Arkivsaksnr.: 17/1900 Lnr.: 17134/17 Ark.: Saksbehandler: virksomhetsleder Hege Brenna og virksomhetsleder Rønnaug Egge Braastad

Transkript

1 Arkivsaksnr.: 17/1900 Lnr.: 17134/17 Ark.: Saksbehandler: virksomhetsleder Hege Brenna og virksomhetsleder Rønnaug Egge Braastad Samfunnsansvar i offentlige anskaffelser Lovhjemmel: Rådmannens innstilling: Lunner kommune tar saken til orientering. Utover gjeldende myndighetskrav vedtar Lunner kommune følgende tillegg som skal være førende for kommunens anskaffelser: Lunner kommune vil be om at følgende satsingsområder vektlegges i felles anskaffelsesstrategi og felles avtaler for innkjøpssamarbeidet i kommende strategiperiode: Følgende satsingsområder skal ivaretas i Lunner kommunes egne anskaffelser: Sammendrag: Kommunene på Hadeland har generelt fokus på samfunnsansvar i sine anskaffelser i tråd med gjeldende lovverk. Fra politisk nivå i kommunene er det i senere tid rettet konkret fokus på blant annet bekjempelse av arbeidslivskriminalitet og sosial dumping. Videre har nytt anskaffelsesregelverk fra 2017 intensjoner om forenkling av offentlig anskaffelser samtidig som fokuset på samfunnsansvar i regelverket har blitt forsterket. Saken gir en oversikt på gjeldende myndighetskrav knyttet til samfunnsansvar i offentlige anskaffelser generelt anskaffelser hvor samfunnsansvar per i dag ivaretas felles for kommunene gjennom innkjøpssamarbeidet, og annen støtte samarbeidet bidrar med på dette området anskaffelser hvor den enkelte kommunene selv må ivareta og følge opp samfunnsansvar eksempler på satsingsområder innen samfunnsansvar Side 1 av 6

2 Bakgrunn for saken Innkjøpssamarbeidet ved innkjøpskoordinator har fått i oppdrag og utarbeide en sak/notat om samfunnsansvar i offentlige anskaffelser som kan benyttes som grunnlag for en eventuell politisk behandling eller orientering i den enkelte kommune. Oppdraget som opprinnelig er gitt fra politisk nivå har primært vært rettet mot temaet arbeidslivskriminalitet i risikobransjer og innføring av seriøsitetskrav i kontrakter innen bygg og anleggsanskaffelser. Anskaffelsesregelverkets fokus på samfunnsansvar i et bredere perspektiv medfører behov for at saken synliggjør også dette. Innkjøpssamarbeidet er kjent med følgende initiativer som bakgrunn for denne saken: 1.Konklusjon i protokoll fra samarbeidsmøte , Interkommunalt innkjøpssamarbeid på Hadeland. Herunder kulepunkt 3 om «Behov for overordnet oversikt med krav og kriterier til innkjøpssamarbeidet som gjør det mulig å diskutere og å følge opp implementering av seriøsitetskravene». Dette bør ses i sammenheng med ny lov om offentlige anskaffelser fra hvor samfunnsansvar er vektlagt i enda sterkere grad enn tidligere gjennom 5 om miljø, menneskerettigheter og andre samfunnshensyn, herunder arbeidslivskriminalitet. 2.KS har sammen med Fellesforbundet, Byggenæringens Landsforening (BNL) og Difi blitt enige om en rekke felles krav til seriøsitet som kan benyttes i forbindelse med anskaffelser i byggenæringen. Større kommuner som blant andre Oslo og Skien har innført egne modeller for tilsvarende eller lignende krav, disse er ofte også omtalt som Oslomodellen og Skiensmodellen. 3.Kommunene oppfordres fra blant andre Fylkesstyrene i Oppland og Hedmark samt Samarbeid mot svart økonomi (SMSØ) om å ta i bruk «10 strategiske grep for å hindre svart økonomi og arbeidslivskriminalitet ved anskaffelser i kommuner og fylkeskommuner». Disse grepene er 10 gode råd på dette området utarbeidet av SMSØ og inkluderer seriøsitetskravene vist til i punkt 2. 4.Kommunestyret for Jevnaker kommune har ved behandling av økonomireglement m.v fattet følgende vedtak: «Foreslått revidert økonomi, finans og gjeldsreglement for Jevnaker kommune vedtas gjeldende fra 1. januar Jevnaker kommune vil be om at IKS legger SMSØ s 10 strategiske grep til grunn ved revidering av «Felles anskaffelsesstrategi for Hadelandskommunene». Det endelige innholdet i anskaffelsesstrategien må diskuteres med partene i arbeids og næringslivet før et endelig utkast fremlegges til vedtak i kommunene slik at behovet for lokale tilpassinger kan fanges opp. Den reviderte anskaffelsesstrategien forutsettes vedtatt av kommunestyrene i de 3 kommunene. Vedtaket sendes som underretning til Gran kommune, Lunner kommune og IKS». 5.Kommunestyret for Gran kommune har i sak 6/16 vedtatt følgende forbud mot tropisk tømmer: «Gran kommune forbyr bruk av tropisk tømmer i kommunale byggeprosjekter og anskaffelser. Gran kommune skal ved anskaffelser i kommunen ikke bruke materialer fra tropisk tømmer i bygg, verken i selve bygget eller i materialer som brukes i byggeperioden, og heller ikke i andre objekter som lekeplassutstyr, idrettsanlegg, møbler og annet utstyr.» 6.Fellesmøte mellom kontrollutvalgene i Gran kommune, Lunner kommune og Jevnaker kommune: Side 2 av 6

