INTERN. Anskaffelsesstrategi

Transkript

1 INTERN Anskaffelsesstrategi

2 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Side 2 av 12

3 Innholdsfortegnelse 1 Utgangspunkt for ny strategi Ny strategiperiode - nye steg Videre profesjonalisering Bedre planlegging bedre oppfølging Klare mål... 6 Måleparametere Innsatsområder som tilrettelegger for måloppnåelse... 8 Organisering... 9 Kompetanse... 9 Rutiner... 9 Systemer Handlingsplan for gjennomføring Kritiske suksessfaktorer Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Side 3 av 12

4 1 Utgangspunkt for ny strategi En anskaffelsesstrategi er virksomhetens overordnede veivalg og satsinger for anskaffelsesfunksjonen. Den er et virkemiddel for å videreutvikle DSB til en profesjonell innkjøper, og på den måten tilrettelegge for at direktoratet er godt rustet til å levere god beredskap og effektiv krisehåndtering. I strategiperioden har DSB hatt oppmerksomhet på at anskaffelsene skal gjennomføres i henhold til regelverket. Det er implementert rutiner for den delen av prosessen som er regulert av lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Et elektronisk anskaffelsesverktøy er tatt i bruk for å sikre en effektiv saksbehandling, samtidig som de grunnleggende prinsippene blir ivaretatt. Anskaffelsesstrategien har til nå ikke vektlagt planleggings- og kontraktsoppfølgingsfasen i en anskaffelsesprosess. Fig 1 2 Ny strategiperiode - nye steg DSBs nye strategiperiode for anskaffelser starter i 2013 og avsluttes i I denne sammenhengen er det definert nye mål og satsingsområder. Strategien gjelder for alt anskaffelsesarbeid gjennomført i DSB, på tvers av enheter og for alle faser i en anskaffelsesprosess; fra planlegging av anskaffelsen til kontraktsopphør (jf. Fig.1). Strategien berører alle deler av organisasjonen og gir et felles ansvar for å bidra til at man lykkes med å nå målsettingene i perioden. 3 Videre profesjonalisering I planleggingen av ny strategiperiode er målene og handlingsplanene for foregående periode evaluert. Dagens arbeidsprosesser er kartlagt gjennom intervjuer, analyse av nøkkeltall og vurdering av risikofaktorer. Analysene viser at det er oppnådd mye i perioden. Ved å ha søkelys på profesjonalisering av anskaffelse, har DSB blant annet fått på plass: en enhetlig anskaffelsesprosess for alle kjøp over kroner, og en tydelig arbeidsdeling mellom fagenhetene og anskaffelsesfunksjonen gode konkurransegrunnlag Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Side 4 av 12

5 elektronisk verktøy for gjennomføring av anskaffelser Samlet har tiltakene sørget for at DSB i dag har: en effektiv anskaffelsesprosess som gjør det mulig å gjennomføre svært mange anskaffelser per år det gjennomføres i snitt mellom 30 og 40 anskaffelser per årsverk hos anskaffelsesteamet. en strukturert arbeidsprosess som sikrer effektiv og lovlig gjennomføring sentral oversikt over direktoratets avtaler de fleste avtaler finnes elektronisk tilgjengelig for anskaffelsesfunksjonen I løpet av perioden har det systematiske arbeidet med å sikre effektiv og lovlig gjennomføring av anskaffelser resultert i at DSB nå er rustet til å ta et skritt videre. Fremover ønsker vi en ytterligere profesjonalisering av fasene før og etter gjennomføringen av anskaffelser. 4 Bedre planlegging bedre oppfølging Gjennomgangen av dagens arbeidsprosesser viser at DSB har muligheter for å hente ut både kvalitative og kommersielle gevinster, ved å profesjonalisere fasene før og etter gjennomføringen av anskaffelser. I planleggingsfasen legges grunnlaget for spesifisering av behov og planlegging av kostnadsstyring i kontraktens levetid. Det anbefales å etablere en tverrfaglig anskaffelsesgruppe (TAG) for å ivareta viktige interne grensesnitt når anskaffelsesbehov skal kartlegges Ved å gjennomføre strukturerte bruker-, markeds- og leverandøranalyser, øker sjansen for at nye, innovative og kostnadseffektive løsninger blir vurdert. God planlegging er med andre ord god risikostyring. Dette er spesielt viktig for de større, komplekse anskaffelsene. I kontraktsoppfølgingsfasen er hensikten å sikre at faktisk leveranse er i tråd med avtalt leveranse, og at organisasjonens kostnader er i tråd med forventede kostnader. Enkle arbeidsprosesser for å følge opp leveranser og fakturaer, samt enkle systemer for tilgjengeliggjøring av avtaler internt er forutsetninger for effektiv avtaleoppfølging og god styring av kostnader. Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Side 5 av 12

