordnet tenkning og adferd for anskaffelser. Anskaffelsesstrategien skal gi et felles grunnlag for gjennomføring av anskaffelser og sikre effektiv ressursbruk. Vi skal gjennomføre anskaffelsene i tråd med lov og forskrift og sikre kravene til konkurranse, likebehandling og åpenhet. Strategien gjelder for alt anskaffelsesarbeid som gjennomføres i Froland kommune, på tvers av virksomhetene og for alle faser i en anskaffelsesprosess; fra planlegging av anskaffelsen til kontraktens avslutning. Den berører alle deler av organisasjonen, og alle ansatte har et felles ansvar for å bidra til at vi lykkes med å nå målene. 1

3 Oppdragsorganisasjon og interessenter Oppdragsgiver Vedtatt i rådmannens ledergruppe mai Orientert om i formannskapet Sluttbruker Relevant for alle som er involvert i anskaffelser i Froland kommune. Mål og strategier Hovedmål Alle anskaffelser i Froland kommune skal bidra til best mulig verdiskapning med lavest mulig ressursforbruk. Det skal foretas et løft på kompetanseheving og det skal etableres gode rutiner. Delmål 1. Anskaffelser skal gjøres profesjonelt 2. Anskaffelser skal bidra til effektiv tjenesteproduksjon 3. Anskaffelser skal gjøres på en rasjonell måte 4. Kommunen skal vise samfunnsansvar i sine anskaffelser Delmål 1: Anskaffelser skal gjøres profesjonelt Hvordan? Ha godt definerte roller og ansvarsfordeling Ha et godt og tilpasset internkontrollsystem for anskaffelser og avtaler Anskaffelser skal være dokumentert Delmål 2: Anskaffelser skal bidra til effektiv tjenesteproduksjon Hvordan? Gjøre informasjon om gjeldende avtaler enkelt tilgjengelig med kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV) Gode kravspesifikasjoner i forespørsler og konkurranser Vurdere livssykluskostnader ved anskaffelser Sikre medvirkning for å gjøre anskaffelser som passer med behovet 2

4 Delmål 3: Anskaffelser skal gjøres på en rasjonell måte -Hvordan? Ta i bruk elektronisk anskaffelsesverktøy (KGV) Øke andel konkurranseutsatte anskaffelser (kr og antall) Øke andel rammeavtaler Forenkle dokumentering av anskaffelser Delmål 4: Kommunen skal vise samfunnsansvar i sine anskaffelser -Hvordan? Minimere skadelig miljøpåvirkning og fremme klimavennlige løsninger ved anskaffelser Ivareta menneskerettigheter Ivareta etiske forhold Minimere risiko for misligheter og korrupsjon Forenkle tilgang til offentlige anskaffelsesdokumenter Fremme bruk av lærlinger Tilrettelegge for universell utforming Implementering Måling og rapportering Anskaffelsesstrategien er vedtatt i rådmannens ledergruppe. Rådmannen har det overordnede ansvaret for gjennomføring av strategien. Innkjøpskoordinator har ansvar for koordinering. Virksomhetsledere har ansvar for innkjøp i sine virksomheter. Alle ansatte har et ansvar for å bidra til at målene i strategien nås. Anskaffelsesstrategien skal konkretiseres i en årlig handlingsplan som vedtas i rådmannens ledergruppe. Rådmann følger opp strategien gjennom de ordinære årshjulsprosessene og implementerer tiltak i budsjett og økonomiplan. Rapportering på de viktigste tiltakene vil inngå i kommunens årsberetning. 3

5 Økonomiske og administrative konsekvenser En oppfølging av strategien vil være avhengig av økt innsats på anskaffelser. Dette kan gjøres ved omprioriteringer innenfor dagens rammer, ved økt effektivitet og/eller ved økte ressurser til området. Det vurderes foreløpig slik at den daglige håndteringen av anskaffelser foretas med dagens ressurser. I tillegg må man nok i økende grad kjøpe inn tjenester for å håndtere anskaffelser. Deler av dette kan utføres innenfor avtale om juridisk hjelp som vi har med Arendal kommune. Deltakelse i et samarbeidsorgan som OFA (Offentlige innkjøp Agder) bidrar også til å nå målene. Det bør på sikt etableres egen fagressurs i kommunen for å ivareta noen funksjoner innenfor anskaffelsesfeltet: - KGV (konkurransegjennomføringsverktøy) - Hjelp og rådgiving ved anskaffelser - KAV (kontraktsadministrasjonsverktøy) Kritiske suksessfaktorer / risiko For å lykkes med implementering av strategien er det behov for at: Anskaffelsesstrategien er forankret fra topp til bunn i virksomheten. Kompetanseheving blant alle som er involvert i anskaffelser Effektivisere saksbehandling Legge til rette for å benytte eksterne ressurser ved behov Innføre digitale anskaffelsesprosesser Handlingsplan Det er utarbeidet en foreløpig handlingsplan som viser en bruttoliste over tiltak for å oppnå målsettingene. Denne handlingsplanen er knyttet direkte til strategiene. 4