3 sak 23/2017 Tema: arbeidslivskriminalitet, sosial dumping og svart økonomi sak 24/2017 Felles innkjøpssamarbeid på Hadeland 7.Direktoratet for forvaltning og IKT(DIFI) har publisert en oversikt på bransjer som erfaringsmessig har høy risiko for sosial dumping og arbeidslivskriminalitet. Flere av bransjene har allmenngjorte tariffavtaler. Bygg og anlegg Renholdstjenester Transporttjenester Helse og omsorgstjenester Hotell og restaurant Skips og verftsindustrien Landbruks og gartnernæringen Konsekvenser Lover og forskrifter Lov om offentlige anskaffelser, LOV Forskrift om offentlige anskaffelser, FOR Forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene, FOR Forskrift om lønns og arbeidsvilkår i offentlige anskaffelser, FOR Lov og Forskrifter om allmenngjøring av tariffavtaler, samt Forskrift om informasjons og påseplikt og innsynsrett Forskrift om plikt til å stille krav om bruk av lærlinger i offentlige kontrakter, FOR Eksisterende planer Felles anskaffelsesstrategi for kommunene på Hadeland godkjent i ISmøte for Interkommunalt innkjøpssamarbeid 25 okt 2011 Gjeldende vedtak Ksak 2/17 i Jevnaker Økonomireglement m.v Ksak 6/16 i Gran Forbud mot tropisk tømmer Økonomi Økte lokal krav for oppfølging av samfunnsansvar i kommunens anskaffelser kan medføre økt behov for ressurser til anskaffelsesarbeid og kontraktsoppfølging. Se også vurdering under punktet bemanning. Bemanning Per i dag ett årsverk felles for Gran, Lunner og Jevnaker i innkjøpssamarbeidet for Hadeland. Lunner kommune har ingen årsverk som egen innkjøpsfaglig ressurs. Utvidelse av felles innkjøpsressurser i innkjøpssamarbeidet Samarbeidet har over tid sett behov for økt kapasitet, jf fremlegg om dette i ISmøte 2 i Det vises videre innspill og protokoll fra ISmøte 1 i 2017 angående behov for økt Side 3 av 6