6 Ved å ha søkelys på forbedringspotensialet i planleggings- og oppfølgingsfasen vil DSB kunne redusere risiko knyttet til behovsdekning og få bedre kostnadskontroll: Fig 2 5 Klare mål Målsetningen for den kommende strategiperioden er; Profesjonell planlegging, gjennomføring og oppfølging av anskaffelser skal sikre DSB effektiv ressursbruk og god behovsdekning. Dette betyr at DSB skal sørge for god styring av alle de tre hovedfasene i anskaffelsesprosessen, for å sikre god behovsdekning og ressursutnyttelse. Målet for perioden omfatter alle anskaffelser som gjennomføres i DSB, både i og utenfor anskaffelsesfunksjonen. Målet skal være førende for de valg og prioriteringer DSB gjør på anskaffelsesområdet i løpet av strategiperioden. Det er gjennomført en risikoanalyse på anskaffelsesområdet for å kartlegge sårbarhet og konsekvenser når det gjelder lovlighet, behovsdekning, økonomi og omdømme. I kommende Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Side 6 av 12

7 strategiperiode er det et mål å redusere sårbarhetene innenfor disse områdene. Fig.3 I målsettingen om profesjonell planlegging, gjennomføring og oppfølging av anskaffelsesprosesser ligger det at DSB skal: Etablere tverrfaglig anskaffelsesgruppe (TAG) som involveres i planleggingsfasen i større og/eller virksomhetskritiske anskaffelser Starte planleggingen av anskaffelsen i god tid både for å få bedre kontroll med planleggingsfasen og å velge riktig anskaffelsesprosedyre. Dette vil sikre behovsdekning, bedre betingelser og god risikostyring Fortsette å gjennomføre anskaffelsene i henhold til gjeldende regelverk Ha aktiv kontraktsoppfølging for å sikre leveranser og betingelser Måleparametere I strategiperioden skal DSB sikre måloppnåelse gjennom å definere og rapportere på kvantifiserbare delmål. Delmålene skal være tilknyttet måleparametere for å vurdere retning og fremdrift. Målområde Profesjonell planlegging, gjennomføring og Måleparametere Antall fellende avgjørelser/uttalelser i rettsinnstans/kofa Antall avlyste konkurranser Anmerkninger fra Riksrevisjonen Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Side 7 av 12

8 oppfølging av anskaffelser Andel av totalt kjøp gjennomført hos leverandører uten avtale Antall anskaffelser over og under 1MNOK gjennomført utenfor interne rutiner Tilbudt verdi ved kontraktssignering mot estimert verdi ved igangsettelse av anskaffelsen Effektiv ressursbruk Tids- og ressursbruk fra oppstart av anskaffelsen til kontraktsutløp Andel av totalt kjøp via rammeavtaler Antall fakturaer Antall leverandører Andel e-faktura Avvik standardkrav til fakturaer Kontraktsverdi ved signering mot faktisk verdi ved avslutning av kontrakt God behovsdekning Oppfattet behovsdekning innenfor definerte vare/tjeneste grupper målt gjennom årlig Survey Exact- undersøkelse Antall tilbydere i kunngjorte konkurranser Fig. 4 6 Innsatsområder som tilrettelegger for måloppnåelse For å oppnå målsetningen for perioden, er det definert fire innsatsområder med tilhørende tiltak. Innsatsområdene Organisering, Kompetanse, Rutiner og Systemer vil inneholde tiltak som berører store deler av organisasjonen. Fig.5 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Side 8 av 12