4 bemanning fra Foreløpig er det ikke vedtatt økt bemanning men Jevnaker og Lunner har også i ISmøte bedt om at samarbeidet øker kapasiteten med ett ambulerende årsverk med faste kontordager i de enkelte samarbeidskommunene. Ved økt kapasitet i innkjøpssamarbeidet vil det kunne oppnås mer felles ivaretakelse av samfunnsansvar blant annet gjennom flere felles rammeavtaler og sterkere kontraktsoppfølging, samt gjennom mulighet for økt støtte og rådgivning til kommunene i gjennomføring av sine egne anskaffelser. Vurdering/alternative løsninger Anskaffelsesregelverket inneholder en rekke politiske hensyn i form av bestemmelser knyttet til samfunnsansvar generelt, herunder også miljø, etikk, sosiale hensyn, lærlinger, arbeidslivskriminalitet, universell utforming m.v. Vedlagt presentasjon av anskaffelsesregelverket gir blant annet en nærmere oversikt på lov og forskriftsfestede regler som skal bidra til å ivareta viktige politiske prioriteringer innen samfunnsansvar. Slike politiske hensyn gir økt kompleksitet både i regelverket og i anskaffelsesprosessene som man må gjennomføre i kommunene. Eventuelle vedtak om ytterligere politiske føringer vil sannsynligvis øke kompleksiteten og arbeidsomfang både for kommunene som oppdragsgivere og for leverandørene. Dette vil generelt kunne gi mindre effektive og riktige anskaffelser og da i mindre grad oppfylle lovens formål om å fremme effektiv bruk av samfunnets ressurser. Det anbefales derfor at kommunene på politisk nivå eventuelt vedtar strategiske innkjøpsinitiativ eller mål som angir retning og satsningsområder på forhold som ikke er omfattet av lov og forskrifter, og/eller vedtar prioriterte områder kommunen velger å tilrettelegge for innsats utover lov og forskrift. Rådmann anbefaler at lokale politiske prioriteringer for innkjøpspolitikken følges opp administrativt og operasjonelt igjennom en anskaffelsesstrategi med handlingsplan for en bestemt tidsperiode, og i kommunens innkjøpsrutiner. Oppfølging av samfunnsansvar i anskaffelser for Hadelandskommunene Per i dag er oppfølging av samfunnsansvar todelt. Dette er beskrevet nærmere nedenfor. 1. Oppfølging gjennom innkjøpssamarbeidet: Felles rammeavtaler (ivaretakelse av pålagte krav iht lov og forskrifter) o Planleggingsfasen kartlegging av aktuelle myndighetskrav, evt politiske føringer og risiko (del av anskaffelsesstrategi for vare /tjenesteområdet) o Konkurransefasen utarbeiding av konkurransegrunnlag med bl.a krav om skatteattester, aktuelle egenerklæringer (etiske forhold, lønns og arbeidsvilkår, miljø) opplysninger om krav og vilkår relevante spesielle kontraktsvilkår o Kontraktfasen nødvendig kontroll i kontraktsoppfølgingen, jf DIFIs veileder om beste praksis Felles overordnet anskaffelsesstrategi og handlingsplan for samarbeidet siden 2011, herunder eget område for samfunnsansvar samt policydokument for miljø og samfunnsansvar basert på Knutepunkt Oppland (Difi/OFK) sin anbefaling fra 2011 (strategien er under revidering ift bl.a Side 4 av 6

5 nytt regelverk fra 2017, innkjøpsfaglige vurderinger og anbefalinger/veiledninger fra KS, DIFI, SMSØ m.fl ift samfunnsansvar) Utarbeidelse av forslag til reviderte innkjøpsbestemmelser og rutiner i kommunenes økonomireglementer fra 2017, herunder ivareta samfunnsansvar iht regelverket Bidra med å synliggjøre informasjon og verktøy kommunene kan benytte i sin oppfølging (innkjøpssiden og eksterne sider hvor DIFI s nettside er sentral) Deltakelse på samkjøpsavtale med Oslo kommune for kjøp av tjenester for oppfølging av etiske kontraktsvilkår, skal delta på tilsvarende samkjøpsavtale for tjenester knyttet til oppfølging av miljø og sosiale krav (under arbeid). 2. Oppfølging i den enkelte kommune Oppfølging utover det som ivaretas gjennom innkjøpssamarbeidet for Hadeland ligger til den enkelte kommune for sine anskaffelser og evt egne rammeavtaler. I stor grad vil oppfølging av samfunnsansvar være mest aktuelt innenfor bygg og anleggsanskaffelser og tjenester/bransjer med særlige utfordringer med eksempelvis arbeidslivskriminalitet som i hovedsak er bakgrunnen for dette saksfremlegget. Regelverket peker på bygg og anleggsbransjen, renholdsbransjen og transportbransjen som bransjer med risiko knyttet til arbeidslivskriminalitet og sosial dumping. Eksempler på satsingsområder innen samfunnsansvar Satsingsområder for en innkjøpspolitikk innen samfunnsansvar kan blant annet være relatert til følgende eksempler: organisering av innkjøp i kommunen (f.eks økt samarbeid og profesjonalisering av innkjøp for blant annet bedre kunne ivareta samfunnsansvar i kommunens anskaffelser) samfunnsansvar (f.eks bidra til å bekjempe arbeidslivskriminalitet i risikobransjer, sikre at etiske forhold/menneskerettigheter ivaretas i relevante anskaffelser, lærlinger) små og mellomstore bedrifter(f.eks bidra til at disse kan ha større mulighet til å konkurrere om anskaffelser) innovative anskaffelser (f.eks økt satsing og bruk på relevante områder) miljø og klima (f.eks mål som å fremme klimavennlige løsninger og redusere skadelig miljøpåvirkning på relevante områder) Konklusjon Alternative vedtaksforslag Lunner kommune tar saken til orientering. Utover gjeldende myndighetskrav vedtar Lunner kommune følgende tillegg som skal være førende for kommunens anskaffelser: Lunner kommune vil be om at følgende satsingsområder vektlegges i felles anskaffelsesstrategi og felles avtaler for innkjøpssamarbeidet i kommende strategiperiode: Følgende satsingsområder skal ivaretas i Lunner kommunes egne anskaffelser: Side 5 av 6

6 Dokument i saken: Anskaffelsesregelverk fra 2017 Side 6 av 6