9 Organisering For å oppnå bedre kontroll med planleggings- og kontraktsoppfølgingsfasen er DSB avhengig av å organisere de enkelte funksjonene i anskaffelsesarbeidet tydeligere. Det skal etableres en tverrfaglig anskaffelsesgruppe (TAG) for virksomhetskritiske anskaffelser, og ved IKT- relaterte anskaffelser. Tverrfaglighet og innkjøpsfaglig kompetanse i anskaffelsesprosjektene skal sikres gjennom å introdusere en ny anskaffelsesprosess for anskaffelser med antatt verdi over 1 million kroner, særlig komplekse anskaffelser og andre virksomhetskritiske anskaffelser. Her skal prosessen struktureres for planleggingsfasen med enkle verktøy og maler for innkjøpsmandat og behovsspesifikasjon, levetidskost analyser, markedsanalyser og anskaffelsesstrategi. I slike anskaffelser skal alltid en person fra den tverrfaglige anskaffelsesgruppen ha en koordinerende rolle. Dette innebærer ansvar for å drive prosjektet, sikre at arbeidet gjennomføres i tråd med prosessen og at innkjøpsfaglig kompetanse overføres til budsjetteiere og fagansvarlige i enhetene. I IKT- relaterte anskaffelser skal alltid en person fra IKT (applikasjonsforum) bidra inn i prosjektet for å sikre at IKT- strategien og systemgrensesnitt ivaretas. I tillegg til ny arbeidsprosess for virksomhetskritiske anskaffelser skal den enkelte funksjons rolle i planleggings- og oppfølgingsfasen konkretiseres slik at det kommer tydelig frem hvilket ansvar man har som budsjetteier og fagansvarlig i slike prosesser. Kompetanse I ny strategiperiode vil det bli stilt høyere krav til innkjøpsfaglig kompetanse og kommersielt fokus i større deler av organisasjonen. På bakgrunn av kompetansekartlegging skal det etableres tiltak for kompetanseutvikling og erfaringsoverføring i anskaffelsesenheten og mellom denne og andre enheter. Særlig vil dette være viktig for medlemmene i tverrfaglig anskaffelsesgruppe (TAG). TAG vil bli knyttet tettere til anskaffelsesenheten gjennom faste anskaffelsesforum og felles fagdager. Det skal innføres årlige innkjøpsfaglige dager for budsjetteiere og fagansvarlige. I perioden skal kompetansen innen anskaffelsesplanlegging og kontraktoppfølging styrkes. Rutiner For å bidra til mer effektiv ressursutnyttelse, skal DSB utarbeide og innføre nye rutiner for merking av fakturaer og fakturakontroll. Et annet tiltak er å definere måleparametere for å følge innkjøp i de virksomhetskritiske kategoriene. Det må også etableres enkle rapporteringsrutiner for å følge opp måleparameterne. For å strukturere planleggings- og oppfølgingsfasen vil det være behov for å utarbeide enkle maler og verktøy som kan benyttes for gjennomføring og kvalitetssikring av de enkelte fasene. Videre er det behov for å videreutvikle kontraktsmaler med standardvilkår som gjør det enklere å følge opp leveranser og bidrar til mer effektive prosesser. Systemer For å sikre at hele organisasjonen får kjennskap til og dermed forholder seg til inngåtte avtaler er det avgjørende at avtalene er tilgjengelige bl.a. på intranettet. I perioden skal det også skal det etableres et forprosjekt som skal vurdere innføring av e-handel i virksomheten. Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Side 9 av 12

10 7 Handlingsplan for gjennomføring Handlingsplanen for strategiperioden er basert på de fire innsatsområdene. Tiltakene er prioritert etter: behov i forhold til å forenkle og effektivisere saksbehandlingen og øke effektiviteten i virksomheten økonomiske rammer, realiserbarhet og organisasjonens modenhet forsvarlig ressursbruk i forhold til daglige driftsoppgaver Handlingsplan med tiltak ligger som vedlegg til strategien. Hele virksomheten har et ansvar for å bidra til at målsettingen for strategiperioden nås ved at tiltakene gjennomføres. Anskaffelsesenheten har ansvar for å koordinere arbeidet og rapportere på fremdrift. Fig.6 Kritiske suksessfaktorer Den nye anskaffelsesstrategien fører med seg nye oppgaver og stiller krav til større grad av ansvarliggjøring av alle i DSB som er involvert i anskaffelsesrelaterte oppgaver. Videre stiller den krav til mer samhandling på tvers av enhetene. For å lykkes med implementering av strategien er det behov for at: anskaffelsesstrategien er forankret fra topp til bunn i virksomheten alle anskaffelser gjennomføres i henhold til gjeldende regelverk og interne rutiner, og at kontrakter etterleves Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Side 10 av 12

11 det frigjøres ressurser i anskaffelsesfunksjonen til gjennomføring av utviklingsoppgaver og implementering av tiltak. Dette gjøres gjennom å: o o o o utnytte kompetanse hos ressurspersoner i øvrige avdelinger og enheter som allerede gjennomfører anskaffelsesrelaterte oppgaver (TAG) forenkle og effektivisere saksbehandling legge til rette for å benytte eksterne ressurser ved behov innføre e-handel informasjon om strategien kommuniseres ut til hele virksomheten og at det rapporteres på måloppnåelse handlingsplanen inneholder konkrete tiltak, kvantifiserbare mål, klare frister og definerte ressursbehov Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Side 11 av 12

12 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Side 12 av 12